Gestire un workshop è un modo efficace per formare un gruppo o fargli fare un lavoro collaborativo.

Ma c’è ancora molta incomprensione su come farlo.

Come parte della gestione dei progetti di innovazione a ?What If! usiamo i workshop come strumento per raccogliere e sfruttare la creatività dei nostri team di progetto.

Anche se non posso ricreare online l’emozionante esperienza di partecipare a uno di questi workshop, volevo condividere con voi alcune delle cose più utili che potete implementare nei vostri workshop.

Cosa è veramente un workshop

Prima di tutto, un workshop deve essere interattivo. Non è una conferenza. Scott Berkun lo spiega bene:

“Un workshop di cucina significa cucinare cose. Un workshop di scrittura significa scrivere cose. Se la maggior parte del vostro “workshop” sono persone che non fanno nulla, forse dovreste chiamarlo una classe, una lezione o un errore.”

Vedo i workshop come un modo per far collaborare un gruppo in modo efficiente o per imparare in modo interattivo.

Di solito, i workshop sono organizzati all’inizio di un progetto o come una pietra miliare nel progetto.

In molti casi, un team di progetto è composto da persone che non lavorano insieme su base quotidiana. L’organizzazione di un workshop ti dà l’opportunità di riunire tutti nella stessa stanza per:

1. Facilitare il lavoro collaborativo (pianificazione, ideazione…);
2. Insegnare nuove abilità al team;
3. Attraversare la conoscenza tacita di ogni membro del team
4. Aggiornare il team per allineare tutti sullo stato attuale del progetto (questo dovrebbe essere un obiettivo secondario, poiché non è il modo più efficiente per aggiornare un gruppo);
5. Ottienizzare i partecipanti a prendere una decisione (sii molto attento alle decisioni per consenso).

Un grande workshop richiede preparazione. Ecco come potete farlo.

Come preparare un grande workshop

Ci sono cinque fasi chiave nella preparazione di un grande workshop:

1. Analisi
2. Pianificazione
3. Sviluppo
4. Prove
5. Valutazione

La distinzione tra queste fasi vi aiuterà a concentrarvi sul rispondere alle domande giuste al momento giusto, cioè evitare di mettere il carro davanti ai buoi.Cioè evitare di mettere il carro davanti ai buoi.

Analisi

Prima di preparare e condurre un workshop, devi essere sicuro che sia il modo migliore per ottenere il risultato di cui hai bisogno. Quando non è così, un workshop diventa un intrattenimento o una perdita di tempo, cioè un errore.

Devi avere chiaro il contesto del workshop.

• Perché hai bisogno di un workshop? Cosa vuoi ottenere?
• Hai davvero bisogno di un workshop per questo?
• Se sì, qual è la tua visione del successo (risultato ideale) per questo workshop?
• Quali risultati vuoi avere alla fine della sessione?

L’analisi dovrebbe portarti ad un chiaro obiettivo per il workshop. La preparazione di un workshop vi costringerà a pensare in anticipo rispetto al vostro piano di progetto.

Pianificazione

Pianificare significa creare la struttura del workshop.

Iniziare a pianificare un workshop con la fine in mente. Visualizzate il risultato e i risultati che volete. Poi, lavorate a ritroso in modo che il vostro piano vi porti davvero lì.

È meglio se potete creare un piano giornaliero dettagliato per il vostro workshop. Questo include:

• Le linee guida per ogni momento del workshop
• I dettagli di ogni attività: cosa dirai ai partecipanti e chiederai loro di fare
• Una finestra temporale per ogni attività
• Chi fa cosa
• Quali materiali ti serviranno per la sessione

In ogni momento della giornata, dovresti essere in grado di immaginare esattamente cosa farai con il tuo pubblico. Più persone ci sono nella stanza, più chiaro deve essere.

Questo è anche il momento di chiedersi chi dovrebbe partecipare alla sessione. Dovresti anche identificare lo stato in cui vuoi che il gruppo sia, ad esempio dare energia al team; concentrarsi su un’intensa sessione di pianificazione…

Nella mia esperienza, se hai chiaro il contesto e cosa vuoi ottenere dal workshop, la pianificazione diventa più facile.

Sviluppo

La fase di sviluppo consiste nel creare il contenuto di cui avrete bisogno (o a volte, nel trovarlo, se avete già un registro di contenuti ed esercizi).

Se pensate di riutilizzare il contenuto, vi incoraggio a scrivere degli script. Questo ti permetterà di ricordare cosa è successo e di far eseguire ad altri membri del team workshop simili.

C’è un motivo per cui faccio una distinzione tra pianificazione e sviluppo. Entrambe le attività richiedono di concentrarsi su cose diverse:

– Pianificare significa creare il contorno del workshop.
– Sviluppare significa mettere tutte le cose a posto per essere pronti ad eseguire il tuo piano.

È come scrivere e modificare. Richiedono due mentalità diverse. Hai bisogno di concentrarti chiaramente sull’uno o sull’altro.

Provare

Se ti senti nervoso all’inizio di un workshop, è probabile che tu non abbia passato abbastanza tempo a provare con la tua squadra.

Provare è un buon modo per guadagnare fiducia e controllare se ci sono problemi nel piano. Nella situazione ideale, ti piacerebbe fare un workshop pilota. Ma è difficile trovare il tempo per questo (tranne se si esegue lo stesso workshop più volte con gruppi diversi).

Fortunatamente, puoi preparare la tua squadra semplicemente esaminando il piano prima della sessione. Assicurati che tutti abbiano chiaro cosa devono fare e dire.

(5. Valutare)

Valutare come è andato il workshop ti aiuterà ad ottenere due cose:

1. A livello di progetto, avrai una chiara comprensione dei problemi che devono essere risolti per assicurare che il resto del progetto si svolga senza problemi;
2. A livello personale, è il modo migliore per migliorare la tua capacità di condurre workshop. È anche l’occasione per migliorare il tuo processo di preparazione.

Puoi valutare il workshop e il processo con la tua squadra o da solo. Ti incoraggio a seguire il metodo dell’analisi del feedback (confrontando le aspettative con i risultati) o l’approccio della sessione di compensazione (individuando ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato).

Questo è tutto sul processo di preparazione.

Ora, entriamo nell’arena. Vorrei condividere alcuni consigli pratici che vi aiuteranno a gestire ottimi workshop.

15 consigli pratici per gestire un ottimo workshop

Iniziare con la fine in mente

Condividere una chiara visione di ciò che si vuole ottenere in questo workshop.

Aiuterà i partecipanti a salire a bordo e si assicurerà che capiscano cosa ci si aspetta da loro.

Iniziare a comunicare chiarezza sul perché, il come e il cosa

A What If, usiamo una struttura chiamata Purpose, Process, and Payoff.

Poiché vogliamo, faremo per arrivare a .-

• Lo scopo è il risultato. È la ragione per cui vuoi fare questo workshop, cioè dove vuoi essere alla fine del workshop.
• Il processo è il modo in cui ci arriverai. È una spiegazione di chi fa cosa e quando.
• Il payoff è il risultato. È ciò che le persone possono aspettarsi di ottenere alla fine del processo.

Spiegare questi tre elementi ai partecipanti assicurerà che tutti siano allineati con l’agenda e il risultato del workshop.

Crea un ambiente collaborativo

L’ambiente – lo spazio e l’atmosfera – ha un’enorme influenza su di noi. In The Checklist Manifesto, Atul Gawande evidenzia un concetto interessante chiamato “fenomeno di attivazione”:

“Dare la possibilità di dire qualcosa all’inizio sembrava attivare il loro senso di partecipazione e responsabilità e la loro volontà di parlare.”

Un modo semplice per farlo è far sì che tutti si presentino in modo coinvolgente.

Oltre a chiedere il loro nome e il loro lavoro, si può anche chiedere loro: cosa li eccita di più del workshop o il loro miglior ricordo mangiando fuori o guidando una macchina. Queste domande sembrano ingenue, ma incoraggeranno tutti a condividere una storia personale e li metteranno più a loro agio.

Rendete interattivo

Ci sono momenti in un workshop, dove avete bisogno di spiegare concetti ai partecipanti.

Rendete interattiva anche questa parte.

Fate loro domande. Esegui un esercizio per mettere in pratica il concetto e falli condividere e fare un debriefing su ciò che hanno fatto.

Esegui gli esercizi in modo strutturato

Tutti gli esercizi seguono la stessa struttura della tua sessione. Hanno uno scopo, un processo e un risultato.

Riassumi l’esercizio facendo quanto segue:

1. Ricorda ai partecipanti lo scopo;
2. Dì loro esattamente come funzionerà: chi fa cosa, quando e per quanto tempo;
3. Sii chiaro sui tempi;
4. Spiega quali risultati ti aspetti di ottenere una volta fatto;
5. Chiedi se ci sono domande.

Una volta terminato l’esercizio, potresti voler fare due cose (a seconda dei tuoi obiettivi):

1. Ripartire. Chiedi ad ogni persona o gruppo di condividere il risultato dell’esercizio con il resto dei partecipanti. Può essere un’occasione per loro di costruire su di esso o fare domande.
2. Debrief. A seconda del contesto del vostro workshop, potete chiedere se c’è qualche commento aggiuntivo, se l’hanno trovato divertente/difficile/frustrante, quali sono le cose chiave che hanno imparato, quando useranno questo processo…

Poi, potete ripetere con il prossimo esercizio.

Se volete che imparino qualcosa…

Ci sono tre cose da tenere in mente quando si progetta di insegnare qualcosa di nuovo.

1. Il punto di partenza – Cosa sanno già i partecipanti?
2. Gli obiettivi di apprendimento – Cosa hanno bisogno di sapere?
3. Il contesto d’uso – Come lo useranno in futuro?

L’ultima domanda è davvero importante.

Mettere in evidenza le situazioni in cui ciò che stai insegnando sarà utile aumenta la probabilità che i partecipanti lo ricordino e lo usino al momento giusto.

Gestisci l’energia del team

Assicurati che le persone siano in uno stato d’animo positivo/costruttivo.

A What If, usiamo quelli che chiamiamo “energizzatori”, che sono attività giocose (come fare un breve esercizio di team building, o fare una domanda insolita). Questo aiuta a mantenere l’energia e a costruire buone dinamiche di gruppo.

Ci sono molti modi per far rilassare le persone e adottare una mentalità costruttiva. Per esempio, Equal Experts, una società di consulenza IT, usa delle carte rompighiaccio.

Puoi anche cambiare l’energia nella stanza variando le attività: fai alzare i partecipanti, vai in un’altra stanza, lavora in coppia o rifletti da solo…

Siiiii nel momento

Devi guidare il gruppo. In un workshop, ogni partecipante segue la tua guida.

E in momenti diversi, il gruppo deve essere in stati diversi. Devi adattare il tuo stato per stimolare il resto del gruppo.

Gestire un workshop ti richiede di giocare diversi ruoli: a volte devi essere un insegnante, altre volte diventi un allenatore che facilita quello che sta succedendo, e altre volte sei un leader che guida tutto il gruppo nella stessa direzione.

Alcune attività richiedono molta energia, mentre altre possono richiedere alle persone di essere più riflessive. Sta a te portare il gruppo in quello stato.

Sei un buon oratore

Un workshop non è un discorso o una conferenza. Ma hai bisogno dell’abilità di rivolgerti e impegnarti con un pubblico.

Ho elencato qui i miei migliori consigli per parlare in pubblico. Ciò che è fondamentale in un workshop è che potete renderlo interattivo. Raccontate una storia. Fate domande. Incoraggia i partecipanti a illustrare i concetti che stai condividendo con la loro esperienza personale.

C’è una ricchezza di conoscenza che i partecipanti possono condividere in un workshop.

Utilizza lo spazio

La maggior parte dei workshop finisce con tonnellate di cose attaccate alle pareti.

Questo perché spesso facciamo il nostro miglior pensiero quando usiamo lo spazio intorno a noi, piuttosto che quando ci limitiamo allo schermo del computer. Jake Knapp, Googler e autore di Sprint, un libro sulla gestione di workshop di innovazione, spiega questo fenomeno:

“Come esseri umani, la nostra memoria a breve termine non è così buona, ma la nostra memoria spaziale è impressionante. Una sprint room, tappezzata di note, diagrammi, stampe e altro, sfrutta questa memoria spaziale. La stanza stessa diventa una sorta di cervello condiviso per il team.”

Due cose sono importanti qui:

1. Utilizzare lo spazio e attaccare le cose al muro ci aiuta a pensare in modo più efficace;
2. Appendere i risultati al muro incoraggia la collaborazione, poiché tutto il lavoro rimane visibile a tutti.

Considerare costantemente cosa sta succedendo

C’è il piano. E poi, c’è la realtà.

“Nella preparazione della battaglia ho sempre trovato che i piani sono inutili, ma la pianificazione è indispensabile.”
– Dwight D. Eisenhower

Certo, hai bisogno di un piano giornaliero. Ma una volta che sei nell’arena, devi anche affidarti al tuo intuito per trovare i modi migliori per arrivare al risultato ideale.

È importante mantenere la struttura principale. Tuttavia, dato che nuove cose possono venire fuori, devi anche essere flessibile.

Favorire la collaborazione

Avere molti partecipanti significa che ci sono molte opinioni diverse nella stanza. Poiché un workshop mira ad essere collaborativo, è importante che il team rimanga di mentalità aperta.

A What If, si parla di “greenhousing”. Questo si riferisce a tre azioni: sospendere il giudizio, capire cosa intende la persona, e coltivare l’idea.

Nei miei workshop, incoraggio i partecipanti a dire cose come “lasciami costruire su quello che hai detto…”. Leggete Sticky Wisdom che entra nei dettagli di questo e molti altri comportamenti di innovazione.

Le persone della Pixar parlano di “plussing”. È un approccio simile ma usa una metafora diversa:

“La pratica è stata costruita sui principi fondamentali dell’improvvisazione, che sono: accettare tutte le offerte (accettare l’idea, non rifiutarla), usare “sì, e …” invece di “sì, ma …”, e far fare bella figura al partner.”

In entrambi i casi, l’ambizione è la stessa: incoraggiare il lavoro collaborativo (e mantenere una dinamica positiva).

Quando qualcuno si limita a criticare un’idea e non fornisce una soluzione alternativa, o un mezzo per migliorare l’idea originale, non sta davvero aiutando il team. Potete trovare di più sulla pratica delle tecniche di creatività di gruppo in questo articolo.

Attenzione: Quello che ho detto non significa che dovete accogliere tutte le idee. Se un’idea è irrilevante, trovate un modo per rifocalizzare la conversazione. Non vuoi sprecare il tempo di tutti con una discussione fuori tema.

Sottolinea il progresso

Ricorda ai partecipanti il tuo obiettivo all’inizio del workshop. Poi, parlate loro dei titoli del viaggio per mostrare quanti progressi avete fatto.

Assicuratevi che si rendano conto che il gruppo ha fatto ciò che doveva essere fatto (rispondere a domande importanti, prendere decisioni chiave…). E mettete l’accento sulle cose chiave che hanno imparato.

Mantenete i risultati davanti a loro. Segnala il progresso. Potresti anche parlare loro di ciò che il gruppo ha raggiunto, passo dopo passo.

Segui

Una volta che il workshop è finito, hai bisogno di mantenere lo slancio:

1. Mettere in evidenza i risultati chiave;
2. Condividere i risultati;
3. Spiegare i prossimi passi e sottolineare chiaramente le azioni che ti aspetti da loro (metti un nome su ogni azione e dai loro una scadenza).

Godetevi

Il modo migliore per gestire una grande sessione è renderla il più piacevole possibile. Se vi divertite a condurla, i partecipanti lo sentiranno e questo li motiverà anche.

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