I dipendenti possono presentare due tipi di reclami relativi al Family and Medical Leave Act (FMLA) contro i loro datori di lavoro: primo, interferenza con i loro diritti secondo il FMLA, e, secondo, ritorsione contro di loro per aver richiesto tempo libero secondo il FMLA, esercitando diritti secondo esso, o facendo una richiesta.

Sia gli individui che le organizzazioni possono essere responsabili delle violazioni della FMLA. I reclami devono generalmente essere presentati entro 2 anni dalla data dell’azione avversa (licenziamento, retrocessione, rifiuto del tempo libero, ecc.). Nel caso di violazioni intenzionali, i dipendenti hanno 3 anni per presentare i reclami.

Ritorsione

La ritorsione illegale sotto la FMLA implica fondamentalmente la punizione di un dipendente per aver preso il congedo FMLA. A differenza dell’interferenza, i dipendenti devono provare che avete intenzione di fare ritorsioni contro di loro. Esempi di ritorsione includono:

• Non promuovere un dipendente che altrimenti sarebbe stato promosso
• Imporre una disciplina ingiustificata o un licenziamento
• Negare a un dipendente in congedo FMLA i benefici dati a coloro che non sono in congedo FMLA
• Utilizzare il congedo FMLA di un dipendente come un fattore negativo nelle decisioni di impiego

Per fare una richiesta iniziale di ritorsione, un dipendente deve dimostrare:

• Ha intrapreso un’attività protetta.
• È stata intrapresa un’azione avversa.
• L’azione avversa è stata causalmente collegata all’attività protetta (per esempio, prendere un congedo FMLA).

Poi dovete dimostrare che avevate una ragione commerciale legittima per l’azione avversa. Una volta fatto questo, l’onere si sposta sul dipendente per dimostrare che la vostra ragione era pretestuosa (o semplicemente una copertura per una discriminazione illegale basata sul suo uso della FMLA).

Forse il modo migliore per prevenire reclami per ritorsione è quello di dare ai dipendenti un sacco di preavviso sulle vostre politiche, farle rispettare in modo coerente, e documentare bene le vostre azioni.

Molti degli stessi passi per prevenire reclami per interferenza vi aiuteranno anche a prevenire reclami per ritorsione sotto la FMLA. Questi includono i seguenti:

• Fate della formazione regolare una priorità per supervisori e manager.
• Educete il vostro staff sulla necessità di fare attenzione nei commenti casuali e nelle e-mail. Assicuratevi che sappiano di non esprimere disapprovazione per la FMLA o per i dipendenti che prendono il congedo FMLA, e di non offrire le loro opinioni “mediche” sulla validità delle ragioni dei dipendenti per l’uso della FMLA o speculare altrimenti sulla legittimità del congedo dei dipendenti. A questo servono le certificazioni mediche e i medici.
• Un’ostinata insistenza sull’opinione del fornitore di assistenza sanitaria della vostra organizzazione (ad esclusione di altre opinioni) può significare responsabilità per i datori di lavoro. La FMLA ha le sue procedure per ottenere pareri medici, compresi secondi e terzi pareri, e voi dovete usarli.
• Non trattate un dipendente che esercita i diritti della FMLA in modo diverso o meno favorevole di altri dipendenti; fate rispettare e applicate le vostre politiche e regole in modo coerente. Lasciar correre gli altri mentre si applicano le regole alla lettera a qualcuno che prende il congedo FMLA è chiedere guai e un chiaro segnale di ritorsione illegale. Seguite le vostre regolari procedure disciplinari in modo coerente.
• Fate attenzione ai trasferimenti temporanei dei dipendenti che usano il congedo intermittente e al ripristino del lavoro dopo il congedo FMLA, per assicurarvi che non siano percepiti come ritorsioni. Per esempio, non trasferite un dipendente in una posizione meno desiderabile o di livello inferiore solo perché ha preso il congedo FMLA.
• I regolamenti specificano le circostanze in cui un dipendente può essere riassegnato, e non includono “punire” i dipendenti per aver esercitato i loro diritti, anche se è scomodo per il datore di lavoro. Invece, fate uno sforzo per lavorare in modo cooperativo con il dipendente per “risolvere i problemi” nel tentativo di affrontare e risolvere le questioni che l’uso legittimo del congedo intermittente può sollevare.
• Non trasferite i problemi. Non dite a un dipendente che il comportamento molesto o ritorsivo di un supervisore cesserà se il dipendente accetta il trasferimento. Dite al supervisore di fermare il cattivo comportamento e/o di affrontare la disciplina secondo le vostre politiche.

Tenete a mente i maggiori diritti e obblighi che l’Americans with Disabilities Act (ADA) può imporre quando il motivo per prendere il congedo FMLA costituisce anche una disabilità nel significato dell’ADA.