Obiettivo

L’obiettivo di questo tutorial è quello di aiutarvi a capire come è possibile utilizzare il modulo ‘ShiftPlanning’ per creare o gestire gli orari per i vostri dipendenti.

Overview

Accedere dal vostro: Computer
Si applica a: Manager, Supervisori, Scheduler e dipendenti con autorizzazioni Scheduler

La scheda ‘ShiftPlanning’ è l’hub centrale dove è possibile creare o gestire facilmente i vostri programmi del personale Se si dispone di una singola posizione o più, ShiftPlanning ha le viste robuste che lo rendono facile da pianificare e visualizzare i vostri programmi del personale.
È possibile accedere al ShiftPlanning in Humanity web app in qualsiasi momento cliccando sulla scheda ‘ShiftPlanning’ in alto della pagina.

Cose da sapere prima di iniziare:

1. Gestori / Amministratori hanno pieno accesso all’applicazione per creare e gestire i loro orari del personale.
2. Supervisori possono gestire tutte le posizioni / posizioni / personale + salari.
3. Scheduler gestisce specifiche posizioni/posizioni/personale che è stato concesso al vostro personale sotto scheda autorizzazioni Scheduler.
4. I dipendenti possono essere concessi permesso scheduler per posizioni specifiche.

Lo scenario delineato in questo tutorial consiste nei seguenti blocchi di costruzione:

1. Viste di pianificazione
2. Viste di base
3. Viste temporali
4. Pannello dei filtri
5. Filtri avanzati
6. Creazione di turni
7. Modifica dei turni
8. Nuova esperienza di creazione dei turni
9. Pubblicazione dei programmi
10. Pubblicazione e ripubblicazione dei programmi
11. Conflitti di programma
12. Salva un riferimento a un periodo
13. Azioni di programmazione
14. Ricerca programma
15. Note di programmazione
16. Blocca richieste di congedo per date Date
17. Impostazioni di pianificazione dei turni
18. Tasti caldi

Viste di pianificazione

La scheda di pianificazione dei turni si aprirà nella vista “settimana” come comportamento predefinito, tuttavia, dal lato in alto a destra della pianificazione, è sempre possibile cambiare le viste. Esaminiamo questo in dettaglio.
Viste di pianificazione ti aiutano a visualizzare meglio la pianificazione per intervallo di date e vista. Sotto la scheda ‘ShiftPlanning’ nell’angolo in alto a destra, le viste del programma possono essere cambiate in base al tipo di vista e all’intervallo di date. È possibile navigare il programma a diverse date sotto qualsiasi vista selezionata facendo clic sulle ‘frecce’ trovato in alto a metà della pagina.

Ci sono quattro tipi di “Vista Base”:

1. Vista dipendente
2. Vista posizione
3. Vista visiva
4. Vista lista

Queste possono essere ulteriormente viste in “Vista Timeline” a seconda della “Vista Base”:

1. Giorno
2. Settimana
3. 2 settimane
4. 4 settimane
5. Mese

Viste Base

Vista Dipendente

La vista dipendente elenca i nomi del tuo personale a sinistra con i loro turni corrispondenti sul calendario.

Vista posizione

La vista posizione elenca le posizioni del tuo staff a sinistra con i loro turni corrispondenti sul calendario.

Se la direzione ha abilitato la visualizzazione della posizione per te come dipendente, allora devi cliccare “Schedule Overview” dal menu a sinistra dell’applicazione, per rivelare la visualizzazione della posizione per te.
Nota: “Employee and Position view” può essere ulteriormente personalizzato per essere visto in modalità giorno, settimana, 2 settimane e 4 settimane.

Visual View

Visual view migliora il modo in cui puoi visualizzare tutti i dettagli del tuo turno a colpo d’occhio.

Vista elenco

La vista elenco rappresenta il tuo programma del personale in una lista dall’alto al basso con la posizione del turno e l’ora.

Nota: La vista “Visuale e Elenco” può essere ulteriormente personalizzata per essere vista in modalità giorno, settimana e mese.

Viste temporali

Puoi visualizzare il programma per giorno, settimana, 2 settimane, 4 settimane e mese usando i pulsanti in alto a sinistra dello Scheduler.

Modalità giorno

La modalità giorno è utile quando vuoi visualizzare meglio la copertura di un singolo giorno. Clicca sulla scheda “Giorno” in alto a destra o premi il tasto di scelta rapida ‘D’ per visualizzare il programma in modalità giorno.

Modalità settimana

La modalità settimana è la visualizzazione predefinita. Il giorno di inizio settimana è impostato di default su lunedì. Tuttavia, è possibile personalizzarlo secondo le vostre esigenze aziendali sotto ‘Impostazioni ShiftPlanning’. Settimana modalità può essere ulteriormente ampliato a 2 settimane o 4 settimane.

Month Mode

Month vista mostra le settimane del mese con il ‘Shift volte’, ‘nome del personale’ e la ‘posizione del turno’ indicato dal colore. Puoi vedere più dettagli sul turno cliccando sul turno.

Pannello filtro

Sul lato sinistro della scheda ShiftPlanning, potrai vedere il pannello filtro con ‘Mini Calendario’, ‘Filtri’ e la scheda ‘Avanzate’. Se non sei in grado di visualizzare il pannello, clicca sull’opzione ‘freccia’, accanto alla casella ‘Schedule Search’. Il pannello può essere facilmente nascosto cliccando di nuovo la stessa freccia.

Dopo aver cliccato sulla scheda ‘Filtri’, potrai visualizzare le seguenti opzioni:

1. Mini calendario
2. Il mio programma
3. Panoramica del programma
4. Pianificazione delle ferie
5. Disponibilità del personale
6. Primario solo posizioni
7. Posizioni e posizioni aggiuntive
8. Gestisci posizioni

Mini calendario

Dalla barra laterale sinistra, potete cliccare qualsiasi data sul ‘Mini-calendario’ per una navigazione rapida a qualsiasi settimana o un giorno specifico.

My Schedule

‘My Schedule’ è la vista predefinita quando i dipendenti vanno nella scheda ShiftPlanning per visualizzare solo i loro turni. Assicurarsi che si naviga alle date appropriate per visualizzare i vostri prossimi / precedenti turni.

I dipendenti possono fare clic sui loro turni per visualizzare ulteriori dettagli del turno con ulteriori opzioni per Commercio turno, rilascio turno, turno Drop, Invia unità di lavoro, Set-up la disponibilità, Visualizza le note, Visualizza i dettagli On Call e Shift Acknowledgement.

I manager hanno anche accesso a questa vista dal pannello filtri di sinistra sulla scheda ShiftPlanning, mostrando loro i loro turni solo, in modalità lettura.

Schedule Overview

Selezionando ‘Schedule Overview’ dalla barra laterale sinistra, vi mostrerà l’intero programma aziendale secondo il selezionato ‘base’ e ‘timeline’ vista. Puoi anche selezionare la posizione della sede principale e le sedi aggiuntive per filtrare il programma da una o più sedi e posizioni.

Sotto ‘Schedule Overview’, puoi anche aggiungere impiegati cliccando l’icona ‘Add Employees’, una volta che clicchi su di essa, si aprirà la finestra pop-up dove puoi aggiungere nome, cognome e posizione.

Nota: Potresti essere in grado di visualizzare solo le posizioni della sede principale, è un comportamento predefinito dell’applicazione.

Pianificazione delle ferie

Selezionando ‘Pianificazione delle ferie’ dalla barra laterale sinistra, potrai vedere chi nella tua azienda è in ferie. I manager possono fare clic su una vacanza ‘Approvato’ e ‘Unapproved’ prossimo tempo libero o rimuovere qualsiasi tempo passato off.

Staff Availability

Con questa funzione di disponibilità, i manager possono visualizzare la disponibilità sul calendario ShiftPlanning durante la creazione di turni in ‘Vista del dipendente’ solo se i dipendenti hanno impostato la loro disponibilità. Questa funzione consente automaticamente se si stanno creando i turni in vista del giorno o della settimana.
Si può anche selezionare un dipendente specifico per filtrare ulteriormente e visualizzare i dettagli di disponibilità.

Gestire le posizioni

Facendo clic su ‘Manage Positions’, vi reindirizzerà al ‘Modulo Staff’ per creare e gestire le posizioni del personale, se necessario.

Filtri Avanzati

Dopo aver selezionato la scheda ‘Avanzati’, ti permetterà di filtrare ulteriormente la vista per ‘Tipo di Turno’, ‘Siti remoti’, ‘Competenze’ o ‘Impiegati.’

Creazione Turni

Creare turni non è mai stato così facile. Semplicemente, clicca sulla cella del calendario corrispondente al dipendente/posizione, aggiungi la data e l’ora del turno.

Modifica Turni

Clicca su qualsiasi turno, e si aprirà la finestra ‘Modifica Turni’ dove puoi fare alcune delle cose più robuste.

Caratteristiche della finestra pop-up ‘Shift Edit’:

1. Cambia le posizioni del turno cliccando sopra il nome della posizione
2. Aggiungi titolo del turno dall’alto
3. Modifica data e ora di inizio/fine
4. Imposta un turno da ripetere cliccando l’opzione Ripeti.
5. Imposta il turno su Aperto cliccando l’opzione ‘Imposta slot aperti’
6. Assegna siti remoti ai turni
7. Aggiungi note aggiuntive per il turno
8. Aggiungi compiti
9. Filtra per competenze
10. Assegna personale ai turni
11. Riconoscimento turni
12. Approvazione inApprovazione dei turni in linea
13. Assegnare il personale da altre posizioni
14. Programmare le pause
15. Assegnare le unità di lavoro
16. Filtrare in base all’anzianità (Leggi la programmazione basata sull’anzianità
17. Auto – Riempi Turno
18. Storia Turni
19. Cancellazione Turni

Nuova Esperienza Creazione Turni

Per abilitare la nuova esperienza di creazione turni, clicca sull’icona “Azione programmata” che si trova accanto al pulsante Pubblica e clicca su “Mostra creazione nuovo turno”. Questo è stato ridisegnato, nella speranza di rendere più facile e veloce che mai la creazione di un turno di lavoro.

Pubblica programma

L’idea di pubblicare programmi è che alcuni manager vogliono la possibilità di apportare modifiche al programma senza che il loro personale veda questi cambiamenti subito. Una volta che il manager è pronto, può quindi fare clic su ‘Pubblica’, e le modifiche andranno live.
La scheda ‘Pubblica’ si trova in alto a destra della scheda ShiftPlanning. Pubblicazione turni invierà anche l’e-mail / notifiche di testo ai vostri dipendenti.

Nota: I manager possono disattivare la scheda Pubblica sotto ShiftPlanning Impostazioni. Disabilitare la funzione Pubblica darà il vostro personale la visibilità ai loro nuovi turni / cambiamenti di turno istantaneamente (non consigliato).

Pubblicare e ripubblicare Schedules

Una volta che si pubblica un programma, eventuali modifiche posteriori apportate a quegli stessi turni mostrerà al personale immediatamente senza ripubblicarlo. La funzione di ripubblicazione è solo per notificare al personale via e-mail dei cambiamenti.

Conflitti di pianificazione

La scheda ‘conflitto’ appare automaticamente in alto a destra della pagina ShiftPlanning. I conflitti di pianificazione possono verificarsi quando i turni programmati cadono in conflitto con qualsiasi regola di pianificazione configurata. Inoltre, il turno che ha un conflitto è evidenziato con il bordo rosso punteggiato turno.

Cliccando la nota mostra i dettagli del conflitto così come evidenziare il turno che ha conflitto. I manager possono risolvere o ignorare i conflitti prima di pubblicarlo.

Salva un riferimento a un periodo

Con questa nuova funzione, abbiamo voluto dare a tutti i nostri utenti un modo incredibilmente efficiente e semplice per essere in grado di ‘salvare’ o ‘segnalibro’ i programmi di lavoro passati in modo che possano facilmente fare riferimento e persino riutilizzarli in qualsiasi momento.

Schedule Actions

Clicca sull’icona ‘freccia giù’ accanto al pulsante di pubblicazione in cima alla scheda ShiftPlanning, e una icona a discesa apparirà con azione potente.

Caratteristiche del menu a discesa ‘Azioni di pianificazione’:

1. Stampa e salvataggio
2. Copia programma
3. Schedule Wizard
4. Importa programma
5. Schedule Sync
6. Cancella programma
7. Enable Ghost Shift
8. Mostra Modalità Budget
9. Mostra Previsione/Grafico Orario
10. Mostra Creazione Nuovo Turno

Ricerca Programma

In alto a sinistra della scheda ShiftPlanning, ‘Schedule Search’ è disponibile per cercare rapidamente i turni desiderati. Digita il parametro di ricerca e premi ‘Enter’ sulla tastiera.

I parametri di ricerca sono:

• Ricerca per dipendente
• Ricerca per posizione
• Ricerca per dettagli del turno

Note programmatiche

Posta note programmatiche al tuo programma Humanity che puoi usare per darti promemoria al lavoro su base quotidiana. Ora puoi scrivere note a te stesso e ai tuoi colleghi che saranno visibili ogni volta che guarderai la tua agenda di lavoro. Questo è simile alle ‘Sticky Notes’ sulla tua scrivania o sul desktop del computer.
Clicca sulla scheda ‘Schedule’ per aprire il tuo programma di lavoro. L’icona ‘Nota’ è proprio accanto alle date sul tuo calendario.

Dopo aver salvato la nota, puoi ulteriormente ‘pubblicare’, ‘modificare’ e ‘cancellare’ se necessario con l’aiuto delle icone mostrate sotto:

Bloccare le richieste di congedo per date specifiche

Ora, essendo un manager, supervisore e programmatore, puoi bloccare le richieste di congedo per certe date creando una nota sulla data particolare per la quale vogliono che le richieste di congedo siano bloccate.
Una volta che la finestra di nota si è aperta, è sufficiente selezionare la casella di controllo ‘Non consentire Time Off’.

Impostazioni ShiftPlanning

Gli utenti con autorizzazioni ‘Manager’ hanno il controllo su ciò che il personale può agire e visualizzare all’interno ShiftPlanning conti. Per visualizzare ulteriori dettagli delle impostazioni è possibile posizionare il cursore del mouse sulla parte superiore di una impostazione, e sarà pop-up sullo schermo.

Per personalizzare le impostazioni in base alle vostre esigenze aziendali si può andare alla scheda Impostazioni > ShiftPlanning > Impostazioni avanzate come mostrato di seguito:

Hot-Keys

Tasti caldi sono scorciatoie da tastiera che permettono all’applicazione di aumentare la velocità di lavoro nella navigazione dei programmi e il passaggio tra vari intervalli di date e viste.

Per cambiare rapidamente gli intervalli di date della pagina ShiftPlanning utilizzare i seguenti tasti di scelta rapida:

• Ctrl+Up: vai al precedente intervallo di date
• Ctrl+Left: Vai all’intervallo di date precedente
• Ctrl+Destra: Vai all’intervallo di date successivo
• Ctrl+Giù: Vai all’intervallo di date successivo

Cambia facilmente le modalità di visualizzazione Shiftplanning utilizzando i seguenti tasti:

• T: vista oggi
• W: vista settimana
• M: vista mese/4Settimane
• D: vista giorno

Se avete altre domande, non esitate a contattarci a [email protected]. Buona programmazione!