Manuale delle procedure operative di ARARA
Giugno 2007 Pagina 3.2-1
3.2 Verbali delle riunioni
Cosa includere: Le Regole dell’Ordine di Robert, un manuale per la gestione delle organizzazioni senza scopo di lucro, spiega che i verbali sono una registrazione di ciò che è stato fatto durante la riunione, non di ciò che è stato detto.
Al minimo, i verbali dovrebbero includere:

1. Nome e tipo di riunione. Si tratta di una normale riunione del consiglio, di una riunione annuale, di una riunione della commissione edilizia o di una riunione speciale. Se si tratta di una riunione speciale, allegare una copia dell’avviso di riunione dato al membro.
2. Data, luogo e ora in cui la riunione è iniziata e finita.
3. Nomi del presidente e del segretario o del loro sostituto.
4. Nomi dei membri votanti presenti e se era presente un quorum. Potete far circolare un foglio di registrazione e allegarlo al verbale.
5. Nomi degli ospiti e il loro argomento.
6. Se i verbali della riunione precedente sono stati approvati o corretti.
7. Mozioni fatte. È necessario registrare:
   • l’esatta formulazione della mozione
   • chi ha fatto la mozione
   • il risultato del voto
8. Rapporti. Registrare il nome della relazione, il nome del membro che la presenta e qualsiasi azione intrapresa sulla relazione. Se il rapporto è stato scritto, allegarlo o dire dove può essere trovato. Una relazione orale può essere riassunta brevemente.
9. Altre azioni, incarichi e scadenze, risoluzioni e raccomandazioni possono essere registrate brevemente.
10. Firma del segretario una volta che il verbale è stato approvato.

Riassunto della discussione
Alcuni consigli possono scegliere di andare oltre le basi e includere ulteriori elementi. Per esempio, un riassunto di una discussione può dare un quadro più completo della riunione. Questo può essere utile ai membri che non hanno potuto partecipare alla riunione e a quelli che guardano indietro alla storia dell’organizzazione. I riassunti, se inclusi nel verbale, dovrebbero essere equilibrati e includere i principali punti di vista opposti, anche se non vengono adottati.
Cosa tralasciare
Il verbale è una registrazione fattuale degli affari. Non includere:

• Opinioni o giudizi: Tralasciare affermazioni come “un rapporto ben fatto” o “un’accesa discussione.”
• Critiche o riconoscimenti: Le critiche ai membri, buone o cattive, non dovrebbero essere incluse a meno che non prendano la forma di una mozione ufficiale. Ringraziamenti o espressioni di apprezzamento dovrebbero essere inclusi solo se c’è stato un chiaro consenso dei partecipanti alla riunione. (Per esempio, con un applauso.)
• Discussione: Se l’organizzazione ha scelto di includere riassunti della discussione, non personalizzatela registrando i punti di vista degli individui.
• Ripresa estesa dei rapporti: Basta colpire i punti salienti o i fatti chiave, soprattutto se è allegata una relazione scritta.

Approvare il verbale
Il verbale non diventa ufficiale finché non viene letto e approvato con un voto formale. Dovrebbe essere letto dal segretario alla successiva riunione ordinaria. Il presidente quindi chiede correzioni e aggiunte e chiede una votazione.
I membri possono concordare di saltare la lettura del verbale ad alta voce se i membri hanno avuto abbastanza tempo prima di leggerlo. Inviate una bozza del verbale ai soci prima della riunione: questo è un buon modo per risparmiare tempo e allo stesso tempo aiutare i soci a prepararsi per la riunione.
Punto riservato
A volte una riunione richiede la riservatezza, ad esempio quando vengono trattate questioni sensibili relative al personale. In tal caso, il consiglio può votare per andare in sessione esecutiva, limitando la partecipazione solo ai membri e agli ospiti invitati. Il verbale di una sessione esecutiva viene letto e approvato solo dai membri che partecipano alla sessione esecutiva. Se lo desiderano, i partecipanti possono scegliere di rendere il verbale disponibile a tutti i membri, ma la discussione deve rimanere riservata. I verbali delle sessioni esecutive sono tenuti separati dai verbali regolari.
Sezioni rilevanti dei Codici della California:
Titolo 1: Corporazioni
Divisione 2: Legge sulle Corporazioni Non-Profit
Parte 2: Corporazioni Non-Profit a Beneficio Pubblico
Capitolo 13: Registri, rapporti e diritti di ispezione
Articolo 3: Diritti d’ispezione
6333. I libri contabili, i registri e i verbali dei procedimenti
dei membri, del consiglio e delle commissioni del consiglio sono
aperti all’ispezione su richiesta scritta alla società di qualsiasi
socio in qualsiasi momento ragionevole, per uno scopo ragionevolmente connesso con
gli interessi di tale persona come membro.
Titolo 1: Corporazioni
Divisione 2: Legge sulle Corporazioni Non-Profit
Parte 3: Corporazioni Non-Profit a Mutuo Beneficio
Capitolo 13: Registri, Rapporti e Diritti di Ispezione
Articolo 3: Diritti d’ispezione
8333. I libri contabili, i registri e i verbali dei procedimenti
dei membri, del consiglio e dei comitati del consiglio saranno
aperti all’ispezione su richiesta scritta alla società di qualsiasi
socio in qualsiasi momento ragionevole, per uno scopo ragionevolmente legato agli
interessi di tale persona come membro.
I codici della California possono essere trovati al seguente url:
http://caselaw.lp.findlaw.com/cacodes/corp.html