Se sei come me e gestisci un’attività o un’attività secondaria da un ufficio domestico (o semplicemente lavori a distanza a volte), allora capisci la necessità di avere un ambiente di ufficio domestico libero dal disordine e minimalista.

Crescendo, mia madre mi diceva sempre, “spazio libero, mente libera”. Questa piccola pepita mi è sempre rimasta impressa. Io ci credo.

Il mio amico Joshua Becker ha appena scritto un nuovo libro, The Minimalist Home: una guida stanza per stanza per una vita ordinata e concentrata. In esso, dedica un capitolo all’ufficio domestico.

Ho pensato che fosse un momento perfetto per condividere alcuni consigli su come mantenere un ufficio domestico minimalista, darvi un aggiornamento sulla mia situazione dell’ufficio domestico, dare i miei pensieri sui consigli di Joshua sull’ufficio domestico, e condividere i miei piani d’azione per rimuovere un po’ del caos disordinato nella mia vita lavorativa.

Lo sapevate? Secondo i nostri partner di FlexJobs:

“3,9 milioni di impiegati americani, o il 2,9% della forza lavoro totale degli Stati Uniti, lavorano da casa almeno per metà del tempo, rispetto a 1,8 milioni nel 2005 (un aumento del 115% dal 2005).”

Ci sono molti di noi là fuori con spazi lavorativi in casa. E sempre più persone si uniscono alle nostre file ogni giorno. Diamo un’occhiata ad alcuni modi (pesantemente ispirati dal libro di cui sopra) che possiamo pulire quello spazio ed essere più efficienti.

Definire lo spazio del tuo ufficio in casa

Questo è un passo importante che spesso saltiamo quando cerchiamo di creare un tranquillo ufficio in casa. Di solito, più di ogni altra stanza, l’ufficio in casa può essere una stanza per un sacco di cose: ufficio (affari vs. lavoro secondario vs. finanze familiari), magazzino, sala pianoforte, sala lettura, sala giochi extra, ecc.

Va bene che la stanza sia dedicata ad alcune di queste cose se è uno spazio grande, ma non può essere tutto questo. Porre dei limiti a ciò che è questa stanza? Puoi spostare altre attività fuori da questo spazio?

In fondo: non cercare di fare troppo in questo spazio. Il caos porterà naturalmente al disordine.

Come definisco il mio spazio:

Il mio ufficio a casa ha avuto diverse iterazioni, ma in questo momento è dedicato al mio lavoro con questo sito web (ho una scrivania in piedi e una scrivania da ufficio standard – entrambe realizzate e utilizzate), è dove gestisco alcune delle nostre finanze familiari, ed è dove permetto ai miei figli di esercitarsi con la tastiera o occasionalmente giocare al loro gioco di computer preferito – Prodigy Math. Inoltre, di tanto in tanto, ospiterà un magazzino temporaneo legato alla FinCon.

Siccome vado in uno spazio di co-working due o tre giorni a settimana, penso che vada bene che il mio ufficio di casa sia usato per la tastiera dei bambini o per i giochi al computer mentre io non ci sono – questa attività usa solo due oggetti extra che possono essere facilmente riposti. Ma questo spazio non è per lo stoccaggio FinCon – ho un vero e proprio spazio di stoccaggio per quello. Quindi dovrò assicurarmi che la roba non si insinui più in questo spazio.

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Declutter i cassetti e gli armadi della Sua scrivania d’ufficio

Una volta che Lei ha il Suo obiettivo per questo spazio, è tempo di declutter i cassetti e gli armadi. Se avete avuto il vostro ufficio domestico per un po’ di tempo, probabilmente avete alcuni cassetti della scrivania e armadietti di archiviazione che hanno raccolto alcune cose.

Puliamo tutto. Togliete tutto dai cassetti e dagli armadi e rimettetelo a posto solo se l’avete usato nell’ultimo anno o se avete bisogno di tenerlo per la registrazione. Tenete solo uno di ogni tipo di attrezzatura o fornitura per ufficio.

Mettete tutto il resto in una pila da vendere, donare o cestinare. La vecchia elettronica può essere venduta su un sito come Decluttr (leggi la nostra recensione).

Quindi quali registri dovresti tenere? Non cercherò di affrontare l’intera lista qui, ma aggiungerò alcuni punti chiave:

• Prenditi una cassaforte per quegli oggetti fisici/impressa “per sempre”: passaporti, testamenti, licenze di matrimonio, polizze di assicurazione sulla vita, titoli, atti e certificati di nascita. Io uso questa piccola cassaforte ignifuga (da Amazon.com) e ho scoperto che una volta che inizia a riempirsi devo buttare via alcune cose. Piccola cassaforte = meno disordine.
• Conserva tutti i documenti fiscali in uno schedario o in un contenitore per almeno sette anni. Qui c’è di più dall’IRS sulla conservazione dei documenti fiscali.
• Conserva tutti i documenti di origine per mutui, prestiti, investimenti, per tutto il tempo in cui hai il debito o l’investimento.
• Non conservare estratti conto, bollette, ricevute, si possono ottenere online. E non conservare nulla che venga sostituito da una versione più recente (come una polizza assicurativa).
• Infine, digitalizzate il più possibile. È una buona idea anche scattare una foto dei tuoi “oggetti per sempre” da avere in archivio.

I cassetti e gli armadi della mia scrivania:

Una delle mie scrivanie ha cassetti e schedari, e quindi ha una combinazione di attrezzature da ufficio (spillatrici, penne, ecc), file e libretti degli assegni di finanza personale, file di lavoro e libretti degli assegni, e alcuni piccoli cavi elettronici e accessori.

Ho anche un paio di librerie, entrambe con armadietti: un lato contiene la cassaforte e la stampante, e l’altro lato contiene scatole a caso, forniture e chicche FinCon.

Ho bisogno di prendere i miei vecchi documenti di lavoro e avere un servizio di scansione e organizzazione per me. Ho anche bisogno di dare un’occhiata a quei piccoli accessori elettronici per decidere cosa non è stato usato da un po’.

Infine, ho bisogno di un cassetto completamente vuoto in modo da poter togliere tutto dal desktop alla fine della giornata e riporlo fuori dalla vista. Voglio avere un desktop pulito alla fine di ogni giorno.

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Nessuna decorazione extra in mostra: Libri, diplomi e mobili extra

Ora che tutto dietro le quinte è organizzato, possiamo dare una seconda occhiata a ciò che è in bella vista. Hai troppa roba sulle pareti, sugli scaffali, o semplicemente sul pavimento del tuo ufficio?

Ricordati che ti sei impegnato a fare di questo un vero e proprio ufficio in casa.

• Iniziamo a tirare fuori tutti i mobili che non ci stanno. Trovate un altro posto in casa per loro o liberatevene.
• Poi affrontate le pareti. Nel suo libro, Joshua fa riferimento ad un “muro dell’ego” di diplomi e premi. Sbarazzatevi di qualsiasi cosa sul muro “che distrae più che aiutare”.
• Infine, togliete tutti i libri e non rimetteteli a posto a meno che non li stiate leggendo, che li leggerete presto, o che il libro abbia un valore sentimentale. Considera anche qui il passaggio al digitale. Io uso Audible per tutte le mie “letture” in questi giorni e trovo molto più produttivo ascoltare in movimento e alla velocità che mi conviene.

Il mio arredamento e i mobili:

Sono colpevole del “muro dell’ego”. Mentre sono orgoglioso della mia educazione ed è certamente bello essere ricompensati per il proprio successo, queste cose si sentono un po’ datate e non così aspirazionali o significative come qualcosa di fresco e semplice.

Ho anche alcuni strumenti musicali nella stanza che sono più decorazione a questo punto. Devo trovare un altro posto per loro o sbarazzarmene. Me la cavo abbastanza bene con i miei libri e li tengo ridotti a un solo ripiano sulla mia libreria.

Penso che sia il momento di togliere i diplomi e i trofei. Sto discutendo gli strumenti musicali. Penso che la chitarra potrebbe essere appesa al muro e sarei più propenso a prenderla in mano e strimpellare. Il tamburo deve essere spostato nel mio armadio o donato.

Impegnati in un desktop pulito

Se sei come me, il desktop pulito ha probabilmente il maggiore impatto sul tuo senso di benessere emotivo nell’ambiente di lavoro. Non c’è niente di più dolce che entrare nel mio spazio di lavoro e trovare un desktop nitido, pulito e senza disordine per andare avanti con le mie giornate di lavoro. Questo non accade naturalmente, quindi dovrai impegnarti a farlo.

Il tuo desktop è per le cose a cui stai lavorando. Niente di più. Non conservare sul tuo desktop cose che potrebbero/dovrebbero essere da qualche altra parte. Questo è il motivo per cui #2 sopra è così importante. Lascia un cassetto della scrivania abbastanza vuoto in modo che sia sempre disponibile per conservare i tuoi oggetti sul desktop comunemente ruotati.

La mia situazione sul desktop:

Non è raro che il mio desktop sia ingombro di posta, roba portata a casa dai viaggi, biglietti da visita, snack, cappelli, guanti, accessori, adesivi e gingilli. Tendo a rivedere il mio processo di pulizia del desktop ogni poche settimane o giù di lì.

Qualcosa che mi ha aiutato un po’ è stato avere un cestino sul desktop e impegnarsi a tenere tutto lì. Un’altra cosa che mi ha aiutato è l’acquisto di questo supporto per monitor da Amazon che mi dà spazio sotto il mio monitor per riporre la tastiera e il mouse alla fine della giornata.

Tenterò di trovare spazio nei cassetti della mia scrivania per spostare quel cestino di carte. In questo modo l’unica cosa in cima alla scrivania è l’esatta cosa su cui sto lavorando in quel momento. Se non c’è niente lì, allora penso che sia meno probabile che io faccia cadere gingilli o carte o altri oggetti casuali sulla scrivania su base continuativa.

Gestione della carta in arrivo

L’ufficio a casa tende a raccogliere un sacco di carta, quindi devi creare sistemi che ti permettano di ordinare questo lavoro cartaceo in modo rapido ed efficiente.

• Primo, rinuncia a quanta più posta spazzatura e quanti più estratti conto puoi. Visita la tua banca per affrontare le dichiarazioni e visita la FTC per informazioni su come fermare tutte le sollecitazioni. Non devi ricevere questa roba!
• In secondo luogo, procurati un cestino per il riciclaggio o un distruggidocumenti e mettilo accanto alla tua scrivania. Secondo me, questo è un oggetto accettabile da avere fuori perché crea un’azione rapida. Appena arriva la posta, smista tutto, poi butta la spazzatura e le buste aperte nel bidone del riciclaggio. Fatto!
• Se si tratta di un estratto conto o di una bolletta o di altri importanti documenti finanziari, archiviateli nel posto appropriato. Nove volte su dieci, di solito scatto solo una foto dell’articolo e mando comunque la versione cartacea al riciclaggio. Di solito posso occuparmene digitalmente.

Come mi occupo della carta:

Tendo a lasciare che la carta si accumuli nel mio cestino e di solito la esamino tutta ogni settimana o ogni due settimane. Quando lo faccio quotidianamente invece che settimanalmente, trovo che sono più bravo a tenere a bada il disordine, naturalmente.

Per quanto riguarda l’opting out della posta, l’ho fatto io stesso diversi anni fa e ha funzionato bene. Ricevo principalmente cose da aziende che conosco. Tuttavia, la signora PT non l’ha ancora fatto e così riceve ancora un sacco di offerte grazie al suo impeccabile punteggio di credito.

Ho intenzione di incoraggiare la signora PT a rinunciare. Per quanto riguarda la carta in arrivo, una routine settimanale dovrebbe andare bene per ora finché quel cestino va nel cassetto.

Pensieri finali sul Minimalist Home Office

Spero che prendere alcuni di questi passi porterà ad una vita lavorativa più felice e più sana per te e la tua famiglia.

L’home office può essere un posto speciale, dove si fa un lavoro importante, che cambia la vita. Quindi, per favore, non trascurarlo quando si cerca di creare uno stile di vita minimale.

Chiudo con una citazione dal libro di Joshua che ho trovato particolarmente utile per noi side-hustler:

“Con un ufficio in casa ridotto al minimo, si può ottenere e rimanere in cima a qualsiasi lavoro che si fa lì. Ed ecco il punto: quando sei in cima, puoi vedere di più… e iniziare a fare passi per realizzare di più. Forse dopo essere entrati nel tuo ufficio a casa il sabato mattina e aver realizzato che sei totalmente in pari con le tue faccende d’ufficio, puoi pianificare come iniziare quell’attività part-time a cui hai pensato.”

La Casa Minimalista: una guida stanza per stanza per una vita decantata e concentrata è disponibile su Amazom. Ti copre per mettere in ordine tutta la tua casa, non solo l’ufficio.

E come Joshua ama sempre condividere, puoi semplicemente prenotarlo gratuitamente nella tua biblioteca locale se non vuoi comprare un altro libro. Puoi saperne di più su Joshua ascoltando questo episodio del podcast che ho fatto con lui.

Quali sono i tuoi consigli per mantenere un ufficio domestico senza disordine?