È di nuovo quel periodo dell’anno – il tempo delle tasse. Se sei un piccolo imprenditore, non hai tempo da perdere. Hai bisogno di avere le tue tasse fatte e fatte in fretta. Per fortuna, non sei solo nella corsa per rispettare la scadenza di quest’anno. Con questa guida (e il tuo software di contabilità), ti mostreremo come essere completamente preparato per questa stagione fiscale.

In questo post, copriremo tutto ciò di cui hai bisogno per aiutarti a prepararti per le tue dichiarazioni fiscali. Discuteremo di come aggiornare il vostro software di contabilità prima della compilazione, di quali rapporti contabili avrete bisogno per compilare i vostri moduli fiscali, di importanti informazioni per la compilazione e altro ancora. Abbiamo anche una lista di controllo scaricabile per la preparazione delle tasse per essere sicuri di non trascurare nessun passo. Scarica questa lista di controllo per andare avanti nel gioco delle tasse e continua a leggere per imparare alcuni dei nostri consigli e trucchi per la compilazione delle tasse.

Lista di controllo per la preparazione delle tasse di Merchant Maverick (PDF)

Cosa devi fare per preparare le tasse della tua piccola impresa

La stagione delle tasse non deve essere difficile o stressante. Noi suddivideremo l’intero processo in sei semplici passi, in modo che tu possa preparare con successo le tasse per la tua piccola impresa. Segui questi passi e la nostra lista di controllo gratuita per la preparazione delle tasse per aiutarti a stare al passo con la preparazione e l’archiviazione delle tasse della tua piccola impresa:

Passo 1: Avere a portata di mano le informazioni personali &di business

La compilazione delle tasse richiede informazioni personali di base. Vuoi avere queste informazioni a portata di mano da usare sui tuoi moduli fiscali o scritte per il tuo contabile o professionista delle tasse se ne hai assunto uno per compilare la tua dichiarazione dei redditi. Le informazioni che sono necessarie sono abbastanza semplici, ma volete assicurarvi che voi (o il vostro professionista delle tasse) inserisca le informazioni corrette per evitare qualsiasi ritardo con l’IRS. Queste informazioni includono:

• Informazioni personali di base: Questo include il vostro nome e indirizzo legale. Se il vostro nome legale è cambiato di recente (per esempio, in seguito a un matrimonio), assicuratevi che il vostro nome sia stato cambiato attraverso la Social Security Administration. Per evitare un ritardo o il rifiuto del vostro ritorno, il vostro nome deve corrispondere a quello che è in archivio con la SSA.
• Informazioni aziendali di base: Se la sua attività opera sotto un nome diverso dal suo, è necessario fornire il nome legale completo della sua attività sulla sua dichiarazione dei redditi. Dovrete anche fornire il vostro indirizzo aziendale.
• Numero di previdenza sociale: Il vostro numero di previdenza sociale è necessario per presentare le vostre tasse. Come tutte le altre informazioni, assicurati che non ci siano errori di battitura che potrebbero ritardare il tuo ritorno.
• Employer Identification Number: A seconda della struttura legale della tua azienda, potresti avere un numero di identificazione federale del datore di lavoro (EIN) che è stato rilasciato dall’IRS. Se la tua azienda ha un EIN, dovrebbe essere aggiunto alla tua dichiarazione dei redditi.

Passo 2: Sapere quali moduli fiscali presentare

Uno dei passi più critici nel presentare le tasse è assicurarsi di completare e presentare i moduli corretti all’IRS. Quali moduli è necessario presentare dipende interamente dal tipo di piccola impresa che avete: Impresa individuale, società di persone, società di capitali, S Corporation, o LLC. Il sito IRS Business Structure vi dirà tutti i moduli fiscali che dovete depositare, a seconda del vostro business. Alcuni dei più comuni sono l’imposta sul reddito, Schedule Cs, 1099-MISCs, W-2s, e W-4s.

Se assumete un contabile per fare le vostre tasse per voi, lui o lei sarà in grado di dirvi quali moduli presentare. I commercialisti spesso si fanno pagare all’ora, quindi avere le informazioni necessarie fin dall’inizio fa risparmiare loro tempo e fa risparmiare voi. Essere preparati è il miglior regalo che potete fare loro (e a voi stessi).

Oltre a sapere quali moduli presentare, è anche essenziale conoscere le vostre scadenze. Mentre uno Schedule C, per esempio, può essere presentato con la vostra dichiarazione dei redditi individuale il 15 aprile, altri moduli (come il 1120-S per le S-corps) hanno altre date di scadenza stabilite dall’IRS.

Step 3: Registrare il reddito &Spese

L’accuratezza è vitale quando si riporta il reddito e le spese. Evita audit, penali e tasse tracciando accuratamente il tuo reddito e le tue spese. Il modo più semplice per farlo? Il tuo software di contabilità.

Il tuo software di contabilità rende facile tracciare il tuo reddito e le tue spese durante l’anno. Puoi usare funzioni come la scansione delle ricevute e l’aggiunta automatica di transazioni dal tuo conto bancario per registrare facilmente e accuratamente le entrate e le uscite. Queste registrazioni possono poi essere usate quando si presenta la dichiarazione dei redditi. Non hai un software di contabilità? Dai un’occhiata alle nostre recensioni di software per la contabilità e la tenuta dei libri contabili, così puoi essere preparato per la prossima stagione delle tasse.

Quando registri e riporti il tuo reddito e le tue spese, ci sono alcune cose da tenere a mente. In primo luogo, assicuratevi che le vostre spese aziendali e personali siano tenute separate. Il modo più semplice per farlo è mantenere conti bancari separati, ma è anche possibile utilizzare il software di contabilità per separare le transazioni. Dovreste anche classificare le vostre spese – un compito facilmente gestibile attraverso la maggior parte dei programmi software di contabilità.

Quando usate il vostro software di contabilità, è anche importante determinare quale tipo di contabilità userete per la vostra attività: per cassa o per competenza. Questo influenza il modo in cui riporterete il vostro reddito di anno in anno. Con la contabilità per competenza, una transazione sarà registrata non appena si verifica, anche se non è stato scambiato denaro. Per esempio, una transazione verrebbe registrata dopo l’invio di una fattura o la ricezione di una fattura. D’altra parte, si registrano le transazioni con la contabilità per cassa una volta che una fattura è stata pagata, o un pagamento da un cliente è stato ricevuto.

Il metodo di contabilità che usate fa la differenza quando si tratta di presentare le vostre tasse. Non sei sicuro di quale sia il migliore per il tuo business? Controlla il nostro articolo, Cash VS Accrual Accounting: Quale è meglio per il tuo business, per determinare quale sia la scelta giusta per te.

Infine, assicurati di conservare i documenti importanti, come ricevute, assegni annullati e fatture, in modo da poter essere preparato se il tuo rendimento viene controllato dall’IRS.

Passo 4: Esegui i rapporti finanziari

Avere i tuoi rapporti finanziari pronti quando è il momento di presentare le tue tasse renderà l’intero processo più veloce e più facile sia per te che per il tuo contabile. Fortunatamente, se hai usato il software di contabilità durante l’anno, eseguire i rapporti finanziari è facile.

Quali rapporti dovresti preparare per il periodo delle tasse? Iniziate con questi:

• Scheda di bilancio
• Dichiarazione dei profitti &delle perdite
• Rapporto delle entrate
• Rapporto delle spese
• Valutazione dell’inventario
• Costo totale delle merci (COGS)
• Riassunto dell’imposta sulle vendite
• Riassunto del libro paga
• Registro del chilometraggio
• Registro dell’ammortamento dei beni

È anche importante notare che anche dopo aver archiviato le vostre tasse, è necessario conservare i registri preparati in precedenza; saranno incredibilmente importanti se l’IRS decide di controllarti da qualche parte lungo la linea.

Per quanto tempo dovrei conservare i miei documenti aziendali, vi chiederete? Molte persone vi diranno tre anni, ma in alcuni casi, l’IRS può presentare un audit fino a sei anni dopo un deposito (o anche un periodo indefinito, a seconda del motivo del controllo). I documenti fiscali sono assolutamente un caso in cui è molto meglio essere sicuri che dispiaciuti. Leggete il nostro articolo su 12 consigli per evitare un controllo fiscale per saperne di più.

Passo 5: Determinare le vostre deduzioni

Quale imprenditore non ama risparmiare? Tieni in tasca più dei tuoi guadagni approfittando delle deduzioni che possono ridurre il tuo reddito imponibile – abbassando così il tuo carico fiscale. Una cosa importante da notare qui è che tenere traccia delle vostre deduzioni durante l’anno può semplificare il processo di compilazione delle tasse.

Tuttavia, se non siete riusciti a tenere traccia delle vostre deduzioni quest’anno, prendetevi questo tempo per familiarizzare con le deduzioni aziendali standard, usate quelle che si applicano al vostro business, e pianificate di tenere traccia delle vostre deduzioni andando avanti.

Alcune deduzioni che possono applicarsi al vostro business includono:

• Deduzione del reddito “Pass-Through”: Questa è una delle nuove deduzioni delineate nel Tax Cuts and Jobs Act. Le piccole imprese qualificate possono ricevere una riduzione del reddito del 20%. Parlate con il vostro commercialista o un professionista delle tasse per scoprire se avete diritto a questa deduzione.
• Home Office: Se hai uno spazio dedicato nella tua casa che è usato esclusivamente per gli affari, puoi qualificarti per la deduzione dell’ufficio in casa. Puoi dedurre una parte delle tue spese, come le utenze, l’assicurazione e le riparazioni. Oppure puoi scegliere di usare la deduzione semplificata di $5 per piede quadrato fino a 300 piedi quadrati.
• Affitto: I pagamenti dell’affitto per il tuo spazio commerciale possono essere dedotti nella tua dichiarazione dei redditi.
• Pubblicità & Marketing: Non solo la pubblicità e il marketing portano nuovi clienti (e più entrate), ma queste spese sono completamente deducibili al momento della dichiarazione dei redditi.
• Spese del veicolo: Se usi un’auto o un camion per il tuo business, puoi dedurre questa spesa sulla tua dichiarazione dei redditi. Si può scegliere di itemizzare le spese (si pensi al gas, alla manutenzione e all’assicurazione), o si può prendere la deduzione standard al tasso stabilito dall’IRS.
• Forniture: Forniture per ufficio e altre forniture usate per operare il tuo business sono spese deducibili.
• Software: Il software relativo al business, incluso il tuo software di contabilità, può essere cancellato sulla tua dichiarazione dei redditi.
• Spese per i dipendenti: I salari dei dipendenti, i bonus, i benefici, e le spese educative sono tutti deducibili.
• Assicurazione: Puoi dedurre i premi di assicurazione aziendale e i premi di assicurazione sanitaria se sei un lavoratore autonomo.
• Spese di viaggio: Se viaggi per lavoro, spese come il trasporto e l’alloggio possono essere dedotte dalla tua dichiarazione dei redditi.

Queste sono solo una manciata di deduzioni che possono aiutare a ridurre il tuo carico fiscale. Controlla la nostra lista completa delle deduzioni fiscali per le piccole imprese per saperne di più su come puoi risparmiare soldi in questa stagione fiscale. Puoi anche massimizzare le tue deduzioni parlando con un contabile o un professionista delle tasse.

Un’ultima cosa da notare è assicurarsi di conservare tutte le tue ricevute e registrazioni per essere in grado di sostenere queste deduzioni in caso di un controllo.

Passo 6: Ottieni il massimo dal tuo software di contabilità

Se stai compilando le tue tasse da solo, è incredibilmente importante fare la tua ricerca e approfittare di ogni risorsa possibile – incluso il tuo software di contabilità. La maggior parte delle società di software di contabilità offrono un certo grado di supporto fiscale. Leggi la nostra guida, The Secret To An Easy And Stress-Free Tax Season For Your Business, per sapere quali forme di tasse supporta il tuo software. Ci sono anche molte risorse fiscali per le piccole imprese per coloro che hanno bisogno di una mano, tra cui:

• IRS Virtual Workshops: Quando sei in dubbio, chiedi all’IRS. L’IRS ha nove video per i proprietari di piccole imprese, oltre a tutte le informazioni necessarie per la compilazione delle tasse.
• First-Time Business Owners: A Brief Guide to Tax Filings: The Entrepreneur ha messo insieme un’utile guida alla compilazione delle tasse per quelli di voi che sono nuovi alle tasse aziendali.
• Careful Cents: Careful Cents è un blog gestito dall’esperta fiscale Carrie Smith, che offre due libri gratuiti – “Tax Toolkit: A Checklist for Self-Employed Biz Owners” e “The Ultimate Guide to Self-Employed Tax Deductions.”

Getting Started With Our Business Tax Prep Checklist

Tentati di aspettare fino all’ultimo minuto per presentare le tue tasse? Non aspettate – siate preparati, archiviate le vostre tasse, e dirigetevi verso il nuovo anno concentrandovi su altri aspetti del vostro business. Una volta che hai analizzato le informazioni in questo articolo, scarica la nostra lista di controllo per la preparazione delle tasse aziendali. Questa lista di controllo può aiutarvi ad assicurarvi di avere tutto ciò di cui voi (o il vostro commercialista) avete bisogno per una stagione fiscale facile e tranquilla. Buona fortuna!

Lista di controllo per la preparazione delle tasse del Mercante Maverick (PDF)