Le trattative hanno raggiunto un’impasse, ma entrambe le parti concordano su una cosa: avete bisogno di aiuto per risolvere la controversia. Ingaggiate un mediatore neutrale per fare proprio questo. Piuttosto che agire come un giudice che decide chi “vince” o “perde”, un mediatore terzo in questa mediazione assiste le parti a raggiungere un accordo.

I negoziatori spesso si sentono impreparati per la mediazione. Il fatto stesso che la vostra “trattativa” sia ora ufficialmente una “controversia” è sufficiente a farvi avvicinare alla prossima fase con trepidazione. Ecco come è probabile che il mediatore proceda e come approfittare della sua presenza per assicurare il miglior accordo possibile per la vostra azienda.

Le fasi del processo di mediazione

Fase 1: La sessione congiunta. Anche se il mediatore può contattare l’avvocato e la controparte in anticipo per questioni logistiche, le trattative mediate iniziano in genere con una sessione congiunta che serve a istruire il mediatore, a scoprire eventuali punti di vista divergenti sui fatti e a chiarire ciò che ciascuna parte considera una risoluzione soddisfacente. Il numero di persone presenti varia, ma ogni parte generalmente include un portavoce (in genere un avvocato), una o più persone coinvolte direttamente nella controversia e qualcuno con l’autorità di entrare per raccomandare una soluzione vincolante. Il mediatore porrà anche delle domande che gli permetteranno di capire meglio la controversia e la sua dinamica di fondo.

Alcuni mediatori continueranno le discussioni in sessione congiunta, sperando che lo scambio aperto di opinioni risolva rapidamente la controversia. Molti mediatori, tuttavia, a un certo punto passano a una seconda fase di incontri separati con ciascuna parte, noti come caucus. Un mediatore dice che passa alla fase dei caucus quando gli scambi nella sessione congiunta cominciano a “generare più calore che luce”. Se le emozioni sono particolarmente forti, il mediatore può evitare del tutto la sessione congiunta e procedere direttamente ai caucus, per paura di compromettere gli sforzi di conciliazione.

Fase 2: Caucus. Il mediatore di solito inizia le sessioni separate con ciascuna parte con una dichiarazione come questa: “Come sapete, qualsiasi cosa mi diciate nel caucus è confidenziale. Non ripeterò nulla all’altra parte che lei non voglia che ripeta”. Dopo aver fornito questa garanzia, il mediatore inizia a raccogliere informazioni sugli interessi di ciascuna parte. Vorrà sapere quali sono i bisogni o le preoccupazioni implicati nella controversia e l’importanza che si attribuisce a ciascuno di essi.

Armato di queste informazioni, il mediatore inizia a muoversi avanti e indietro tra le squadre per una serie di conversazioni, suggerimenti, proposte e controproposte volte a costruire una risoluzione che soddisfi gli interessi fondamentali di ciascuna parte, un processo talvolta chiamato diplomazia della navetta. Il mediatore vorrà sapere quali sono i termini di risoluzione che l’avvocato ritiene accettabili e che l’altra parte potrebbe accettare. Può anche cercare di identificare le alternative non transattive.

A seconda della complessità e dell’importanza delle questioni in discussione, possono essere necessarie diverse ore, giorni, mesi o anche di più per raggiungere un accordo. Alla fine, la mediazione porta alla risoluzione di circa l’80% di tutte le controversie mediate. A volte la risoluzione è veramente “win-win”. Altre volte, una parte è entusiasta dell’accordo e l’altra lo considera appena accettabile, anche se è meglio di un lungo, incerto e costoso viaggio in tribunale.

Migliorare i risultati della mediazione

Ora che si sa come funziona la mediazione, ecco alcuni consigli per assicurarsi di uscire dal processo con un ottimo accordo.

Tipo di mediazione #1. Sollecitare l’opinione del mediatore.

Le conversazioni private del mediatore con ciascuna parte possono condurlo verso un accordo che soddisfi tutte le parti coinvolte. Alcuni mediatori propongono idee di conciliazione; altri, che sono meno attivisti, non lo faranno. Questa tattica non solo aiuta l’avvocato a individuare la proposta che gli conviene, ma sfrutta anche la conoscenza che il mediatore ha degli interessi della parte avversa e lo aiuta a evitare di fare una proposta che la parte avversa potrebbe trovare offensiva. Supponiamo che l’avvocato intenda chiedere inizialmente 9,5 milioni di dollari al produttore di computer e ridurre gradualmente la richiesta fino a 2 milioni. Invece di chiedere semplicemente al mediatore di trasmettere questa offerta alla controparte, si chiede cosa ne pensa.

“La controparte pensa che la vostra attuale richiesta di 10 milioni di dollari sia oltraggiosa”, dice. “Una proposta di apertura di 9,5 milioni di dollari potrebbe rendere impossibile una trattativa seria. Ecco un suggerimento. Se aprite a 7,5 milioni di dollari, posso farvi notare l’importo sostanziale di cui avete moderato la vostra richiesta. Suggerirò che se la prossima offerta dell’altra parte è altrettanto moderata, ciascuna parte avrà dimostrato un desiderio in buona fede di accordarsi e dovremmo essere in grado di farlo.”

Anche se non si è obbligati ad accettare i consigli del mediatore, bisogna riconoscere che le sue conversazioni private con la controparte gli hanno fornito una notevole conoscenza degli interessi dell’altra parte. Approfittare di questa conoscenza può portare a un accordo abbastanza alto da permettere all’avvocato di perseguire la sua opportunità di investimento.

Suggerimento #2. Dare al mediatore le sue grandi idee.

Quando le trattative degenerano in una disputa, i negoziatori spesso sviluppano opinioni negative l’uno sull’altro. Se solo l’altra parte stesse negoziando in buona fede, si potrebbe pensare, avremmo risolto la questione molto tempo fa. Tali opinioni possono portare ciascuna parte a rispondere alle proposte di accordo dell’altra con scetticismo, una tendenza che gli psicologi hanno definito svalutazione reattiva.

Ovviamente, lo scetticismo non è di buon auspicio per un accordo.

Il mediatore può aiutare a superare questa barriera. Immaginate che le conversazioni con il mediatore vi abbiano portato a un nuovo piano di accordo: proponete una donazione congiunta dei portatili fragili ai sistemi scolastici pubblici (che possono imbullonarli per rendere la loro fragilità meno problematica) nei paesi in cui fate affari.

Questa mossa potrebbe generare una pubblicità favorevole per il produttore e per voi, facendo conoscere agli studenti (futuri acquirenti di computer) entrambe le aziende. Piuttosto che correre il rischio che il produttore svaluti reattivamente la vostra idea, suggerite al mediatore di proporla come sua idea. Se il mediatore ritiene che il piano sia giusto e valido, può aiutarvi a perfezionarlo e a presentarlo in modo da ridurre al minimo lo scetticismo della controparte.

Consiglio di mediazione #3. Fate un test di realtà.

A volte i punti di vista irrealistici dei membri del vostro team si rivelano essere la principale barriera alla risoluzione del problema. Se non riescono a capire gli interessi o le priorità dell’altra parte, possono raccomandare di rimanere fermi e aspettare le concessioni. O forse alcuni membri del vostro team hanno una visione esagerata della probabilità che, in assenza di una risoluzione, un tribunale si pronunci a vostro favore.

La vostra capacità di persuadere i vostri colleghi della natura irrealistica delle loro opinioni è limitata; dopo tutto, se li contraddite troppo fortemente, potrebbero dubitare della vostra lealtà. Pertanto, quando negoziate all’interno del vostro team, usate il mediatore per sostenere la vostra posizione chiedendo le sue opinioni sul dibattito interno: “Quanto è probabile che l’altra parte ceda? Che probabilità abbiamo di prevalere in tribunale?”. I membri del team sono inclini ad accordare uno status speciale alla neutralità e all’esperienza del mediatore.

Sapere quando dire di no

Nel trarre vantaggio da queste tecniche, tenere presente che i propri interessi e quelli del mediatore potrebbero non essere identici. L’unico interesse del mediatore è quello di aiutare le parti a raggiungere un accordo. Questo è anche il suo interesse, naturalmente, ma solo se l’accordo è preferibile alle alternative di non accordo, come un processo o la cessazione del rapporto con la controparte.

Quindi, l’avvocato deve chiedersi se seguire i consigli del mediatore porterà a un accordo migliore per la sua parte rispetto a nessun accordo. Immaginate che dopo due giorni intensi di proposte e controproposte, voi e il produttore di computer vi siate accordati su una donazione congiunta dei portatili troppo fragili alle scuole pubbliche, ma non sulla somma che il produttore vi pagherà per i mancati profitti. L’ultima volta avete chiesto 1,75 milioni di dollari.

Il mediatore vi propone di accettare 1,5 milioni di dollari, insieme a vari altri impegni da parte del produttore. Sebbene questi interessi possano valere più di 0,25 milioni di dollari, è impossibile assegnare loro un chiaro valore finanziario. Il mediatore dice che è ragionevolmente certo che la controparte accetterà questa proposta e che se la si accetta, la controversia sarà risolta in modo soddisfacente.

Cosa si deve fare? La cosa più importante è non accettare la proposta del mediatore solo perché ha lavorato duramente per aiutarvi a raggiungere un accordo. Invece, chiedetevi se potreste fare ancora meglio. Perché non dire al mediatore che si vogliono sia 1,75 milioni di dollari che gli impegni proposti? In caso contrario, è possibile ridurre gradualmente le richieste finanziarie fino a quando la controparte non accetta o si decide di perseguire un’alternativa all’accordo. Ricordate che lo scopo della mediazione non è quello di compiacere il mediatore, ma di assicurare il miglior accordo possibile per voi.

Ci sono dei consigli cruciali per la mediazione che potremmo aver tralasciato? Fatecelo sapere nei commenti.

Articolo di mediazione correlato: Esempi di risoluzione alternativa delle controversie (ADR): come funziona la mediazione

Adattato da “Get the Best Deal Possible in Mediation”, di Stephen B. Goldberg (professore, Northwestern Law School), pubblicato per la prima volta nella Negotiation newsletter, novembre 2006.

Originariamente pubblicato nel 2012.