La fatturazione è fondamentale per il successo del vostro studio legale. Eppure, per molti studi legali, fatturare i clienti e inseguire i pagamenti può ancora essere una delle parti più lunghe, ripetitive e temute del lavoro.

Secondo il Legal Trends Report 2019, gli avvocati registrano in media solo 2,5 ore fatturabili al giorno, con il resto della loro giornata che va verso una varietà di compiti tra cui la preparazione e l’invio di fatture, l’elaborazione dei pagamenti e l’aggiornamento dei libri contabili.

Il processo di fatturazione dello studio legale

In molti casi, il processo di fatturazione assomiglia a questo:

1. Lo studio assume un nuovo cliente e apre il suo caso
2. Il tempo fatturabile e gli esborsi/spese sono registrati durante tutto il caso
3. Alla fine di ogni mese (o alla fine del caso, se è più breve), le fatture e le spese per ogni cliente e caso sono messe in una bozza di fattura
4. Gli avvocati aggiungono note e aggiustano i costi come necessario e approvano la fattura
5. Una versione finale della fattura è creata e inviata ai clienti per il pagamento
6. I clienti pagano con qualsiasi metodo di pagamento accettato dallo studio
7. Il team di contabilizzazione invia promemoria per i pagamenti in ritardo

Mentre sembra abbastanza semplice, c’è molto spazio per colli di bottiglia e costi sprecati. Per esempio, gli avvocati che impiegano troppo tempo per approvare le fatture o che aggiungono troppe modifiche possono causare un ritardo nell’invio delle fatture.

La politica di fatturazione del tuo studio legale

Per far risparmiare tempo e denaro al tuo studio legale, è essenziale avere una politica di fatturazione chiara e standardizzata. Se state scrivendo una politica per la prima volta, vorrete considerare:

• Come fa il vostro studio a fatturare i clienti?
• Dove vedete più errori?
• Quali fasi del processo causano i maggiori colli di bottiglia?

Con questo in mente, seguite questi passi per scrivere una politica di fatturazione efficace:

1. Fornire un modello e delle linee guida

Queste dovrebbero includere quando inviare le fatture, quanto lunghe dovrebbero essere le descrizioni, quali tipi di spese devono essere incluse nelle fatture e quali dovrebbero essere cancellate, e qualsiasi comunicazione introduttiva standard sulle fatture, se necessario.

2. Scrivere il flusso del processo di fatturazione del vostro studio legale

Quali avvocati su un caso devono esaminare una fattura? In quale ordine? Le fatture vengono spedite per posta o per via elettronica? Chi deve essere informato quando una fattura viene inviata? Scrivete l’intero processo dall’inizio alla fine in modo che non ci sia confusione.

3. Impostare i requisiti per la revisione delle fatture

È utile chiedere agli avvocati di utilizzare un sistema specifico, come il software di gestione della pratica legale, per condurre le revisioni elettronicamente. Questo aiuta a velocizzare il processo e lascia meno spazio all’errore; puoi anche usare un software di automazione.

4. Integrare il team finanziario con il tuo processo di fatturazione

Assicurati che il tuo contabile o il team finanziario sappia quando le fatture vengono inviate, cosa deve ancora essere riscosso e cosa viene cancellato.

5. Includere un processo standard per le controversie e le riscossioni

Non lasciare le fatture non pagate a languire per mesi. Più aspettate, meno è probabile che i vostri clienti paghino, quindi abbiate un chiaro processo di riscossione. Stabilite chi deve seguire le fatture non pagate e quando. Avere una lettera standard o un’e-mail da inviare per chiedere il pagamento.

Se un cliente contesta una fattura, sapere chi esaminerà la controversia e fornirà i quadri per risolvere il problema.

6. Avere una politica di fatturazione pubblica per i clienti

I tuoi clienti dovrebbero avere chiara la tua politica di fatturazione, in modo che siano chiari:

• Quante volte verranno fatturate
• Quando arriveranno le fatture
• Quale tipo di pagamento è previsto
• Quanto presto devono pagare
• Le conseguenze per i pagamenti in ritardo

Scrivete questo chiaramente e rendetelo disponibile per tutti i nuovi clienti.

Requisiti per le fatture

Se stai lavorando con una grande azienda, ci possono essere requisiti rigorosi per le fatture, da quando le fatture devono essere inviate a come devono essere formattate. Tuttavia, anche se non lavorate con grandi aziende, dovreste comunque attenervi a una serie di requisiti standard per le fatture. Questo assicurerà la coerenza per i vostri clienti e manterrà il processo di fatturazione senza intoppi.

Descrizioni di fatturazione

Le descrizioni di fatturazione dello studio legale non dovrebbero essere né troppo lunghe né troppo corte. Dovrebbero fornire la giusta quantità di contesto e di informazioni per lasciare il cliente soddisfatto di aver ricevuto il valore per cui sta pagando. Descrizioni di fatturazione chiare portano a meno controversie in seguito in un caso.

Le descrizioni dei tempi di fatturazione potrebbero essere simili:

• “Incontrata con il cliente per rivedere i testamenti e rispondere alle domande”
• “Ricerca legale per rafforzare gli argomenti per l’udienza del mese prossimo”
• “Parlato e registrato i fatti del caso con il cliente”

Codici di fatturazione dello studio legale

Separati dalle descrizioni, i codici di fatturazione stabiliscono – ad un livello elevato – per quali attività o spese un cliente è stato fatturato.

Codici esemplificativi potrebbero essere:

• Riunione
• Scheda/revisione
• Ricerca

Questi codici dovrebbero, come minimo, essere coerenti all’interno del vostro studio. Un altro modo per farlo è quello di utilizzare i codici di fatturazione standard come indicato di seguito.

Fatturazione LEDES

Se il vostro studio legale lavora con clienti più grandi, il vostro processo di fatturazione può includere un passo in più: Formattare le fatture per utilizzare i codici di fatturazione LEDES per le voci di tempo e di spesa.

LEDES, o Legal Electronic Data Exchange Standard, è un formato standard per la fatturazione legale elettronica che utilizza specifiche linee guida di formato. Rende più facile per le grandi organizzazioni gestire grandi quantità di file e dati, e valutare le fatture, in quanto tutte saranno codificate nello stesso formato.

Probabilmente, a meno che il vostro cliente non lo richieda specificamente, non avrete bisogno di fornire fatture in formato LEDES. Tuttavia, vale la pena controllare se stai lavorando con un’azienda o con un cliente più grande.

Puoi anche usare i codici UTBMS (Uniform Task-Based Management System Codes) per dare ulteriori dettagli su una fattura LEDES.

Creare un modello di fatturazione

Se non sei sicuro da dove iniziare con i requisiti standard delle fatture, ci sono molti modelli di fatturazione disponibili. Le suite di software come Freshbooks forniscono un eccellente modello di fatturazione per studi legali. Puoi anche creare modelli di fatturazione personalizzati usando i temi di fatturazione in Clio.

Top tips per migliorare la produttività della fatturazione

1. Impostare le aspettative con i clienti in anticipo sul processo di fatturazione e sulle politiche del tuo studio

Una buona fatturazione si basa su una chiara comunicazione con i clienti. Una fattura non è solo una fattura: è uno strumento per comunicare il valore che fornite ai vostri clienti legali.

A seconda della vostra area di pratica, assumere un avvocato può essere una delle cose più costose che il vostro cliente faccia. Risparmiateli da bollette inaspettate: Stabilisci delle aspettative chiare su cosa i clienti possono aspettarsi di vedere nelle fatture, quando le riceveranno e come potranno pagare.

2. Traccia il tuo tempo mentre lavori per una fatturazione più accurata

Se ti sei mai seduto alla fine di una giornata di lavoro e hai cercato di ricordare esattamente dove è andato il tuo tempo, sai quanto è difficile registrare tutto su una fattura. Usa un timekeeper per tracciare il tuo tempo mentre lavori, e prendi appunti per assicurarti che il cliente abbia ben chiaro il valore che hai fornito. Questo è il modo migliore per assicurarsi che nulla venga tralasciato e che ogni registrazione sia accurata.

3. Usa descrizioni chiare

Le tue fatture ai clienti dovrebbero essere facili da capire, ma ciò non significa che debbano mancare di dettagli. Articola chiaramente tutto quello che hai fatto per il tuo cliente: Una voce per una chiamata di 15 minuti per rivedere il caso senza contesto potrebbe lasciare un cliente confuso o ansioso riguardo all’addebito.

Considera: Katy Young di Ad Astra Law Group dà la priorità all’aggiunta di chiarezza e dettagli alle fatture perché crede che crei fiducia, il che rende i suoi clienti più disposti a pagare.

4. Fatturare frequentemente e con coerenza

Con il sistema giusto, le fatture e i promemoria possono essere inviati rapidamente, quindi non c’è motivo di rimandare la fatturazione ai vostri clienti. L’invio costante di fatture più piccole può ridurre lo shock di una grande fattura inaspettata. Inoltre, c’è l’ulteriore vantaggio di incoraggiare un flusso di cassa più regolare per il vostro studio

5. Automatizzare, automatizzare, automatizzare

C’è un sacco di software disponibile per aiutare ad automatizzare i compiti di routine, in modo da poter dedicare il proprio tempo e le proprie energie a cose che non possono essere automatizzate, come rispondere a domande difficili o dare tranquillità ai propri clienti.

Prima di implementare qualsiasi software, si noti che il processo dovrebbe venire prima della tecnologia. Comprendete i nodi dei vostri processi di fatturazione, poi cercate gli strumenti che potrebbero aiutarvi a migliorarli.

Alcuni esempi includono:

• Usare software come Clio Manage per generare bozze di fatture in pochi minuti
• Utilizzare i promemoria automatici per le fatture in Clio Manage per inviare automaticamente i saldi in sospeso ai vostri clienti e ai destinatari delle fatture per inviare automaticamente gli insoluti ai clienti e ai destinatari delle fatture in base a un calendario personalizzabile
• Accettare i pagamenti con carta di credito per essere pagati più velocemente

Impostare le tariffe giuste per il vostro studio

Per iniziare a calcolare le tariffe di fatturazione del vostro studio, leggete questo articolo su come calcolare la vostra tariffa oraria in base al vostro costo dell’attività e al numero di ore fatturabili che prevedete di registrare in un anno (se il vostro studio fattura a ore invece che tramite onorario fisso o contingenza). Poi, controllate quanto da vicino la vostra tariffa scelta sia in linea con le tariffe di mercato.

Ecco uno sguardo alle tariffe orarie degli avvocati di riferimento dal Legal Trends Report 2019, compresi i tassi effettivi e i tassi aggiustati per il costo della vita in ogni stato:

Alcune statistiche interessanti:

• Il più alto tasso medio di fatturazione oraria per stato era di $346 all’ora a New York
• Il più basso tasso medio di fatturazione oraria per stato era di $158 all’ora in West Virginia
• Il più alto tasso medio di fatturazione oraria per area di pratica era un pareggio tra avvocati di diritto fallimentare e proprietà intellettuale a $340 all’ora
• Il più basso tasso medio di fatturazione oraria per area di pratica era per diritto minorile a $87 all’ora.

Se sei basso rispetto alla media delle tariffe di fatturazione del tuo stato, considera di aumentare le tue tariffe. Se le vostre tariffe sono più alte, pensate attentamente a come state fornendo un valore extra ai vostri clienti per rendere quella tariffa sensata.

Tuttavia, alla fine della giornata, ricordate che la tariffa che fate pagare dipende in qualche misura da voi. Se vuoi far pagare un po’ meno per mantenere i servizi legali accessibili agli altri nella tua comunità, va benissimo.

Buongiorno ore fatturabili: accordi di fatturazione alternativa

Cosa sono le ore fatturabili? Questo è stato a lungo oggetto di dibattito tra gli studi legali. La pratica è viva e vegeta, ma molti avvocati sostengono che questo non è il modo migliore per far pagare i servizi legali, almeno non per ogni area di pratica.

Ecco alcuni accordi di fatturazione alternativi:

Società legale basata su abbonamento

Con una società basata su abbonamento, si forniscono ai clienti servizi legali su una base di necessità per una tassa di abbonamento mensile impostato. Questa configurazione funziona bene per i clienti di piccole imprese che possono avere bisogno di aiuto regolare con le applicazioni di marchio, misure di protezione IP proattive, transazioni e altro ancora.

Questo porta ad un reddito più prevedibile per il vostro studio e a relazioni di lavoro più fluide. Può essere una sfida convincere i clienti ad accettare l’idea se sono abituati all’ora fatturabile, ma ne vale la pena.

Tariffe scorrevoli

Se lavorate con clienti con redditi più bassi, le tariffe scorrevoli possono essere appropriate. I clienti pagano le tariffe in base al loro reddito familiare, piuttosto che una tariffa standard. Questo approccio può aiutare la vostra azienda ad accedere a più clienti rendendo i vostri servizi più accessibili.

Servizi disaggregati

L’idea di servizi legali “disaggregati” si riferisce alla rappresentanza di portata limitata. L’avvocato di portata limitata e il cliente si accordano per definire il coinvolgimento dell’avvocato nel loro caso. I servizi legali disaggregati possono variare notevolmente, a seconda del compito concordato (s), in entrambi i contenziosi e questioni transazionali. Esempi potrebbero includere la valutazione di un caso o di una transazione, fornendo una guida limitata al contenzioso o alla transazione, o suggerendo documenti del tribunale o documenti transazionali da preparare.

Tariffe piatte

Se siete in grado di valutare accuratamente la quantità di lavoro richiesto per alcuni tipi di casi, le tariffe piatte possono essere un ottimo approccio alla fatturazione. Creano chiarezza sui costi in anticipo, e sono una forma di fatturazione basata sul valore – significa che si fattura in base al valore che si fornisce al cliente, piuttosto che mercificare il proprio tempo.

Certo, c’è il rischio di sottovalutare il lavoro richiesto per un caso e di fissare tariffe troppo basse. Ma con un’analisi diligente del caso, le tariffe forfettarie possono fornire un’eccellente alternativa all’ora fatturabile.

Tariffe di contingenza

Con le tariffe di contingenza, c’è il potenziale per aiutare i clienti che non possono permettersi un avvocato, poiché si viene pagati con una percentuale del denaro pagato al cliente se il caso ha successo. A seconda del caso, questo importo può essere abbastanza sostanziale.

Naturalmente, c’è anche il rischio di non essere pagati per il vostro lavoro. Ma, se riuscite a sopportare il rischio, fatturare sulla base di contingenza è un ottimo modo per costruire una pratica redditizia e servire coloro che altrimenti non potrebbero permettersi i vostri servizi.

Nota: Le tariffe di contingenza sono vietate per alcuni tipi di casi, quindi controllate due volte le regole etiche del vostro stato prima di decidere di fatturare sulla base di contingenza.

Conti d’acconto Evergreen

I conti d’acconto Evergreen semplificano il processo di ottenere il pagamento in tempo. Ecco come funziona: Il vostro cliente fornisce un acconto originale tenuto in custodia contro il quale vengono fatturati i servizi legali – e quando il loro conto fiduciario raggiunge un saldo minimo predeterminato, riempiono i fondi.

Notificare ai clienti quando i fondi fiduciari sono al livello o al di sotto del saldo minimo richiesto è la chiave del successo. In questo caso, la tecnologia può aiutare automatizzando le notifiche quando il fondo fiduciario di un cliente scende sotto il saldo minimo.

Piani di pagamento

Dato che il 44% degli studi legali dice che i clienti non pagano le loro fatture perché non hanno i fondi per pagare in una sola volta, secondo il 2017 Legal Trends Report, offrire piani di pagamento può essere un grande aiuto per garantire che il tuo studio venga pagato.

Prima di iniziare, create delle linee guida chiare per quando offrire piani di pagamento, redigete un modello di accordo per determinare come i pagamenti saranno raccolti, quali metodi di pagamento saranno accettati, e cosa succede quando un pagamento è in ritardo.

Poi, istituite un sistema per la fatturazione dei clienti e la raccolta dei fondi per aiutare ad automatizzare il lavoro ripetitivo.

Tariffe ragionevoli e trasparenza dei prezzi

Quando si tratta di etica e fatturazione, la chiarezza è fondamentale. La regola 1.5 del modello di regole di condotta professionale dell’ABA afferma che un avvocato non può raccogliere un “onorario irragionevole” o un “importo irragionevole per le spese”. L’ABA fornisce otto fattori da considerare quando si determina se una tassa è ragionevole, comprese le tasse addebitate per servizi legali simili, la reputazione dell’avvocato, ed eventuali vincoli di tempo.

Una buona pratica è quella di rendere le vostre fatture il più chiaro e preciso possibile. Se si sta fatturando a ore, fornire note chiare e dettagliate sul lavoro svolto. Se stai fatturando tramite onorario fisso o contingenza, assicurati di avere un solido ragionamento sul perché le tue tariffe sono ragionevoli.

Se sei nel Regno Unito, dovrai essere consapevole delle regole di trasparenza dei prezzi della SRA, che afferma che le informazioni sui prezzi devono essere fornite in un formato chiaro e facile da capire. Altri requisiti includono la necessità di fornire un costo totale, spiegare la base delle tue tariffe e comunicare ciò che è e non è incluso nei tuoi servizi.

Fatturazione, reporting e monitoraggio

Per mantenere il tuo processo di fatturazione in pista, devi tenere d’occhio i saldi in sospeso, i pagamenti e le entrate. Ecco alcuni rapporti che puoi usare per monitorare il processo finanziario del tuo studio legale e mantenere il tuo processo di fatturazione senza problemi:

Rapporto crediti

Il rapporto crediti aiuta le aziende a determinare gli importi in sospeso su tutte le fatture aperte e scadute su base per utente, per cliente e per materia. Il rapporto dettaglia gli importi dovuti sulle fatture in sospeso approvate, i pagamenti parziali fatti per quegli importi, e le note di credito applicate alle fatture.

Il rapporto di invecchiamento dei crediti

Il rapporto di invecchiamento dei crediti aiuta le aziende a tracciare le fatture non pagate. Divide i crediti scaduti in categorie d’invecchiamento (per esempio, fatture non pagate da 1-30 giorni, da 31-60 giorni e da 61-90 giorni). Questo vi permette di essere pagati più velocemente seguendo in modo efficiente i clienti le cui fatture sono in ritardo.

Rapporto storico di fatturazione

Il rapporto storico di fatturazione fornisce una vista dettagliata dei crediti aperti, dei crediti scaduti e delle fatture pagate. Questo fornisce una storia completa della fatturazione dei vostri clienti.

Report di riepilogo del bilancio della materia

Il rapporto di riepilogo del bilancio della materia fornisce al vostro studio legale un’istantanea dei crediti in sospeso, così come quanto è il lavoro in corso, e le spese in corso, su una base per materia o per cliente.

Rapporto sui pagamenti delle fatture

Il rapporto sui pagamenti delle fatture offre agli studi legali una visione dettagliata dei pagamenti delle fatture per le singole questioni, effettuati verso le singole voci di servizio e di spesa, e gli utenti responsabili di tali voci.

Rapporto sulle entrate

Il rapporto sulle entrate aiuta lo studio a visualizzare e quantificare le metriche di performance chiave per utente, per cliente e per materia. Il rapporto dettaglia ore, spese e tasse in termini di importi non fatturati, fatturati e raccolti.

Come farsi pagare più velocemente

Gli studi legali spesso trovano che ci voglia troppo tempo per essere pagati. E, guardando al Legal Trends Report 2019, di tutte le ore fatturate ai clienti, il 14% non viene mai pagato.

Ecco quattro consigli per migliorare le raccolte nel tuo studio legale.

1. Migliorare la gestione del tempo

Uno dei modi più importanti per migliorare il flusso di cassa è quello di implementare la diligenza nella gestione del tempo e delle registrazioni. Come puoi riscuotere il tempo fatturato se non l’hai tracciato? Prendi appunti su quello che stai facendo, rivedi le chiamate e le e-mail in uscita, e, come detto sopra, traccia il tempo mentre vai.

2. Fattura in modo coerente

Pensa per un minuto al modo in cui gestisci le fatture nella tua vita personale. Quando queste fatture arrivano in un momento prevedibile, puoi fare un bilancio di conseguenza e pagarle in tempo. Quando le fatture sono imprevedibili e incoerenti, è più difficile rimanere in cima alle cose.

Far uscire le fatture in tempo, alla stessa ora ogni mese, aiuterà il vostro studio a raccogliere più velocemente.

3. Inviare solleciti regolari

Non lasciare che le fatture dimenticate dello studio legale scivolino sotto il radar. Prendete l’abitudine di inviare regolarmente solleciti ai clienti che non hanno pagato. Automatizzare questo processo aiuterà a risparmiare tempo e denaro.

4. Accettare pagamenti con carta di credito

Se chiedete ancora ai vostri clienti di pagare con assegno, potreste chiedere loro di usare un metodo di pagamento che non usano da anni (o che non hanno mai usato). Nell’era digitale, i clienti si aspettano comode opzioni di pagamento online. Come avvocato, puoi dare loro questa opzione con i pagamenti online con carta di credito.

Tutto ciò che serve è un po’ di diligenza per assicurarsi di accettare pagamenti con carta di credito seguendo le regole etiche.

Gli studi legali hanno bisogno di un processore di carte di credito che non permetta chargeback sui conti fiduciari, e che non prenda commissioni dai conti fiduciari. Quindi, se un cliente contesta un addebito che risulta in un chargeback, e la società della carta di credito ritira il denaro da un conto fiduciario in comune, questo può causare una violazione etica.

Di solito, questo significa utilizzare un processore di carte di credito su misura per gli avvocati, come Clio Payments.

Bend Law ha scoperto che l’utilizzo del software Clio Payments ha migliorato significativamente il suo processo di fatturazione e raccolta:

Software di fatturazione per studi legali

Investire in un software di fatturazione per studi legali fa un’enorme differenza nel modo in cui spendete il vostro tempo e riduce il rischio di errore.

Clio Manage vi permette di creare facilmente fatture di marca e piani di fatturazione personalizzati e di accettare pagamenti con carta di credito. Gestisce funzioni di contabilità fiduciaria e si integra anche con i vostri programmi di contabilità preferiti, tra cui QuickBooks Online, Xero e Klyant, in modo da poter mantenere tutte le informazioni finanziarie in sincronia.

Investire in un software di fatturazione legale per aiutare il vostro processo a funzionare più agevolmente può essere prezioso per il vostro studio: Chris Trebatoski di Treblaw LLC riceve tutte le sue fatture ogni mese nel giro di 15 minuti con Clio – un compito che gli richiedeva molto più tempo in uno studio più grande.

“Passo meno tempo a fare le mie registrazioni e a spedire le mie fatture usando Clio di quanto ne abbia passato a fare il presidente di fatturazione e riscossione in un grande studio legale chiamando altri avvocati dicendo, ‘Puoi far uscire la tua fattura? Non abbiate paura di una curva di apprendimento, un software come Clio Manage è molto intuitivo, e un piccolo investimento per imparare come funziona può produrre una vita di pratiche di fatturazione semplificate per il vostro studio legale.

Nota: Le informazioni contenute in questo articolo si applicano solo alle pratiche statunitensi. Questo post è fornito solo a scopo informativo. Non costituisce una consulenza legale, aziendale o contabile.

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