L’uso dei controlli dei precedenti penali per scopi lavorativi è diventato sempre più comune nell’ultimo decennio. Secondo un sondaggio di CareerBuilder del 2016, il 72% dei datori di lavoro eseguono qualche tipo di controllo dei precedenti su ogni nuovo dipendente. Tra i datori di lavoro che utilizzano i controlli, l’82% sta controllando i nuovi assunti per la storia criminale.
I datori di lavoro spesso si aspettano che le ricerche sulla storia criminale includano tutti i problemi che un soggetto ha mai avuto con la legge, comprese le condanne per reati minori, le condanne per reati gravi e gli arresti. Molte società di screening dei precedenti non includono informazioni sull’arresto nei loro rapporti di controllo dei precedenti.
Perché le registrazioni di arresto sono escluse da questi controlli e come possono i datori di lavoro esaminare le informazioni sulla storia dell’arresto se desiderano farlo? Questo libro bianco risponde a queste domande e fornisce informazioni stato per stato sull’uso corretto delle storie di arresto per le decisioni di impiego.

La controversia sui registri di arresto nell’impiego

I registri di arresto, come altri tipi di informazioni sulla fedina penale, sono generalmente parte del pubblico registro. L’eccezione più comune riguarda i verbali d’arresto relativi a un’indagine in corso delle forze dell’ordine. Alcuni stati richiedono che i verbali d’arresto vengano distrutti o cancellati dai registri pubblici se il soggetto non viene accusato o riconosciuto colpevole o se le accuse contro di lui vengono ritirate.

I dettagli dei verbali d’arresto vengono tipicamente fuori durante un’indagine dettagliata del background di una persona. Come tale, le società di controllo dei precedenti trovano tipicamente queste informazioni durante le loro indagini. Tuttavia, la maggior parte delle agenzie di controllo dei precedenti non include dettagli sulle storie di arresto nei loro rapporti di controllo dei precedenti.
C’è una certa controversia sull’uso delle informazioni sulla storia dell’arresto nelle decisioni di impiego. Uno dei motivi di questa controversia è che le registrazioni di arresto non sono significative di per sé. Senza una condanna, un verbale di arresto non è la prova che qualcuno sia colpevole di un crimine. Se le registrazioni di arresto sono incluse in un rapporto di controllo dei precedenti, possono portare i candidati ad essere squalificati per la considerazione del lavoro per crimini per i quali non sono mai stati effettivamente accusati, o per reati di cui non sono stati trovati colpevoli.
La Equal Employment Opportunity Commission ha pubblicato diversi punti di orientamento per aiutare i datori di lavoro a navigare in questa complessa situazione.
Il primo punto della guida è che i datori di lavoro che usano i precedenti di arresto come una vera e propria squalifica per l’impiego stanno probabilmente discriminando contro le minoranze o gruppi protetti.
Il secondo punto della guida è che i datori di lavoro sono liberi di essere sospettosi di un candidato se lui o lei ha una storia di arresti. Tuttavia, se questi arresti non sono collegati a condanne, il datore di lavoro deve indagare ulteriormente sul caso per determinare se il candidato o il dipendente ha commesso i reati in questione. Poiché la maggior parte dei datori di lavoro non ha le risorse o il know-how per condurre una tale indagine, le società di controllo dei precedenti li proteggono da potenziali richieste di discriminazione o cause legali non divulgando le registrazioni di arresto.

Recordini di arresto e leggi statali: What Employers Can and Cannot Do by Location

La guida fornita dall’EEOC sui verbali di arresto e il loro uso in situazioni di lavoro è solo questo: una guida. Mentre i datori di lavoro farebbero bene a seguire questa guida per evitare politiche di assunzione discriminatorie, l’EEOC non fa le leggi. Non c’è nessuna legge federale che proibisca alle aziende di prendere in considerazione i registri d’arresto per scopi lavorativi. Ci sono molte parti del paese dove i datori di lavoro possono usare i registri d’arresto se 1) desiderano farlo e 2) sono disposti a fare la ricerca per trovarli.
Solo perché non esiste una legge federale riguardante l’uso dei registri d’arresto in situazioni di lavoro non significa che non ci siano leggi, punto. Molti stati hanno approvato leggi che limitano, regolano o vietano del tutto l’uso delle storie di arresto per le decisioni di lavoro. Come tale, il diritto della vostra azienda di considerare i precedenti d’arresto quando si assume un nuovo dipendente dipenderà dalla vostra posizione.
Per aiutare i datori di lavoro a capire dove si trovano, offriamo una panoramica completa dei 50 stati e Washington, D.C. e li dividiamo in quattro categorie. Queste categorie sono:
– Stati che vietano completamente l’uso dei registri d’arresto
– Stati con regole che riguardano i registri espunti, sigillati o archiviati
– Stati che permettono o vietano le indagini sull’arresto in certe situazioni ma non in generale
– Stati che non hanno leggi che limitano l’uso di informazioni su condanne o arresti
Nota che queste categorie sono intenzionalmente ampie. Le leggi di ogni stato sono leggermente diverse, il che significa che anche due stati che rientrano nella stessa categoria possono avere regolamenti diversi su come i registri di arresto possono essere usati per decisioni di lavoro.

Stati che vietano completamente l’uso dei registri di arresto

Alcuni stati vietano l’uso dei registri di arresto per scopi di assunzione. Le leggi di questi stati non proibiscono ai datori di lavoro di guardare i registri d’arresto. Invece, o ordinano ai datori di lavoro di non indagare affatto sui registri d’arresto o impediscono alle aziende di considerare gli arresti “che non hanno portato a una condanna”.”
Gli stati che rientrano in questa categoria includono:
– Arizona
– California
– Hawaii
– Maine
– Massachusetts
– Michigan
– Montana
– New York
– Pennsylvania
– Wisconsin
Ci sono eccezioni in alcuni di questi stati. California, New York e Wisconsin permettono ai datori di lavoro di prendere in considerazione i registri di arresto se le accuse sono ancora pendenti contro il soggetto. In Wisconsin, se le accuse sono pendenti, il datore di lavoro può squalificare il candidato su questa base solo se le accuse sono rilevanti per il lavoro in questione. Per la maggior parte, i datori di lavoro in questi stati dovrebbero evitare di usare i verbali d’arresto in qualsiasi assunzione o situazione relativa all’impiego.

Stati con regole relative ai verbali cancellati, sigillati o archiviati

Molti stati hanno leggi che proibiscono ai datori di lavoro di indagare o prendere decisioni basate su verbali che sono stati cancellati, sigillati o archiviati. Queste leggi non riguardano specificamente i registri di arresto. Piuttosto, riguardano qualsiasi tipo di storia criminale – inclusi arresti, accuse o condanne – che sono stati cancellati o sigillati da quando sono entrati nei registri pubblici.
Tecnicamente questi registri non dovrebbero essere più accessibili al pubblico, il che significa che non dovrebbero comparire nei controlli dei precedenti. Tuttavia, i database non sempre vengono aggiornati velocemente o in modo affidabile come dovrebbero. I registri espunti o sigillati a volte compaiono nei controlli dei precedenti o anche nelle ricerche standard sul web. I datori di lavoro nei seguenti stati non possono usare questi documenti (compresi i documenti di arresti relativi a crimini cancellati) per prendere una decisione relativa all’impiego:
– Colorado
– Connecticut
– Delaware
– Illinois
– Indiana
– Kansas
– Mississippi
– Nebraska*
– New Hampshire**
– Ohio
– Oklahoma
– Utah
– Virginia
In questi stati, i datori di lavoro devono fare attenzione a non chiedere, richiedere o pretendere che i candidati o i dipendenti rivelino documenti che sono stati espunti, sigillati o archiviati. Inoltre, i datori di lavoro devono fare attenzione a seguire alla lettera il Fair Credit Reporting Act (FCRA).
I datori di lavoro che desiderano squalificare i candidati per motivi legati ai precedenti penali o di arresto devono avvisare i candidati per iscritto e dare loro l’opportunità di rispondere. In questo modo, un candidato può informare il datore di lavoro se l’accusa, l’arresto o la condanna squalificante è qualcosa che è stato cancellato dalla sua fedina penale.

Stati che permettono o vietano le indagini sull’arresto in certe situazioni ma non in generale

Alcuni stati hanno leggi che permettono ai datori di lavoro di indagare sui precedenti di arresto o di considerarli come un fattore per le decisioni di impiego, ma solo in certe situazioni. Questa categoria è la più piccola delle quattro discusse in questo libro bianco.
Di seguito, spieghiamo le politiche che questi cinque stati applicano per quanto riguarda i datori di lavoro e i precedenti di arresto.
Georgia: In Georgia, i datori di lavoro sono limitati nella loro capacità di informarsi sui precedenti d’arresto che appartengono ai primi colpevoli. I datori di lavoro non sono autorizzati a considerare le registrazioni di arresto che non hanno portato a un verdetto di colpevolezza o condanna se il soggetto è un primo trasgressore. Gli arresti di una persona che è stata precedentemente arrestata o condannata per un crimine sono un gioco leale per i datori di lavoro da considerare. I residenti in Georgia sono idonei ad avere i loro primi arresti scaricati sotto la “Legge del primo trasgressore” dello stato: I datori di lavoro del Maryland possono chiedere ai candidati solo arresti o condanne che “hanno una relazione diretta con il lavoro”. In altre parole, i datori di lavoro non possono fare domande generiche ai loro candidati come: “È mai stato arrestato?” o “È mai stato condannato per un crimine? Devono specificare quali crimini vogliono conoscere. Se c’è un arresto o una condanna che è rilevante per il lavoro in questione, i datori di lavoro possono chiederlo e considerarlo nei loro processi decisionali. L’eccezione è se questi arresti o condanne rilevanti sono stati espunti o sigillati.
New Jersey: I datori di lavoro del New Jersey possono richiedere, recuperare e considerare le informazioni sugli arresti con accuse pendenti. Tuttavia, non sono autorizzati a chiedere informazioni sui precedenti che sono stati espunti o sugli arresti che non hanno portato a una condanna penale. I datori di lavoro non possono presumere che un candidato con un arresto in corso sia colpevole.
Washington: A Washington, i datori di lavoro possono informarsi sugli arresti ma devono includere domande sullo stato delle accuse. Il datore di lavoro deve chiedere se le accuse relative all’arresto 1) sono ancora pendenti, 2) sono state archiviate, e 3) hanno portato a una condanna di un crimine rilevante per il lavoro in questione. I datori di lavoro devono chiedere se l’arresto ha avuto luogo negli ultimi 10 anni; arresti più vecchi non possono essere considerati.
Texas: In Texas, le restrizioni per i datori di lavoro e i registri di arresto si riferiscono allo stipendio del lavoro da ricoprire. Se il lavoro paga 75.000 dollari o meno di stipendio annuale, il datore di lavoro è autorizzato a considerare solo arresti o condanne degli ultimi sette anni. Se il lavoro paga più di 75.000 dollari all’anno, i datori di lavoro possono prendere in considerazione arresti o condanne più vecchie di sette anni.
Gli stati con politiche di “ban the box” possono anche avere limitazioni sull’uso dei registri di arresto. Non abbiamo incluso le politiche di divieto delle caselle in questo documento, poiché non proibiscono espressamente l’uso di informazioni sulla storia delle condanne o degli arresti. Piuttosto, queste politiche impediscono ai datori di lavoro di chiedere informazioni sulla storia criminale (compresi gli arresti) nelle domande di lavoro. Possono anche richiedere ai datori di lavoro di ritardare i controlli sul background fino a più tardi nel processo di assunzione. Di per sé, le politiche “ban the box” non proibiscono ai datori di lavoro di conoscere o considerare le storie di arresto ai fini dell’assunzione.

Stati che non hanno leggi che limitano l’uso di informazioni su condanne o arresti

Molti stati del paese non hanno leggi che vietano o limitano l’uso di informazioni di arresto per i datori di lavoro. Questi stati includono:
– Alabama
– Alaska
– Arkansas
– Idaho
– Iowa
– Kentucky
– Louisiana
– Missouri
– New Mexico
– North Carolina
– North Dakota
– Rhode Island
– South Carolina
– South Dakota
– Tennessee
– Vermont
– West Virginia
– Wyoming
– Washington, D.C.
Al momento della stesura di questo articolo, questi stati non hanno alcuna legge oltre alla legislazione “ban the box” che limita i datori di lavoro a fare domande sugli arresti o a considerare le informazioni sull’arresto quando si prendono decisioni sull’impiego.

Disclaimer

Siamo fedeli alle informazioni fornite sopra, ma ci sono alcune rivelazioni importanti che dobbiamo dare. Dovresti considerare queste informazioni prima di prendere qualsiasi decisione o pianificare qualsiasi politica di assunzione basata sui dettagli discussi in questo documento.
Solo perché uno stato non ha attualmente una legge che vieta l’uso di registri di arresto per le decisioni di lavoro, non significa che rimarrà così. La legislazione sul controllo dei precedenti è sempre in evoluzione, come dimostrato dalla rapida diffusione della legislazione “ban the box”. Prima di prendere qualsiasi decisione sul processo di assunzione della vostra azienda, dovreste ricontrollare le leggi del vostro stato per assicurarvi che non ci siano nuove leggi in vigore.

Come menzionato in precedenza, gruppi per le pari opportunità di impiego come l’EEOC e organizzazioni per i diritti umani hanno emesso linee guida sull’uso (o non uso) dei registri di arresto. Per esempio, la Commissione per i diritti umani del Kansas ha emesso una guida che istruisce i datori di lavoro che è “sconsigliabile” chiedere informazioni sugli arresti che non sono “sostanzialmente collegati” al lavoro in questione. Il Kansas è uno degli stati che proibiscono le domande sugli arresti che sono stati cancellati. Non seguire una guida come questa può portare a potenziali difficoltà con i gruppi in questione, compresa un’azione legale per politiche di assunzione discriminatorie.

Anche se uno stato non ha una legge sui registri di arresto e lo screening del lavoro, una giurisdizione locale potrebbe. Un esempio è Hartford, Connecticut, dove gli appaltatori che lavorano per la città non sono autorizzati a squalificare i candidati sulla base di arresti o accuse penali. Un altro è Portland, Oregon, dove i datori di lavoro non sono autorizzati a considerare gli arresti che non hanno portato a condanne, a meno che gli arresti abbiano accuse pendenti. Fate sempre riferimento alle leggi e alle ordinanze della vostra zona prima di prendere qualsiasi decisione riguardo agli arresti e alle assunzioni.

Il verdetto

In definitiva, è importante ricordare che gli arresti non significano nulla senza le corrispondenti condanne. Indipendentemente dalle leggi del tuo stato o giurisdizione, è sempre più sicuro non considerare i registri di arresto per le decisioni relative all’occupazione.
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ed efficace. I nostri servizi US OneSEARCH e US OneVERIFY utilizzano più di 670 milioni di record di tutti i 50 stati (più Washington, D.C., Guam e Porto Rico). Offriamo anche ricerche penali locali, statali e federali e una serie di altri servizi completi di controllo dei precedenti.