Le aziende dovrebbero scrivere le loro fatture con un tono professionale usando un linguaggio chiaro e semplice. È importante essere sempre educati quando si invia una fattura a un cliente e in tutte le altre comunicazioni aziendali relative ai pagamenti.

La formulazione di una fattura dovrebbe essere il più chiara possibile. Indicare chiaramente la data di scadenza della fattura, l’importo dovuto e i servizi forniti. Se una fattura o la sua e-mail di accompagnamento contiene un linguaggio vago, il cliente può essere lasciato confuso, interpretare male le informazioni e può essere in ritardo nell’invio del pagamento come risultato.

Ecco alcuni argomenti che vi aiuteranno a imparare come scrivere una fattura in modo professionale:

Suggerimenti per l’invio di fatture che vengono pagate

Campione di e-mail per fatture

Come seguire le fatture non pagate

Suggerimenti per l’invio di fatture che vengono pagate

Le fatture sono documenti che permettono alle piccole imprese di ricevere pagamenti dai loro clienti, ma ci sono strategie per inviare fatture che hanno più probabilità di farvi pagare rapidamente. La giusta messaggistica, sia all’interno della fattura stessa che nell’e-mail di accompagnamento, può motivare i clienti a pagare subito la fattura. Ecco alcuni consigli per comunicare con i clienti riguardo alle fatture:

Invia le fatture rapidamente

È importante creare le tue fatture e inviarle ai clienti non appena hai completato il lavoro che stai fatturando. Non solo significa che sarai pagato prima per i tuoi servizi, ma significa anche che stai scrivendo le fatture mentre il lavoro è fresco nella tua mente. Quando scrivi le fatture non appena il lavoro è stato fatto, ricorderai tutti i dettagli e sarai meno propenso a fare errori nella tua fattura, il che può confondere o far arrabbiare i clienti, ritardando il pagamento.

Siiii sempre educati

Siiii sempre educati quando si formulano le fatture e tutte le comunicazioni di accompagnamento, come le e-mail. Una comunicazione cortese ti aiuta a mantenere forti relazioni professionali con i tuoi clienti, il che aumenta le tue possibilità di ripetere il lavoro. Essere cortesi nelle fatture ti aiuta anche ad essere pagato più velocemente, secondo uno studio di FreshBooks. Lo studio ha scoperto che usare parole come “per favore” e “grazie” quando si scrivono le fatture può aumentare la percentuale di fatture pagate di oltre il cinque per cento.

Sempre essere concisi

Quando scrivi le tue fatture, sii sempre conciso e vai al punto. Indicate chiaramente le informazioni di cui i clienti hanno bisogno per pagarvi secondo i vostri termini: elencate l’importo dovuto e la data di scadenza. A volte, le aziende cercano di usare termini fantasiosi quando scrivono le fatture, ma questo può confondere i clienti. Per esempio, invece di usare parole come “pagamento dovuto al ricevimento”, che è vago, elenca solo la data di scadenza, cioè “pagamento dovuto il 31 dicembre 2018.”

Rendi facile il pagamento

Rendi facile ai tuoi clienti pagare le tue fatture, in modo che abbiano una migliore esperienza cliente e che tu venga pagato più velocemente. Includi una dicitura chiara nella tua fattura che indichi ai tuoi clienti i diversi metodi di pagamento che possono utilizzare. Se accetti assegni, includi una dicitura che copra tutti i dettagli necessari, come “Si prega di intestare gli assegni a My Small Business e di spedirli a questo indirizzo”. Se accetti pagamenti online, includi un pulsante “Paga ora” in fondo alla tua fattura o nel corpo della tua email di accompagnamento che si collega direttamente alla pagina di pagamento online, per rendere il più facile possibile per i tuoi clienti trovarla.

Sempio di email di fattura

È importante scrivere le email di fattura in modo educato e conciso in modo che il tuo tono sia professionale e le informazioni trasmesse siano chiare ai clienti. Questo esempio di modello di email di fattura può aiutarti a scrivere email professionali per accompagnare le tue fatture:

Insegna dell’oggetto: Nome della tua azienda: Fattura #001

Caro nome del cliente,

Spero che tu stia bene.

Volevo farti sapere che una nuova fattura #001 è stata creata sul tuo account. Puoi trovare la fattura allegata a questa e-mail. Si prega di pagare il saldo di $ 500 entro il 31 dicembre 2018.

Puoi pagare inviando un assegno a:

La tua ragione sociale
Il tuo indirizzo commerciale completo
Il tuo codice postale

Grazie per la tua attività; non vedo l’ora di lavorare presto con te di nuovo.

Saluti gentili,

Il tuo nome
I tuoi dettagli di contatto

Come seguire le fatture non pagate

È importante seguire le fatture non pagate non appena diventano scadute. La formulazione che usate per seguire le fatture non pagate dovrebbe essere educata ma diretta. Date al vostro cliente il beneficio del dubbio: c’è una buona probabilità che il ritardo nel pagamento sia dovuto a un errore di trascrizione e non stanno trattenendo il pagamento maliziosamente.

Qui c’è un modello di email per aiutare le piccole imprese a seguire le fatture non pagate:

Indirizzo oggetto: Nome della tua azienda: Fattura #001

Caro nome del cliente,

Spero che tu stia bene. La sto contattando per quanto riguarda la fattura #001. Questo è un promemoria amichevole che il pagamento era dovuto il 31 dicembre 2018. Si prega di inviare il pagamento il prima possibile.

Puoi pagare inviando un assegno a:

La tua ragione sociale
Il tuo indirizzo commerciale completo
Il tuo codice postale

Sono ansioso di sentire da te. Si prega di contattare me se avete domande.

Saluti gentili,
Il tuo nome
I tuoi dati di contatto