Molte aziende hanno almeno alcuni clienti che, per vari motivi, non pagano le loro fatture. Ci sono, comunque, dei passi che puoi fare per migliorare le tue possibilità di raccogliere il denaro che ti è dovuto.

Dichiarare le tue politiche di fatturazione in anticipo

Mentre ci sarà qualche variazione a seconda del tipo di attività che hai (studio professionale, attività basata sui servizi, attività basata sul web, attività all’ingrosso), c’è generalmente un modo appropriato ed efficace per presentare ai clienti le tue politiche di fatturazione.

Se hai uno studio professionale o di consulenza, l’uso di una lettera di ritenzione è una pratica comune. La lettera dovrebbe indicare quanti giorni un cliente ha a disposizione per pagare una fattura e se ci sono interessi o spese finanziarie per i pagamenti in ritardo. Il cliente dovrebbe firmare una copia della lettera per riconoscere che lui o lei capisce e accetta i termini. Se avete un altro tipo di attività, come la vendita all’ingrosso o la produzione, potete e dovete comunque preparare un documento per i vostri clienti che stabilisca le stesse informazioni di base su quando le fatture sono dovute e quali spese saranno aggiunte se non vengono pagate.

Se avete un’attività basata sul web, o comunque usate un sito web per fornire dettagli significativi sulla vostra attività, è altamente consigliabile dedicare una pagina del sito alle vostre politiche di fatturazione.

Fatturazione intelligente

È più facile per voi aspettarsi un comportamento di pagamento responsabile dai vostri clienti se vi impegnate in un comportamento di fatturazione responsabile. Le pratiche di fatturazione intelligente e responsabile includono:

• Fatturazione tempestiva. A meno che non abbiate un accordo specifico in cui, per esempio, fatturate su base mensile, emettete le vostre fatture il più presto possibile dopo il completamento del lavoro o la consegna della merce.
• Fatturare chiaramente. Assicuratevi che il cliente sappia esattamente a cosa serve la fattura e chi contattare in caso di domande.
• Fatturare “proattivamente”. Dichiarare sulla fattura (o su una lettera di accompagnamento) che il cliente deve contattarvi se ci sono problemi.
• Fatturare con incentivi al pagamento. Addebitare gli interessi sulle fatture scadute e, forse, fornire sconti per il pagamento anticipato, spesso incoraggia i clienti a pagare prima le vostre fatture.
• Essere tempestivi e chiari con gli avvisi di scadenza.

Oltre a questi ultimi punti, è una politica di fatturazione intelligente conservare copie degli assegni di pagamento dei clienti e copie di tutta la corrispondenza dei clienti. Gli assegni mostrano dove i clienti possono avere conti bancari, il che può diventare importante se avete bisogno di passare attraverso un processo di raccolta formale. Allo stesso modo, la corrispondenza con i clienti può fornire informazioni, o almeno accenni, su dove si trova un cliente non pagante o anche sulla situazione lavorativa, che possono essere informazioni cruciali in un caso di riscossione.

Attività di riscossione iniziali

Se un cliente non risponde alle vostre fatture, probabilmente dovrete considerare di prendere altre misure per raccogliere ciò che vi è dovuto. Comprendete che questo può essere un processo frustrante, in cui, ad ogni nuovo passo, potreste dover rivedere le circostanze e decidere quanto ancora volete perseguire il cliente.

Il Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) federale regola il comportamento delle agenzie di recupero crediti, ma non si applica alle aziende che cercano di recuperare i propri crediti. Tuttavia, gli stati hanno spesso le loro leggi che pongono alcune limitazioni su ciò che la vostra azienda può fare per recuperare un debito. Per esempio, bugie, minacce, abusi e molestie sono generalmente off-limits. Se stai facendo il tuo lavoro di raccolta, dovresti consultare le leggi pertinenti nel tuo stato.

Il processo di raccolta di solito inizia con le telefonate e l’invio di lettere di raccolta. Con le telefonate, è importante evitare le molestie. Si dovrebbe evitare di fare molte telefonate, o chiamate in ore strane (come il mezzo della notte), semplicemente per infastidire o irritare. Non volete che i vostri sforzi vi si ritorcano contro perché siete stati eccessivamente – o addirittura illegalmente – aggressivi. Per quanto riguarda le lettere di riscossione, dovreste sviluppare e tenere in archivio dei modelli di base che potete rapidamente personalizzare per ogni particolare cliente.

Un ulteriore passo possibile è quello di offrire di sistemare un cliente non pagante per un importo scontato. Per esempio, si può offrire di accettare il 75% dell’importo dovuto se il cliente paga per intero, con fondi garantiti, entro cinque giorni (o qualche altra scadenza chiara). Se funziona, questo può essere un modo più economico per risolvere una questione di riscossione rispetto a intraprendere ulteriori passi. Se provate questo approccio, dovreste considerare fortemente di rendere chiaro al cliente che si tratta di un’offerta unica. Non volete alcuna confusione, né volete ulteriori mal di testa legati a nuove infinite “trattative”, se l’offerta non porta al pagamento previsto. Fare l’offerta non dovrebbe influenzare i vostri diritti al pagamento completo tramite una causa di riscossione in tribunale.

Corte per le controversie minori e altre opzioni finali

Alla fine, vi rimangono poche opzioni di base. Due di queste opzioni, lavorare con un’agenzia di raccolta o lavorare con un avvocato, vi costerà denaro, e quindi ridurrà l’importo che potreste alla fine raccogliere dal debitore. Inoltre, un’agenzia di raccolta sarà chiaramente vincolata dal FDCPA. Tuttavia, queste opzioni possono essere utili se semplicemente non avete il tempo di gestire la questione da soli, e siete disposti ad accettare sostanzialmente meno dell’importo della fattura originale per risolvere la controversia.

Paragonato ad altre opzioni, rappresentando se stessi in tribunale per le piccole richieste ha diversi vantaggi. In primo luogo, non dovete pagare qualcun altro. Le agenzie di recupero crediti spesso trattengono fino alla metà di quello che riescono a raccogliere per voi. In secondo luogo, in molti casi, il convenuto (la persona che vi deve dei soldi) non si presenta all’udienza; spesso questo avviene perché la persona sa che i soldi sono dovuti e non vuole provare a presentare alcun tipo di difesa. Questo fatto significa che avrete qualche possibilità di ottenere semplicemente una sentenza predefinita a vostro favore. In terzo luogo, poiché una sentenza contro un debitore può avere un effetto negativo sul suo rating di credito, la semplice presentazione di un reclamo in tribunale può essere un incentivo per alcuni debitori ad accordarsi con voi.

Tuttavia, siate consapevoli che avrete bisogno di prove solide che la persona che state citando in giudizio vi deve i soldi. Mentre alcuni debitori credono di non avere difese valide e non combatteranno una causa di modesta entità, altri credono fortemente di essere giustificati a non pagare. Se non pensate di avere un caso forte, o se pensate che il debitore probabilmente combatterà, dovreste moderare il vostro ottimismo sulle vostre possibilità in una causa per controversie di modesta entità – il risultato potrebbe essere una sentenza per molto meno dell’importo della fattura originale, o, in un caso molto debole, forse anche una sentenza completa a favore del convenuto.

Dovreste anche tenere a mente che vincere una sentenza del tribunale non mette fine alla questione. Dovrete ancora passare attraverso il processo di pignoramento – localizzare e prendere beni dal debitore per pagare il vostro conto. Scoprire se e dove lavora un debitore, e se e dove ha conti bancari, così come presentare i documenti necessari per pignorare quei salari e i fondi dei conti bancari, può richiedere molto tempo.

Più informazioni

Nolo ha una varietà di altri articoli sul credito e la raccolta, comprese questioni come le cause legali del creditore e la raccolta dei debiti e le agenzie di recupero crediti. Ci sono anche vari siti web governativi federali e statali che vale la pena esaminare; solo un esempio è la pagina FAQ della FTC sul recupero crediti per i consumatori. Per una copertura più ampia in un unico libro, Legal Guide for Starting & Running a Small Business, di Fred Steingold (Nolo) contiene una sezione estesa sul credito e le questioni di recupero crediti.