In un mondo ideale, ogni paziente si presenta in tempo e gli orari sono rispettati al minuto, ma non viviamo in un mondo ideale. Alcuni pazienti sono in ritardo di qualche minuto, altri chiamano freneticamente con un’emergenza medica che richiede attenzione immediata. E naturalmente, ci sono alcuni pazienti che semplicemente dimenticano i loro appuntamenti.

Tutti questi scenari sono reali e costosi. Le assenze costano in genere ai singoli medici una media di 200 dollari per ogni fascia oraria non utilizzata, e il 30% dei pazienti sono assenti.

Utilizzare la tecnologia, e forse solo un po’ di psicologia, per programmare i pazienti e riprogrammare rapidamente altri pazienti nelle fasce orarie che si aprono a causa delle cancellazioni può aiutare a mantenere i tempi di attesa al minimo, migliorando la cura che fornite e la soddisfazione del paziente. Tutto questo migliora sia la linea di fondo del vostro studio che la soddisfazione lavorativa dei vostri dipendenti.

Ecco cinque consigli per programmare i pazienti in modo efficace

Offrire ai pazienti l’auto-schedulazione

Ci vogliono circa otto minuti per fissare un appuntamento per telefono. Il tuo staff probabilmente programma molti appuntamenti in questo modo ogni giorno, e questo è tempo che potrebbe essere speso per assistere i pazienti in sala d’attesa, elaborare le richieste di assicurazione, o eseguire altri compiti a valore aggiunto. Fortunatamente, c’è un modo più facile e uno che più pazienti preferiscono – la programmazione online.

Uno studio ha scoperto che il 42% dei pazienti preferirebbe fissare il loro appuntamento online piuttosto che chiamare la pratica. Lo stesso studio ha scoperto che il 26% dei pazienti che programmano il loro appuntamento online scelgono appuntamenti il giorno stesso o il giorno successivo, spesso riempiendo i posti lasciati liberi da cancellazioni dell’ultimo minuto.

Investire in un software di programmazione online migliora l’efficienza amministrativa e la soddisfazione del paziente.

Implementare la prioritizzazione dei pazienti

Il modo più semplice per programmare i pazienti è “primo arrivato, primo servito”, ma questo è lontano dall’approccio migliore. Una situazione urgente potrebbe richiedere un appuntamento immediato, mentre molti altri problemi dei pazienti possono essere risolti con una e-mail o una breve chat telefonica o video per determinare se hanno bisogno di venire in ufficio.

Fate in modo che un membro qualificato del vostro staff controlli le chiamate dei pazienti per valutare se il paziente ha bisogno di un appuntamento di persona, o se il problema può essere gestito al telefono o attraverso una videoconferenza.

La prioritizzazione assicura che i pazienti che hanno bisogno di cure urgenti possano ottenere quegli appuntamenti critici dello stesso giorno, mentre i pazienti che non hanno bisogno di essere visti hanno i loro problemi affrontati a distanza.

Utilizzare testo ed e-mail per confermare gli appuntamenti e inviare promemoria

Il software di promemoria degli appuntamenti che invia testi, e-mail e chiamate ai vostri pazienti in modo strategico prima dei loro appuntamenti può ridurre drasticamente i no-show e le cancellazioni tardive. I pazienti possono cancellare o confermare il loro appuntamento senza occupare il tempo del personale.

È una buona idea includere la vostra politica di cancellazione nei promemoria per i pazienti.

Utilizzare una lista d’attesa digitale

Alcune piattaforme di programmazione dei pazienti forniscono liste d’attesa digitali, che possono eliminare le frustrazioni che derivano dalle cancellazioni dell’ultimo minuto.

Quando si ottiene una cancellazione, accedere alla lista d’attesa digitale dei pazienti per inviare un messaggio al prossimo paziente o pazienti in linea per un appuntamento. Questo riempie quegli slot aperti, risparmiando tempo e risorse nel front office e massimizzando il tempo trascorso con i pazienti.

Automatizza i richiami dei pazienti

Un richiamo del paziente è un appuntamento di follow-up, forse per un esame fisico di routine o il trattamento di una condizione cronica. Queste visite sono di solito programmate alla conclusione di un appuntamento. Un sistema automatizzato di richiamo del paziente può programmare i pazienti per la loro prossima visita e periodicamente ricordare loro la visita, il che mantiene il vostro programma pieno e i vostri pazienti adeguatamente trattati.

Un sistema di richiamo del paziente invia testi, chiamate o e-mail su un programma appropriato (settimanale, mensile, annuale, ecc.), semplificando la programmazione del paziente attraverso una migliore comunicazione con il paziente. Mentre questi sistemi sono buoni per lavorare con i pazienti che hai bisogno di vedere frequentemente, sono indispensabili per tenere traccia dei pazienti riluttanti che non sono stati per mesi o anni e hanno bisogno di frequenti promemoria per vedere il medico.

Superare le sfide della programmazione

La programmazione sarà sempre una sfida, anche se si utilizzano tutte queste tecniche. I pazienti saranno ritardati dal traffico, i casi urgenti avranno la priorità, e alcuni pazienti non si presenteranno perché si sono dimenticati. Mentre il sistema sanitario degli Stati Uniti perde circa 150 miliardi di dollari ogni anno a causa di appuntamenti mancati, è del tutto possibile evitare di contribuire a questo numero con pratiche di programmazione intelligenti.

Programmare i pazienti in modo efficace è importante per fornire assistenza. I passi che intraprendi ora avranno un effetto drammatico sull’efficienza con cui gestisci il tuo studio e su quanto i pazienti siano soddisfatti delle cure che ricevono.

Preparare i pazienti in modo efficace è importante per fornire le cure.