Il successo di un’impresa dipende dal buon funzionamento di tutti i suoi reparti. Questo significa garantire che ogni divisione dia il meglio di sé con i propri compiti. Un fattore cruciale nel raggiungimento di questo, tra molti altri, è la corretta gestione del carico di lavoro.

La gestione del carico di lavoro è il processo di distribuzione dei compiti ai membri del team e il controllo del loro utilizzo nel tempo. L’obiettivo qui è di delegare i compiti per rispettare le scadenze senza sovraccaricare i dipendenti. Questo è importante per evitare il burnout dei dipendenti e l’inefficienza.

Avere un piano di gestione del carico di lavoro adeguato chiarisce i compiti, facilita una migliore pianificazione e gestione del tempo. Questi sono gli aspetti cruciali per fare le cose bene e in tempo. È per queste ragioni che i leader devono essere in grado di praticare bene questa assegnazione dei compiti all’interno di un gruppo.

Mentre si progetta un piano di carico di lavoro, ci sono molte cose che si devono tenere in mente per evitare il fallimento. La maggior parte di questi piani soffrono a causa di un’assegnazione impropria del lavoro, di scadenze irrealistiche, di prestazioni insufficienti, ecc. Per assicurarsi di non cadere preda di queste cose, ecco come devi procedere.

Come praticare un’efficace gestione del carico di lavoro per il tuo team

Carico di lavoro attuale e capacità

In un ambiente di lavoro frenetico, è difficile tracciare accuratamente il lavoro di tutti. A causa di questo, i manager non hanno un’idea corretta del carico di lavoro già esistente. Pertanto, devi prima accertare gli incarichi attuali del tuo staff.

Per determinare il carico di lavoro attuale della tua squadra, i seguenti passi ti serviranno bene.

• Prima di tutto, fai una lista di tutti i progetti esistenti e quelli in corso per tutte le divisioni.
• Dopo questo, accerta la natura di questi progetti individualmente. Sono grandi, piccoli, complessi, hanno più punti di consegna, ecc. In questo passo, devi anche citare i diversi team che lavorano su questi progetti, rispettivamente.
• Una volta capito quali team stanno lavorando su quali progetti, avrai una migliore conoscenza del carico di lavoro esistente. Ora, suddividi il lavoro dei diversi progetti in pezzi più piccoli, preferibilmente il lavoro fatto alla settimana.
• L’ultimo passo è suddividere i diversi progetti secondo le loro rispettive priorità. Annotate ciò che deve essere completato immediatamente.

Seguendo questo metodo avrete un’idea di quanto lavoro ogni squadra sta facendo regolarmente.

Assegnare risorse e compiti

Ora che avete un’idea del carico di lavoro, procediamo con l’assegnazione dei compiti. È importante notare qui che dovete delegare i compiti a coloro che possono gestirli meglio. Un’assegnazione impropria del lavoro qui può portare a risultati disastrosi e tempo speso invano.

Pertanto, la vostra decisione deve essere basata sull’esperienza, i risultati e il campo di competenza quando si sceglie la persona giusta per un lavoro. In questo passo, ci sono anche alcune altre cose da tenere a mente. Alcune di queste sono

• Quando si distribuiscono i compiti, iniziare sempre con il lavoro di massima priorità. Poiché questi devono essere finiti presto, dovreste affrontarli per primi.
• Dopo aver assegnato il lavoro, si dovrebbe determinare un tempo appropriato per il lavoro. Qui, “appropriato” non significa veloce, ma piuttosto il tempo necessario per farlo perfettamente. Mantenete un calendario in modo che sia facile seguire e controllare i risultati.
• Assicuratevi di assegnare la persona giusta con le competenze corrette.
• In questo processo di assegnazione dei compiti, includete anche la squadra per sapere se ci sono problemi aggiuntivi per il lavoro. Questo darà loro la possibilità di esporre le loro opinioni e di sentirsi apprezzati.
• Fate sempre in modo di far capire a chi scegliete per un lavoro perché lo avete scelto. Qui, ogni rinforzo positivo aumenterà i livelli di motivazione dei dipendenti.

Follow-up per i cambiamenti

Dopo l’assegnazione dei compiti, segui i progressi dei membri della tua squadra. Questo perché anche i piani migliori non sempre funzionano. Pertanto, è necessario accertare se tutto sta andando secondo i piani o no.

Supponendo che tutto stia andando bene, allora ben fatto per un lavoro ben fatto! Se le cose non funzionano allo stesso modo, dovresti riunirti con la squadra per risolvere i problemi e riassegnare i compiti.

Migliorare l’efficienza della squadra

L’efficienza della squadra è sempre un fattore significativo per rispettare le scadenze e tagliare i costi. Nella maggior parte dei casi, c’è spesso qualcuno che riesce a fare alcune cose più velocemente di altri. Qui, oltre ad un gesto di apprezzamento dei dipendenti, si dovrebbe cercare di capire anche la loro tattica.

Può essere un nuovo software che stanno usando, un metodo originale/nuovo, ecc. Se un compito può essere finito velocemente, l’intera squadra deve conoscere anche la procedura. Oltre a questo, si possono seguire anche altri esempi per migliorare l’efficienza. Alcuni di questi sono

• Ridurre le riunioni inutili
• Formazione e sviluppo dei dipendenti sulle abilità di gestione dei progetti
• Sfruttare i punti di forza dei singoli dipendenti

Strumento di gestione del carico di lavoro

Uno strumento di gestione del carico di lavoro è un software che può distribuire e monitorare il lavoro tra più squadre e individui in base alla loro capacità, abilità e disponibilità. Questo software di gestione è di enorme aiuto perché semplifica il processo e rende facile il follow-up.

Aiuta con la gestione dei compiti, il reporting, la gestione dei progetti, il monitoraggio del tempo, la collaborazione, la gestione dei clienti, ecc.

Questi sono i passi per creare il tuo miglior piano di gestione del carico di lavoro per il futuro.

Conclusione

Il carico di lavoro eccessivo è un problema affrontato dai dipendenti di tutto il mondo. Non solo danneggia la soddisfazione lavorativa del personale, ma anche la salute dei dipendenti. Oltre a questi, impoverisce anche i sempre importanti livelli di impegno dei dipendenti.

Ma, con una corretta pianificazione, è possibile evitare tutti questi impatti negativi. Da oggi, la creazione di un piano di gestione del carico di lavoro dovrebbe iniziare bene.