Vista la quantità di tecnologia costruita per migliorare la comunicazione di squadra, la collaborazione interfunzionale dovrebbe essere più facile che mai. Possiamo contattare istantaneamente i colleghi con Slack. Possiamo condividere documenti in tutto il mondo con Google Drive. Possiamo assegnare compiti e collaborare a progetti in Asana. Tuttavia, introdurre un nuovo software al tuo team non è sempre sufficiente. Probabilmente hai anche altre barriere, più interpersonali, da superare.

A InVision, per esempio, gli strumenti di collaborazione giocano un ruolo chiave nel coordinare il lavoro tra i team di prodotto e di marketing. Tuttavia, sottolineano anche l’importanza di una comunicazione costante, una chiara delega delle responsabilità e la conoscenza a livello aziendale dei prossimi lanci di prodotti. Tutti questi ingredienti alimentano la loro capacità di collaborare con successo tra più team e le loro campagne di marketing sono più forti per questo.

Quando manca la chiarezza dello scopo, diventa evidente quando si cerca di uscire dal proprio silo per collaborare e poi si incontra un muro.

La collaborazione interfunzionale può sbloccare opportunità per le aziende di fare il loro miglior lavoro possibile. Allora perché la combattiamo? E perché abbiamo difficoltà a facilitarla anche quando siamo tutti d’accordo nel volerla? Di seguito, troverai 5 barriere comuni alla collaborazione tra team, dipartimenti e funzioni, insieme a soluzioni per ciascuna di esse.

Che cos’è la collaborazione interfunzionale?

In parole povere, la collaborazione interfunzionale è quando persone di diversi team o funzioni (marketing, vendite, ingegneria, HR) all’interno di un’azienda uniscono le forze per lavorare su un obiettivo, progetto o responsabilità comune.

Può essere qualsiasi cosa, dalle responsabilità quotidiane, come l’assistenza clienti e il marketing che collaborano sui social media, a progetti una tantum, come le vendite e il prodotto che sviluppano una nuova funzione che converte il cliente. Tuttavia, farlo accadere – per non parlare del farlo funzionare – non è sempre facile.

I team coinvolti hanno obiettivi contrastanti – o nessun obiettivo

Hai mai provato a coinvolgere un altro team in un progetto, solo per sentirli dire “non è una priorità per noi”? Può essere esasperante se sai che avrà un impatto diretto sulle entrate, guadagnerà un numero significativo di nuovi clienti, correggerà un enorme debito tecnico, o comunque avrà un impatto positivo sul tuo business.

In questo caso, tu e il team in questione probabilmente non siete allineati sugli obiettivi. O peggio, non conoscete gli obiettivi del vostro team o dell’azienda.

Quando manca la chiarezza dello scopo, diventa evidente quando si cerca di uscire dal proprio silo per collaborare – e poi ci si scontra con un muro.

Soluzione: allineatevi sugli obiettivi e condivideteli con tutti

Incoraggiate i leader senior a rendere gli obiettivi dell’azienda visibili pubblicamente in modo che tutti, non solo il team di leadership, conoscano le priorità della vostra azienda. Se sei un collaboratore individuale, assicurati di sapere in che modo i tuoi progetti si collegano a obiettivi più ampi (puoi usare la piramide della chiarezza per aiutarti a tracciarne la mappa) e comunica ai collaboratori quale obiettivo sostiene la tua iniziativa.

Se stai usando Asana, crea un progetto che elenca tutti i tuoi obiettivi e i tuoi traguardi aziendali. Condividilo con tutta la tua azienda in modo che ogni squadra, dalla contabilità alle vendite, capisca il quadro generale. Puoi usare l’accesso solo per i commenti per assicurarti che sia visibile, ma non modificabile, da tutti. Per istruzioni più dettagliate, leggi la nostra guida su come creare un progetto di obiettivi e pietre miliari aziendali in Asana.

Non sei a conoscenza dei progetti e delle iniziative degli altri team

Alcune delle migliori collaborazioni a cui ho lavorato sono iniziate quando un altro collega si è rivolto a me e mi ha detto: “Ehi, tale e tale team sta lavorando su XYZ. Lo sapevi?”

Ti sarà capitato anche a te. Sfortunatamente, per ogni volta che ci imbattiamo in un’opportunità di collaborazione incrociata, molte altre ci sfuggono perché non sapevamo su cosa stavano lavorando altri team. Le collaborazioni organiche sono solo la punta dell’iceberg. Pensa a quante altre opportunità possiamo scoprire comunicando attivamente il nostro lavoro tra di noi.

Soluzione: condividi i prossimi lavori all’interno e all’esterno del tuo dipartimento

Non sapere cosa stanno facendo i tuoi colleghi crea una barriera alla collaborazione tra team, ma non deve essere così. Per risolvere questo problema, condividi regolarmente un riassunto del lavoro imminente del tuo team a tutta l’azienda o crea un posto dove gli altri possono facilmente scoprire queste informazioni.

La collaborazione tra team ha il potenziale per sbloccare alcuni dei nostri lavori migliori, per scoprire intuizioni di cui non sapevamo di aver bisogno, e per portare i risultati dei nostri progetti da decenti a eccezionali.

Solo fai attenzione al rumore. Mentre è bene avere un’idea di ciò che ogni squadra della vostra azienda sta facendo, ogni persona non ha bisogno di sapere di ogni piccolo Tweet, correzione di bug, o caso di assistenza clienti. Mantieni la tua condivisione breve ma dai ai colleghi una destinazione a cui possono andare (come un progetto Asana) se vogliono saperne di più.

In Asana, usa gli aggiornamenti di stato per dare a tutti i tuoi seguaci del progetto un rapido aggiornamento sui progressi e sul lavoro imminente. Per iniziative più grandi, crea un riassunto e condividilo come una conversazione a livello di squadra o di staff. Includi link a compiti e progetti rilevanti e invita i compagni di squadra a unirsi a un progetto se possono contribuire.

Non capisci i ruoli, le responsabilità o il gergo dei tuoi colleghi

Una volta, ho ascoltato un collega dare lo stesso aggiornamento nella nostra riunione settimanale del team per due mesi di fila. Non pensavo fosse rilevante per il mio lavoro. Questo finché non ho visto il risultato finale e mi sono reso conto che avevamo appena perso un’ottima opportunità di collaborare. Se ne avessimo parlato in modo più dettagliato, avremmo potuto trovare modi per ridurre il lavoro duplicato e accorciare i tempi del suo progetto.

Spesso, questa “connessione mancata” avviene al lavoro perché:

1. non abbiamo compreso appieno il ruolo o le responsabilità dell’altro
2. usiamo un gergo e una nomenclatura che non è facilmente comprensibile per un pubblico più ampio

Per fortuna, la consapevolezza è il primo passo per abbattere questa barriera.

Soluzione: impara chi fa cosa e come parlare la loro lingua

Quando puoi, impara a conoscere i tuoi colleghi, i loro stili di lavoro e fai loro domande dettagliate su cosa stanno lavorando. Nelle aziende più grandi, facilita le opportunità di apprendimento, come 1-1 casuali o “show and tells” a livello aziendale dove le persone possono presentare cose che hanno costruito, lanciato o su cui hanno lavorato.

A Asana, lo facciamo assegnando aree di responsabilità (AoRs) ad ogni dipendente e tenendo una lista corrente di tutte le AoRs e dei loro proprietari. Aiuta tutti a sapere esattamente chi fa cosa.

Prendere un altro progetto sembra richiedere troppo tempo

Questo è probabilmente lo scenario più comune: Inviti una squadra o un compagno di squadra a collaborare a qualcosa con te. Sono interessati, ma non hanno tempo. Forse accettano di aiutare ma “il mese prossimo” o “il prossimo trimestre”. Alla fine, il tuo progetto viene rimandato all’infinito e tu hai perso tutte le speranze che venga mai realizzato.

Il problema è che essere coinvolti in un nuovo progetto spesso sembra un compito scoraggiante, che richiede tempo – anche se in realtà è un compito molto più piccolo.

Soluzione: Presenta una proposta chiara, una linea temporale e un impegno di tempo stimato

Prima ancora di chiedere al tuo collega di aiutare in un nuovo progetto, prenditi del tempo per stimare quanto tempo il progetto richiederà. Mettete da parte del tempo extra per il vostro progetto, se potete. Poi, delineate il ruolo del collaboratore e l’impegno di tempo stimato. Se hanno una comprensione più chiara di ciò di cui hai bisogno da loro e di quanto tempo ci vorrà, la barriera per il lancio diventa più piccola.

In Asana, crea un progetto e aggiungi una descrizione e date di scadenza ai compiti. Assegna i compiti all’interno del tuo progetto ai singoli compagni di squadra. Poi, usa i campi personalizzati per aggiungere un impegno di tempo stimato. Quando assegni i compiti, i tuoi colleghi avranno una comprensione molto più chiara di ciò che devono fare, quando e quanto tempo ci vorrà.

C’è riluttanza ad adottare nuovi modi di lavorare

“Le abitudini sono la versione del tuo cervello del pilota automatico”, scrive Stephanie Vozza su Fast Company. Sul posto di lavoro, questo si traduce spesso nella riluttanza ad adottare un nuovo strumento, metodo o modo di lavorare. È la mentalità “se non è rotto, perché ripararlo”.

Spesso, la collaborazione incrociata e l’introduzione di nuovi strumenti per aiutare significa cambiare le nostre abitudini di lavoro. E sappiamo tutti che le abitudini sono difficili da rompere.

Purtroppo, rimanere nelle nostre abitudini ignora le opportunità di lavorare in modo più efficiente, risparmiare tempo e anticipare la curva. (Basta pensare al vantaggio che i primi utilizzatori di e-mail avevano rispetto alle loro controparti senza e-mail!) E chi non vuole avere più tempo nella propria giornata?

Soluzione: Introduci un nuovo strumento o un’abitudine lentamente

Se stai introducendo qualcosa di nuovo – che sia un nuovo processo o strumento – nel tuo team, lascia che le persone si abituino ai nuovi processi. “Quello che ho scoperto è di non spingere una grande revisione del processo”, dice il membro della comunità Asana, Caisha. “Inizia con un progetto semplice, come l’agenda di una riunione o un evento. Idealmente è qualcosa che molte persone nel dipartimento, indipendentemente dall’obiettivo, avranno bisogno di conoscere o in cui saranno coinvolti.”

È anche una buona idea avere una persona di riferimento, o un campione, che ricordi delicatamente alle persone “Ehi, ricordi quel nuovo processo che stiamo seguendo? O “Ehi, potresti mettere questo in Asana?” per aiutare gli altri ad adottare un nuovo modo di lavorare.

Se hai appena iniziato ad usare Asana con il tuo team, usa integrazioni come l’add-on Gmail per aiutare le persone a passare senza problemi dalla comunicazione via email alla collaborazione in Asana.

Inizia a collaborare con i compagni di squadra

La collaborazione interfunzionale ha il potenziale per sbloccare alcuni dei nostri lavori migliori, per scoprire intuizioni di cui non sapevamo di aver bisogno, e per portare i risultati dei nostri progetti da decenti a eccezionali. Ma facilitare la collaborazione non è privo di sfide. Richiede lavoro. Sta a voi decidere se lasciare che le barriere vi intrappolino in un silo o se abbatterle.