Cosa fare quando i vostri ospiti di nozze non RSVP

Che stiate usando RSVP digitali o l’alternativa tradizionale di carta, un tema costante del processo di pianificazione di evento che deve ricordare agli ospiti di nozze di RSVP mentre state aspettando (in agonia!) per quegli ultimi pochi RSVP mancanti. Mentre nessuno vuole essere disturbato per un evento che è molto probabilmente lontano nel futuro del lavoro e del calendario sociale di qualcuno, sappiamo anche che non c’è niente di più fastidioso che essere assillati dal vostro catering, sala banchetti, DJ ecc, su quanti ospiti aspettarsi – soprattutto quando si preferisce semplicemente essere eccitati per l’occasione. Aiuta sempre se hai un’idea di cosa aspettarti in termini di tempi medi di RSVP per le nozze, in modo da sapere quanto tempo concedere ai tuoi ospiti per RSVP.

Quindi qual è il modo giusto e quello sbagliato per ricordare ai vostri ospiti di matrimonio distratti di RSVP (siano essi parenti anziani che non sono abituati alla nuova tendenza delle RSVP online, lo zio Vern che è ancora bloccato negli anni 60, o il vostro compagno di college dallo spirito libero che ha sempre avuto problemi con i confini dello spazio e del tempo)? Anche se vi incoraggiamo a trattenervi quando ricordate per la prima volta a questi ospiti che vi piacerebbe sapere se avete intenzione di vederli, ci sono alcuni metodi educati e collaudati nel tempo da impiegare quando si cerca di ottenere quelle RSVP eccezionali. Qui ci sono alcuni semplici passi per ricordare agli ospiti di nozze di RSVP che ti faranno ottenere le risposte mancanti di cui hai bisogno, permettendoti comunque di godere della compagnia dei suddetti amici distratti e della famiglia il giorno delle nozze:

Passo 1: Vai all’attacco

Prima ancora che i tuoi inviti escano, assicurati di usare il tuo invito e le parole RSVP a tuo vantaggio. La moderazione è la parola chiave quando cerchi di ottenere le informazioni di cui hai bisogno evitando di ferire i sentimenti di qualcuno. Un promemoria educato ma chiaro sul modulo RSVP stesso è sempre una buona scommessa per aiutare i vostri ospiti a muoversi prima che poi – “Si prega di rispondere entro XX data in modo che Hubby e io possiamo essere entusiasti di vedervi al nostro matrimonio! Stai davvero dicendo “Non hai idea di quante cose dobbiamo organizzare da qui ad allora – ed è il nostro matrimonio!”, ma invece sei gentile. Vedi? Tutti sono più felici così. Se hai scelto di utilizzare una piattaforma di gestione eventi online (come RSVPify) per gestire il tuo evento, potresti avere la possibilità di inviare facilmente email di promemoria agli ospiti che non hanno risposto.

Step 2: Il “Gentle Nudge”

Si sta avvicinando il cut-off delle RSVP? Leggermente oltre la tua scadenza? Ognuno di noi è umano, ed è probabile che i tuoi ospiti in sospeso abbiano solo bisogno di una leggera spinta per ricordare loro di inviare la loro RSVP. A seconda di chi è l’ospite, iniziate con un rapido promemoria via SMS, e-mail o social media. Molti strumenti di gestione della lista degli invitati online hanno la capacità di inviare e-mail automatiche per ricordare agli invitati di rispondere, anche se in origine avete inviato inviti cartacei tradizionali. Se si tratta di un amico o un parente dei genitori della sposa o dello sposo, lasciate che siano i vostri genitori a fare il “lavoro sporco” con un rapido messaggio o una telefonata. Amico della sposa o dello sposo? Non c’è bisogno di risultare insistenti. Un semplice “Hey Veronica, mi sto solo assicurando che tu abbia ricevuto il nostro invito (un paio non ce l’hanno fatta abbiamo imparato…) e volevo vedere se sei in grado di venire al nostro giorno speciale! Certo, forse tutti i vostri inviti ce l’hanno fatta. Ma una piccola bugia bianca può aiutare a togliere il fiato.

Step 3: Il contatto finale

Il grande giorno è tra qualche settimana. È il momento di finalizzare i tuoi numeri, assicurarti che tutte le tue paperelle siano in fila, e fornire ai ristoratori l’importantissimo conteggio. A questo punto, devi migliorare un po’ il tuo gioco. Non affidatevi solo ai social media o alle email – date ai vostri ospiti mancanti un giro di chiamate di controllo se è passato un po’ di tempo – Certo, avete deciso di usare le RSVP online perché non volete affidarvi ai metodi della vecchia scuola per organizzare un matrimonio. Tuttavia, tra la dimenticanza generale e la possibile curva di apprendimento dei nuovi servizi digitali RSVP e di altre applicazioni online per il matrimonio, è probabilmente una buona idea controllare via telefono con gli ospiti per i quali stai ancora aspettando una risposta. Mascheratelo come una semplice chiamata di saluto, con un cortese promemoria “A proposito, io e il maritino saremmo felicissimi di vedervi al matrimonio – pensate di farcela?”. Certo, quello che stai davvero dicendo è “È un %*&#% sì o no?!”, ma vedi, puoi ancora essere educato a riguardo.

Potresti non sentire mai; Keep Calm, Carry On

Quando si arriva al dunque, non c’è bisogno di renderti più stressato prima del giorno speciale – Nonostante i tuoi migliori sforzi per ricordare agli invitati al matrimonio di rispondere, potresti non sentire mai da alcuni ospiti. Spesso si apprende più tardi che stavano attraversando un momento difficile o che avevano appena preso e trasferito a Bali per un capriccio. Qualunque sia il caso, non vale la pena preoccuparsi un secondo di più.

Anche se non si sente mai, c’è ancora quella possibilità che un ospite o un partito può decidere di cadere in senza preavviso. Pianificate un paio di ospiti inaspettati che, per qualsiasi motivo, non sono entrati nella vostra lista RSVP. Sei certamente giustificato nel voler far sapere a qualcuno che il solo ‘presentarsi’ è un gesto sconsiderato – ma perché non risparmiarlo per una cena e una risata più tardi, invece che durante il ricevimento?

Ricordati di goderti il tuo grande giorno

Ti stai sposando! Se non fai altro, ricordati di goderti il tuo grande giorno. Le piccole cose che una volta potevano sembrare un grosso problema saranno rapidamente dimenticate. Potreste notare qualcosa che non va, ma i vostri ospiti non noteranno mai la differenza e si divertiranno a festeggiare con voi lo stesso.