Non è un segreto quanto si possa essere produttivi una volta che si padroneggia l’arte dell’organizzazione del pianificatore. Onestamente, un planner è lo strumento definitivo per la gestione del tempo, la motivazione e l’organizzazione del calendario. Ci sono innumerevoli vantaggi nell’usare un pianificatore e una volta creato il tuo sistema di pianificazione personale, inizierai a vedere i risultati all’istante.

Un pianificatore personale è un modo per contenere tutto nella tua vita in un dato luogo. È la casa di molti calendari, elenchi di attività, idee di progetti, budget, piani di allenamento, obiettivi, idee regalo, liste della spesa e molto altro. Oggi vi darò i miei consigli migliori per l’organizzazione del planner. Uso continuamente questi consigli in tutto il mio sistema di pianificazione e vedo alcuni miglioramenti importanti nella mia gestione del tempo e nel tasso di lavoro ogni mese. Ma la chiave del mio successo è cambiare ogni tanto il modo in cui uso il mio sistema. Quindi vi sfido a scegliere i vostri consigli preferiti, poi tornate a questo post più tardi per trovarne di nuovi quando la vostra pianificazione diventa noiosa o ridondante.

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Benefici dell’uso di un pianificatore

Ci sono innumerevoli vantaggi nell’usare un pianificatore. Tutti vitali per avere successo nella vita!

1. Maggiore organizzazione: Ovviamente, l’uso di un pianificatore aumenterà l’organizzazione della vostra vita. Avrete la possibilità di tenere tutto (compresi i vostri appuntamenti, scadenze, compiti e altro) in una posizione centrale che è facilmente accessibile.
2. Maggiore produttività: Pianifica le tue liste di compiti e le tue giornate impegnate con facilità usando un pianificatore.
3. Diminuzione dello stress: La pianificazione è un ottimo modo per ridurre lo stress e l’ansia. Una volta che scrivi tutto, la tua mente comincia a preoccuparsi meno e a concentrarsi sulle cose che sono più importanti nella vita.
4. Guadagnare prospettiva: Avere un pianificatore rende facile capire cosa hai sul piatto, e se o quando è il momento di diminuire le tue responsabilità e dire no.
5. Maggiore motivazione: È facile creare e pianificare i tuoi obiettivi attuali e futuri nella tua agenda. Abbina questi con alcune fantastiche ricompense, tieni traccia dei tuoi progressi e ottieni la motivazione!
6. Meno tempo trascorso al computer: Se tieni un pianificatore di carta, ridurrai la quantità di tempo davanti a uno schermo, aiutandoti a rimanere concentrato sulla tua lista di compiti e diminuendo le distrazioni che appaiono continuamente sul tuo telefono.
7. Aggiungi un po’ di divertimento alla tua vita: Tenere un pianificatore può far sembrare i compiti difficili, stressanti o banali un po’ più divertenti.
8. Fai più lavoro in meno tempo: Utilizzando un pianificatore per dare priorità alle tue liste sarà facile identificare ciò che è più importante e quando puoi lavorare su ogni compito!
9. Non perdere mai più una scadenza: Avere il tuo intero calendario in un unico luogo ti aiuta a tenere traccia di ogni scadenza facilmente!
10. Ricorda i bei tempi: Tenere un pianificatore è anche un ottimo modo per conservare la memoria. In futuro, puoi guardare indietro alle tue pagine precedenti e ricordare tutti i tuoi ricordi felici!
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Top Tips and Ideas for Planner Organization

Come si usa un planner… vi starete chiedendo? Ecco i miei migliori consigli per l’organizzazione dell’agenda che uso personalmente oggi per mantenere la mia sanità mentale e far salire alle stelle la mia produttività usando la mia agenda personale.

Pianifica scadenze, eventi, &appuntamenti

Assicurati di scrivere e pianificare sempre tutte le tue scadenze, eventi e appuntamenti. Utilizza i calendari mensili e settimanali per aggiungere le tue date, così come i promemoria (come quando iniziare a lavorare su un progetto o studiare per un esame).

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Crea liste di compiti

Dedica uno spazio specifico nella tua agenda per i tuoi compiti. Poi, ogni volta che un nuovo compito salta sul tuo piatto, assicurati di scriverlo in questa sezione! Questa è la chiave! Facendo questo, ti assicuri che tutti i tuoi compiti siano in un posto facile da trovare e non sparsi per la tua vita.

Prioritize your Tasks Lists

Prendiamo i tuoi elenchi di compiti un passo avanti dando loro delle priorità. Questo potrebbe essere semplicemente dei piccoli numeri o simboli che scrivete accanto ai compiti stessi o che evidenziano quelli che devono essere completati per primi. Uno dei modi migliori per farlo è classificare ogni compito in quattro categorie: importante e urgente (fare ora/molto presto), non importante ma urgente (delegare o fare secondo), importante e non urgente (fare terzo), non importante e non urgente (cancellare o fare quarto).

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Categorizza i tuoi Compiti

Categorizzare la tua lista di compiti è un ottimo modo per capire meglio cosa hai veramente bisogno di realizzare. Personalmente, lavoro meglio categorizzando i miei compiti per area della mia vita. Le mie attuali categorie includono: famiglia/avventura, casa/casa, sviluppo personale, salute, lavoro/affari, scuola (e ogni classe è separata), e carriera/finanza. Ho una lista di compiti individuali su pagine separate per ciascuna di queste categorie e in ordine di priorità. In questo modo, posso facilmente sfogliare le pagine dei miei compiti per sapere cosa c’è da fare dopo.

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Aggiungi assegnazioni di tempo ad ogni (più grande) compito

Guardare una lista gigante di cose da fare può essere incredibilmente scoraggiante. Un modo per superare questo è quello di aggiungere assegnazioni di tempo ad ogni compito. Lo faccio aggiungendo un punto colorato prima di ogni compito, con ogni colore che rappresenta quanto tempo credo che ogni compito possa richiedere. All’inizio, ho pensato che questo fosse eccessivo, ma in realtà si è dimostrato abbastanza utile quando sono molto occupato (come la settimana degli esami finali). In questo modo, se so che ho solo un’ora per fare qualcosa, posso scorrere rapidamente la mia lista di compiti per scegliere un compito lungo un’ora o per fare una tonnellata di compiti più piccoli. Ti dà anche la prospettiva di quanto hai davvero bisogno di fare e di quanto tempo hai bisogno per completare i tuoi compiti.

Colora i compiti (usando gli evidenziatori):

• Rosa: 2 o più ore
• Arancione: 1-2 ore
• Giallo: 40-60 minuti
• Verde: 20-40 minuti
• Blu: 10-20 minuti
• Viola: Meno di 10 minuti

Assicurati che ogni compito inizi con un VERBO

Assicurati che ogni tuo compito sia perseguibile. Questo è un po’ un trucco ficologico che puoi usare su te stesso per rendere più facile portare a termine i tuoi compiti. Vediamo un esempio. Invece di dire “Saggio di biologia molecolare”, metti “Scrivi saggio di biologia molecolare”. Vedi la differenza?

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Rendi i tuoi compiti specifici e piccoli

Oltre ad aggiungere un verbo all’inizio dei tuoi compiti, assicurati che siano specifici e abbastanza piccoli da poterli portare a termine facilmente in una sola seduta. Per esempio, usiamo l’esempio di cui sopra. Andate un po’ oltre il semplice dire “Scrivere un saggio di biologia molecolare”, aggiungete “Ricercare l’argomento del saggio di biologia molecolare”, “Scrivere la bibliografia”, “Creare una bozza del saggio di biologia molecolare”, “Scrivere una bozza di biologia molecolare”, “Modificare e rivedere la bozza di biologia molecolare fino alla versione finale”, e “Consegnare la bozza di biologia molecolare via e-mail.”

Lo so, scrivere questi compiti può sembrare scoraggiante e tedioso, ma creano punti d’azione che sono molto più realistici da completare che sedersi e buttare giù un intero saggio tutto in una volta!

Codifica i tuoi compiti, scadenze, eventi e altro

Il codice colore è uno dei modi migliori per organizzare i tuoi compiti, scadenze ed eventi. Puoi usare un colore diverso per classe, per categoria (come nel passo 4), o per membro della famiglia. Una volta scelti i colori, assicurati di creare una chiave di colore e attieniti a questi colori in tutto il tuo sistema di pianificazione!

Suggerimento: se sei a corto di colori, o stai cercando di creare sottocategorie, usa una penna come colore principale, e usa gli evidenziatori come sottocategorie! Per esempio, il colore della mia categoria scolastica è il blu, mentre ciascuna delle mie classi ha il suo colore specifico. Così, nella mia agenda, se ho una scadenza per, diciamo, le equazioni differenziali (viola), scriverei “test da fare a casa” in blu, e lo evidenzierei in viola.

Taglia il tempo per pianificare

Ogni giorno, aggiungi “pianifica domani” alla tua lista di compiti. Durante questo tempo, assicurati di aggiungere tutti i compiti che sono venuti fuori durante il giorno alle tue liste di compiti e rivedere ciò che deve essere fatto domani.

Creare una piccola lista di tutto ciò che dovresti fare nella tua agenda ogni giorno è un modo semplice per rendere la tua pianificazione quotidiana veloce e indolore. Un esempio di una lista di pianificazione giornaliera potrebbe includere: controllare tutti i compiti completati, migrare i compiti non finiti a un altro giorno, controllare il programma di domani, creare una lista di compiti realistica e un programma per domani, e controllare tutti i tracker attuali (allenamenti, diario dei pasti, registro dei controlli, calendario della memoria, ecc. Consiglio vivamente di seguire il processo di revisione settimanale GTD di David Allen (dal suo libro Getting Things Done, un incredibile libro sulla produttività!) Durante la revisione settimanale, assicurati sempre di:

1. Pulisci: Raccogli tutti i tuoi fogli sciolti e annota tutti i compiti o gli elementi importanti che ti vengono in mente.
2. Attuale: Rivedere la tua lista di compiti, il calendario imminente e i grandi progetti.
3. Get Creative: Rivedi qualsiasi elenco di compiti futuri.
4. Pianifica la tua settimana: Usando le informazioni che hai appena rivisto, crea una lista di compiti, obiettivi e un piano iniziale per la prossima settimana.

Guarda la lista di controllo settimanale di David Allen PDF dal suo sito web per ulteriori informazioni sul processo di revisione settimanale, e assicurati di prendere il suo libro se non l’hai già letto, è pieno di suggerimenti per la produttività ancora di più!

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Utilizzare fogli di lavoro e Freebies

Utilizzare i fogli di lavoro sono un ottimo modo per organizzare facilmente i tuoi progetti e compiti. Qui ci sono alcuni dei miei attuali post sul blog con grandi omaggi inclusi:

• Come studiare per un esame (Free Study Planner)
• Master the Project Planning Process in 10 Easy Steps (Free Project Planner)
• Come prepararsi per un semestre di successo (Free Semester Prep Checklist and Packing List)
• I 12 migliori consigli per le borse di studio che ho usato per finanziare la mia istruzione universitaria (Foglio di calcolo gratuito per le borse di studio)

Completa il processo di pianificazione del progetto su grandi compiti

Quando si tratta di compiti enormi che non puoi fare in una sola seduta, potresti considerare di trasformarlo in un “progetto” e completare l’intero processo di pianificazione del progetto. Faccio un’immersione profonda in questo processo in QUESTO POST. Fondamentalmente, al fine di completare i compiti più grandi, è necessario suddividerli in pezzi più piccoli, di dimensioni più gestibili. Devi anche valutare il tuo obiettivo per il progetto e creare una scadenza per rimanere motivato. Includo un pianificatore di progetto gratuito e una lista di controllo stampabile nel post del blog, quindi assicuratevi di controllare! Padroneggia il processo di pianificazione del progetto in 10 passi facili

Scrivi TUTTO

Ti è mai capitato di andare a letto dopo una lunga giornata ma la tua testa è ancora in fermento per quello che non hai finito? O, forse, continuate a dimenticare di portare a termine compiti importanti? C’è una soluzione semplice per questo. SCRIVERE! Scrivete qualsiasi cosa e tutto. Ricordate quando abbiamo parlato di tenere elenchi di compiti organizzati (passi 2-4)? Sì, basta scriverle lì!

Ma se non hai la tua agenda con te? Aggiungete una lista nella sezione note del vostro telefono dei compiti che vi vengono in mente durante il giorno e spostateli nella vostra lista dei compiti quando ne avete la possibilità. Questo aggiungerà solo una posizione in più in cui i tuoi compiti dovrebbero essere. Inoltre, sono sicuro che hai sempre il tuo telefono con te quindi non hai davvero una scusa per non scriverlo!

Suggerimento: Ovviamente non puoi stare al telefono in classe, quindi assicurati di portare la tua agenda per scrivere qualsiasi nota specifica o compito che viene fuori! Se questo diventa scomodo, porta un piccolo quaderno per scriverli tutti e trasferirli subito dopo la lezione.

Tieni tutto in un solo planner

Oltre a scrivere tutto, assicurati che tutto ciò che stai seguendo o pianificando sia tutto in un solo planner. Sii creativo! Ci sono centinaia di cose che puoi avere nel tuo planner che possono rendere la tua vita molto più facile!

Cose da mettere nel tuo planner:

• Calendari
  • Calendari annuali/lunghi
  • Calendari mensili
  • Calendari settimanali
  • Pagine del calendario giornaliero
• Liste delle cose da fare
  • TuttoDo Lists
    • Lista delle cose da fare in casa
    • Lista delle cose da fare al lavoro
    • Lista delle cose da fare a scuola
    • Lista delle cose da fare in famiglia
    • Liste delle cose da fare giornaliere/settimanali/mensili/annualido list (vedi consiglio di pianificazione 16)
  • Progetti (Grandi compiti che sono suddivisi e con una scadenza specifica)
  • Liste di routine
  • Habitat tracker (spunta quanti giorni del mese completi le tue routine o abitudini specifiche)
  • Appunti generali
  • Liste di compiti di pianificazione
    • Lista di revisione giornaliera
    • Lista di revisione settimanale
    • Lista di revisione mensile
  • Fissazione degli obiettivi
    • Obiettivi annuali
    • Obiettivi mensili
    • Scheda di visione
    • Liste di ricompense
  • Pianificazione finanziaria
    • Schema di bilancio annuale o mensile
    • Spending tracker (registro di controllo)
    • Piano di rimborso del prestito/debito tracker
    • Piano di risparmio e tracker
    • Programma delle bollette
  • Liste
    • Lista dei desideri
    • Lista delle provviste
    • Lista delle idee regalo
    • Liste di acquisti e/o alimentari
    • Libri, film, podcast, o TV
    • Lista dettagliata delle pulizie
    • Liste di imballaggio
    • Liste di salute di bambini e/o animali
    • Informazioni sul veicolo
    • Gratitudine
    • Diario quotidiano
    • Affermazioni
    • Citazioni preferite
  • Salute e fitness
    • Piano di allenamento
    • Idee per i pasti
    • Diario dei pasti
    • Conteggio delle calorie
    • Tracciatore medico (annota quali giorni hai avuto sintomi specifici)
    • Segui la perdita di peso
  • Pianificazione del lavoro/carriera
    • Progetti
    • Liste di compiti
    • Segui ore fatturabili
    • Calendario dell’ufficio
    • Segui ferie e giorni di malattia
  • Pianificazione scolastica
    • Informazioni sul corso
    • Segui voti
    • Segui compiti/elenco delle scadenze
    • Pianificatore di progetti di classe
    • Pianificatore saggio
    • Pianificazione studio esame
    • Rassegna sezione libro di testo
    • Piano di laurea
    • Segui domanda di borsa di studio
    • Segui debito dello studente

  

  Crea una Top 3 per il giorno

  Hai difficoltà a concentrarti su tutti i tuoi compiti? Semplifica la tua giornata creando semplicemente una Top 3 per l’intera giornata. Questo ti aiuterà a concentrarti su ciò che è veramente importante!

  Suggerimento: Se 3 non sono abbastanza compiti per la giornata, puoi sempre creare un’ulteriore lista di cose da fare DOPO aver completato i tuoi 3 principali o durante le tue brevi pause.

  Abbandonati alla Regola dei 2 Minuti

  Ecco un altro consiglio su come fare le cose: se puoi completare un compito in meno di 2 minuti, fallo subito. Avresti potuto completare quel compito nello stesso tempo che ti sarebbe servito per scriverlo e pensarci dopo.

  Creare una lista di compiti settimanali, mensili e annuali

  Hai notato che ogni giorno, settimana, mese o anno completi gli stessi compiti ma alcuni sembrano sfuggire? Per evitare questo, crea una lista di compiti giornalieri (come le routine del mattino o della sera), settimanali, mensili e annuali, poi assicurati di rivederli durante la tua revisione settimanale.

  Per iniziare le vostre liste, ecco alcuni compiti che attualmente ho nelle mie liste ricorrenti:

  Tutti i compiti settimanali:

  • Fare la spesa
  • Piano alimentare
  • Preparazione pasti
  • Pulire l’appartamento
  • Correre e piegare il bucato
  • Pianificare la prossima settimana (revisione settimanale)
  • Verificare gli obiettivi

  Tutti i mesi:

  • Pagare l’affitto e altre bollette
  • Rivedere i miei obiettivi per il mese prossimo
  • Creare un piano di allenamento per il mese prossimo
  • Programmare quando spedire biglietti d’auguri
  • Incaricare qualsiasi documento importante
  • Rivedere il nostro budget/bilanciare il “libretto degli assegni” del mese
  • Fare il backup del portatile
  • Eseguire un software antivirus
  • .virus
  • Sostituire il filtro dell’aria condizionata nell’appartamento

  Cose da fare per l’anno:

  • Completare la lista di controllo pre-semestrale (2 volte)
  • Visitare il dottore (visita medica annuale)
  • Visitare il dentista (2 volte, pulizia biennale)
  • Cambiare l’olio dell’auto (3-4 volte, ogni 3-5000 miglia)
  • Rotare le gomme (2 volte)
  • Creare obiettivi annuali
  • Rinnovare le schede dell’auto
  • Fare il vaccino per l’influenza
  • Pulire i vecchi file del computer (3 volte)

  Correlati: La lista di controllo pre-semestrale – 23 cose che devi fare prima di ogni semestre

  Educati: Libri da leggere per la produttività

  Un ottimo modo per aumentare la tua produttività è cambiare regolarmente i tuoi sistemi e imparare nuovi consigli per risparmiare tempo. Ho scoperto che il modo migliore per farlo è leggere! Mi sfido una volta al mese a leggere un libro relativo alla produttività e ho visto dei risultati sorprendenti. Ecco le mie letture migliori sulla produttività:

  1. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity di David Allen: Se leggete qualsiasi libro, leggete questo. Allen confeziona questo best seller con innumerevoli consigli di produttività e un intero sistema di produttività che si può implementare oggi. È veramente un must-read per tutti!
  2. Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci di Stephen R. Covey: Questo è un altro libro incredibile e da leggere assolutamente. Infatti, questo libro in coppia con Getting Things Done di Allen è spesso visto nelle liste di libri popolari sulla carriera, e per una buona ragione! Covey copre le abitudini che cambiano la vita e che puoi incorporare nella tua vita di tutti i giorni, che è stato dimostrato più e più volte di aumentare la produttività e migliorare il tuo benessere generale.
  3. The Miracle Morning di Hal Elrod: Questo libro sta crescendo in popolarità nell’ultimo anno o giù di lì. È un resoconto dettagliato di come la tua routine mattutina può veramente cambiare il modo in cui vivi la tua vita, e quali cose esatte puoi fare per iniziare bene la tua giornata.
  4. The Power of Habit: Perché facciamo quello che facciamo nella vita e negli affari di Charles Duhigg: Questo bestseller è un’altra grande lettura! Copre la scienza della formazione delle abitudini, come creare nuove abitudini, come tagliare quelle malsane, e quali abitudini dovresti considerare di aggiungere. Sostiene che la vera chiave della produttività e di uno stile di vita sano è capire come funzionano le abitudini.
  5. Più intelligente, più veloce, migliore: The Transformative Power of Real Productivity di Charles Duhigg: Un altro bestseller e grande libro di Duhigg. Copre otto concetti chiave di produttività, tra cui la definizione degli obiettivi e il processo decisionale, che distinguono gli individui e le aziende produttive dalla massa. Tutti i suoi argomenti, come The Power of Habit, sono supportati da prove scientifiche. Incredibilmente illuminante!
  6. Thinking, Fast and Slow di Daniel Kahneman: Questo libro, scritto da uno psicologo di fama mondiale, esamina i due modi principali in cui gli esseri umani pensano: velocemente e lentamente. I nostri istinti più veloci sono più emotivi e intuitivi, mentre i nostri pensieri più lenti sono più logici. Avere una migliore comprensione del modo in cui pensiamo rende più facile capire i processi, come il processo decisionale, che sono vitali per la produttività.
  7. Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time di Brian Tracy: Mangiare la rana è una metafora per occuparsi prima dei compiti più impegnativi. Questo principio è la base di questo grande libro, che esplora molti modi in cui si può imparare a non fare tutto in una volta, ma a fare prima le cose più importanti. Imparare a dare priorità è uno dei modi migliori per padroneggiare la produttività e questo libro è un ottimo modo per esplorare questo concetto.

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  Further Reading

  Cercando qualche altro grande contenuto relativo alla produttività e alla pianificazione? Dai un’occhiata a questi grandi post del blog:

  • The Ultimate Guide to Daily Planning
  • 15 Essential Planner Supplies You Need for Success
  • How to Plan Your Week for Success – A Step-by-Passo dopo passo
  • Tutto quello che devi sapere sulla pianificazione degli obiettivi
  • Il MIGLIOR Planner per studenti che tu abbia mai trovato
  • 10 Consigli per la produttività degli studenti che devi provare
  • 13 Consigli per la gestione del tempo che funzionano davvero
  • Una guida completa alla pianificazione – tutto quello che devi sapere

  Va bene, questi sono i miei 17 migliori consigli per l’organizzazione del planner! Spero che tu ne abbia trovato almeno alcuni utili e che li userai presto! Ricorda, una volta che il tuo sistema di organizzazione della pianificazione inizia a sentirsi ridondante, cambia le cose! Torna a questo post o inizia a leggere un nuovo libro sulla produttività per ispirarti a sistemi migliori e più motivanti. Buona pianificazione!