Die Verwendung von kriminellen Hintergrundprüfungen bei der Beschäftigung ist in den letzten zehn Jahren immer häufiger geworden. Laut einer CareerBuilder-Umfrage aus dem Jahr 2016 führen 72 % der Arbeitgeber bei jedem neuen Mitarbeiter eine Art von Hintergrundüberprüfung durch. Von den Arbeitgebern, die Hintergrundüberprüfungen durchführen, überprüfen 82 % neue Mitarbeiter auf Vorstrafen.
Arbeitgeber erwarten oft, dass die Suche nach Vorstrafen alle Zusammenstöße mit dem Gesetz umfasst, die eine Person jemals hatte, einschließlich Verurteilungen wegen Ordnungswidrigkeiten, Verurteilungen wegen Verbrechen und Verhaftungen. Viele Unternehmen, die Hintergrundüberprüfungen durchführen, nehmen keine Informationen über Verhaftungen in ihre Berichte auf.
Warum sind Verhaftungsaufzeichnungen von diesen Überprüfungen ausgeschlossen, und wie können Arbeitgeber Informationen über Verhaftungen überprüfen, wenn sie dies wünschen? Dieses White Paper gibt Antworten auf diese Fragen und enthält nach Bundesstaaten geordnete Informationen über die ordnungsgemäße Verwendung von Verhaftungsprotokollen bei Einstellungsentscheidungen.

Die Kontroverse über Verhaftungsprotokolle im Beschäftigungsbereich

Verhaftungsprotokolle sind, wie andere Arten von Strafregisterinformationen, im Allgemeinen Teil des öffentlichen Registers. Die häufigste Ausnahme sind Verhaftungsprotokolle, die im Zusammenhang mit laufenden Ermittlungen der Strafverfolgungsbehörden stehen. In einigen Staaten müssen Verhaftungsprotokolle vernichtet oder aus dem öffentlichen Register gelöscht werden, wenn die betreffende Person nicht angeklagt oder für schuldig befunden wird oder wenn die Anklagen gegen die Person fallen gelassen werden.

Verhaftungsprotokolle tauchen in der Regel während einer detaillierten Untersuchung des Hintergrunds einer Person auf. Daher finden Hintergrundprüfungsunternehmen diese Informationen in der Regel während ihrer Untersuchungen. Die meisten Agenturen für Hintergrundüberprüfungen nehmen jedoch keine Details über Verhaftungen in ihre Hintergrundüberprüfungsberichte auf.
Es gibt eine gewisse Kontroverse über die Verwendung von Informationen über Verhaftungen bei Einstellungsentscheidungen. Ein Grund für diese Kontroverse ist, dass Verhaftungsprotokolle für sich genommen nicht aussagekräftig sind. Ohne eine Verurteilung ist eine Verhaftungsakte kein Beweis dafür, dass jemand einer Straftat schuldig ist. Wenn Verhaftungsprotokolle in einen Hintergrundbericht aufgenommen werden, können sie dazu führen, dass Bewerber für Straftaten, für die sie nie angeklagt wurden, oder für Straftaten, deren sie nicht für schuldig befunden wurden, nicht für eine Einstellung in Frage kommen.
Die Equal Employment Opportunity Commission (Kommission für Chancengleichheit am Arbeitsplatz) hat mehrere Hinweise herausgegeben, die Arbeitgebern helfen sollen, diese komplexe Situation zu bewältigen.
Der erste Leitfaden besagt, dass Arbeitgeber, die Verhaftungsprotokolle als Ausschlusskriterium für eine Beschäftigung verwenden, wahrscheinlich Minderheiten oder geschützte Gruppen diskriminieren.
Der zweite Leitfaden besagt, dass es Arbeitgebern freisteht, einem Bewerber gegenüber misstrauisch zu sein, wenn er oder sie eine Vorgeschichte von Verhaftungen hat. Wenn diese Verhaftungen jedoch nicht mit Verurteilungen verbunden sind, muss der Arbeitgeber den Fall weiter untersuchen, um festzustellen, ob der Bewerber oder Arbeitnehmer die fraglichen Straftaten begangen hat. Da die meisten Arbeitgeber nicht über die Ressourcen oder das Know-how verfügen, um eine solche Untersuchung durchzuführen, schützen sich die Unternehmen, die Hintergrundprüfungen durchführen, vor möglichen Diskriminierungsansprüchen oder Klagen, indem sie keine Verhaftungsunterlagen offenlegen.

Arrest Records and State Laws: Was Arbeitgeber je nach Standort tun können und was nicht

Der Leitfaden der EEOC zu Verhaftungsprotokollen und deren Verwendung in Beschäftigungssituationen ist genau das: ein Leitfaden. Auch wenn es für Arbeitgeber ratsam ist, diesen Leitfaden zu befolgen, um eine diskriminierende Einstellungspolitik zu vermeiden, erlässt die EEOC keine Gesetze. Es gibt kein Bundesgesetz, das es Unternehmen verbietet, Verhaftungsprotokolle zu Einstellungszwecken zu berücksichtigen. In vielen Teilen des Landes können Arbeitgeber Verhaftungsprotokolle verwenden, wenn sie 1) dies wünschen und 2) bereit sind, die entsprechenden Nachforschungen anzustellen.
Nur weil es kein Bundesgesetz über die Verwendung von Verhaftungsprotokollen bei der Einstellung gibt, heißt das nicht, dass es keine Gesetze gibt, Punkt. Viele Staaten haben Gesetze erlassen, die die Verwendung von Verhaftungsprotokollen bei Einstellungsentscheidungen einschränken, regeln oder ganz verbieten. Ob Ihr Unternehmen das Recht hat, bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters dessen Vorstrafen zu berücksichtigen, hängt also von Ihrem Standort ab.
Damit Arbeitgeber wissen, woran sie sind, bieten wir einen umfassenden Überblick über die 50 Bundesstaaten und Washington, D.C., und teilen sie in vier Kategorien ein. Diese Kategorien sind:
– Staaten, die die Verwendung von Festnahmeprotokollen vollständig verbieten
– Staaten mit Vorschriften für gelöschte, versiegelte oder entlassene Protokolle
– Staaten, die Festnahmeanfragen in bestimmten Situationen, aber nicht generell zulassen oder verbieten
– Staaten ohne Gesetze, die die Verwendung von Informationen über Verurteilungen oder Festnahmen einschränken
Diese Kategorien sind bewusst weit gefasst. Die Gesetze jedes Staates sind leicht unterschiedlich, was bedeutet, dass selbst zwei Staaten, die in dieselbe Kategorie fallen, unterschiedliche Vorschriften darüber haben können, wie Festnahmeprotokolle für Einstellungsentscheidungen verwendet werden können.

Staaten, die die Verwendung von Festnahmeprotokollen vollständig verbieten

Einige Staaten verbieten die Verwendung von Festnahmeprotokollen für Einstellungszwecke. Die Gesetze in diesen Staaten verbieten den Arbeitgebern nicht die Einsichtnahme in das Strafregister. Stattdessen ordnen sie entweder an, dass Arbeitgeber sich überhaupt nicht nach Verhaftungsunterlagen erkundigen dürfen, oder sie verbieten Unternehmen, Verhaftungen zu berücksichtigen, „die nicht zu einer Verurteilung geführt haben.“
Bundesstaaten, die in diese Kategorie fallen, sind:
– Arizona
– Kalifornien
– Hawaii
– Maine
– Massachusetts
– Michigan
– Montana
– New York
– Pennsylvania
– Wisconsin
In einigen dieser Bundesstaaten gibt es Ausnahmen. In Kalifornien, New York und Wisconsin ist es zulässig, dass der Arbeitgeber das Vorstrafenregister berücksichtigt, wenn noch eine Anklage gegen die betreffende Person anhängig ist. In Wisconsin kann der Arbeitgeber den Bewerber nur dann ausschließen, wenn die Anschuldigungen für die zu besetzende Stelle relevant sind. In den meisten Fällen sollten Arbeitgeber in diesen Staaten es vermeiden, Verhaftungsprotokolle in Einstellungs- oder Beschäftigungssituationen zu verwenden.

Staaten mit Vorschriften zu gelöschten, versiegelten oder entlassenen Akten

Viele Staaten haben Gesetze, die es Arbeitgebern verbieten, sich nach Akten zu erkundigen oder Entscheidungen zu treffen, die auf gelöschten, versiegelten oder entlassenen Akten basieren. Diese Gesetze beziehen sich nicht speziell auf Verhaftungsunterlagen. Sie beziehen sich vielmehr auf alle Arten von Vorstrafen – einschließlich Verhaftungen, Anklagen oder Verurteilungen -, die gelöscht oder versiegelt wurden, seit sie in das öffentliche Register aufgenommen wurden.
Technisch gesehen sollten diese Aufzeichnungen der Öffentlichkeit nicht mehr zugänglich sein, was bedeutet, dass sie bei Hintergrundprüfungen nicht auftauchen sollten. Allerdings werden die Datenbanken nicht immer so schnell und zuverlässig aktualisiert, wie sie sollten. Gelöschte oder versiegelte Einträge tauchen manchmal bei Zuverlässigkeitsüberprüfungen oder sogar bei normalen Internetsuchen auf. Arbeitgeber in den folgenden Bundesstaaten können diese Aufzeichnungen (einschließlich Aufzeichnungen über Verhaftungen im Zusammenhang mit gelöschten Straftaten) nicht verwenden, um eine einstellungsbezogene Entscheidung zu treffen:
– Colorado
– Connecticut
– Delaware
– Illinois
– Indiana
– Kansas
– Mississippi
– Nebraska*
– New Hampshire**
– Ohio
– Oklahoma
– Utah
– Virginia
In diesen Staaten, müssen Arbeitgeber darauf achten, dass sie von Bewerbern oder Arbeitnehmern keine Unterlagen verlangen, die gelöscht, versiegelt oder entlassen wurden. Außerdem sollten Arbeitgeber darauf achten, dass sie den Fair Credit Reporting Act (FCRA) buchstabengetreu befolgen.
Arbeitgeber, die Bewerber aus Gründen, die mit Vorstrafen oder Verhaftungen zusammenhängen, disqualifizieren wollen, müssen die Bewerber schriftlich benachrichtigen und ihnen Gelegenheit zur Stellungnahme geben. Auf diese Weise kann ein Bewerber den Arbeitgeber darüber informieren, ob die disqualifizierende Anklage, Verhaftung oder Verurteilung aus seinem Strafregister getilgt wurde.

Staaten, die Nachforschungen über Verhaftungen in bestimmten Situationen erlauben oder verbieten, aber nicht generell

Einige Staaten haben Gesetze, die es Arbeitgebern erlauben, sich nach Verhaftungsunterlagen zu erkundigen oder sie als Faktor bei Einstellungsentscheidungen zu berücksichtigen, aber nur in bestimmten Situationen. Diese Kategorie ist die kleinste der vier Kategorien, die in diesem White Paper behandelt werden.
Nachfolgend erläutern wir die Richtlinien dieser fünf Staaten in Bezug auf Arbeitgeber und Festnahmeprotokolle.
Georgia: In Georgia ist es Arbeitgebern nur begrenzt möglich, sich nach Verhaftungsunterlagen von Ersttätern zu erkundigen. Arbeitgeber dürfen Verhaftungsprotokolle, die nicht zu einem Schuldspruch oder einer Verurteilung geführt haben, nicht berücksichtigen, wenn es sich um einen Ersttäter handelt. Verhaftungen von Personen, die schon einmal verhaftet oder wegen einer Straftat verurteilt worden sind, dürfen von Arbeitgebern berücksichtigt werden. In Georgia ansässige Personen können nach dem „First Offender’s Law“ des Bundesstaates von ihren ersten Verhaftungen befreit werden.
Maryland: Arbeitgeber in Maryland dürfen Bewerber nur nach Verhaftungen oder Verurteilungen fragen, die „in direktem Zusammenhang mit der Stelle stehen“. Mit anderen Worten: Arbeitgeber dürfen ihren Bewerbern keine allgemeinen Fragen stellen wie: „Wurden Sie jemals verhaftet?“ oder „Wurden Sie jemals wegen eines Verbrechens verurteilt?“ Sie müssen genau angeben, über welche Straftaten sie etwas wissen wollen. Wenn es eine Verhaftung oder Verurteilung gibt, die für die betreffende Stelle relevant ist, kann der Arbeitgeber danach fragen und sie bei seiner Entscheidungsfindung berücksichtigen. Eine Ausnahme besteht, wenn die betreffenden Verhaftungen oder Verurteilungen getilgt oder versiegelt wurden.
New Jersey: Arbeitgeber in New Jersey können Informationen über Verhaftungen mit anhängigen Anklagen anfordern, abrufen und berücksichtigen. Sie dürfen sich jedoch nicht nach Aufzeichnungen erkundigen, die gelöscht wurden, oder nach Verhaftungen, die nicht zu einer strafrechtlichen Verurteilung geführt haben. Arbeitgeber können nicht davon ausgehen, dass ein Bewerber mit einer anhängigen Verhaftung schuldig ist.
Washington: In Washington dürfen sich Arbeitgeber nach Verhaftungen erkundigen, müssen aber auch Fragen zum Status der Anklage stellen. Der Arbeitgeber muss fragen, ob die mit der Verhaftung verbundenen Anklagen 1) noch anhängig sind, 2) eingestellt wurden und 3) zu einer Verurteilung wegen einer Straftat geführt haben, die für die betreffende Stelle relevant ist. Die Arbeitgeber müssen fragen, ob die Verhaftung innerhalb der letzten 10 Jahre stattgefunden hat; ältere Verhaftungen können nicht berücksichtigt werden.
Texas: In Texas beziehen sich die Einschränkungen für Arbeitgeber und Verhaftungsprotokolle auf das Gehalt der zu besetzenden Stelle. Wenn die Stelle ein Jahresgehalt von 75.000 Dollar oder weniger hat, darf der Arbeitgeber nur Verhaftungen oder Verurteilungen aus den letzten sieben Jahren berücksichtigen. Wird die Stelle mit einem Jahresgehalt von mehr als 75.000 Dollar vergütet, können Arbeitgeber Verhaftungen oder Verurteilungen berücksichtigen, die älter als sieben Jahre sind.
In Staaten mit „Ban the Box“-Regelungen kann die Verwendung von Verhaftungsunterlagen ebenfalls eingeschränkt sein. Wir haben die „Ban the Box“-Richtlinien nicht in dieses Dokument aufgenommen, da sie die Verwendung von Informationen über Verurteilungen oder Verhaftungen nicht ausdrücklich verbieten. Vielmehr verbieten diese Richtlinien Arbeitgebern, bei Bewerbungen nach Vorstrafen (einschließlich Verhaftungen) zu fragen. Sie können Arbeitgeber auch dazu verpflichten, Hintergrundüberprüfungen erst zu einem späteren Zeitpunkt des Einstellungsverfahrens durchzuführen. Die „Ban the Box“-Richtlinien selbst verbieten es Arbeitgebern nicht, Informationen über Verurteilungen oder Verhaftungen bei der Einstellung zu berücksichtigen.

Staaten, in denen es keine Gesetze gibt, die die Verwendung von Informationen über Verurteilungen oder Verhaftungen einschränken

In vielen Staaten des Landes gibt es keine Gesetze, die die Verwendung von Informationen über Verhaftungen für Arbeitgeber verbieten oder einschränken. Zu diesen Staaten gehören:
– Alabama
– Alaska
– Arkansas
– Idaho
– Iowa
– Kentucky
– Louisiana
– Missouri
– New Mexico
– North Carolina
– North Dakota
– Rhode Island
– South Carolina
– South Dakota
– Tennessee
– Vermont
– West Virginia
– Wyoming
– Washington, D.C.
Zum Zeitpunkt der Abfassung dieses Artikels gibt es in diesen Staaten keine Gesetze, die über das Verbot von Verhaftungen hinausgehen und es Arbeitgebern verbieten, Fragen zu Verhaftungen zu stellen oder Informationen über Verhaftungen bei Einstellungsentscheidungen zu berücksichtigen.

Haftungsausschlüsse

Wir stehen zu den oben genannten Informationen, aber es gibt einige wichtige Angaben, die wir machen müssen. Sie sollten diese Angaben berücksichtigen, bevor Sie auf der Grundlage der in diesem Dokument erörterten Einzelheiten Entscheidungen treffen oder eine Einstellungspolitik planen.
Nur weil es in einem Staat derzeit kein Gesetz gibt, das die Verwendung von Festnahmeprotokollen für Einstellungsentscheidungen verbietet, heißt das nicht, dass dies auch so bleibt. Die Gesetzgebung für Hintergrundüberprüfungen ändert sich ständig, wie die rasche Verbreitung der „Ban the Box“-Gesetzgebung beweist. Bevor Sie Entscheidungen über das Einstellungsverfahren Ihres Unternehmens treffen, sollten Sie die Gesetze in Ihrem Bundesstaat überprüfen, um sicherzustellen, dass keine neuen Gesetze in Kraft sind.

Wie bereits erwähnt, haben Gruppen für Chancengleichheit bei der Beschäftigung wie die EEOC und Menschenrechtsorganisationen Leitlinien zur Verwendung (oder Nichtverwendung) von Verhaftungsunterlagen herausgegeben. So hat beispielsweise die Menschenrechtskommission von Kansas einen Leitfaden herausgegeben, in dem sie die Arbeitgeber darauf hinweist, dass es „nicht ratsam“ ist, nach Verhaftungen zu fragen, die nicht „wesentlich“ mit der zu besetzenden Stelle verbunden sind. Kansas ist einer der Bundesstaaten, in denen Nachfragen nach Verhaftungen, die getilgt wurden, verboten sind. Die Nichteinhaltung solcher Richtlinien kann zu potenziellen Schwierigkeiten mit den betreffenden Gruppen führen, einschließlich rechtlicher Schritte wegen diskriminierender Einstellungspolitik.

Selbst wenn ein Staat kein Gesetz über Festnahmeprotokolle und Einstellungsuntersuchungen hat, kann eine lokale Gerichtsbarkeit dies tun. Ein Beispiel ist Hartford, Connecticut, wo es Auftragnehmern, die für die Stadt arbeiten, nicht gestattet ist, Bewerber aufgrund von Verhaftungen oder kriminellen Anschuldigungen zu disqualifizieren. Ein anderes Beispiel ist Portland, Oregon, wo Arbeitgeber Verhaftungen, die nicht zu Verurteilungen geführt haben, nicht berücksichtigen dürfen, es sei denn, die Verhaftungen haben anhängige Anklagen zur Folge. Informieren Sie sich immer über die Gesetze und Verordnungen in Ihrer Region, bevor Sie Entscheidungen über Verhaftungen und Einstellungen treffen.

Das Urteil

Endlich ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Verhaftungsprotokolle ohne entsprechende Verurteilungen nichts bedeuten. Unabhängig von den Gesetzen in Ihrem Staat oder Ihrer Gerichtsbarkeit ist es immer sicherer, Verhaftungsprotokolle bei beschäftigungsbezogenen Entscheidungen nicht zu berücksichtigen.
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