In Anbetracht der vielen Technologien, die zur Verbesserung der Teamkommunikation entwickelt wurden, sollte die funktionsübergreifende Zusammenarbeit einfacher denn je sein. Mit Slack können wir sofort mit unseren Kollegen in Kontakt treten. Mit Google Drive können wir Dokumente auf der ganzen Welt austauschen. In Asana können wir Aufgaben zuweisen und an Projekten zusammenarbeiten. Es reicht jedoch nicht immer aus, eine neue Software in Ihrem Team einzuführen. Wahrscheinlich müssen Sie auch andere, eher zwischenmenschliche Hürden überwinden.

Bei InVision beispielsweise spielen Kollaborationstools eine wichtige Rolle bei der Koordinierung der Arbeit zwischen dem Produkt- und dem Marketingteam. Das Unternehmen betont jedoch auch die Bedeutung einer ständigen Kommunikation, einer klaren Zuweisung von Verantwortlichkeiten und einer unternehmensweiten Information über bevorstehende Produkteinführungen. All diese Faktoren tragen dazu bei, dass sie erfolgreich über mehrere Teams hinweg zusammenarbeiten können – und ihre Marketingkampagnen sind dadurch stärker.

Wenn es an Zielklarheit mangelt, wird das deutlich, wenn man versucht, aus seinem Silo auszubrechen, um zusammenzuarbeiten – und dann gegen eine Wand stößt.

Funktionsübergreifende Zusammenarbeit kann Unternehmen die Möglichkeit geben, ihre bestmögliche Arbeit zu leisten. Warum also wehren wir uns dagegen? Und warum fällt es uns so schwer, sie zu fördern, selbst wenn wir uns alle einig sind, dass wir sie wollen? Im Folgenden finden Sie 5 häufige Hindernisse für eine team-, abteilungs- und funktionsübergreifende Zusammenarbeit sowie Lösungen für jedes dieser Hindernisse.

Was ist eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit?

Einfach ausgedrückt, handelt es sich um eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit, wenn Menschen aus verschiedenen Teams oder Funktionen (Marketing, Vertrieb, Technik, Personalwesen) innerhalb eines Unternehmens zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel, ein Projekt oder eine Aufgabe zu erfüllen.

Das kann alles sein, von alltäglichen Aufgaben wie der Zusammenarbeit von Kundensupport und Marketing in den sozialen Medien bis hin zu einmaligen Projekten wie der Entwicklung einer neuen, kundenwirksamen Funktion durch Vertrieb und Produkt. Es ist jedoch nicht immer einfach, dies in die Tat umzusetzen – ganz zu schweigen davon, dass es funktioniert.

Die beteiligten Teams haben widersprüchliche Ziele – oder gar keine Ziele

Haben Sie schon einmal versucht, ein anderes Team in ein Projekt einzubeziehen, nur um zu hören: „Das hat für uns keine Priorität“? Das kann sehr ärgerlich sein, wenn Sie wissen, dass sich das Projekt direkt auf den Umsatz auswirkt, eine beträchtliche Anzahl neuer Kunden gewinnt, eine große technische Schuld behebt oder sich anderweitig positiv auf Ihr Unternehmen auswirkt.

In diesem Fall sind Sie und das betreffende Team sich wahrscheinlich über die Ziele nicht einig. Oder schlimmer noch, Sie kennen die Ziele Ihres Teams oder Unternehmens nicht.

Wenn es Ihnen an Zielklarheit mangelt, wird das deutlich, wenn Sie versuchen, aus Ihrem Silo auszubrechen, um zusammenzuarbeiten – und dann gegen eine Mauer stoßen.

Lösung: Richten Sie sich auf Ziele ein und teilen Sie sie mit allen

Ermutigen Sie die Führungskräfte, Ihre Unternehmensziele öffentlich sichtbar zu machen, damit jeder, nicht nur das Führungsteam, die Prioritäten Ihres Unternehmens kennt. Wenn Sie selbst einen Beitrag leisten, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie Ihre Projekte mit den übergeordneten Zielen zusammenhängen (die Pyramide der Klarheit kann Ihnen dabei helfen), und kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern, welches Ziel Ihre Initiative unterstützt.

Wenn Sie Asana verwenden, erstellen Sie ein Projekt, in dem alle Ihre Unternehmensziele aufgeführt sind. Teilen Sie es mit Ihrem gesamten Unternehmen, damit jedes Team – von der Buchhaltung bis zum Vertrieb – das Gesamtbild versteht. Sie können den Nur-Kommentar-Zugang verwenden, um sicherzustellen, dass das Projekt für alle sichtbar, aber nicht bearbeitbar ist. Ausführlichere Anweisungen finden Sie in unserem Leitfaden zum Erstellen eines Projekts mit Unternehmenszielen und Meilensteinen in Asana.

Sie kennen die Projekte und Initiativen anderer Teams nicht

Einige der besten Kollaborationen, an denen ich gearbeitet habe, begannen, als ein anderer Kollege zu mir kam und sagte: „Hey, dieses und jenes Team arbeitet an XYZ. Wusstest du davon?“

Das haben Sie wahrscheinlich auch schon erlebt. Leider entgehen uns jedes Mal, wenn wir über eine Gelegenheit zur Zusammenarbeit stolpern, viele weitere, weil wir nicht wussten, woran andere Teams arbeiten. Organische Kooperationen sind nur die Spitze des Eisbergs. Stellen Sie sich vor, wie viele weitere Gelegenheiten wir aufdecken können, wenn wir unsere Arbeit aktiv miteinander kommunizieren.

Lösung: Teilen Sie anstehende Arbeiten innerhalb und außerhalb Ihrer Abteilung mit

Nicht zu wissen, was Ihre Kollegen tun, stellt ein Hindernis für die teamübergreifende Zusammenarbeit dar, aber das muss nicht sein. Um dieses Problem zu lösen, sollten Sie regelmäßig eine Zusammenfassung der anstehenden Arbeiten Ihres Teams an das gesamte Unternehmen weitergeben oder einen Ort einrichten, an dem andere diese Informationen leicht finden können.

Die teamübergreifende Zusammenarbeit hat das Potenzial, einige unserer besten Arbeiten freizusetzen, Erkenntnisse aufzudecken, von denen wir gar nicht wussten, dass wir sie brauchen, und unsere Projektergebnisse von mäßig zu außergewöhnlich zu machen.

Achten Sie aber auf den Lärm. Es ist zwar gut, eine Vorstellung davon zu haben, was jedes Team in Ihrem Unternehmen tut, aber es muss nicht jeder über jeden kleinen Tweet, jede Fehlerbehebung oder jeden Fall des Kundensupports Bescheid wissen. Fassen Sie sich kurz, aber geben Sie Ihren Mitarbeitern ein Ziel, zu dem sie gehen können (z. B. ein Asana-Projekt), wenn sie mehr erfahren möchten.

Verwenden Sie in Asana Statusaktualisierungen, um alle Ihre Projektverfolger schnell über Fortschritte und anstehende Arbeiten zu informieren. Für größere Initiativen können Sie eine Zusammenfassung erstellen und diese im Team oder in der gesamten Belegschaft verbreiten. Fügen Sie Links zu relevanten Aufgaben und Projekten hinzu und laden Sie Teamkollegen ein, sich an einem Projekt zu beteiligen, wenn sie einen Beitrag leisten können.

Sie verstehen die Rollen, Zuständigkeiten oder den Fachjargon Ihrer Mitarbeiter nicht

Einmal hörte ich einem Mitarbeiter zu, der in unserer wöchentlichen Teambesprechung zwei Monate lang immer dasselbe Update gab. Ich dachte nicht, dass es für meine Arbeit relevant war. Das heißt, bis ich das Endergebnis sah und erkannte, dass wir gerade eine wirklich gute Gelegenheit zur Zusammenarbeit verpasst hatten. Hätten wir die Sache ausführlicher besprochen, hätten wir Wege finden können, um Doppelarbeit zu vermeiden und den Zeitplan ihres Projekts zu verkürzen.

Oft passiert diese „verpasste Verbindung“ bei der Arbeit, weil wir:

1. die Rolle oder die Verantwortlichkeiten des anderen nicht vollständig verstanden haben
2. Jargon und Nomenklatur verwenden, die für ein breiteres Publikum nicht leicht zu verstehen sind

Glücklicherweise ist Bewusstsein der erste Schritt, um diese Barriere zu überwinden.

Lösung: Lernen Sie, wer was macht und wie man ihre Sprache spricht

Wann immer Sie können, lernen Sie Ihre Mitarbeiter und ihren Arbeitsstil kennen und stellen Sie ihnen detaillierte Fragen über ihre Arbeit. In größeren Unternehmen sollten Sie Gelegenheiten zum Lernen schaffen, z. B. zufällige 1:1-Gespräche oder unternehmensweite „Show and Tells“, bei denen die Mitarbeiter Dinge präsentieren können, die sie entwickelt, auf den Weg gebracht oder an denen sie gearbeitet haben.

Bei Asana tun wir dies, indem wir jedem Mitarbeiter Verantwortungsbereiche (AoRs) zuweisen und eine laufende Liste mit allen AoRs und ihren Eigentümern führen. So weiß jeder genau, wer was macht.

Ein anderes Projekt zu übernehmen scheint zu zeitaufwändig

Dies ist wahrscheinlich das häufigste Szenario: Sie laden ein Team oder einen Teamkollegen ein, mit Ihnen gemeinsam an etwas zu arbeiten. Sie sind interessiert, haben aber keine Zeit. Vielleicht sagen sie zu, aber erst „nächsten Monat“ oder „im nächsten Quartal“. Schließlich wird Ihr Projekt auf unbestimmte Zeit verschoben, und Sie haben die Hoffnung aufgegeben, dass es jemals fertig wird.

Das Problem ist, dass die Beteiligung an einem neuen Projekt oft wie eine beängstigende, zeitraubende Aufgabe erscheint – selbst wenn es eigentlich eine viel kleinere Aufgabe ist.

Lösung: Legen Sie einen klaren Vorschlag, einen Zeitplan und einen geschätzten Zeitaufwand vor

Bevor Sie Ihren Mitarbeiter überhaupt bitten, bei einem neuen Projekt mitzuhelfen, nehmen Sie sich die Zeit, um abzuschätzen, wie lange das Projekt dauern wird. Planen Sie, wenn möglich, zusätzliche Zeit für Ihr Projekt ein. Skizzieren Sie dann die Rolle des Mitarbeiters und seine voraussichtliche Zeiteinteilung. Wenn sie ein klareres Verständnis davon haben, was Sie von ihnen brauchen und wie lange es dauern wird, wird die Hemmschwelle, sich einzubringen, geringer.

Erstellen Sie in Asana ein Projekt und fügen Sie eine Beschreibung und Fälligkeitsdaten für Aufgaben hinzu. Weisen Sie Aufgaben innerhalb Ihres Projekts einzelnen Teammitgliedern zu. Verwenden Sie dann benutzerdefinierte Felder, um eine geschätzte Zeitspanne hinzuzufügen. Wenn Sie Aufgaben zuweisen, haben Ihre Mitarbeiter eine viel klarere Vorstellung davon, was sie bis wann zu tun haben und wie lange es dauern wird.

Neue Arbeitsweisen werden nur ungern angenommen

„Gewohnheiten sind die Version des Autopiloten in unserem Gehirn“, schreibt Stephanie Vozza auf Fast Company. Am Arbeitsplatz äußert sich dies oft in einer Abneigung gegen die Einführung eines neuen Werkzeugs, einer neuen Methode oder einer neuen Arbeitsweise. Es ist die Wenn-es-nicht-kaputt-geht-warum-es-verändern-Mentalität.

Oft bedeutet die Zusammenarbeit und die Einführung neuer Hilfsmittel eine Änderung unserer Arbeitsgewohnheiten. Und wir alle wissen, dass Gewohnheiten schwer zu brechen sind.

Dummerweise ignorieren wir, wenn wir bei unseren Gewohnheiten bleiben, Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten, Zeit zu sparen und der Zeit voraus zu sein. (Denken Sie nur an den Vorteil, den frühe E-Mail-Anwender gegenüber ihren Kollegen ohne E-Mail hatten!) Und wer möchte nicht mehr Zeit in seinem Tag haben?

Lösung: Führen Sie ein neues Werkzeug oder eine neue Gewohnheit langsam ein

Wenn Sie in Ihrem Team etwas Neues einführen – sei es ein neuer Prozess oder ein neues Werkzeug -, sollten Sie die Mitarbeiter langsam an neue Prozesse heranführen. „Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man eine große Prozessüberholung nicht forcieren sollte“, sagt Caisha, Mitglied der Asana-Community. „Beginnen Sie mit einem einfachen Projekt, z. B. einer Besprechungsagenda oder einer Veranstaltung. Idealerweise ist es etwas, von dem viele Leute in der Abteilung, unabhängig von ihrem Schwerpunkt, wissen müssen oder an dem sie beteiligt sind.“

Es ist auch eine gute Idee, eine Kontaktperson oder einen Champion zu haben, der die Leute sanft daran erinnert: „Hey, erinnerst du dich an den neuen Prozess, den wir befolgen?“

Wenn Sie gerade erst anfangen, Asana mit Ihrem Team zu verwenden, können Sie Integrationen wie das Gmail-Add-on nutzen, um den Mitarbeitern einen reibungslosen Übergang von der Kommunikation per E-Mail zur Zusammenarbeit in Asana zu ermöglichen.

Starten Sie die Zusammenarbeit mit Teamkollegen

Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit hat das Potenzial, einige unserer besten Arbeiten freizusetzen, Erkenntnisse zu gewinnen, von denen wir nicht wussten, dass wir sie brauchen, und unsere Projektergebnisse von mäßig zu außergewöhnlich zu machen. Die Förderung der Zusammenarbeit ist jedoch nicht ohne Herausforderungen zu haben. Sie erfordert Arbeit. Es liegt an Ihnen zu entscheiden, ob Sie es zulassen, dass Barrieren Sie in einem Silo gefangen halten, oder ob Sie sie abbauen wollen.