C’est à nouveau cette période de l’année – le temps de l’impôt. Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, vous n’avez pas le temps de perdre votre temps. Vous devez faire vos impôts et les faire rapidement. Heureusement, vous n’êtes pas seul dans la course pour respecter la date limite de déclaration de cette année. Grâce à ce guide (et à votre logiciel de comptabilité), nous vous montrerons comment être parfaitement préparé pour cette saison fiscale.

Dans ce post, nous couvrirons tout ce dont vous avez besoin pour vous aider à préparer vos déclarations de revenus. Nous discuterons de la façon de mettre à jour votre logiciel de comptabilité avant la déclaration, des rapports comptables dont vous aurez besoin pour remplir vos formulaires fiscaux, des informations importantes sur la déclaration, et plus encore. Nous vous proposons également une liste de contrôle téléchargeable pour vous assurer que vous n’oubliez aucune étape de votre préparation fiscale. Téléchargez cette liste de contrôle pour prendre de l’avance sur le jeu de l’impôt et lisez la suite pour apprendre certains de nos conseils et astuces de déclaration d’impôt.

Liste de contrôle de préparation de l’impôt de Merchant Maverick (PDF)

Ce que vous devez faire pour préparer les impôts de votre petite entreprise

La saison des impôts n’a pas à être difficile ou stressante. Nous allons décomposer l’ensemble du processus en six étapes faciles, afin que vous puissiez préparer avec succès les impôts de votre petite entreprise. Suivez ces étapes et notre liste de contrôle gratuite pour la préparation des impôts pour vous aider à rester au top de la préparation et de la déclaration des impôts de votre petite entreprise :

Étape 1 : Avoir les informations personnelles générales &de l’entreprise à portée de main

La déclaration de vos impôts nécessite des informations personnelles de base. Vous voulez les avoir à portée de main pour les utiliser sur vos formulaires d’impôt ou les noter pour votre comptable ou votre fiscaliste si vous en avez engagé un pour remplir votre déclaration de revenus. Les informations nécessaires sont assez simples, mais vous devez vous assurer que vous (ou votre professionnel de la fiscalité) saisissez les informations correctes pour éviter tout retard avec l’IRS. Ces informations comprennent :

• Informations personnelles de base : Cela comprend votre nom légal et votre adresse. Si votre nom légal a récemment changé (par exemple, à la suite d’un mariage), assurez-vous que votre nom a été changé par l’administration de la sécurité sociale. Pour éviter un retard ou un rejet de votre déclaration, votre nom doit correspondre à celui qui figure dans le dossier de la SSA.
• Renseignements commerciaux de base : Si votre entreprise fonctionne sous un autre nom que le vôtre, vous devez fournir le nom légal complet de votre entreprise sur votre déclaration de revenus. Vous devrez également fournir l’adresse de votre entreprise.
• Numéro de sécurité sociale : Votre numéro de sécurité sociale est nécessaire pour déclarer vos impôts. Comme toutes les autres informations, assurez-vous qu’il n’y a pas de fautes de frappe qui pourraient retarder votre déclaration.
• Numéro d’identification de l’employeur : Selon la structure juridique de votre entreprise, vous pouvez avoir un numéro d’identification d’employeur fédéral (EIN) qui a été délivré par l’IRS. Si votre entreprise a un EIN, il doit être ajouté à votre déclaration de revenus.

Étape 2 : savoir quels formulaires fiscaux produire

L’une des étapes les plus critiques de la déclaration de revenus est de s’assurer que vous remplissez et soumettez les bons formulaires à l’IRS. Les formulaires que vous devez remplir dépendent entièrement du type de petite entreprise que vous avez : Entreprise individuelle, partenariat, société, société S ou SARL. Le site de l’IRS consacré à la structure des entreprises vous indiquera tous les formulaires fiscaux que vous devez remplir, en fonction de votre activité. Certains des plus courants sont l’impôt sur le revenu, l’annexe C, les 1099-MISC, les W-2 et les W-4.

Si vous engagez un comptable pour faire vos impôts à votre place, il sera en mesure de vous indiquer les formulaires à remplir. Les comptables facturent souvent à l’heure, donc le fait d’avoir les informations nécessaires en place dès le départ leur fait gagner du temps et vous fait gagner de l’argent. Être préparé est le meilleur cadeau que vous pouvez leur faire (et vous faire).

En plus de savoir quels formulaires déposer, il est également essentiel de connaître vos échéances. Alors qu’une annexe C, par exemple, peut être déposée avec votre déclaration d’impôt sur le revenu des particuliers due le 15 avril, d’autres formulaires (tels que le 1120-S pour les sociétés S) ont d’autres dates d’échéance fixées par l’IRS.

Étape 3 : Enregistrer les revenus &Dépenses

L’exactitude est vitale lorsque vous déclarez vos revenus et vos dépenses. Évitez les audits, les pénalités et les frais en suivant avec précision vos revenus et vos dépenses. Le moyen le plus simple de le faire ? Votre logiciel de comptabilité.

Votre logiciel de comptabilité permet de suivre facilement vos revenus et vos dépenses tout au long de l’année. Vous pouvez utiliser des fonctions telles que la numérisation des reçus et l’ajout automatique des transactions de votre compte bancaire pour enregistrer facilement et précisément les revenus et les dépenses. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour remplir votre déclaration de revenus. Vous n’avez pas de logiciel de comptabilité ? Jetez un coup d’œil à nos critiques de logiciels de comptabilité et de tenue de livres, afin d’être prêt pour la prochaine saison fiscale.

Lorsque vous enregistrez et déclarez vos revenus et dépenses, il y a quelques éléments à garder à l’esprit. Premièrement, assurez-vous que vos dépenses professionnelles et personnelles sont séparées. La façon la plus simple de le faire est de maintenir des comptes bancaires séparés, mais vous pouvez également utiliser votre logiciel de comptabilité pour séparer les transactions. Vous devriez également catégoriser vos dépenses – une tâche facilement gérée par la plupart des logiciels de comptabilité.

Lorsque vous utilisez votre logiciel de comptabilité, il est également important de déterminer le type de comptabilité que vous utiliserez pour votre entreprise : comptabilité de caisse ou comptabilité d’exercice. Cela affecte la façon dont vous déclarerez vos revenus d’une année à l’autre. Avec la comptabilité d’exercice, une transaction est enregistrée dès qu’elle se produit, même si aucune somme d’argent n’a été échangée. Par exemple, une transaction sera enregistrée après l’envoi d’une facture ou la réception d’un billet. D’autre part, vous enregistrez les transactions avec la comptabilité de caisse une fois qu’une facture a été payée, ou qu’un paiement d’un client a été reçu.

La méthode de comptabilité que vous utilisez fait une différence lorsqu’il s’agit de déclarer vos impôts. Vous ne savez pas quelle méthode est la meilleure pour votre entreprise ? Consultez notre article intitulé Comptabilité de caisse ou comptabilité d’exercice : Laquelle est la meilleure pour votre entreprise, afin de déterminer quel est le bon choix pour vous.

Enfin, assurez-vous de conserver les documents importants, tels que les reçus, les chèques annulés et les factures, afin d’être prêt si votre déclaration est vérifiée par l’IRS.

Étape 4 : Exécuter les rapports financiers

Avoir vos rapports financiers prêts au moment de déclarer vos impôts rendra l’ensemble du processus plus rapide et plus facile pour vous et votre comptable. Heureusement, si vous avez utilisé un logiciel de comptabilité tout au long de l’année, l’exécution des rapports financiers est facile.

Quels rapports devez-vous préparer pour le moment des impôts ? Commencez par ceux-ci :

• Balance sheet
• Profit & Loss statement
• Income report
• Expense report
• Inventory Valuation
• Total Cost Of Goods (COGS)

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• Sommaire des taxes de vente
• Sommaire des salaires
• Journal du kilométrage
• Journal de dépréciation des actifs

Il est également important de noter que même après avoir déclaré vos impôts, vous devez conserver les registres préparés ci-dessus ; ils seront incroyablement importants si l’IRS décide de vous auditer quelque part en cours de route.

Combien de temps dois-je conserver mes dossiers commerciaux, demandez-vous ? Beaucoup de gens vous diront trois ans, mais dans certains cas, l’IRS peut déposer un audit jusqu’à six ans après une déclaration (ou même une période indéfinie, selon la raison de l’audit). Les dossiers fiscaux sont absolument un cas où il vaut mieux prévenir que guérir. Lisez notre article sur les 12 conseils pour éviter un contrôle fiscal pour en savoir plus.

Étape 5 : Déterminer vos déductions

Quel propriétaire d’entreprise n’aime pas économiser de l’argent ? Gardez une plus grande partie de vos gains dans votre poche en profitant des déductions qui peuvent réduire votre revenu imposable – diminuant ainsi votre charge fiscale. Une chose importante à noter ici est que le suivi de vos déductions tout au long de l’année peut simplifier le processus de déclaration de revenus.

Cependant, si vous avez omis de suivre vos déductions cette année, profitez de ce moment pour vous familiariser avec les déductions standard pour les entreprises, utilisez celles qui s’appliquent à votre entreprise et prévoyez de suivre vos déductions à l’avenir.

Certaines déductions qui peuvent s’appliquer à votre entreprise comprennent :

• Déduction pour revenu « transitif » : Il s’agit de l’une des plus récentes déductions décrites dans le Tax Cuts and Jobs Act. Les petites entreprises admissibles peuvent bénéficier d’une réduction de revenu de 20 %. Discutez avec votre comptable ou un professionnel de la fiscalité pour savoir si vous êtes admissible à cette déduction.
• Bureau à domicile : Si vous avez un espace dédié dans votre maison qui est utilisé exclusivement pour les affaires, vous pouvez être admissible à la déduction pour bureau à domicile. Vous pouvez déduire une partie de vos dépenses, comme les services publics, l’assurance et les réparations. Ou vous pouvez opter pour la déduction simplifiée de 5 $ par pied carré jusqu’à 300 pieds carrés.
• Loyer : Les paiements de loyer pour votre espace commercial peuvent être déduits dans votre déclaration de revenus.
• Publicité &Marketing : Non seulement la publicité et le marketing apportent de nouveaux clients (et plus de revenus), mais ces dépenses sont entièrement déductibles au moment de l’impôt.
• Dépenses liées aux véhicules : Si vous utilisez une voiture ou un camion pour votre entreprise, vous pouvez déduire cette dépense dans votre déclaration de revenus. Vous pouvez choisir de détailler vos dépenses (pensez à l’essence, l’entretien et l’assurance), ou vous pouvez prendre la déduction standard au taux fixé par l’IRS.
• Fournitures : Les fournitures de bureau et autres fournitures utilisées pour exploiter votre entreprise sont des dépenses déductibles.
• Logiciels : Les logiciels liés à l’entreprise, y compris votre logiciel de comptabilité, peuvent être amortis sur votre déclaration de revenus.
• Dépenses des employés : Les salaires, les primes, les avantages sociaux et les frais d’études des employés sont tous déductibles.
• Assurances : Vous pouvez déduire les primes d’assurance commerciale ainsi que les primes d’assurance maladie si vous êtes indépendant.
• Frais de déplacement : Si vous voyagez pour affaires, des dépenses telles que votre transport et votre hébergement peuvent être déduites dans votre déclaration de revenus d’entreprise.

Ce ne sont là que quelques-unes des déductions qui peuvent contribuer à réduire votre charge fiscale. Consultez notre liste complète des déductions fiscales pour les petites entreprises pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez économiser de l’argent cette saison fiscale. Vous pouvez également maximiser vos déductions en discutant avec un comptable ou un professionnel de l’impôt.

Une dernière chose à noter est de vous assurer que vous conservez tous vos reçus et registres pour être en mesure de soutenir ces déductions en cas d’audit.

Étape 6 : Tirez le maximum de votre logiciel de comptabilité

Si vous remplissez vous-même votre déclaration de revenus, il est incroyablement important de faire vos recherches et de tirer parti de toutes les ressources possibles – y compris votre logiciel de comptabilité. La plupart des entreprises de logiciels de comptabilité offrent un certain degré de soutien fiscal. Lisez notre guide, Le secret d’une saison fiscale facile et sans stress pour votre entreprise, pour savoir quels formulaires fiscaux votre logiciel prend en charge. Il existe également de nombreuses ressources fiscales pour les petites entreprises pour ceux qui ont besoin d’un coup de main, notamment :

• Ateliers virtuels de l’IRS : En cas de doute, demandez à l’IRS. L’IRS propose neuf vidéos destinées aux propriétaires de petites entreprises ainsi que toutes les informations nécessaires à la déclaration de revenus.
• First-Time Business Owners : Un bref guide des déclarations fiscales : L’Entrepreneur a rassemblé un guide utile sur les déclarations fiscales pour ceux d’entre vous qui sont nouveaux dans les impôts des entreprises.
• Careful Cents : Careful Cents est un blog tenu par l’experte en fiscalité Carrie Smith, qui propose deux livres gratuits – « Tax Toolkit : A Checklist for Self-Employed Biz Owners » et « The Ultimate Guide to Self-Employed Tax Deductions. »

Démarrer avec notre liste de contrôle pour la préparation de l’impôt des entreprises

Tenté d’attendre la dernière minute pour déclarer vos impôts ? N’attendez pas – soyez préparé, déclarez vos impôts et abordez la nouvelle année en vous concentrant sur d’autres aspects de votre entreprise. Après avoir parcouru les informations contenues dans cet article, téléchargez notre liste de contrôle pour la préparation de l’impôt sur les sociétés. Cette liste de contrôle peut vous aider à vous assurer que vous avez tout ce dont vous (ou votre comptable) avez besoin pour une saison fiscale facile et sans accroc. Bonne chance!

Liste de contrôle pour la préparation de l’impôt des commerçants (PDF)

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