L’utilisation de la vérification des antécédents criminels à des fins d’emploi est devenue de plus en plus courante au cours de la dernière décennie. Selon une enquête de CareerBuilder de 2016, 72 % des employeurs effectuent un certain type de vérification des antécédents pour chaque nouvel employé. Parmi les employeurs qui utilisent des vérifications d’antécédents, 82 % vérifient les antécédents criminels des nouveaux employés.
Les employeurs s’attendent souvent à ce que les recherches d’antécédents criminels incluent tous les démêlés qu’un sujet a eus avec la justice, y compris les condamnations pour délit mineur, les condamnations pour crime et les arrestations. De nombreuses entreprises de vérification des antécédents n’incluent pas les informations relatives aux arrestations dans leurs rapports de vérification des antécédents.
Pourquoi les dossiers d’arrestation sont-ils exclus de ces vérifications, et comment les employeurs peuvent-ils examiner les informations relatives aux antécédents d’arrestation s’ils le souhaitent ? Ce livre blanc répond à ces questions et fournit des informations État par État sur la bonne utilisation des antécédents d’arrestation pour les décisions d’emploi.

La controverse sur les dossiers d’arrestation dans l’emploi

Les dossiers d’arrestation, comme d’autres types d’informations sur le casier judiciaire, font généralement partie du dossier public. L’exception la plus courante concerne les dossiers d’arrestation relatifs à une enquête en cours des forces de l’ordre. Certains États exigent que les dossiers d’arrestation soient détruits ou effacés du dossier public si le sujet n’est pas accusé ou déclaré coupable ou si les accusations contre le sujet sont abandonnées.

Les détails du dossier d’arrestation apparaissent généralement au cours d’une enquête détaillée sur les antécédents d’une personne. Ainsi, les entreprises de vérification des antécédents trouvent généralement ces informations au cours de leurs enquêtes. Cependant, la plupart des agences de vérification des antécédents n’incluront pas de détails sur les antécédents d’arrestation dans leurs rapports de vérification des antécédents.
Il existe une certaine controverse quant à l’utilisation des informations sur les antécédents d’arrestation dans les décisions d’emploi. Une des raisons de cette controverse est que les dossiers d’arrestation ne sont pas significatifs en soi. Sans condamnation, un dossier d’arrestation n’est pas la preuve qu’une personne est coupable d’un crime. Si les dossiers d’arrestation sont inclus dans un rapport de vérification des antécédents, ils peuvent conduire à ce que des candidats soient disqualifiés pour un emploi pour des crimes dont ils n’ont jamais été réellement accusés, ou pour des infractions dont ils n’ont pas été reconnus coupables.
L’Equal Employment Opportunity Commission a publié plusieurs points d’orientation pour aider les employeurs à naviguer dans cette situation complexe.
Le premier point d’orientation est que les employeurs qui utilisent les dossiers d’arrestation comme une disqualification pure et simple pour l’emploi sont probablement discriminatoires envers les minorités ou les groupes protégés.
Le deuxième point d’orientation est que les employeurs ont la liberté de se méfier d’un candidat s’il a un historique d’arrestations. Toutefois, si ces arrestations ne sont pas liées à des condamnations, l’employeur doit approfondir l’enquête pour déterminer si le candidat ou l’employé a commis les délits en question. Étant donné que la plupart des employeurs ne disposent pas des ressources ou du savoir-faire nécessaires pour mener une telle enquête, les entreprises de vérification des antécédents les protègent contre d’éventuelles plaintes pour discrimination ou poursuites judiciaires en ne divulguant pas les dossiers d’arrestation.

Dossiers d’arrestation et lois des États : What Employers Can and Cannot Do by Location

Les orientations fournies par l’EEOC sur les dossiers d’arrestation et leur utilisation dans les situations d’emploi ne sont que cela : des orientations. Si les employeurs seraient bien avisés de suivre ces orientations pour éviter les politiques d’embauche discriminatoires, l’EEOC ne fait pas les lois. Aucune loi fédérale n’interdit aux entreprises de prendre en compte les casiers judiciaires à des fins d’emploi. Il existe de nombreuses régions du pays où les employeurs peuvent utiliser les dossiers d’arrestation si 1) ils souhaitent le faire et 2) ils sont prêts à faire les recherches pour les trouver.
Parce qu’il n’y a pas de loi fédérale concernant l’utilisation des dossiers d’arrestation dans les situations d’emploi ne signifie pas qu’il n’y a pas de lois, point final. De nombreux États ont adopté des lois qui limitent, réglementent ou interdisent carrément l’utilisation des antécédents d’arrestation pour les décisions d’emploi. En tant que tel, le droit de votre entreprise de prendre en compte les dossiers d’arrestation lors de l’embauche d’un nouvel employé dépendra de votre emplacement.
Pour aider les employeurs à savoir où ils se situent, nous offrons un aperçu complet des 50 États et de Washington, D.C. et les divisons en quatre catégories. Ces catégories sont :
– Les États qui interdisent complètement l’utilisation des dossiers d’arrestation
– Les États ayant des règles relatives aux dossiers expurgés, scellés ou rejetés
– Les États qui autorisent ou interdisent les enquêtes sur les arrestations dans certaines situations, mais pas de manière générale
– Les États n’ayant aucune loi restreignant l’utilisation des informations sur les condamnations ou les arrestations
Notez que ces catégories sont volontairement larges. Les lois de chaque État sont légèrement différentes, ce qui signifie que même deux États qui appartiennent à la même catégorie peuvent avoir des réglementations différentes sur la façon dont les dossiers d’arrestation peuvent être utilisés pour les décisions d’embauche.

États qui interdisent complètement l’utilisation des dossiers d’arrestation

Plusieurs États interdisent l’utilisation des dossiers d’arrestation à des fins d’embauche. Les lois de ces États n’interdisent pas aux employeurs de consulter les dossiers d’arrestation. Au lieu de cela, elles ordonnent aux employeurs de ne pas se renseigner du tout sur les dossiers d’arrestation ou interdisent aux entreprises de prendre en compte les arrestations  » qui n’ont pas abouti à une condamnation. »
Les États qui entrent dans cette catégorie comprennent :
– Arizona
– Californie
– Hawaï
– Maine
– Massachusetts
– Michigan
– Montana
– New York
– Pennsylvanie
– Wisconsin
Il existe des exceptions dans certains de ces États. La Californie, l’État de New York et le Wisconsin autorisent tous les employeurs à prendre en considération les dossiers d’arrestation si des accusations sont toujours en cours contre le sujet. Dans le Wisconsin, si des accusations sont en cours, l’employeur ne peut disqualifier le candidat sur cette base que si les accusations sont pertinentes pour le poste à pourvoir. Pour la plupart, les employeurs dans ces États devraient éviter d’utiliser les dossiers d’arrestation dans toute situation liée à l’embauche ou à l’emploi.

États avec des règles relatives aux dossiers expurgés, scellés ou rejetés

De nombreux États ont des lois qui interdisent aux employeurs de se renseigner sur les dossiers qui ont été expurgés, scellés ou rejetés ou de prendre des décisions basées sur ces dossiers. Ces lois ne couvrent pas spécifiquement les dossiers d’arrestation. Elles concernent plutôt tout type d’antécédents criminels – y compris les arrestations, les accusations ou les condamnations – qui ont été effacés ou scellés depuis leur inscription dans le registre public.
Techniquement, ces dossiers ne devraient plus être accessibles au public, ce qui signifie qu’ils ne devraient pas apparaître dans les vérifications des antécédents. Cependant, les bases de données ne sont pas toujours mises à jour aussi rapidement ou de manière aussi fiable qu’elles le devraient. Les dossiers expurgés ou scellés apparaissent parfois dans les vérifications d’antécédents ou même dans les recherches standard sur Internet. Les employeurs des États suivants ne peuvent pas utiliser ces dossiers (y compris les dossiers d’arrestations liées à des crimes expurgés) pour prendre une décision liée à l’emploi :
– Colorado
– Connecticut
– Delaware
– Illinois
– Indiana
– Kansas
– Mississippi
– Nebraska*
– New Hampshire**
– Ohio
– Oklahoma
– Utah
– Virginie
Dans ces États, les employeurs doivent veiller à ne pas demander, requérir ou exiger que les candidats ou les employés divulguent des dossiers qui ont été expurgés, scellés ou rejetés. En outre, les employeurs doivent veiller à respecter à la lettre le Fair Credit Reporting Act (FCRA).
Les employeurs qui souhaitent disqualifier des candidats pour des raisons liées à des casiers judiciaires ou à des arrestations doivent en informer les candidats par écrit et leur donner la possibilité de répondre. De cette façon, un candidat peut informer l’employeur si l’accusation, l’arrestation ou la condamnation disqualifiante est quelque chose qui a été effacé de son dossier.

États qui autorisent ou interdisent les enquêtes sur les arrestations dans certaines situations mais pas de manière générale

Plusieurs États ont des lois qui permettent aux employeurs de se renseigner sur les dossiers d’arrestation ou de les considérer comme un facteur pour les décisions d’emploi, mais seulement dans certaines situations. Cette catégorie est la plus petite des quatre abordées dans ce livre blanc.
Ci-après, nous expliquons les politiques que ces cinq États appliquent concernant les employeurs et les dossiers d’arrestation.
Géorgie : En Géorgie, les employeurs sont limités dans leur capacité à se renseigner sur les dossiers d’arrestation qui appartiennent à des primo-délinquants. Les employeurs ne sont pas autorisés à prendre en compte les dossiers d’arrestation qui n’ont pas abouti à un verdict de culpabilité ou à une condamnation si le sujet est un primo-délinquant. Les employeurs peuvent prendre en considération les arrestations d’une personne qui a déjà été arrêtée ou condamnée pour un crime. Les résidents de Géorgie ont le droit d’être déchargés de leurs premières arrestations en vertu de la « loi sur les premiers délinquants » de l’État.
Maryland : Les employeurs du Maryland ne sont autorisés à interroger les candidats sur les arrestations ou les condamnations qui « ont un rapport direct avec l’emploi. » En d’autres termes, les employeurs ne peuvent pas poser à leurs candidats des questions générales comme « Avez-vous déjà été arrêté ? » ou « Avez-vous déjà été condamné pour un crime ? ». Ils doivent préciser les crimes qu’ils veulent connaître. Si une arrestation ou une condamnation est pertinente pour l’emploi en question, les employeurs peuvent poser des questions à ce sujet et en tenir compte dans leur processus décisionnel. L’exception est si ces arrestations ou condamnations pertinentes ont été expurgées ou scellées.
New Jersey : Les employeurs du New Jersey peuvent demander, récupérer et prendre en compte des informations sur les arrestations avec des charges en cours. Cependant, ils ne sont pas autorisés à se renseigner sur les dossiers qui ont été expurgés ou les arrestations qui n’ont pas abouti à une condamnation pénale. Les employeurs ne peuvent pas supposer qu’un candidat ayant une arrestation en cours est coupable.
Washington : À Washington, les employeurs peuvent se renseigner sur les arrestations, mais doivent inclure des questions sur le statut des accusations. L’employeur doit demander si les accusations liées à l’arrestation 1) sont toujours en cours, 2) ont été rejetées, et 3) ont conduit à une condamnation pour un crime pertinent pour l’emploi en question. Les employeurs sont tenus de demander si l’arrestation a eu lieu au cours des 10 dernières années ; les arrestations plus anciennes ne peuvent être prises en compte.
Texas : Au Texas, les restrictions pour les employeurs et les dossiers d’arrestation sont liées au salaire de l’emploi à pourvoir. Si l’emploi paie 75 000 $ ou moins en salaire annuel, l’employeur n’est autorisé à prendre en compte que les arrestations ou condamnations des sept dernières années. Si le salaire annuel de l’emploi est supérieur à 75 000 dollars, les employeurs peuvent prendre en compte les arrestations ou les condamnations datant de plus de sept ans.
Les États qui appliquent des politiques d’interdiction totale peuvent également imposer des limites à l’utilisation des dossiers d’arrestation. Nous n’avons pas inclus les politiques d’interdiction dans le présent document, car elles n’interdisent pas expressément l’utilisation des informations sur les antécédents de condamnation ou d’arrestation. Ces politiques interdisent plutôt aux employeurs de poser des questions sur les antécédents criminels (y compris les arrestations) dans les demandes d’emploi. Elles peuvent également exiger des employeurs qu’ils reportent la vérification des antécédents à une étape ultérieure du processus d’embauche. En elles-mêmes, les politiques de bannissement de la boîte n’interdisent pas aux employeurs d’apprendre ou de considérer les antécédents d’arrestation à des fins d’embauche.

États sans lois restreignant l’utilisation des informations sur les condamnations ou les arrestations

De nombreux États du pays n’ont pas de lois interdisant ou restreignant l’utilisation des informations sur les arrestations pour les employeurs. Ces États comprennent :
– l’Alabama
– l’Alaska
– l’Arkansas
– l’Idaho
– l’Iowa
– le Kentucky
– la Louisiane
– le Missouri
– le Nouveau-Mexique
– la Caroline du Nord
– le Dakota du Nord
– l’Australie. Dakota du Nord
– Rhode Island
– Caroline du Sud
– Dakota du Sud
– Tennessee
– Vermont
– Virginie occidentale
– Wyoming
– Washington, D.C.
Au moment de la rédaction de cet article, ces États n’ont pas de lois au-delà de la législation ban the box qui restreint les employeurs de poser des questions sur les arrestations ou de considérer les informations sur les arrestations lors de la prise de décisions d’emploi.

Disclaimers

Nous nous en tenons aux informations fournies ci-dessus, mais il y a quelques divulgations importantes que nous devons donner. Vous devriez tenir compte de ces divulgations avant de prendre toute décision ou de planifier toute politique d’embauche basée sur les détails discutés dans ce document.
Ce n’est pas parce qu’un État n’a pas actuellement de loi interdisant l’utilisation des dossiers d’arrestation pour les décisions d’emploi que cela restera ainsi. La législation sur la vérification des antécédents est en constante évolution, comme le prouve la propagation rapide de la législation sur l’interdiction des boîtes. Avant de prendre toute décision concernant le processus d’embauche de votre entreprise, vous devriez revérifier les lois de votre État pour vous assurer qu’il n’y a pas de nouvelles lois en vigueur.

Comme mentionné précédemment, les groupes d’égalité des chances en matière d’emploi tels que l’EEOC et les organisations de défense des droits de l’homme ont publié des conseils sur l’utilisation (ou non) des dossiers d’arrestation. Par exemple, la Commission des droits de l’homme du Kansas a publié des directives indiquant aux employeurs qu’il est « déconseillé » de poser des questions sur les arrestations qui ne sont pas « substantiellement liées » à l’emploi en question. Le Kansas est l’un des États qui interdisent les demandes de renseignements sur les arrestations qui ont été effacées. Le non-respect de directives telles que celles-ci peut entraîner des difficultés potentielles avec les groupes en question, y compris des actions en justice alléguant des politiques d’embauche discriminatoires.

Même si un État n’a pas de loi sur les dossiers d’arrestation et la sélection des emplois, une juridiction locale pourrait le faire. Un exemple est Hartford, Connecticut, où les entrepreneurs travaillant pour la ville ne sont pas autorisés à disqualifier les candidats sur la base d’arrestations ou d’accusations criminelles. Un autre exemple est celui de Portland, dans l’Oregon, où les employeurs ne sont pas autorisés à prendre en compte les arrestations qui n’ont pas abouti à des condamnations, à moins que les arrestations n’entraînent des accusations en cours. Consultez toujours les lois et ordonnances de votre région avant de prendre toute décision concernant les dossiers d’arrestation et l’embauche.

Le verdict

En fin de compte, il est important de se rappeler que les dossiers d’arrestation ne signifient rien sans les condamnations correspondantes. Quelles que soient les lois en vigueur dans votre État ou votre juridiction, il est toujours plus sûr de ne pas tenir compte des dossiers d’arrestation pour les décisions liées à l’emploi.
A backgroundchecks.com, nous n’incluons pas les dossiers d’arrestation dans nos rapports de vérification des antécédents. Au lieu de cela, nous fournissons une gamme de services très fiables conçus pour vous aider à filtrer vos candidats et employés de manière responsable
et efficace. Nos services US OneSEARCH et US OneVERIFY utilisent plus de 670 millions d’enregistrements provenant des 50 États américains (plus Washington, D.C., Guam et Porto Rico). Nous proposons également des recherches criminelles locales, étatiques et fédérales et une gamme d’autres services complets de vérification des antécédents.