Etes-vous mal à l’aise avec le jargon juridique contenu dans un contrat de location de copieur ? Si vous n’êtes pas un avocat ou si vous n’avez pas d’expérience dans l’obtention d’un copieur pour votre entreprise, un contrat de location de copieur de bureau pourrait être un document intimidant.

Regardons certains des défis auxquels vous êtes confrontés lorsque vous examinez le contrat de location d’un copieur.

Naviguer dans un contrat de location de copieur sans sombrer

De nombreuses entreprises concluent un contrat de location de copieur pour éviter de débourser des milliers de dollars au départ pour acheter un copieur multifonction haut de gamme. En signant un contrat de location de copieur, vous paierez des frais mensuels ou trimestriels pour votre copieur pendant la durée du bail, qui est généralement de trois à cinq ans.

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Lorsque vous sollicitez des propositions de sociétés de location de copieurs, il est crucial que vous connaissiez vos besoins en matière de copieurs. Commencez par une évaluation de vos besoins afin de ne pas tomber dans le piège d’un discours agressif qui vous impose plus de copieurs que nécessaire et une facture mensuelle de location onéreuse. Vous pouvez éviter de surcharger le contrat de location d’un copieur en évaluant avec précision le nombre de copies que vous réalisez en un mois. Si vous faites 20 000 copies par mois, ne louez pas une machine capable de produire 200 000 copies par mois. Ne payez pas pour un volume dont vous n’avez pas besoin. Il en va de même pour les autres fonctionnalités : parlez à vos collègues de travail pour savoir de quelles fonctionnalités de copieur ils ont besoin.

Ne vous lancez pas à l’aveuglette : Comprenez les termes du contrat de location avant de rencontrer les sociétés de location de copieurs

Comprendre les termes du contrat de location est essentiel pour obtenir un contrat de location de copieurs équitable. En saisissant les termes du contrat de location de copieur, vous serez mieux préparé à comparer les taux de location de copieur et ce que les sociétés de location de copieur vous donnent pour vos frais mensuels. Dans ce blog, nous allons expliquer certains termes de base du contrat de location de copieur que vous devrez comprendre.

Pour un regard plus approfondi sur le processus du contrat de location de copieur, consultez notre guide gratuit : Le guide du débutant pour la location d’un copieur de bureau.

Bailleur. Bien que vous obteniez un copieur par l’intermédiaire d’une société de location de copieurs, comme Superior Office Systems, vous financerez la location par l’intermédiaire d’une banque ou d’un autre établissement de crédit. Tout comme lorsque vous louez une voiture, votre concessionnaire choisira le prêteur, appelé bailleur dans les termes du contrat, en fonction de celui qui offre des taux d’intérêt favorables et qui sera le plus susceptible d’approuver votre crédit.

Terme du bail. Il s’agit de la période pendant laquelle vous avez accepté d’utiliser et de payer le copieur. Les baux peuvent s’étendre de 24 à 60 mois, mais sont généralement de trois à cinq ans. Les baux plus longs signifient des mensualités moins élevées, mais sont plus chers dans l’ensemble. Si vous prévoyez un volume d’utilisation élevé, vous ne voudrez peut-être pas d’une durée de 5 ans, car votre appareil pourrait ne pas durer aussi longtemps. Votre concessionnaire devrait vous conseiller sur la durée du bail en fonction du volume et du type et de la marque de l’équipement.

Paiements. Vos paiements seront basés sur la valeur de la machine divisée par le nombre de paiements prévus pendant la durée du bail, plus les intérêts.

Rebais. Souvent, les fabricants de copieurs offrent des promotions pour rendre leur contrat de location de copieurs plus attrayant que celui de leurs concurrents. Votre revendeur doit vous informer de tout programme de rabais.

Valeur marchande équitable. Il n’est pas rare de signer un contrat de location de copieur qui vous donne la possibilité d’acheter le copieur à la fin du bail. Les entreprises optent généralement pour l’achat d’un copieur à la fin d’un bail de courte durée, car le copieur a plus de chances d’avoir une certaine longévité et de ne pas avoir atteint un stade de non-fiabilité. Le prix d’achat, qui est déterminé par la banque, se situe généralement entre 25 et 30 pour cent du coût initial de la machine.

Garantie. Votre contrat indiquera probablement que le bail ne contient pas de garantie sur l’équipement. Heureusement pour vous, cela ne signifie pas nécessairement que votre équipement n’est pas couvert par une garantie. C’est parce que la garantie est probablement incluse dans votre contrat de service auprès de votre revendeur de copieurs plutôt qu’auprès de l’institution financière.

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Loyer provisoire. Les prêteurs adhèrent à des cycles de facturation, qui contiendront des dates d’échéance de paiement spécifiques, comme le 1er ou le 15 du mois. Si votre équipement arrive avant le premier cycle de facturation, vous pouvez être facturé d’un loyer intérimaire pour couvrir le temps où vous avez eu le copieur avant la date de début fixée du contrat.

Affaires délicates – Faites une pause pour ces clauses.

Renouvellement automatique. Les prolongations automatiques de contrat ne sont pas inhabituelles dans un contrat de location de copieurs et sont un cauchemar pour le locataire. Lorsque votre contrat de location approche de sa date d’expiration, vous êtes tenu d’informer la société de financement de votre intention de retourner l’équipement.

Si vous n’envoyez pas au prêteur une lettre d’intention de retourner la machine dans le délai spécifié contenu dans votre contrat de location de copieur, vous pouvez faire face à un renouvellement automatique de 12 mois. Ce renouvellement signifie une année supplémentaire de paiements pour un copieur dont vous ne voulez peut-être plus. Si votre contrat de service et votre location sont combinés, vous paierez également pour le service. Il est conseillé d’avoir un contrat de service distinct de votre contrat de location. Assurez-vous d’afficher un avertissement sur votre calendrier électronique pour la date d’expiration et prenez des mesures!

1$ Option de rachat. Comme mentionné précédemment, les prêteurs vous permettent parfois d’acheter le copieur pour 1 $ à la fin du bail. Le rachat peut sembler être une option attrayante dans votre contrat de location de copieur, mais il pourrait vous coûter plus d’argent sur vos paiements mensuels de location. Il peut être plus prudent d’accepter des paiements moins élevés et de décider à la fin du bail si vous voulez acheter le copieur. Décider à la fin du bail vous donnera l’avantage de connaître l’état de votre copieur et de savoir si vos besoins de copie ont changé.

Supplément d’assurance. Vérifiez le contrat de location de votre copieur pour connaître les éventuelles surcharges d’assurance. Certains prêteurs exigent que votre équipement loué soit protégé par une assurance. Vous pouvez être en mesure d’éviter une surcharge d’assurance si vous pouvez démontrer au prêteur que votre police d’assurance de bureau couvre les copieurs.

Attention aux calculs &expédition

De nombreuses sociétés de location vous permettront d’ajouter des copieurs à un bail et de recalculer le bail en fonction de l’équipement supplémentaire. Examinez attentivement les chiffres pour détecter les augmentations de taux cachées et pour vous assurer que vous ne payez pas plus que la valeur de l’équipement.

Veuillez examiner votre contrat de location de copieurs pour les conditions d’expédition. Il n’est pas inhabituel que le locataire soit responsable de ramasser la facture d’expédition, qui pourrait dépasser 500 $, à la fin d’un bail.

Choisissez votre fournisseur avec soin pour éviter les surprises coûteuses

Voici l’essentiel : votre fournisseur se montre-t-il utile en expliquant les conditions du bail afin que vous sachiez ce que vous signez ? Est-ce qu’il assure vos arrières en veillant à ce que vous ne soyez pas coincé avec des conditions de location qui ne sont pas dans votre intérêt ? Chez SOS, nous croyons à la transparence et à l’intégrité. Nous sommes toujours heureux de vous conseiller sur les conditions de location ; n’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.