Manuel des procédures opérationnelles de l’ARARA
Juin 2007 Page 3.2-1
3.2 Procès-verbal de réunion
Ce qu’il faut inclure : Le Robert’s Rules of Order, un manuel de gestion des organismes sans but lucratif, explique que le procès-verbal est un compte rendu de ce qui a été fait à la réunion, et non de ce qui a été dit.
Au minimum, le procès-verbal devrait inclure :

1. Nom et type de réunion. S’agit-il d’une réunion ordinaire du conseil, d’une réunion annuelle, d’une réunion du comité du logement ou d’une réunion spéciale. S’il s’agit d’une réunion spéciale, joignez une copie de l’avis de convocation remis au membre.
2. Date, lieu et heure de début et de fin de la réunion.
3. Noms du président et du secrétaire ou de leur remplaçant.
4. Noms des membres votants présents et si le quorum était atteint. Vous pouvez faire circuler une feuille de présence et la joindre au procès-verbal.
5. Noms des invités et leur sujet.
6. Si le procès-verbal de la réunion précédente a été approuvé ou corrigé.
7. Motions présentées. Vous devez enregistrer :
   • le libellé exact de la motion
   • qui a fait la motion
   • le résultat du vote
8. Rapports. Enregistrez le nom du rapport, le nom du membre qui l’a présenté et toute mesure prise concernant le rapport. Si le rapport était écrit, joignez-le ou dites où il peut être trouvé. Un rapport oral peut être résumé brièvement.
9. Les autres actions, les affectations et les échéances, les résolutions et les recommandations peuvent être brièvement enregistrées.
10. Signature du secrétaire une fois que le procès-verbal a été approuvé.

Résumé de la discussion
Certains conseils peuvent choisir d’aller au-delà des éléments de base et d’inclure des éléments supplémentaires. Par exemple,un résumé d’une discussion peut donner une image plus complète de la réunion. Cela peut être utile aux membres qui n’ont pas pu assister à la réunion et à ceux qui consultent les archives historiques de l’organisation. Les résumés, s’ils sont inclus dans le procès-verbal, doivent être équilibrés et inclure les principaux points de vue opposés, même s’ils ne sont pas adoptés.
Ce qu’il faut laisser de côté
Le procès-verbal est un compte rendu factuel des affaires. N’incluez pas :

• les opinions ou les jugements : Laissez de côté les déclarations telles que « un rapport bien fait » ou « une discussion animée. »
• Critiques ou accolades : Les critiques des membres, bonnes ou mauvaises, ne devraient pas être inclusesà moins qu’elles ne prennent la forme d’une motion officielle. Les remerciements ou les expressions d’appréciation ne devraient être inclus que s’il y a un consensus clair des participants à la réunion. (Par exemple, par des applaudissements.)
• Discussion : Si l’organisation a choisi d’inclure des résumés de discussion, ne la personnalisez pas en enregistrant les points de vue des individus.
• Répétition prolongée de rapports : Frappez juste les points saillants ou les faits clés, en particulier si un rapport écrit est joint.

Approuver le procès-verbal
Le procès-verbal ne devient pas officiel tant qu’il n’est pas lu et approuvé par un vote formel. Ils doivent être lus par le secrétaire à la prochaine réunion ordinaire. Le président demande alors des corrections et des ajouts, et appelle au vote.
Les membres peuvent convenir de ne pas lire le procès-verbal à haute voix si les membres ont eu suffisamment de temps à l’avance pour le lire. Envoyez une ébauche du procès-verbal aux membres avant la réunion.C’est un bon moyen de gagner du temps, tout en aidant les membres à se préparer pour la réunion.
Point confidentiel
Occasionnellement, une réunion exige la confidentialité, par exemple lorsque des questions personnelles sensibles sont traitées. Dans ce cas, le conseil d’administration peut voter une séance à huis clos, dont la participation est limitée aux membres et aux invités. Le procès-verbal d’une séance à huis clos n’est lu et approuvé que par les membres présents à la séance à huis clos. S’ils le souhaitent, les participants peuvent choisir de mettre le procès-verbal à la disposition de tous les membres, mais la discussion doit rester confidentielle. Les procès-verbaux des séances à huis clos sont conservés séparément des procès-verbaux ordinaires.
Sections pertinentes des codes californiens :
Titre 1 : Sociétés
Division 2 : Loi sur les sociétés à but non lucratif
Partie 2 : Sociétés d’utilité publique à but non lucratif
Chapitre 13 : Dossiers, rapports et droits d’inspection
Article 3 : Droits d’inspection
6333. Les livres et registres comptables et les procès-verbaux des procédures
des membres et du conseil et des comités du conseil sont
ouverts à l’inspection sur demande écrite à la société de tout
membre à tout moment raisonnable, à une fin raisonnablement liée aux
intérêts de cette personne en tant que membre.
Titre 1 : Sociétés
Division 2 : Loi sur les sociétés à but non lucratif
Partie 3 : Sociétés de secours mutuel à but non lucratif
Chapitre 13 : Registres, rapports et droits d’inspection
Article 3 : Droits d’inspection
8333. Les livres et registres comptables et les procès-verbaux des procédures
des membres et du conseil et des comités du conseil seront
ouverts à l’inspection sur demande écrite à la société de tout
membre à tout moment raisonnable, à une fin raisonnablement liée aux
intérêts de cette personne en tant que membre.
Les codes de la Californie peuvent être trouvés à l’url suivant:
http://caselaw.lp.findlaw.com/cacodes/corp.html.