Les employés peuvent présenter deux types de réclamations liées au Family and Medical Leave Act (FMLA) contre leurs employeurs : premièrement, l’interférence avec leurs droits en vertu du FMLA et, deuxièmement, les représailles contre eux pour avoir demandé un congé en vertu du FMLA, exercé leurs droits en vertu de celui-ci ou présenté une réclamation.

Les individus comme les organisations peuvent être responsables des violations du FMLA. Les plaintes doivent généralement être déposées dans les deux ans suivant la date de l’action défavorable (licenciement, rétrogradation, refus de congé, etc.). Dans le cas de violations délibérées, les employés ont 3 ans pour déposer des réclamations.

Rétorsion

Les représailles illégales en vertu du FMLA consistent essentiellement à punir un employé pour avoir pris un congé FMLA. Contrairement à l’ingérence, les employés doivent prouver que vous aviez l’intention d’exercer des représailles à leur encontre. Voici des exemples de représailles :

• Ne pas promouvoir un employé qui, autrement, serait promu
• Imposer une discipline ou un licenciement injustifié
• Dénier à un employé en congé FMLA des avantages accordés à ceux qui ne sont pas en congé FMLA
• Utiliser le congé FMLA d’un employé comme un facteur négatif dans les décisions d’emploi

Pour faire une réclamation initiale de représailles, un employé doit montrer :

• Il a exercé une activité protégée.
• Une action défavorable a été prise.
• L’action défavorable était causalement liée à l’activité protégée (par exemple, prendre un congé FMLA).

Vous devez ensuite montrer que vous aviez une raison commerciale légitime pour l’action défavorable. Une fois que vous l’avez fait, la charge passe à l’employé pour montrer que votre raison était prétextuelle (ou simplement une couverture pour une discrimination illégale basée sur son utilisation du FMLA).

Peut-être que la meilleure façon de prévenir les réclamations de représailles est de donner aux employés beaucoup d’avis sur vos politiques, de les appliquer de manière cohérente et de bien documenter vos actions.

Plusieurs des mêmes étapes pour prévenir les réclamations d’interférence vous aideront également à prévenir les réclamations de représailles en vertu du FMLA. Il s’agit notamment des mesures suivantes :

• Faites de la formation régulière une priorité pour les superviseurs et les gestionnaires.
• Éduquez votre personnel sur la nécessité de faire attention aux remarques et aux courriels occasionnels. Assurez-vous qu’ils savent qu’ils ne doivent pas exprimer leur désapprobation du FMLA ou des employés qui prennent un congé FMLA, et qu’ils ne doivent pas offrir leurs opinions « médicales » sur la validité des raisons pour lesquelles les employés utilisent le FMLA ou spéculer autrement sur la légitimité du congé des employés. C’est à cela que servent les certificats médicaux et les médecins.
• Une insistance obstinée sur l’opinion du fournisseur de soins de santé de votre organisation (à l’exclusion d’autres opinions) peut entraîner la responsabilité des employeurs. Le FMLA a ses propres procédures pour obtenir des avis médicaux, y compris des deuxièmes et troisièmes avis, et vous devez les utiliser.
• Ne traitez pas un employé exerçant ses droits FMLA différemment ou moins favorablement que les autres employés ; faites respecter et appliquez vos politiques et règles de manière cohérente. Laisser les autres s’en tirer à bon compte tout en appliquant les règles à la lettre à une personne qui prend un congé FMLA, c’est chercher les ennuis et un signal clair de représailles illégales. Suivez vos procédures disciplinaires régulières de manière cohérente.
• Faites attention aux transferts temporaires d’employés utilisant un congé intermittent et au rétablissement de l’emploi après un congé FMLA, pour vous assurer qu’ils ne sont pas perçus comme des représailles. Par exemple, ne transférez pas un employé à un poste moins souhaitable ou de niveau inférieur simplement parce qu’il a pris un congé FMLA.
• Les règlements précisent les circonstances dans lesquelles un employé peut être réaffecté, et ils n’incluent pas de « punir » les employés pour avoir exercé leurs droits, même si c’est gênant pour l’employeur. Au lieu de cela, faites un effort pour travailler en coopération avec l’employé pour « résoudre les problèmes » dans le but d’aborder et de résoudre les questions que l’utilisation légitime du congé intermittent peut soulever.
• Ne transférez pas les problèmes. Ne dites pas à un employé que le comportement de harcèlement ou de représailles d’un superviseur cessera si l’employé accepte un transfert. Dites au superviseur de cesser son mauvais comportement et/ou de faire face à des mesures disciplinaires conformément à vos politiques.

N’oubliez pas les droits et obligations plus importants que l’Americans with Disabilities Act (ADA) peut imposer lorsque la raison de prendre un congé FMLA constitue également un handicap au sens de l’ADA.