Si vous êtes comme moi et que vous gérez une entreprise ou un side hustle à partir d’un bureau à domicile (ou que vous travaillez simplement à distance parfois), alors vous comprenez la nécessité d’avoir un environnement de bureau à domicile désencombré et minimaliste.

En grandissant, ma mère m’a toujours dit, « espace clair, esprit clair ». Cette petite pépite est toujours restée en moi. Je le crois.

Mon ami Joshua Becker vient d’écrire un nouveau livre, The Minimalist Home : a room-by-room guide to a decluttered, focused life. Il y consacre un chapitre au bureau à domicile.

J’ai pensé que c’était le moment idéal pour partager quelques conseils sur la tenue d’un bureau à domicile minimaliste, faire le point avec vous sur la situation de mon bureau à domicile, donner mon avis sur les conseils de Joshua sur le bureau à domicile et partager mes plans d’action pour éliminer une partie du chaos encombré dans ma vie professionnelle.

Le saviez-vous ? Selon nos partenaires de FlexJobs :

« 3,9 millions d’employés américains, soit 2,9 % de la main-d’œuvre américaine totale, travaillent à domicile au moins la moitié du temps, contre 1,8 million en 2005 (une augmentation de 115 % depuis 2005). »

Nous sommes nombreux à disposer d’espaces de travail à la maison. Et de plus en plus de personnes rejoignent nos rangs chaque jour. Voyons quelques façons (fortement inspirées du livre ci-dessus) de nettoyer cet espace et d’être plus efficace.

Définir votre espace de bureau à domicile

C’est une étape importante que nous sautons souvent lorsque nous essayons de créer un bureau à domicile paisible. Typiquement, plus que toute autre pièce, le bureau à domicile peut être une pièce fourre-tout pour un tas de choses : bureau (entreprise vs side hustle vs finances familiales), stockage, salle de piano, salle de lecture, salle de jeux supplémentaire, etc.

C’est correct que la pièce soit dédiée à quelques-unes de ces choses si c’est un grand espace, mais elle ne peut pas être tout cela. Fixez des limites à ce qu’est cette pièce ? Pouvez-vous déplacer certaines autres activités hors de cet espace ?

En résumé : n’essayez pas de faire trop de choses dans ce seul espace. Le chaos mènera naturellement au désordre.

Comment je définis mon espace :

Mon bureau à domicile a eu plusieurs itérations, mais à l’heure actuelle, il est dédié à mon travail avec ce site Web (j’ai un bureau debout et un bureau standard – tous deux fabriqués et utilisés), c’est là que je gère certaines de nos finances familiales, et c’est là que je permets à mes enfants de s’exercer au clavier ou de jouer occasionnellement à leur jeu informatique de choix – Prodigy Math. Il accueillera également des rangements temporaires liés à FinCon de temps en temps.

Puisque je vais dans un espace de co-working deux ou trois jours par semaine, je pense que c’est correct que mon bureau à domicile soit utilisé pour le clavier ou les jeux d’ordinateur des enfants pendant que je ne suis pas là – cette activité n’utilise que deux articles supplémentaires qui peuvent être facilement rangés. Mais cet espace n’est pas destiné au stockage de FinCon – j’ai un espace de stockage réel pour cela. Je vais donc devoir m’assurer que les affaires ne se glissent plus dans cet espace.

Relié : 7 Types d’espace de bureau pour l’entrepreneur débutant

Désencombrer les tiroirs et les armoires de votre bureau

Une fois que vous avez votre objectif pour cet espace, il est temps de désencombrer les tiroirs et les armoires. Si vous avez votre bureau à domicile depuis un certain temps, vous avez probablement quelques tiroirs de bureau et des classeurs qui ont accumulé quelques choses.

Faisons le ménage. Sortez tout ce qui se trouve dans les tiroirs et les classeurs et ne le remettez que si vous l’avez utilisé au cours de l’année écoulée ou si vous devez le conserver pour vos archives. Ne gardez qu’un seul exemplaire de chaque type d’équipement ou de fourniture de bureau.

Mettez tout le reste dans une pile à vendre, à donner ou à jeter. Les vieux appareils électroniques peuvent être vendus sur un site comme Decluttr (lisez notre critique).

Alors, quels registres devez-vous conserver ? Je n’essaierai pas de m’attaquer à toute cette liste ici, mais j’ajouterai quelques points clés :

• Gardez un coffre-fort pour ces  » articles éternels  » physiques/embossés : passeports, testaments, licences de mariage, polices d’assurance-vie, titres, actes de propriété et certificats de naissance. J’utilise ce petit coffre-fort ignifuge (d’Amazon.com) et j’ai constaté qu’une fois qu’il commence à être plein, je dois jeter certaines choses. Petit coffre = moins d’encombrement.
• Conservez tous les dossiers fiscaux dans un classeur ou un bac de stockage pendant au moins sept ans. Voici plus d’informations de l’IRS sur la conservation des dossiers fiscaux.
• Conservez tous les documents d’origination pour les hypothèques, les prêts, les investissements, aussi longtemps que vous avez la dette ou l’investissement.
• Ne gardez pas les relevés, les factures, les reçus, vous pouvez obtenir en ligne. Et ne gardez pas tout ce qui est remplacé par une version plus récente (comme une police d’assurance).
• Enfin, numérisez autant de tout cela que vous le pouvez. C’est une bonne idée de même prendre une photo de vos « articles pour toujours » pour les avoir en dossier.

Mes tiroirs et armoires de bureau:

Un de mes bureaux a des tiroirs et des armoires de classement, et il a donc une combinaison de matériel de bureau (agrafeuses, stylos, etc), des dossiers et des chéquiers de finances personnelles, des dossiers et des chéquiers d’affaires, et quelques petits cordons et accessoires électroniques.

J’ai aussi deux étagères, qui ont toutes deux des armoires : un côté stocke le coffre-fort et l’imprimante, et l’autre côté stocke des boîtes aléatoires, des fournitures, et des goodies FinCon.

Je dois prendre mes vieux dossiers d’affaires et avoir un service qui les scanne et les organise pour moi. J’ai aussi besoin de donner à ces petits accessoires électroniques un coup d’œil pour décider ce qui n’a pas été utilisé depuis un moment.

Enfin, j’ai besoin d’un tiroir complètement vide pour que je puisse tout enlever du bureau à la fin de la journée et le ranger hors de vue. Je veux avoir un bureau propre à la fin de chaque journée.

Relié : 6 Avantages financiers du travail à domicile

Pas de décor supplémentaire exposé : Livres, diplômes et meubles supplémentaires

Maintenant que tout ce qui se trouve dans les coulisses est organisé, nous pouvons jeter un second regard sur ce qui est à la vue de tous. Avez-vous trop de choses sur les murs, sur les étagères, ou simplement sur le sol de votre bureau ?

Rappellez-vous que vous vous êtes engagé plus haut à faire de ce bureau un véritable bureau à domicile.

• Commençons par retirer tous les meubles qui ne conviennent pas. Trouvez-leur une autre place dans la maison ou débarrassez-vous-en.
• Puis attaquez-vous aux murs. Dans son livre, Joshua fait référence à un « mur de l’ego » composé de diplômes et de récompenses. Débarrassez-vous de tout ce qui se trouve sur le mur « qui est plus distrayant qu’utile ».
• Enfin, retirez tous les livres et ne les remettez pas en place, sauf si vous les lisez, si vous les lirez bientôt ou si le livre a une valeur sentimentale. Envisagez de passer au numérique ici aussi. J’utilise Audible pour toute ma « lecture » ces jours-ci et je trouve qu’il est beaucoup plus productif d’écouter sur le pouce et à une vitesse qui me convient.

Mon décor et mes meubles:

Je suis coupable du « mur de l’ego ». Bien que je sois fier de mon éducation et qu’il est certainement agréable d’être récompensé pour votre succès, ces choses se sentent un peu datées et ne sont pas aussi aspirantes ou significatives que quelque chose de frais et de simple.

J’ai également quelques instruments de musique dans la pièce qui sont plus de la décoration à ce stade. Je dois trouver un autre endroit pour eux ou m’en débarrasser. Je me débrouille plutôt bien avec mes livres et je les garde taillés sur une seule étagère de ma bibliothèque.

Je pense qu’il est temps de descendre les diplômes et les trophées. Je suis en train de débattre des instruments de musique. Je pense que la guitare pourrait être accrochée au mur et je serais plus enclin à la prendre et à gratter. Le tambour doit être déplacé dans mon placard ou donné.

S’engager à un bureau propre

Si vous êtes comme moi, le bureau propre a probablement le plus grand impact sur votre sentiment de bien-être émotionnel dans l’environnement de travail. Il n’y a rien de plus doux que de marcher dans mon espace de travail pour trouver un bureau net, propre et sans désordre pour commencer mes journées de travail. Cela ne se produit pas naturellement, vous devrez donc vous y engager.

Votre bureau est destiné aux choses sur lesquelles vous travaillez actuellement. Rien de plus. Ne stockez pas de choses sur votre bureau qui pourraient/devraient être ailleurs. C’est pourquoi le #2 ci-dessus est si important. Laissez un tiroir de bureau suffisamment vide pour qu’il soit toujours disponible pour stocker vos éléments de bureau à rotation courante.

Ma situation de bureau:

Il n’est pas rare que mon bureau soit encombré de courrier, de choses ramenées de voyage, de cartes de visite, de collations, de chapeaux, de gants, d’accessoires, d’autocollants et de bibelots. J’ai tendance à revoir mon processus de nettoyage du bureau toutes les quelques semaines environ.

Une chose qui m’a un peu aidé a été d’avoir un bac sur le bureau et de s’engager à tout garder là. Une autre chose qui m’a aidé est l’achat de ce support de moniteur d’Amazon qui me donne de l’espace sous mon moniteur pour stocker mon clavier et ma souris à la fin de la journée.

Je vais essayer de trouver de l’espace dans les tiroirs de mon bureau pour déplacer ce bac de papiers. De cette façon, la seule chose sur le dessus du bureau est la chose exacte sur laquelle je travaille en ce moment. Si rien n’est là, alors je pense que je suis moins susceptible de laisser tomber des bibelots ou des cartes ou d’autres objets aléatoires sur le bureau de manière continue.

Gérer le papier entrant

Le bureau à domicile a tendance à collecter beaucoup de papier, vous devez donc créer des systèmes pour vous permettre de trier cette paperasse rapidement et efficacement.

• Premièrement, excluez autant de courrier indésirable et autant de relevés que vous le pouvez. Visitez votre banque pour vous attaquer aux relevés et visitez la FTC pour des infos sur l’arrêt de toutes les sollicitations. Vous n’êtes pas obligé de recevoir ce genre de choses !
• Deuxièmement, procurez-vous un bac de recyclage ou une déchiqueteuse et placez-le à côté de votre bureau. À mon avis, c’est un article acceptable à avoir dehors parce qu’il crée une action rapide. Dès que le courrier arrive, triez tout, puis déposez les trucs inutiles et les enveloppes ouvertes dans le bac de recyclage. C’est fait !
• S’il s’agit d’un relevé ou d’une facture ou d’autres documents financiers importants, classez-les à l’endroit approprié. Neuf fois sur dix, je me contente généralement de prendre une photo de l’élément et d’envoyer la version papier au recyclage de toute façon. Je peux généralement m’en occuper numériquement.

Comment je m’occupe du papier :

J’ai tendance à laisser le papier s’empiler dans ma poubelle et je le passe généralement en revue toutes les semaines ou toutes les deux semaines. Lorsque je fais cela quotidiennement plutôt qu’hebdomadairement, je trouve que je réussis mieux à garder le désordre à distance, bien sûr.

Pour ce qui est de refuser le courrier, je l’ai fait moi-même il y a plusieurs années et cela a bien fonctionné. Je reçois principalement des choses de sociétés que je connais. Cependant, Mme PT ne s’est pas encore désinscrite et elle reçoit donc encore une tonne d’offres grâce à son score de crédit impeccable.

Je vais encourager Mme PT à se désinscrire. Quant au papier entrant, une routine hebdomadaire devrait être bonne pour l’instant tant que cette poubelle va dans le tiroir.

Pensées finales sur le bureau à domicile minimaliste

J’espère que le fait de prendre certaines de ces mesures conduira à une vie professionnelle plus heureuse et plus saine pour vous et votre famille.

Le bureau à domicile peut être un endroit spécial, où un travail important, qui change la vie, est fait. Alors, s’il vous plaît, ne le négligez pas quand il s’agit d’essayer de créer un mode de vie minimal.

Je terminerai par une citation du livre de Joshua que j’ai trouvée particulièrement utile pour nous, les side-hustlers :

« Avec un bureau à domicile minimisé, vous pouvez obtenir – et rester – au sommet de tout travail que vous y faites. Et voici la chose : quand vous êtes dessus, vous pouvez voir plus… et commencer à prendre des mesures pour accomplir plus. Peut-être qu’après être entré dans votre bureau à domicile un samedi matin et avoir réalisé que vous avez totalement rattrapé vos tâches de bureau, vous pouvez planifier comment commencer cette entreprise à temps partiel à laquelle vous avez pensé. »

The Minimalist Home : a room-by-room guide to a decluttered, focused life est disponible sur Amazom. Il vous couvre pour ranger toute votre maison, pas seulement le bureau.

Et comme Joshua aime toujours partager, vous pouvez simplement le réserver gratuitement à votre bibliothèque locale si vous ne voulez pas acheter un autre livre. Vous pouvez en apprendre davantage sur Joshua en écoutant cet épisode de podcast que j’ai fait avec lui.

Quels sont vos conseils pour garder un bureau à domicile sans désordre ?