La facturation est essentielle au succès de votre cabinet d’avocats. Et pourtant, pour de nombreux cabinets d’avocats, la facturation des clients et la poursuite des paiements peuvent encore être l’une des parties les plus chronophages, les plus répétitives et les plus redoutées du travail.

Selon le rapport 2019 sur les tendances juridiques, les avocats n’enregistrent que 2,5 heures facturables par jour en moyenne, le reste de leur journée étant consacré à diverses tâches, notamment la préparation et l’envoi des factures, le traitement des paiements et la mise à jour des registres fiduciaires.

Le processus de facturation des cabinets d’avocats

Dans de nombreux cas, le processus de facturation ressemble à quelque chose comme ceci :

1. Le cabinet engage un nouveau client et ouvre son dossier
2. Le temps facturable et les frais/dépenses de débours sont consignés tout au long du dossier
3. À la fin de chaque mois (ou à la fin du dossier, s’il s’agit d’un dossier plus court), les factures et les dépenses pour chaque client et chaque affaire sont rassemblées dans un projet de facture
4. Les avocats ajoutent des notes et ajustent les coûts si nécessaire et approuvent la facture
5. Une version finale de la facture est créée et envoyée aux clients pour paiement
6. Les clients paient via les méthodes de paiement acceptées par le cabinet
7. L’équipe comptable envoie des rappels de suivi concernant les paiements tardifs

Bien que cela semble assez simple, il y a beaucoup de place pour les goulots d’étranglement et les coûts gaspillés. Par exemple, les avocats qui prennent trop de temps pour approuver les factures ou qui ajoutent trop de modifications peuvent entraîner un retard dans l’envoi des factures.

La politique de facturation de votre cabinet d’avocats

Pour faire gagner à votre cabinet d’avocats un temps précieux et de l’argent, il est essentiel de mettre en place une politique de facturation claire et normalisée. Elle donne aux avocats et au personnel quelque chose à quoi se référer et permet à tout le monde de rester synchronisé.

Si vous rédigez une politique pour la première fois, vous voudrez considérer :

• Comment votre cabinet facture-t-il ses clients ?
• Où constatez-vous le plus d’erreurs ?
• Quelles sont les étapes du processus qui causent les plus gros goulots d’étranglement ?

Avec cela en tête, suivez ces étapes pour rédiger une politique de facturation efficace :

1. Fournissez un modèle et des lignes directrices

Ces dernières doivent inclure le moment où envoyer les factures, la longueur des descriptions, les types de dépenses qui doivent être incluses sur les factures et celles qui doivent être radiées, et toute communication d’introduction standard sur les factures, si nécessaire.

2. Rédigez le flux du processus de facturation de votre cabinet d’avocats

Quels avocats sur une affaire doivent examiner une facture ? Dans quel ordre ? Les factures sont-elles envoyées par la poste ou par voie électronique ? Qui doit être informé de l’envoi d’une facture ? Rédigez l’ensemble de votre processus du début à la fin afin qu’il n’y ait aucune confusion.

3. Fixez des exigences pour l’examen des factures

Il est utile de demander aux avocats d’utiliser un système spécifique, tel que votre logiciel de gestion de la pratique juridique, pour effectuer des examens par voie électronique. Cela permet d’accélérer le processus et laisse moins de place à l’erreur ; vous pouvez même utiliser un logiciel d’automatisation.

4. Intégrez l’équipe financière à votre processus de facturation

Veuillez vous assurer que votre comptable ou votre équipe financière sait quand les factures sont envoyées, ce qui doit encore être collecté et ce qui est radié.

5. Incluez un processus standard pour les litiges et les recouvrements

Ne laissez pas les factures impayées languir pendant des mois. Plus vous attendez, moins il est probable que vos clients paient, alors ayez un processus de recouvrement clair. Définissez qui doit assurer le suivi des factures impayées et à quel moment. Ayez une lettre ou un courriel standard à envoyer pour demander le paiement.

Si un client conteste une facture, sachez qui examinera le différend et fournira des cadres pour résoudre le problème.

6. Ayez une politique de facturation publique pour les clients

Vos clients doivent être clairs sur votre politique de facturation, afin qu’ils soient clairs sur :

• À quelle fréquence ils seront facturés
• Quand les factures arriveront
• Quel type de paiement est attendu
• Dans quel délai ils doivent payer
• Les conséquences des retards de paiement

Écrivez cela clairement et mettez-le à la disposition de tous les nouveaux clients.

Exigences en matière de facturation

Si vous travaillez avec une grande entreprise, il se peut qu’il y ait des exigences strictes en matière de facturation concernant tout, du moment où les factures doivent être envoyées à la façon dont elles doivent être formatées. Cependant, même si vous ne travaillez pas avec de grandes entreprises, vous devez vous en tenir à un ensemble standard d’exigences en matière de facturation. Cela permettra d’assurer la cohérence pour vos clients’et de maintenir le processus de facturation en douceur.

Descriptions de facturation

Les descriptions de facturation des cabinets juridiques ne doivent être ni trop longues ni trop courtes. Elles doivent fournir la bonne quantité de contexte et d’informations pour laisser le client satisfait d’avoir reçu la valeur pour laquelle il paie. Des descriptions de facturation claires entraînent moins de litiges par la suite dans une affaire.

Les descriptions des temps de facturation pourraient ressembler à :

• « Rencontre avec le client pour examiner les testaments et répondre aux questions »
• « Recherche juridique pour renforcer les arguments pour l’audience du mois prochain »
• « Discussion et enregistrement des faits de l’affaire avec le client »

Codes de facturation des cabinets d’avocats

Séparés des descriptions, les codes de facturation exposent – à un niveau élevé – les activités ou les dépenses pour lesquelles un client est facturé.

Des exemples de codes pourraient ressembler à :

• Réunion
• Rédaction/révisions
• Recherche

Ces codes devraient, à tout le moins, être cohérents au sein de votre cabinet. Une autre façon de procéder consiste à utiliser des codes de facturation standard, comme indiqué ci-dessous.

Facturation LEDES

Si votre cabinet d’avocats travaille avec des clients importants, votre processus de facturation peut inclure une étape supplémentaire : La mise en forme de vos factures pour utiliser les codes de facturation LEDES pour les entrées de temps et de dépenses.

LEDES, ou Legal Electronic Data Exchange Standard, est un format standard de facturation juridique électronique qui utilise des directives de format spécifiques. Il permet aux grandes organisations de gérer plus facilement de grandes quantités de fichiers et de données, et d’évaluer les factures, car elles seront toutes codées dans le même format.

Vraisemblablement, à moins que votre client ne le demande spécifiquement, vous n’aurez pas besoin de fournir des factures au format LEDES. Cependant, cela vaut la peine de vérifier si vous travaillez avec une entreprise ou un client plus important.

Vous pouvez également utiliser les codes UTBMS (Uniform Task-Based Management System Codes) pour donner plus de détails sur une facture LEDES.

Créer un modèle de facturation

Si vous ne savez pas par où commencer avec les exigences de facturation standard, il existe de nombreux modèles de facturation. Des suites logicielles comme Freshbooks fournissent un excellent modèle de facturation pour les cabinets d’avocats. Vous pouvez également créer des modèles de facture personnalisés en utilisant des thèmes de facture dans Clio.

Top tips pour améliorer la productivité de la facturation

1. Définissez les attentes avec les clients dès le départ sur le processus et les politiques de facturation de votre cabinet

Une bonne facturation se résume à une communication claire avec les clients. Une facture n’est pas seulement une facture : c’est un outil pour communiquer la valeur que vous fournissez à vos clients juridiques.

Selon votre domaine de pratique, engager un avocat peut être l’une des choses les plus coûteuses que votre client fasse jamais. Épargnez-leur des factures inattendues : Établissez des attentes claires quant à ce que les clients peuvent s’attendre à voir sur les factures, quand ils les recevront et comment ils pourront payer.

2. Suivez votre temps pendant que vous travaillez pour une facturation plus précise

Si vous vous êtes déjà assis à la fin d’une journée de travail et avez essayé de vous rappeler exactement où est passé votre temps, vous savez à quel point il est difficile de tout enregistrer sur une facture. Utilisez un chronomètre pour suivre votre temps pendant que vous travaillez, et prenez des notes pour vous assurer que le client est parfaitement conscient de la valeur que vous lui avez apportée. C’est la meilleure façon de s’assurer que rien n’est oublié, et que chaque entrée de temps est exacte.

3. Utilisez des descriptions claires

Vos factures aux clients doivent être faciles à comprendre, mais cela ne signifie pas qu’elles doivent manquer de détails. Articulez clairement tout ce que vous avez fait pour votre client : Un poste pour un appel de 15 minutes pour examiner le cas sans contexte pourrait laisser un client confus ou anxieux au sujet de la charge.

Considérez : Katy Young, d’Ad Astra Law Group, accorde la priorité à l’ajout de clarté et de détails aux factures car elle estime que cela crée de la confiance – ce qui rend ses clients plus disposés à payer.

4. Facturez fréquemment, et de manière cohérente

Avec le bon système, les factures et les rappels peuvent être envoyés rapidement, il n’y a donc aucune raison de remettre à plus tard la facturation de vos clients. L’envoi régulier de petites factures peut réduire le choc d’une grosse facture inattendue. De plus, il y a l’avantage supplémentaire d’encourager un flux de trésorerie plus fluide pour votre entreprise

5. Automatisez, automatisez, automatisez

Il existe de nombreux logiciels pour aider à automatiser les tâches de routine, de sorte que vous pouvez consacrer votre temps et votre énergie à des choses qui ne peuvent pas être automatisées, comme répondre aux questions difficiles ou donner à vos clients la tranquillité d’esprit.

Avant de mettre en œuvre tout logiciel, veuillez noter que le processus doit passer avant la technologie. Comprenez les nœuds de vos processus de facturation, puis examinez les outils qui pourraient contribuer à les améliorer.

Certains exemples comprennent :

• L’utilisation d’un logiciel comme Clio Manage pour générer des ébauches de factures en quelques minutes
• L’utilisation de rappels de factures automatisés dans Clio Manage pour envoyer automatiquement les soldes impayés à vos clients et aux destinataires des factures. destinataires en fonction d’un calendrier que vous pouvez personnaliser
• Accepter les paiements par carte de crédit pour être payé plus rapidement

Définir les bons tarifs pour votre cabinet

Pour commencer à calculer les taux de facturation de votre cabinet, lisez cet article sur la façon de calculer votre taux horaire en fonction du coût de votre activité et du nombre d’heures facturables que vous prévoyez d’enregistrer dans une année (si votre cabinet facture à l’heure plutôt que par le biais d’honoraires forfaitaires ou de contingence). Ensuite, vérifiez dans quelle mesure le taux que vous avez choisi se rapproche des taux du marché.

Voici un aperçu des taux horaires de référence des avocats tirés du rapport 2019 sur les tendances juridiques, y compris les taux réels et les taux ajustés pour le coût de la vie dans chaque État:

Quelques statistiques intéressantes :

• Le taux de facturation horaire moyen le plus élevé par État était de 346 $ de l’heure à New York
• Le taux de facturation horaire moyen le plus bas par État était de 158 $ de l’heure en Virginie-Occidentale
• Le taux de facturation horaire moyen le plus élevé par domaine de pratique était une égalité entre les avocats spécialisés en droit des faillites et en propriété intellectuelle à 340 $ de l’heure
• Le taux de facturation horaire moyen le plus bas par domaine de pratique était pour le droit des mineurs à 87 $ de l’heure.

Si vous êtes bas par rapport aux taux de facturation moyens des cabinets de votre État, envisagez d’augmenter vos taux. Si vos taux sont plus élevés, réfléchissez bien à la façon dont vous apportez une valeur supplémentaire à vos clients pour que ce taux ait un sens.

Cependant, à la fin de la journée, n’oubliez pas que le taux que vous facturez dépend dans une certaine mesure de vous. Si vous souhaitez facturer un peu moins pour que les services juridiques restent abordables pour d’autres personnes dans votre communauté, c’est tout à fait correct.

Au revoir les heures facturables : les modalités de facturation alternatives

Que sont les heures facturables ? Cette question a longtemps fait l’objet de débats au sein des cabinets d’avocats. La pratique est bien vivante, mais beaucoup d’avocats défendent l’idée que ce n’est pas la meilleure façon de facturer les services juridiques – du moins pas pour tous les domaines de pratique.

Voici quelques arrangements de facturation alternatifs :

Cabinet d’avocats basé sur l’abonnement

Avec un cabinet basé sur l’abonnement, vous fournissez aux clients des services juridiques au fur et à mesure des besoins pour un abonnement mensuel fixe. Cette configuration fonctionne bien pour les clients des petites entreprises qui peuvent avoir besoin d’une aide régulière pour les demandes de marques, les mesures proactives de protection de la PI, les transactions, et plus encore.

Cela conduit à un revenu plus prévisible pour votre cabinet et à des relations de travail plus harmonieuses. Il peut être difficile de faire adhérer les clients à cette idée s’ils sont habitués à l’heure facturable, mais cela en vaut la peine.

Les honoraires à échelle mobile

Si vous travaillez avec des clients à faible revenu, les honoraires à échelle mobile peuvent être appropriés. Les clients paient des honoraires en fonction du revenu de leur ménage, plutôt qu’un taux standard. Cette approche peut aider votre cabinet à accéder à davantage de clients en rendant vos services plus abordables.

Services dégroupés

L’idée de services juridiques « dégroupés » fait référence à la représentation à portée limitée. L’avocat à portée limitée et le client conviennent de définir l’implication de l’avocat dans leur affaire. Les services juridiques dégroupés peuvent varier considérablement, en fonction de la ou des tâches convenues, tant en matière de litiges que de transactions. Il peut s’agir, par exemple, d’évaluer une affaire ou une transaction, de fournir des conseils limités en matière de litige ou de transaction, ou de suggérer des documents judiciaires ou des documents transactionnels à préparer.

Les honoraires forfaitaires

Si vous êtes en mesure d’évaluer avec précision la quantité de travail requise pour certains types d’affaires, les honoraires forfaitaires peuvent constituer une excellente approche de la facturation. Ils permettent de clarifier les coûts dès le départ et constituent une forme de facturation basée sur la valeur – ce qui signifie que vous facturez en fonction de la valeur que vous apportez à votre client, plutôt que de marchandiser votre temps.

Bien sûr, il existe un certain risque de sous-estimer le travail requis pour une affaire et de fixer des honoraires trop bas. Mais avec un cadrage diligent du dossier, les honoraires forfaitaires peuvent constituer une excellente alternative à l’heure facturable.

Les honoraires conditionnels

Avec les honoraires conditionnels, il est possible d’aider les clients qui n’ont pas les moyens de payer un avocat, puisque vous êtes payé un pourcentage de l’argent versé au client si l’affaire aboutit. Selon le cas, ce montant peut être assez substantiel.

Bien sûr, il y a aussi le risque que vous ne soyez pas payé pour votre travail. Mais, si vous pouvez supporter le risque, la facturation sur une base contingente est un excellent moyen de construire une pratique rentable et de servir ceux qui, autrement, ne pourraient pas se permettre vos services.

Note : Les honoraires contingents sont interdits pour certains types de cas, alors vérifiez deux fois les règles d’éthique de votre état avant de décider de facturer sur contingence.

Evergreen retainers

Evergreen retainers simplifie le processus d’être payé à temps. Voici comment cela fonctionne : Votre client fournit une provision initiale détenue en fiducie sur laquelle les services juridiques sont facturés – et lorsque son compte en fiducie atteint un solde minimum prédéterminé, il réapprovisionne les fonds.

Informer les clients lorsque les fonds en fiducie sont à un niveau égal ou inférieur au solde minimum requis est la clé du succès ici. Dans ce cas, la technologie peut aider en automatisant les notifications lorsque le trust d’un client tombe en dessous du solde minimum.

Plans de paiement

Sachant que 44% des cabinets juridiques disent que les clients ne paient pas leurs factures parce qu’ils n’ont pas les fonds nécessaires pour payer en une seule fois, selon le rapport sur les tendances juridiques de 2017, offrir des plans de paiement peut être une grande aide pour s’assurer que votre cabinet est payé.

Avant de commencer, créez des directives claires pour savoir quand proposer des plans de paiement, rédigez un modèle d’accord pour déterminer comment les paiements seront collectés, quels modes de paiement seront acceptés et ce qui se passe lorsqu’un paiement est en retard.

Puis, mettez en place un système de facturation des clients et de collecte des fonds pour aider à automatiser le travail répétitif.

Des honoraires raisonnables et une transparence des prix

En matière d’éthique et de facturation, la clarté est essentielle. La règle 1.5 des règles modèles de déontologie de l’ABA stipule qu’un avocat ne peut pas percevoir des « honoraires déraisonnables » ou un « montant déraisonnable pour les dépenses. » L’ABA fournit huit facteurs à prendre en compte pour déterminer si des honoraires sont raisonnables, notamment les honoraires facturés pour des services juridiques similaires, la réputation de l’avocat et toute contrainte de temps.

Une meilleure pratique consiste à rendre vos factures aussi claires et précises que possible. Si vous facturez à l’heure, fournissez des notes claires et détaillées sur le travail effectué. Si vous facturez via des honoraires fixes ou des contingences, assurez-vous d’avoir un raisonnement solide expliquant pourquoi vos honoraires sont raisonnables.

Si vous êtes au Royaume-Uni, vous devrez être attentif aux règles de transparence des prix de la SRA, qui stipulent que les informations sur les prix doivent être fournies dans un format clair et facile à comprendre. D’autres exigences comprennent la nécessité de fournir un coût total, d’expliquer la base de vos frais et de communiquer ce qui est et n’est pas inclus dans vos services.

Facturation, rapports et suivi

Pour garder votre processus de facturation sur la bonne voie, vous devez garder un œil sur les soldes, les paiements et les revenus en suspens. Voici quelques rapports que vous pouvez utiliser pour surveiller le processus financier de votre cabinet d’avocats et assurer le bon déroulement de votre processus de facturation :

Rapport sur les comptes débiteurs

Le rapport sur les comptes débiteurs aide les cabinets à déterminer les montants dus sur toutes les factures ouvertes et en souffrance sur une base par utilisateur, par client et par affaire. Le rapport détaille les montants dus sur les factures impayées approuvées, les paiements partiels effectués sur ces montants et les notes de crédit appliquées aux factures.

Rapport de vieillissement des comptes clients

Le rapport de vieillissement des comptes clients aide les entreprises à suivre les factures impayées. Il divise les comptes débiteurs en retard en catégories de vieillissement (par exemple, les factures impayées de 1 à 30 jours, de 31 à 60 jours et de 61 à 90 jours). Cela vous permet d’être payé plus rapidement en assurant un suivi efficace des clients dont les factures sont en retard.

Rapport sur l’historique de facturation

Le rapport sur l’historique de facturation fournit une vue détaillée des créances ouvertes, des créances en retard et des factures payées. Cela fournit un historique complet de la facturation de vos clients.

Rapport sommaire du solde des affaires

Le rapport sommaire du solde des affaires donne à votre cabinet d’avocats un aperçu de l’encours des créances, ainsi que du montant des travaux en cours et des dépenses en cours, par affaire ou par client. Il permet à votre cabinet d’examiner les recettes futures qui restent à percevoir pour chaque affaire.

Rapport sur les paiements de factures

Le rapport sur les paiements de factures donne aux cabinets une vue détaillée des paiements sur les factures pour des affaires individuelles effectués vers des postes de services et de dépenses individuels, et les utilisateurs responsables de ces postes.

Rapport sur les revenus

Le rapport sur les revenus aide votre cabinet à visualiser et à quantifier les principales mesures de performance sur une base par utilisateur, par client et par affaire. Le rapport détaille les heures, les dépenses et les taxes en termes de montants non facturés, facturés et perçus.

Comment être payé plus rapidement

Les cabinets d’avocats trouvent souvent qu’il faut trop de temps pour être payé. Et, si l’on se réfère au rapport 2019 sur les tendances juridiques, sur toutes les heures facturées aux clients, 14 % ne sont jamais payées.

Voici quatre conseils pour améliorer les recouvrements dans votre cabinet d’avocats.

1. Améliorez votre comptabilisation du temps

L’une des façons les plus importantes d’améliorer les flux de trésorerie est de mettre en œuvre des habitudes diligentes de comptabilisation du temps et de tenue des dossiers. Comment pouvez-vous recouvrer le temps facturé si vous n’en avez pas fait le suivi ? Prenez des notes sur ce que vous faites, examinez les appels et les courriels sortants et, comme mentionné ci-dessus, suivez le temps au fur et à mesure.

2. Facturez de manière cohérente

Pensez une minute à la façon dont vous gérez les factures dans votre vie personnelle. Lorsque ces factures arrivent à un moment prévisible, vous pouvez établir un budget en conséquence et les payer à temps. Lorsque les factures sont imprévisibles et incohérentes, il est plus difficile de rester au top.

Envoyer les factures à temps, à la même période chaque mois, aidera votre cabinet à collecter plus rapidement.

3. Envoyez des rappels réguliers

Ne laissez pas les factures oubliées du cabinet d’avocats glisser sous le radar. Prenez l’habitude d’envoyer des rappels réguliers aux clients qui n’ont pas payé. L’automatisation de ce processus vous fera gagner du temps et de l’argent.

4. Acceptez les paiements par carte de crédit

Si vous demandez encore à vos clients de payer par chèque, vous leur demandez peut-être d’utiliser un mode de paiement qu’ils n’ont pas utilisé depuis des années (ou qu’ils n’ont jamais utilisé). À l’ère du numérique, les clients attendent des options de paiement en ligne pratiques. En tant qu’avocat, vous pouvez leur donner cette option avec les paiements par carte de crédit en ligne.

Il suffit d’un peu de diligence raisonnable pour s’assurer que vous acceptez les paiements par carte de crédit en respectant les règles d’éthique.

Les cabinets juridiques ont besoin d’un processeur de carte de crédit qui n’autorise pas les rétrofacturations sur les comptes fiduciaires et qui ne prend pas de frais sur les comptes fiduciaires. Ainsi, si un client conteste une charge qui entraîne une rétrofacturation, et que la société de carte de crédit retire de l’argent d’un compte fiduciaire commun, cela peut entraîner une violation de l’éthique.

En général, cela signifie utiliser un processeur de carte de crédit adapté spécifiquement aux avocats, comme Clio Payments.

Bend Law a constaté que l’utilisation du logiciel Clio Payments avait considérablement amélioré son processus de facturation et de recouvrement :

Les logiciels de facturation pour cabinets d’avocats

Investir dans un logiciel de facturation pour cabinets d’avocats fait une énorme différence dans la façon dont vous passez votre temps – et atténue votre risque d’erreur.

Clio Manage vous permet de créer facilement des factures de marque et des plans de facturation personnalisés, et d’accepter les paiements par carte de crédit. Il gère les fonctions de comptabilité fiduciaire et s’intègre également à vos programmes de comptabilité préférés, notamment QuickBooks Online, Xero et Klyant, afin que vous puissiez garder toutes vos informations financières synchronisées.

Investir dans un logiciel de facturation juridique pour aider votre processus à se dérouler plus facilement peut être inestimable pour votre cabinet : Chris Trebatoski de Treblaw LLC envoie toutes ses factures chaque mois en 15 minutes avec Clio, une tâche qui lui prenait beaucoup plus de temps dans un plus grand cabinet.

« Je passe moins de temps à faire mes entrées de temps et à envoyer mes factures en utilisant Clio que je n’en passais en tant que président de la facturation et du recouvrement dans un grand cabinet d’avocats à appeler d’autres avocats pour leur demander s’ils pouvaient envoyer leur facture », dit-il.

Encore, il est crucial de penser à votre processus avant la technologie. N’ayez pas peur d’une courbe d’apprentissage, un logiciel comme Clio Manage est très intuitif, et un petit investissement dans l’apprentissage de son fonctionnement peut produire une vie entière de pratiques de facturation simplifiées pour votre cabinet d’avocats.

Note : Les informations contenues dans cet article s’appliquent uniquement aux pratiques américaines. Ce post est fourni à titre informatif uniquement. Il ne constitue pas un conseil juridique, commercial ou comptable.