Les entreprises doivent rédiger leurs factures sur un ton professionnel tout en utilisant un langage clair et simple. Il est important de toujours rester poli lors de l’envoi d’une facture à un client et dans toutes les autres communications commerciales liées aux paiements.

Le libellé d’une facture doit être aussi clair que possible. Indiquez clairement la date d’échéance de la facture, le montant dû et les services fournis. Si une facture ou le courriel qui l’accompagne contient un langage vague, le client peut être laissé dans la confusion, mal interpréter les informations et être en retard dans l’envoi du paiement en conséquence.

Voici des sujets pour vous aider à apprendre comment rédiger une facture de manière professionnelle :

Conseils pour envoyer des factures qui sont payées

Modèle de courriel de facture

Comment faire le suivi des factures impayées

Conseils pour envoyer des factures qui sont payées

Les factures sont des documents qui permettent aux petites entreprises de recevoir le paiement de leurs clients, mais il existe des stratégies pour envoyer des factures qui sont plus susceptibles de vous faire payer rapidement. Le bon message, tant dans la facture elle-même que dans le courriel qui l’accompagne, peut motiver les clients à payer la facture immédiatement. Voici quelques conseils pour communiquer avec les clients au sujet des factures :

Envoyer les factures rapidement

Il est important de créer vos factures et de les envoyer aux clients dès que vous avez terminé le travail que vous facturez. Non seulement cela signifie que vous serez payé plus tôt pour vos services, mais aussi que vous rédigez vos factures pendant que le travail est frais dans votre esprit. Lorsque vous rédigez des factures dès que le travail est effectué, vous vous souviendrez de tous les détails et serez moins susceptible de faire des erreurs dans votre facture, ce qui peut confondre ou mettre en colère les clients, retardant ainsi le paiement.

Toujours être poli

Toujours être poli lorsque vous rédigez des factures et toutes les communications qui les accompagnent, comme les courriels. Une communication courtoise vous aide à maintenir des relations professionnelles solides avec vos clients, ce qui augmente vos chances d’obtenir des contrats répétés. La politesse dans vos factures vous aide également à être payé plus rapidement, selon une étude de FreshBooks. L’étude a révélé que l’utilisation de mots comme « s’il vous plaît » et « merci » lors de la rédaction des factures peut augmenter le pourcentage de factures payées de plus de cinq pour cent.

Toujours être concis

Lorsque vous rédigez vos factures, soyez toujours concis et précis. Indiquez clairement les informations dont les clients ont besoin pour vous payer selon vos conditions : indiquez le montant dû et la date d’échéance. Parfois, les entreprises essaient d’utiliser des termes fantaisistes pour rédiger leurs factures, mais cela peut créer de la confusion chez les clients. Par exemple, au lieu d’utiliser une formulation sur les factures telle que  » paiement dû à réception « , qui est vague, indiquez simplement la date d’échéance, c’est-à-dire  » paiement dû le 31 décembre 2018 « .

Facilitez le paiement

Facilitez le paiement de vos factures par vos clients, afin qu’ils aient une meilleure expérience client et que vous soyez payé plus rapidement. Incluez un libellé clair dans votre facture qui indique à vos clients les différents modes de paiement qu’ils peuvent utiliser. Si vous acceptez les chèques, incluez un libellé qui couvre tous les détails nécessaires, comme « Veuillez libeller les chèques à l’ordre de Ma petite entreprise et les envoyer à l’adresse de cette entreprise. » Si vous acceptez les paiements en ligne, incluez un bouton « Payer maintenant » au bas de votre facture ou dans le corps de votre courriel d’accompagnement, qui renvoie directement à la page de paiement en ligne, afin que vos clients puissent la trouver le plus facilement possible.

Modèle de courriel de facture

Il est important de formuler les courriels de facture de manière polie et concise afin que votre ton soit professionnel et que les informations transmises soient claires pour les clients. Ce modèle de courriel de facture peut vous aider à rédiger des courriels professionnels pour accompagner vos factures :

Ligne d’objet : Nom de votre entreprise : Facture #001

Chère Nom du client,

J’espère que vous allez bien.

Je voulais vous faire savoir qu’une nouvelle facture #001 a été créée sur votre compte. Vous trouverez la facture en pièce jointe de ce courriel. Veuillez payer le solde de 500 $ d’ici le 31 décembre 2018.

Vous pouvez payer en envoyant un chèque à :

Votre nom d’entreprise
Votre adresse d’entreprise complète
Votre code postal

Merci pour votre entreprise ; j’ai hâte de travailler à nouveau avec vous bientôt.

Bonnes salutations,

Votre nom
Vos coordonnées

Comment faire le suivi des factures impayées

Il est important de faire le suivi des factures impayées dès qu’elles sont en souffrance. La formulation que vous utilisez pour faire le suivi des factures impayées doit être polie mais directe. Donnez à votre client le bénéfice du doute : il y a de bonnes chances que le retard de paiement soit dû à une erreur administrative et qu’il ne retienne pas le paiement par malveillance.

Voici un modèle de courriel pour aider les petites entreprises à faire le suivi des factures impayées :

Ligne d’objet : Nom de votre entreprise : Facture #001

Cher nom du client,

J’espère que vous allez bien. Je vous contacte au sujet de la facture n°001. Ceci est un rappel amical que le paiement était dû le 31 décembre 2018. Veuillez envoyer le paiement dès que possible.

Vous pouvez payer en envoyant un chèque à :

Votre nom commercial
Votre adresse commerciale complète
Votre code postal

J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles. Veuillez me contacter si vous avez des questions.

Bonnes salutations,
Votre nom
Vos coordonnées

.