Dans un monde idéal, chaque patient se présente à l’heure et les horaires sont respectés à la minute près, mais nous ne vivons pas dans un monde idéal. Certains patients ont quelques minutes de retard, d’autres appellent frénétiquement avec une urgence médicale qui nécessite une attention immédiate. Et bien sûr, il y a des patients qui oublient tout simplement leur rendez-vous.

Tous ces scénarios sont réels et coûteux. Les non-présentations coûtent généralement aux médecins individuels une moyenne de 200 $ par créneau horaire non utilisé, et 30 % des patients ne se présentent pas.

Utiliser la technologie, et peut-être juste un peu de psychologie, pour programmer les patients et reprogrammer rapidement d’autres patients dans les créneaux qui se libèrent en raison d’annulations peut vous aider à maintenir les temps d’attente au minimum tout en améliorant les soins que vous fournissez et la satisfaction des patients. Tout cela améliore à la fois les résultats de votre cabinet et la satisfaction au travail de vos employés.

Voici cinq conseils pour programmer efficacement les patients

Offrir une auto-programmation des patients

Il faut environ huit minutes pour programmer un rendez-vous par téléphone. Votre personnel planifie probablement beaucoup de rendez-vous de cette façon chaque jour, et c’est du temps qu’il pourrait passer à aider les patients dans la salle d’attente, à traiter les demandes d’assurance ou à effectuer d’autres tâches à valeur ajoutée. Heureusement, il existe un moyen plus facile et que davantage de patients préfèrent : la prise de rendez-vous en ligne.

Une étude a révélé que 42 % des patients préfèrent prendre leur rendez-vous en ligne plutôt que d’appeler le cabinet. La même étude a révélé que 26 % des patients qui prennent leur rendez-vous en ligne choisissent des rendez-vous le jour même ou le lendemain, remplissant souvent les places laissées vacantes par les annulations de dernière minute.

Investir dans un logiciel de planification en ligne améliore l’efficacité administrative et la satisfaction des patients.

Mettre en place une priorisation des patients

La façon la plus simple de planifier les patients est le premier arrivé, premier servi, mais c’est loin d’être la meilleure approche. Une situation urgente peut nécessiter un rendez-vous immédiat, tandis que de nombreux autres problèmes de patients peuvent être pris en charge avec un e-mail ou un bref entretien téléphonique ou vidéo pour déterminer s’ils ont même besoin de venir au bureau.

Demandez à un membre qualifié de votre personnel de filtrer les appels des patients pour évaluer si le patient a besoin d’un rendez-vous en personne, ou si le problème peut être traité par téléphone ou par vidéoconférence.

La priorisation assure que les patients qui ont besoin de soins urgents peuvent obtenir ces rendez-vous critiques le jour même, tandis que les patients qui n’ont pas besoin d’être vus voient leurs problèmes traités à distance.

Utiliser des textes et des courriels pour confirmer les rendez-vous et envoyer des rappels

Un logiciel de rappel de rendez-vous qui envoie des textes, des courriels et des appels à vos patients de façon stratégique avant leur rendez-vous peut réduire considérablement les absences et les annulations tardives. Les patients peuvent annuler ou confirmer leur rendez-vous sans prendre le temps du personnel.

C’est une bonne idée d’inclure votre politique d’annulation dans les rappels aux patients.

Utiliser une liste d’attente numérique

Certaines plateformes de planification des patients fournissent des listes d’attente numériques, ce qui peut éliminer les frustrations qui viennent des annulations de dernière minute.

Lorsque vous obtenez une annulation, accédez à la liste d’attente numérique des patients pour envoyer un message au patient ou aux patients suivants en attente d’un rendez-vous. Cela remplit ces créneaux ouverts, ce qui permet d’économiser du temps et des ressources au front office tout en maximisant le temps passé avec les patients.

Automatiser les rappels de patients

Un rappel de patient est un rendez-vous de suivi, peut-être pour un examen physique de routine ou le traitement d’une maladie chronique. Ces visites sont généralement programmées à la fin d’un rendez-vous. Un système automatisé de rappel des patients peut programmer les patients pour leur prochaine visite et leur rappeler périodiquement la visite, ce qui permet de garder votre agenda plein et vos patients correctement traités.

Un système de rappel des patients envoie des textes, des appels ou des courriels selon un calendrier approprié (hebdomadaire, mensuel, annuel, etc.), ce qui simplifie la planification des patients grâce à une meilleure communication avec eux. Si ces systèmes sont bons pour travailler avec les patients que vous devez voir fréquemment, ils sont indispensables pour suivre les patients réticents qui ne sont pas venus depuis des mois ou des années et qui ont besoin de rappels fréquents pour voir le médecin.

Surmonter les défis de la planification

La planification sera toujours un défi, même si vous utilisez toutes ces techniques. Les patients seront retardés par la circulation, les cas urgents seront prioritaires, et certains patients ne se présenteront pas parce qu’ils ont oublié. Alors que le système de santé américain perd environ 150 milliards de dollars chaque année à cause des rendez-vous manqués, il est tout à fait possible d’éviter de contribuer à ce chiffre avec des pratiques de planification intelligentes.

La planification efficace des patients est importante pour fournir des soins. Les mesures que vous prenez maintenant auront un effet spectaculaire sur l’efficacité avec laquelle vous gérez votre cabinet et sur la satisfaction des patients à l’égard des soins qu’ils reçoivent.