Plusieurs entreprises ont au moins quelques clients ou consommateurs qui, pour diverses raisons, ne paient pas leurs factures. Il existe cependant des mesures que vous pouvez prendre pour améliorer vos chances de recouvrer l’argent qui vous est dû.

Énoncez vos politiques de facturation dès le départ

Bien qu’il y ait quelques variations selon le type d’entreprise que vous avez (bureau professionnel, entreprise de services, entreprise basée sur le Web, entreprise de vente en gros), il existe généralement une façon appropriée et efficace de présenter aux clients ou aux clients vos politiques de facturation.

Si vous avez un bureau professionnel ou de consultation, l’utilisation d’une lettre de rétention est une pratique courante. La lettre devrait indiquer combien de jours un client a pour payer une facture et s’il y a des intérêts ou des frais financiers pour les paiements tardifs. Le client doit signer une copie de la lettre pour indiquer qu’il comprend et accepte les conditions. Si vous avez un autre type d’entreprise, comme un grossiste ou un fabricant, vous pouvez et devez tout de même préparer un document pour vos clients qui présente les mêmes informations de base sur la date d’échéance des factures et les frais qui seront ajoutés en cas de non-paiement.

Si vous avez une entreprise basée sur le Web, ou si vous utilisez autrement un site Web pour fournir des détails importants sur votre entreprise, il est fortement conseillé de consacrer une page du site à vos politiques de facturation.

Facturation intelligente

Il est plus facile pour vous d’attendre un comportement de paiement responsable de la part de vos clients si vous adoptez un comportement de facturation responsable. Les pratiques de facturation intelligente et responsable comprennent :

• Facturer rapidement. À moins que vous n’ayez un accord spécifique où, par exemple, vous facturez sur une base mensuelle calendaire, envoyez vos factures dès que possible après l’achèvement du travail ou la livraison des marchandises.
• Facturer clairement. Assurez-vous que le client sait exactement à quoi correspond la facture et qui contacter en cas de question.
• Facturation « proactive ». Indiquez sur la facture (ou sur une lettre d’accompagnement) que le client doit vous contacter en cas de problème.
• Facturation avec incitations au paiement. Le fait de facturer des intérêts sur les factures en retard et, peut-être, d’accorder des remises pour paiement anticipé, encourage souvent les clients ou les clients à payer vos factures en premier.
• Etre rapide et clair avec les avis d’arriérés.

A part ces derniers points, c’est une politique de facturation intelligente de conserver des copies des chèques de paiement passés des clients et des copies de toute la correspondance des clients. Les chèques indiquent où les clients peuvent avoir des comptes bancaires, ce qui peut devenir important si vous devez passer par un processus de recouvrement officiel. De même, la correspondance des clients peut fournir des informations, ou au moins des indices, sur les allées et venues ou même la situation professionnelle d’un client non-payeur, ce qui peut également être une information cruciale dans un cas de recouvrement.

Activités initiales de recouvrement

Si un client ne répond pas à vos factures, vous devrez probablement envisager de prendre d’autres mesures pour recouvrer ce qui vous est dû. Comprenez que cela peut être un processus frustrant, un processus dans lequel, à chaque nouvelle étape, vous devrez peut-être examiner les circonstances et décider jusqu’où vous voulez poursuivre le client.

La loi fédérale Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) réglemente le comportement des agences de recouvrement de créances, mais ne s’applique pas aux entreprises qui tentent de recouvrer leurs propres dettes. Cependant, les États ont souvent leurs propres lois qui limitent ce que votre entreprise peut faire pour recouvrer une dette. Par exemple, les mensonges, les menaces, les abus et le harcèlement sont généralement interdits. Si vous faites votre propre travail de recouvrement, vous devriez consulter les lois pertinentes de votre État.

Le processus de recouvrement commence généralement par des appels téléphoniques et l’envoi de lettres de recouvrement. Pour les appels téléphoniques, il est important d’éviter le harcèlement. Vous devez éviter de faire beaucoup d’appels téléphoniques, ou des appels à des heures bizarres (comme le milieu de la nuit), simplement pour ennuyer ou irriter. Vous ne voulez pas que vos efforts se retournent contre vous parce que vous avez été trop – ou même illégalement – agressif. En ce qui concerne les lettres de recouvrement, vous devriez élaborer et conserver dans vos dossiers des modèles de base que vous pouvez rapidement personnaliser pour chaque client particulier.

Une autre étape possible consiste à offrir de régler avec un client non-payeur pour un montant réduit. Par exemple, vous pouvez proposer d’accepter 75 % du montant dû si le client paie en totalité, en fonds garantis, dans les cinq jours (ou un autre délai clair). Si cela fonctionne, il peut s’agir d’un moyen moins coûteux de résoudre un problème de recouvrement que de prendre des mesures supplémentaires. Si vous tentez cette approche, vous devez absolument préciser au client qu’il s’agit d’une offre unique. Vous ne voulez pas qu’il y ait de confusion, ni de maux de tête supplémentaires liés à de nouvelles « négociations » sans fin, si l’offre n’aboutit pas au paiement attendu. Faire l’offre ne devrait pas affecter vos droits au paiement intégral par le biais d’une poursuite de recouvrement devant les tribunaux.

Cour des petites créances et autres options finales

En fin de compte, il vous reste quelques options de base. Deux de ces options, travailler avec une agence de recouvrement ou travailler avec un avocat, vous coûteront de l’argent, et réduiront donc le montant que vous pourriez finalement percevoir du débiteur. En outre, une agence de recouvrement sera clairement limitée par la FDCPA. Cependant, ces options peuvent valoir la peine si vous n’avez tout simplement pas le temps de gérer l’affaire vous-même, et que vous êtes prêt à accepter un montant sensiblement inférieur à celui de la facture initiale pour résoudre le litige.

Par rapport aux autres options, se représenter devant la cour des petites créances présente plusieurs avantages. Premièrement, vous n’avez pas à payer quelqu’un d’autre. Les agences de recouvrement conservent souvent jusqu’à la moitié de ce qu’elles parviennent à recouvrer pour vous. Deuxièmement, dans de nombreux cas, le défendeur (la personne qui vous doit de l’argent) ne se présente pas à l’audience ; souvent, c’est parce que la personne sait que l’argent lui est dû et ne veut pas avoir à essayer de présenter une quelconque défense. Ce fait signifie que vous aurez une certaine chance d’obtenir simplement un jugement par défaut en votre faveur. Troisièmement, comme un jugement contre un débiteur peut avoir un effet négatif sur sa cote de crédit, le simple fait de déposer une réclamation au tribunal peut inciter certains débiteurs à régler avec vous.

Sachez toutefois que vous aurez besoin de preuves solides que la personne que vous poursuivez vous doit l’argent. Alors que certains débiteurs croient qu’ils n’ont aucune défense valable et ne se battront pas contre une poursuite pour petites créances, d’autres croient fermement qu’ils sont justifiés de ne pas payer. Si vous ne pensez pas avoir un dossier solide, ou si vous pensez que le débiteur est susceptible de se battre, vous devriez tempérer votre optimisme quant à vos chances dans une poursuite pour petites créances – le résultat pourrait être un jugement pour beaucoup moins que le montant de la facture initiale, ou, dans un cas très faible, peut-être même un jugement pur et simple en faveur du défendeur.

Vous devriez également garder à l’esprit que gagner un jugement du tribunal ne met pas fin à l’affaire. Vous devrez toujours passer par le processus de saisie-arrêt – localiser et prendre les biens du débiteur pour payer votre facture. Trouver si et où un débiteur travaille, et si et où il a des comptes bancaires, ainsi que déposer les documents nécessaires pour saisir ces salaires et ces fonds de comptes bancaires, peut prendre beaucoup de temps.

Plus d’informations

Nolo a une variété d’autres articles sur le crédit et le recouvrement, y compris des questions telles que les poursuites de créanciers et de recouvrement de dettes et les collecteurs de dettes et les agences de recouvrement. Il existe également divers sites Web du gouvernement fédéral et des États qui valent la peine d’être consultés ; la page FAQ de la FTC sur le recouvrement des dettes pour les consommateurs n’est qu’un exemple. Pour une couverture plus large dans un seul livre, Legal Guide for Starting & Running a Small Business, par Fred Steingold (Nolo) contient une section étendue sur les questions de crédit et de recouvrement.