Les négociations sont dans une impasse, mais les deux parties sont d’accord sur une chose : vous avez besoin d’aide pour résoudre le différend. Vous engagez un médiateur neutre pour ce faire. Plutôt que d’agir comme un juge qui décide qui « gagne » ou « perd », un médiateur tiers dans cette médiation aide les parties à trouver un accord.

Les négociateurs se sentent souvent mal préparés à la médiation. Le simple fait que votre « négociation » soit désormais officiellement un « différend » suffit à vous faire aborder la prochaine étape avec appréhension. Voici comment le médiateur est susceptible de procéder et comment tirer parti de sa présence pour obtenir le meilleur accord possible pour votre entreprise.

Les étapes du processus de médiation

Étape 1 : La séance conjointe. Bien que votre médiateur puisse vous contacter à l’avance, vous et l’autre partie, au sujet de questions logistiques, les négociations par médiation commencent généralement par une session conjointe qui sert à éduquer le médiateur, à découvrir toute vision divergente des faits et à clarifier ce que chaque partie considère comme une résolution satisfaisante. Le nombre de personnes présentes varie, mais chaque partie comprend généralement un porte-parole (généralement un avocat), une ou plusieurs personnes impliquées directement dans le conflit, et une personne ayant l’autorité d’entrer pour recommander un règlement contraignant.

Lors de la session conjointe, le médiateur est susceptible d’encourager tous les participants à se présenter et à présenter ce qu’ils considèrent être les faits et le résultat souhaité du conflit. Le médiateur posera également des questions qui lui permettront de mieux comprendre le différend et sa dynamique sous-jacente.

Certains médiateurs poursuivront les discussions en session conjointe, espérant que l’échange ouvert de points de vue permettra de résoudre rapidement le différend. De nombreux médiateurs, cependant, passeront à un moment donné à une deuxième étape de réunions séparées avec chaque partie, connues sous le nom de caucus. Une médiatrice explique qu’elle passe à l’étape du caucus lorsque les échanges lors de la session conjointe commencent à « générer plus de chaleur que de lumière ». Si les émotions sont particulièrement fortes, le médiateur pourrait contourner complètement la session conjointe et passer directement aux caucus par crainte de saper les efforts de règlement.

Étape 2 : les caucus. Votre médiateur commencera généralement des sessions séparées avec chaque partie par une déclaration telle que celle-ci : « Comme vous le savez, tout ce que vous me dites en caucus est confidentiel. Je ne répéterai rien à l’autre partie que vous ne voulez pas que je répète ». Après avoir donné cette assurance, le médiateur commence à recueillir des informations sur les intérêts de chaque partie. Il voudra connaître les besoins ou préoccupations sous-jacents impliqués dans le conflit, ainsi que l’importance que vous attachez à chacun.

Armé de ces informations, le médiateur commence à aller et venir entre les équipes pour une série de conversations, de suggestions, de propositions et de contre-propositions visant à construire une résolution qui satisfera les intérêts fondamentaux de chaque partie, un processus parfois appelé diplomatie de la navette. Le médiateur voudra savoir quelles sont les conditions de règlement que vous jugez acceptables – et que vous pensez que l’autre partie pourrait accepter. Il peut également essayer d’identifier vos alternatives de non-règlement.

Selon la complexité et l’importance des questions en litige, il peut s’écouler plusieurs heures, jours, mois ou même plus longtemps pour parvenir à un accord. En fin de compte, la médiation aboutit à une résolution dans environ 80 % de tous les litiges soumis à la médiation. Parfois, la résolution est vraiment « gagnant-gagnant ». D’autres fois, une partie est ravie de l’accord, et l’autre le considère comme à peine acceptable – bien que meilleur qu’un voyage long, incertain et coûteux devant les tribunaux.

Améliorer vos résultats de médiation

Maintenant que vous savez comment fonctionne la médiation, voici quelques conseils visant à assurer que vous sortez du processus avec un excellent accord.

Conseil de médiation #1. Sollicitez l’avis du médiateur.

Les conversations privées du médiateur avec chaque partie sont susceptibles de le conduire vers un cadre de règlement qui plaira à toutes les personnes concernées. Certains médiateurs proposent volontairement des idées de règlement ; d’autres, moins activistes, ne le feront pas. Envisagez de demander au médiateur des suggestions concernant votre propre proposition de règlement.

Cette tactique vous aide non seulement à identifier une proposition qui vous conviendrait, mais aussi à profiter de la connaissance qu’a le médiateur des intérêts de l’autre partie – et vous permet d’éviter de faire une proposition que l’autre partie trouvera offensante. Supposons que vous envisagiez de demander initialement 9,5 millions de dollars au fabricant d’ordinateurs et de réduire progressivement votre demande jusqu’à 2 millions de dollars. Plutôt que de demander simplement au médiateur de transmettre cette offre à l’autre partie, vous lui demandez ce qu’il en pense.

« L’autre partie pense que votre demande actuelle de 10 millions de dollars est scandaleuse », vous dit-il. « Une proposition initiale de 9,5 millions de dollars pourrait rendre impossible toute négociation sérieuse. Voici une suggestion. Si vous ouvrez à 7,5 millions de dollars, je peux souligner le montant substantiel par lequel vous avez modéré votre demande. Je suggérerai que si la prochaine offre de l’autre partie est pareillement modérée, chaque partie aura démontré un désir de bonne foi de régler, et nous devrions pouvoir le faire. »

Bien que vous ne soyez pas obligé d’accepter les conseils du médiateur, reconnaissez que ses conversations privées avec la partie adverse lui ont permis d’acquérir des connaissances considérables sur les intérêts de cette dernière. Tirer profit de ces connaissances peut conduire à un règlement suffisamment élevé pour vous permettre de poursuivre votre opportunité d’investissement.

Conseil de médiation n°2. Donnez au médiateur vos grandes idées.

Lorsque les discussions dégénèrent en conflit, les négociateurs développent souvent des opinions négatives les uns sur les autres. Si seulement l’autre partie négociait de bonne foi, vous pourriez penser que nous aurions résolu ce problème depuis longtemps. De telles opinions peuvent conduire chaque partie à répondre aux propositions de règlement de l’autre avec scepticisme – une tendance que les psychologues ont appelée dévalorisation réactive.

Evidemment, le scepticisme n’est pas de bon augure pour un accord.

Votre médiateur peut vous aider à surmonter cet obstacle. Imaginez que vos conversations avec le médiateur vous aient conduit à un plan de règlement novateur : vous proposez un don conjoint des ordinateurs portables fragiles aux systèmes scolaires publics (qui peuvent les boulonner pour rendre leur fragilité moins problématique) dans les pays où vous faites des affaires.

Cette démarche pourrait générer une publicité favorable pour le fabricant et pour vous tout en faisant connaître les écoliers (futurs acheteurs d’ordinateurs) aux deux entreprises. Plutôt que de prendre le risque que le fabricant dévalorise votre idée de manière réactive, proposez au médiateur de la proposer comme sa propre idée. Si le médiateur estime que votre plan est juste et a du mérite, il peut vous aider à l’affiner – et à le présenter de manière à minimiser le scepticisme de l’autre partie.

Conseil de médiation n°3. Passez un test de réalité.

Parfois, les vues irréalistes des membres de votre propre équipe s’avéreront être le principal obstacle au règlement. S’ils ne comprennent pas les intérêts ou les priorités de l’autre partie, ils peuvent préconiser de rester ferme et d’attendre des concessions. Ou peut-être certains membres de votre équipe ont-ils une vision exagérée de la probabilité qu’en l’absence de règlement, un tribunal statue en votre faveur.

Votre capacité à persuader vos collègues du caractère irréaliste de leurs points de vue est limitée ; après tout, si vous les contredisez trop fortement, ils peuvent douter de votre loyauté. Par conséquent, lorsque vous négociez au sein de votre équipe, utilisez le médiateur pour renforcer votre position en lui demandant son avis sur le débat interne : « Quelle est la probabilité que l’autre partie cède ? Quelle est la probabilité que nous l’emportions au tribunal ? » Les membres de votre équipe sont susceptibles d’accorder un statut spécial à la neutralité et à l’expérience du médiateur.

Savoir quand dire non

En tirant parti de ces techniques, gardez à l’esprit que vos intérêts et ceux du médiateur peuvent ne pas être identiques. Le seul intérêt du médiateur est d’aider les parties à parvenir à un règlement. C’est aussi votre intérêt, bien sûr – mais seulement si le règlement est préférable à vos alternatives sans règlement, comme un procès ou la fin de votre relation avec l’autre partie.

Donc, vous devez vous demander si suivre les conseils de votre médiateur conduira à un accord qui est meilleur pour votre partie que pas d’accord du tout. Imaginez qu’après deux jours intensifs de propositions et de contre-propositions, vous et le fabricant d’ordinateurs vous êtes mis d’accord sur un don commun des ordinateurs portables trop fragiles aux écoles publiques, mais pas sur le montant que le fabricant vous versera pour les bénéfices perdus. Vous avez tout récemment exigé 1,75 million de dollars.

Le médiateur vous propose d’accepter 1,5 million de dollars, ainsi que divers autres engagements du fabricant. Bien que ces intérêts puissent valoir plus de 0,25 million, il est impossible de leur attribuer une valeur financière précise. Le médiateur vous dit qu’il est raisonnablement certain que l’autre partie acceptera cette proposition et que si vous l’acceptez, le différend sera résolu de manière satisfaisante.

Que devez-vous faire ? De manière plus critique, n’acceptez pas la proposition du médiateur simplement parce qu’il a travaillé dur pour vous aider à trouver un accord. Au lieu de cela, demandez-vous si vous ne pourriez pas faire encore mieux. Pourquoi ne pas dire au médiateur que vous voulez à la fois 1,75 million de dollars et les engagements proposés ?

L’autre partie pourrait accepter cet accord. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez réduire progressivement vos demandes financières jusqu’à ce que l’autre partie accepte ou que vous décidiez de poursuivre une alternative au règlement. N’oubliez pas que l’objet de la médiation n’est pas de plaire au médiateur mais d’obtenir le meilleur accord possible pour vous.

Y a-t-il des conseils cruciaux pour la médiation que nous avons peut-être oubliés ? Faites-le nous savoir dans les commentaires.

Article connexe sur la médiation : Exemples de règlement alternatif des différends (ADR) : comment fonctionne la médiation

Adapté de « Get the Best Deal Possible in Mediation », par Stephen B. Goldberg (professeur, Northwestern Law School), publié pour la première fois dans le Negotiation newsletter, novembre 2006.

Originally published in 2012.