Vu la quantité de technologies construites pour améliorer la communication au sein des équipes, la collaboration transversale devrait être plus facile que jamais. Nous pouvons contacter instantanément des collègues de travail avec Slack. Nous pouvons partager des documents à travers le monde avec Google Drive. Nous pouvons assigner des tâches et collaborer sur des projets avec Asana. Cependant, l’introduction d’un nouveau logiciel dans votre équipe n’est pas toujours suffisante. Vous avez probablement d’autres obstacles, plus interpersonnels, à surmonter également.

A InVision, par exemple, les outils de collaboration jouent un rôle clé dans la coordination du travail entre les équipes produit et marketing. Cependant, ils soulignent également l’importance d’une communication constante, d’une délégation claire des responsabilités et d’une connaissance à l’échelle de l’entreprise des lancements de produits à venir. Tous ces ingrédients alimentent leur capacité à collaborer avec succès entre plusieurs équipes – et leurs campagnes marketing en sont plus fortes.

Lorsque vous manquez de clarté dans votre objectif, cela devient apparent lorsque vous essayez de sortir de votre silo pour collaborer – et que vous vous heurtez à un mur.

La collaboration interfonctionnelle peut débloquer des opportunités pour que les entreprises fassent leur meilleur travail possible. Alors pourquoi la combattons-nous ? Et pourquoi avons-nous du mal à la faciliter, même lorsque nous sommes tous d’accord pour la souhaiter ? Vous trouverez ci-dessous 5 obstacles courants à la collaboration entre les équipes, les départements et les fonctions – ainsi que des solutions pour chacun d’entre eux.

Qu’est-ce que la collaboration interfonctionnelle ?

Plus simplement, la collaboration interfonctionnelle consiste à ce que des personnes issues de différentes équipes ou fonctions (marketing, ventes, ingénierie, RH) au sein d’une entreprise unissent leurs forces pour travailler sur un objectif, un projet ou une responsabilité commune.

Il peut s’agir de n’importe quoi, depuis les responsabilités quotidiennes, comme le support client et le marketing faisant équipe sur les médias sociaux, jusqu’aux projets ponctuels, comme les ventes et le produit développant une nouvelle fonctionnalité qui convertit les clients. Cependant, faire en sorte que cela se produise – sans parler de faire en sorte que cela fonctionne – n’est pas toujours facile.

Les équipes impliquées ont des objectifs contradictoires – ou pas d’objectifs du tout

Avez-vous déjà essayé d’impliquer une autre équipe dans un projet, pour vous entendre dire  » ce n’est pas une priorité pour nous  » ? Cela peut sembler exaspérant si vous savez que cela aura un impact direct sur les revenus, gagnera un nombre important de nouveaux clients, corrigera une énorme dette technique ou aura un autre impact positif sur votre entreprise.

Dans ce cas, vous et l’équipe en question manquez probablement d’alignement sur les objectifs. Ou pire, vous ne connaissez pas les objectifs de votre équipe ou de votre entreprise.

Lorsque vous manquez de clarté sur les objectifs, cela devient apparent lorsque vous essayez de sortir de votre silo pour collaborer – et que vous vous heurtez à un mur.

Solution : alignez sur les objectifs et partagez-les avec tout le monde

Encouragez les dirigeants à rendre les objectifs de votre entreprise publiquement visibles afin que tout le monde, et pas seulement l’équipe de direction, connaisse les priorités de votre entreprise. Si vous êtes un contributeur individuel, assurez-vous de savoir comment vos projets s’échelonnent vers des objectifs plus larges (vous pouvez utiliser la pyramide de clarté pour aider à cartographier cela) et communiquez quel objectif votre initiative soutient avec les collaborateurs.

Si vous utilisez Asana, créez un projet qui répertorie tous les buts et objectifs de votre entreprise. Partagez-le avec l’ensemble de votre entreprise afin que chaque équipe – de la comptabilité aux ventes – comprenne la situation dans son ensemble. Vous pouvez utiliser l’accès par commentaire uniquement pour vous assurer qu’il est visible, mais pas modifiable, par tout le monde. Pour des instructions plus détaillées, lisez notre article guide sur la création d’un projet d’objectifs et de jalons d’entreprise dans Asana.

Vous n’êtes pas au courant des projets et des initiatives des autres équipes

Certaines des meilleures collaborations sur lesquelles j’ai travaillé ont commencé lorsqu’un autre collègue s’est tourné vers moi et m’a dit :  » Hé, telle ou telle équipe travaille sur XYZ. Tu étais au courant ? »

Vous avez probablement vécu cela aussi. Malheureusement, pour chaque fois que nous tombons sur une opportunité de collaboration croisée, beaucoup d’autres nous échappent parce que nous ne savions pas sur quoi les autres équipes travaillaient. Les collaborations organiques ne sont que la partie émergée de l’iceberg. Pensez à combien d’autres opportunités nous pouvons découvrir en communiquant activement notre travail les uns avec les autres.

Solution : partagez les travaux à venir au sein et en dehors de votre département

Ne pas savoir ce que font vos collègues crée un obstacle à la collaboration inter-équipes, mais ce n’est pas nécessaire. Pour résoudre ce problème, partagez régulièrement un résumé du travail à venir de votre équipe à l’ensemble de votre entreprise ou créez un endroit où les autres peuvent facilement découvrir ces informations.

La collaboration inter-équipes a le potentiel de débloquer certains de nos meilleurs travaux, de découvrir des idées dont nous ne savions pas que nous avions besoin et de faire passer les résultats de nos projets de décents à exceptionnels.

Soyez simplement attentif au bruit. S’il est bon d’avoir une idée de ce que fait chaque équipe de votre entreprise, chaque personne n’a pas besoin d’être au courant de chaque petit Tweet, correction de bogue ou cas de support client. Gardez vos partages brefs mais donnez aux collègues une destination vers laquelle ils peuvent aller (comme un projet Asana) s’ils veulent en savoir plus.

Dans Asana, utilisez les mises à jour du statut pour donner à tous les suiveurs de votre projet une mise à jour rapide de l’avancement et du travail à venir. Pour les initiatives plus importantes, créez un résumé et partagez-le sous forme de conversation au sein de l’équipe ou du personnel. Incluez des liens vers les tâches et les projets pertinents et invitez vos coéquipiers à rejoindre un projet s’ils peuvent y contribuer.

Vous ne comprenez pas les rôles, les responsabilités ou le jargon de vos collègues

Une fois, j’ai écouté un collègue faire la même mise à jour lors de notre réunion d’équipe hebdomadaire pendant deux mois d’affilée. Je ne pensais pas que c’était pertinent pour mon travail. Jusqu’à ce que je voie le résultat final et que je réalise que nous venions de manquer une très bonne occasion de collaborer. Si nous en avions parlé plus en détail, nous aurions pu trouver des moyens de réduire le travail en double et de raccourcir le calendrier de son projet.

Souvent, cette « connexion manquée » se produit au travail parce que nous :

1. n’avons pas pleinement compris le rôle ou les responsabilités de l’autre
2. utilisons un jargon et une nomenclature qui ne sont pas facilement compris par un public plus large

Heureusement, la prise de conscience est la première étape pour briser cette barrière.

Solution : apprenez qui fait quoi et comment parler leur langage

Dès que vous le pouvez, apprenez à connaître vos collègues, leurs styles de travail, et posez-leur des questions détaillées sur ce sur quoi ils travaillent. Dans les grandes entreprises, facilitez les opportunités d’apprentissage, comme les entretiens aléatoires à 1 contre 1 ou les  » show and tells  » à l’échelle de l’entreprise où les gens peuvent présenter les choses qu’ils ont construites, lancées ou sur lesquelles ils ont travaillé.

A Asana, nous faisons cela en attribuant des domaines de responsabilité (AoR) à chaque employé et en conservant une liste courante de tous les AoR et de leurs propriétaires. Cela aide tout le monde à savoir exactement qui fait quoi.

Prendre un autre projet semble trop chronophage

C’est probablement le scénario le plus courant : Vous invitez une équipe ou un coéquipier à collaborer à quelque chose avec vous. Ils sont intéressés, mais n’ont pas le temps. Peut-être sont-ils d’accord pour vous aider, mais « le mois prochain » ou « le trimestre prochain ». Finalement, votre projet est repoussé indéfiniment et vous avez abandonné tout espoir de le voir se réaliser un jour.

Le problème est que s’impliquer dans un nouveau projet semble souvent être une tâche intimidante et chronophage – même s’il s’agit en fait d’une tâche beaucoup plus petite.

Solution : Présentez une proposition claire, un calendrier et une estimation du temps nécessaire

Avant même de demander à votre collègue de vous aider sur un nouveau projet, prenez le temps d’estimer la durée du projet. Prévoyez du temps supplémentaire pour votre projet si vous le pouvez. Ensuite, décrivez le rôle du collègue et le temps qu’il devra consacrer au projet. S’ils ont une compréhension plus claire de ce que vous attendez d’eux et du temps que cela prendra, la barrière à l’engagement devient plus petite.

Dans Asana, créez un projet et ajoutez une description et des dates d’échéance aux tâches. Attribuez les tâches de votre projet à des coéquipiers individuels. Ensuite, utilisez des champs personnalisés pour ajouter un engagement de temps estimé. Lorsque vous attribuez des tâches, vos collègues auront une compréhension beaucoup plus claire de ce qu’ils doivent faire, à quelle date et combien de temps cela prendra.

Il y a une réticence à adopter de nouvelles façons de travailler

« Les habitudes sont la version de votre cerveau du pilote automatique », écrit Stephanie Vozza sur Fast Company. Sur le lieu de travail, cela se traduit souvent par une réticence à adopter un nouvel outil, une nouvelle méthode ou une nouvelle façon de travailler. C’est la mentalité « si ce n’est pas cassé, pourquoi le réparer ».

Souvent, la collaboration croisée et l’apport de nouveaux outils d’aide impliquent de changer nos habitudes de travail. Et nous savons tous que les habitudes sont difficiles à briser.

Malheureusement, rester dans nos habitudes ignore les opportunités de travailler plus efficacement, de gagner du temps et de prendre de l’avance. (Il suffit de penser à l’avantage qu’avaient les premiers adoptants de l’email sur leurs homologues sans email !). Et qui ne veut pas avoir plus de temps dans sa journée ?

Solution : Introduisez lentement un nouvel outil ou une nouvelle habitude

Si vous introduisez quelque chose de nouveau – qu’il s’agisse d’un nouveau processus ou d’un nouvel outil – dans votre équipe, laissez les gens se familiariser avec les nouveaux processus.  » Ce que j’ai découvert, c’est qu’il ne faut pas pousser une refonte majeure des processus ,  » dit Caisha, membre de la communauté Asana. « Commencez par un projet simple, comme l’ordre du jour d’une réunion ou un événement. Idéalement, il s’agit de quelque chose que de nombreuses personnes du département, quel que soit leur centre d’intérêt, devront connaître ou dans lequel elles seront impliquées. »

C’est aussi une bonne idée d’avoir une personne de référence, ou un champion, qui rappelle gentiment aux gens « Hé, tu te souviens de ce nouveau processus que nous suivons ? ». Ou « Hé, pourriez-vous mettre cela dans Asana ? » pour aider les autres à adopter une nouvelle façon de travailler.

Si vous commencez à utiliser Asana avec votre équipe, utilisez des intégrations comme le module complémentaire Gmail pour aider les gens à passer en douceur de la communication par e-mail à la collaboration dans Asana.

Commencez à collaborer avec vos coéquipiers

La collaboration interfonctionnelle a le potentiel de débloquer certains de nos meilleurs travaux, de découvrir des idées dont nous ne savions pas que nous avions besoin et de faire passer les résultats de nos projets de décents à exceptionnels. Mais faciliter la collaboration n’est pas sans défi. Cela demande du travail. C’est à vous de décider si vous allez laisser les barrières vous enfermer dans un silo, ou les faire tomber.