Diriger un atelier est un moyen efficace de former un groupe ou de l’amener à faire un travail collaboratif.

Mais il y a encore beaucoup de malentendus sur la façon de le faire.

Dans le cadre de la gestion des projets d’innovation à ?What If ! nous utilisons des ateliers comme outil pour récolter et tirer parti de la créativité de nos équipes de projet.

Bien que je ne puisse pas recréer en ligne l’expérience passionnante de la participation à l’un de ces ateliers, je voulais partager avec vous certaines des choses les plus utiles que vous pouvez mettre en œuvre dans vos ateliers.

Ce qu’est vraiment un atelier

Premièrement, un atelier doit être interactif. Ce n’est pas une conférence. Scott Berkun l’explique bien :

« Un atelier de cuisine signifie cuisiner des choses. Un atelier d’écriture signifie écrire des choses. Si la majeure partie de votre « atelier » est constituée de personnes qui ne font rien, vous devriez peut-être l’appeler une classe, une conférence ou une erreur. »

Je vois les ateliers comme un moyen d’amener un groupe à collaborer efficacement ou à apprendre de manière interactive.

En général, les ateliers sont organisés au début d’un projet ou comme une étape importante du projet.

Dans de nombreux cas, une équipe de projet est constituée de personnes qui ne travaillent pas ensemble quotidiennement. L’organisation d’un atelier vous donne l’opportunité de réunir tout le monde dans la même pièce afin de :

1. Faciliter le travail collaboratif (planification, idéation….);
2. Enseigner de nouvelles compétences à l’équipe;
3. Tirer parti des connaissances tacites de chaque membre de l’équipe
4. Mettre à jour l’équipe pour que tout le monde soit aligné sur l’état actuel du projet (cela devrait être un objectif secondaire, car ce n’est pas la façon la plus efficace de mettre à jour un groupe);
5. Amener les participants à prendre une décision (faites très attention aux décisions par consensus).

Un grand atelier nécessite une préparation. Voici comment vous pouvez le faire.

Comment préparer un grand atelier

Il y a cinq phases clés dans la préparation d’un grand atelier :

1. Analyser
2. Planifier
3. Développer
4. Répéter
5. Evaluer

La distinction entre ces phases vous aidera à vous concentrer sur les réponses aux bonnes questions au bon moment, c’est-à-dire à éviter de mettre la charrue avant les bœufs.c’est-à-dire éviter de mettre la charrue avant les bœufs.

Analyser

Avant de préparer et d’animer un atelier, vous devez être certain que c’est le meilleur moyen d’obtenir le résultat souhaité. Lorsque ce n’est pas le cas, un atelier devient un divertissement ou une perte de temps, c’est-à-dire une erreur.

Vous devez être clair sur le contexte de l’atelier.

• Pourquoi avez-vous besoin d’un atelier ? Que voulez-vous atteindre ?
• Avez-vous vraiment besoin d’un atelier pour cela ?
• Si oui, quelle est votre vision du succès (résultat idéal) pour cet atelier ?
• Quels résultats voulez-vous obtenir à la fin de la session ?

L’analyse doit vous conduire à un objectif clair pour l’atelier.

Les ateliers sont souvent programmés des semaines ou des mois à l’avance. La préparation d’un atelier vous obligera à penser en amont de votre plan de projet.

Planification

La planification consiste à créer la structure de l’atelier.

Commencez à planifier un atelier en ayant la finalité en tête. Visualisez le résultat et les produits que vous souhaitez. Ensuite, travaillez à rebours pour que votre plan vous permette vraiment d’y arriver.

Il est préférable que vous puissiez créer un plan de journée détaillé pour votre atelier. Cela comprend :

• Des titres pour chaque moment de l’atelier
• Le détail de chaque activité : ce que vous allez dire aux participants et leur demander de faire
• Une case horaire pour chaque activité
• Qui fait quoi
• Le matériel dont vous aurez besoin pour la session

À chaque moment de la journée, vous devez pouvoir vous représenter exactement ce que vous faites avec votre public. Plus il y a de personnes dans la salle, plus vous devez être clair.

C’est aussi le moment de vous demander qui doit assister à la séance. Vous devez également identifier dans quel état vous voulez que le groupe se trouve, par exemple dynamiser l’équipe ; se concentrer sur une session de planification intense…

Selon mon expérience, si vous êtes clair sur le contexte et ce que vous voulez retirer de l’atelier, la planification devient plus facile.

Développement

La phase de développement consiste à créer le contenu dont vous aurez besoin (ou parfois, à le trouver, si vous avez déjà un journal de contenu et d’exercices).

Si vous pensez que vous allez réutiliser le contenu, je vous encourage à écrire des scripts. Cela vous permettra de vous souvenir de ce qui s’est passé et de demander à d’autres membres de l’équipe d’animer des ateliers similaires.

Il y a une raison pour laquelle je fais une distinction entre la planification et le développement. Les deux activités exigent que vous vous concentriez sur des choses différentes :

– La planification consiste à créer les grandes lignes de l’atelier.
– Le développement consiste à mettre tout en place pour être prêt à exécuter votre plan.

C’est comme écrire et éditer. Ils nécessitent deux états d’esprit différents. Vous devez vous concentrer clairement sur l’un ou l’autre.

Répétition

Si vous vous sentez nerveux au début d’un atelier, il y a de fortes chances que vous n’ayez pas passé assez de temps à répéter avec votre équipe.

La répétition est un bon moyen de gagner en confiance et de sentir s’il y a des problèmes dans le plan. Dans une situation idéale, vous aimeriez organiser un atelier pilote. Mais il est difficile de trouver du temps pour cela (sauf si vous exécutez le même atelier plusieurs fois avec différents groupes).

Heureusement, vous pouvez préparer votre équipe simplement en parcourant le plan avant la session. Assurez-vous que chacun est clair sur ce qu’il doit faire et dire.

(5. Évaluer)

Évaluer comment l’atelier s’est déroulé vous aidera à réaliser deux choses :

1. Au niveau du projet, vous aurez une compréhension claire des problèmes qui doivent être résolus afin de vous assurer que le reste du projet va se dérouler sans problème ;
2. Au niveau personnel, c’est la meilleure façon d’améliorer votre capacité à diriger des ateliers. C’est aussi l’occasion d’améliorer votre processus de préparation.

Vous pouvez évaluer l’atelier et le processus avec votre équipe ou par vous-même. Je vous encourage à suivre la méthode d’analyse du feedback (comparer les attentes aux résultats) ou l’approche de la séance de clarification (repérer ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné).

C’est tout pour le processus de préparation.

Maintenant, entrons dans l’arène. J’aimerais partager quelques conseils pratiques qui vous aideront à animer de grands ateliers.

15 conseils pratiques pour animer un grand atelier

Débutez avec la fin en tête

Partagez une vision claire de ce que vous à voulez réaliser cet atelier.

Cela aidera à embarquer les participants et à s’assurer qu’ils comprennent ce que vous attendrez d’eux.

Commencez à communiquer la clarté sur le pourquoi, le comment et le quoi

À What If, nous utilisons un cadre appelé But, Processus et Gain.

Puisque nous voulons , nous allons faire afin d’arriver à .-

• Le but est le résultat. C’est la raison pour laquelle vous voulez faire cet atelier, c’est-à-dire où vous voulez être à la fin de l’atelier.
• Le processus est la façon dont vous allez y arriver. C’est une explication de qui fait quoi et quand.
• Le gain est le résultat. C’est ce que les gens peuvent s’attendre à obtenir à la fin du processus.

Expliquer ces trois éléments aux participants permettra de s’assurer que tout le monde est aligné sur l’ordre du jour et le résultat de l’atelier.

Créer un environnement collaboratif

L’environnement – l’espace et l’atmosphère – a une énorme influence sur nous. Dans The Checklist Manifesto, Atul Gawande met en avant un concept intéressant appelé « phénomène d’activation » :

« Donner une chance de dire quelque chose au début semblait activer leur sens de la participation et de la responsabilité et leur volonté de s’exprimer. »

Un moyen facile de le faire est de demander à chacun de se présenter de manière engageante.

En plus de leur demander leur nom et leur travail, vous pouvez également leur demander : ce qui les excite le plus à propos de l’atelier ou leur meilleur souvenir en mangeant au restaurant ou en conduisant une voiture. Ces questions peuvent sembler naïves mais elles encourageront chacun à partager une histoire personnelle et les mettront plus à l’aise.

Faites-en une partie interactive

Il y a des moments dans un atelier, où vous devez expliquer des concepts aux participants.

Faites aussi cette partie interactive.

Posez-leur des questions. Faites un exercice pour mettre le concept en pratique et demandez-leur de partager et de débriefer sur ce qu’ils ont fait.

Faites des exercices de manière structurée

Tous les exercices suivent le même cadre que votre session. Ils ont un objectif, un processus et un résultat.

Vous briefez l’exercice en faisant ce qui suit :

1. Rappellez aux participants le but ;
2. Dites-leur exactement comment cela va fonctionner : qui fait quoi, quand et pendant combien de temps ;
3. Soyez clair sur le timing ;
4. Expliquez quel résultat vous attendez une fois que c’est fait ;
5. Demandez s’il y a des questions.

Une fois l’exercice terminé, vous pouvez faire deux choses (en fonction de vos objectifs) :

1. Partager en retour. Demandez à chaque personne ou groupe de partager le résultat de l’exercice avec le reste des participants. Cela peut être l’occasion pour eux de s’en inspirer ou de poser des questions.
2. Débriefing. Selon le contexte de votre atelier, vous pouvez demander s’il y a un commentaire supplémentaire, s’ils ont trouvé cela amusant/dur/frustrant, quelles sont les choses clés qu’ils ont apprises, quand ils vont utiliser ce processus…

Puis, vous pouvez recommencer avec l’exercice suivant.

Si vous voulez qu’ils apprennent quelque chose…

Il y a trois choses à garder à l’esprit lorsque vous prévoyez d’enseigner quelque chose de nouveau.

1. Le point de départ – Que savent déjà les participants à ce sujet ?
2. Les objectifs d’apprentissage – Que doivent-ils savoir à ce sujet ?
3. Le contexte d’utilisation – Comment l’utiliseront-ils à l’avenir ?

La dernière question est vraiment importante.

Souligner les situations dans lesquelles ce que vous enseignez sera utile augmente la probabilité que les participants s’en souviennent et l’utilisent au bon moment.

Gérer l’énergie de l’équipe

S’assurer que les gens sont dans un état d’esprit positif/constructif.

À What If, nous utilisons ce que nous appelons des « énergisants », qui sont des activités ludiques (comme faire un court exercice de team building, ou poser une question inhabituelle). Cela permet de maintenir l’énergie et de construire une bonne dynamique de groupe.

Il existe de nombreuses façons de faire en sorte que les gens se détendent et adoptent un état d’esprit constructif. Par exemple, Equal Experts, une société de conseil en informatique, utilise des cartes brise-glace.

Vous pouvez également changer l’énergie de la salle en variant les activités : faire en sorte que les participants se lèvent, aillent dans une autre salle, travaillent en binôme ou réfléchissent seuls…

Soyez dans l’instant

Vous devez conduire le groupe. Dans un atelier, chaque participant suit votre direction.

Et à différents moments, le groupe doit être dans différents états. Vous devez adapter votre propre état pour amorcer le reste du groupe.

Diriger un atelier vous oblige à jouer différents rôles : à certains moments, vous devez être un enseignant, d’autres fois vous devenez un coach facilitant ce qui se passe, et d’autres fois vous êtes un leader entraînant toute l’équipe dans la même direction.

Certaines activités demandent beaucoup d’énergie, tandis que d’autres peuvent demander aux gens d’être plus réfléchis. C’est à vous d’amener le groupe à cet état.

Soyez un bon orateur

Un atelier n’est pas un discours ou une conférence. Mais vous devez être capable de vous adresser à un public et de dialoguer avec lui.

J’ai listé ici mes meilleurs conseils pour parler en public. Ce qui est clé dans un atelier, c’est que vous pouvez rendre cela interactif. Racontez-leur une histoire. Posez des questions. Encouragez les participants à illustrer les concepts que vous partagez avec leur expérience personnelle.

Il y a une richesse de connaissances que les participants peuvent partager dans un atelier.

Utiliser l’espace

La plupart des ateliers se terminent avec des tonnes de choses collées sur les murs.

C’est parce que nous faisons souvent notre meilleure réflexion lorsque nous utilisons l’espace autour de nous, plutôt que lorsque nous nous limitons à un écran d’ordinateur. Jake Knapp, Googler et auteur de Sprint, un livre sur l’animation d’ateliers d’innovation, explique ce phénomène :

« En tant qu’humains, notre mémoire à court terme n’est pas si bonne, mais notre mémoire spatiale est géniale. Une salle de sprint, plâtrée de notes, de diagrammes, d’imprimés et autres, tire parti de cette mémoire spatiale. La salle elle-même devient une sorte de cerveau partagé pour l’équipe. »

Deux choses sont importantes ici :

1. Utiliser l’espace et coller des choses sur le mur nous aide à penser plus efficacement ;
2. Déposer les sorties sur le mur encourage la collaboration, car tout le travail reste visible pour tout le monde.

Évaluer constamment ce qui se passe

Il y a le plan. Et ensuite, il y a la réalité.

« En me préparant pour la bataille, j’ai toujours trouvé que les plans sont inutiles, mais que la planification est indispensable. »
– Dwight D. Eisenhower

Bien sûr, vous avez besoin d’un plan de jour. Mais une fois que vous êtes dans l’arène, vous devez également vous fier à votre intuition pour trouver les meilleurs moyens d’arriver au résultat idéal.

Il est important de garder la structure principale. Cependant, comme de nouvelles choses peuvent surgir, vous devez également faire preuve de souplesse.

Encourager la collaboration

Avec de nombreux participants, cela signifie qu’il y a beaucoup d’opinions différentes dans la salle. Comme un atelier vise à être collaboratif, il est important que l’équipe reste ouverte d’esprit.

À ?What If !, on parle de « greenhousing ». Cela fait référence à trois actions : suspendre son jugement, comprendre ce que la personne veut dire et nourrir l’idée.

Dans mes ateliers, j’encourage les participants à dire des choses comme « laissez-moi construire sur ce que vous avez dit… ». Jetez un coup d’œil à Sticky Wisdom qui entre dans les détails de ce comportement et de nombreux autres comportements d’innovation.

Les gens de Pixar parlent de « plussing ». C’est une approche similaire mais qui utilise une métaphore différente :

« La pratique s’est construite sur les principes fondamentaux de l’improvisation, qui sont : accepter toutes les offres (accepter l’idée, ne pas la rejeter), utiliser « oui, et … » au lieu de « oui, mais … », et faire en sorte que votre partenaire ait l’air bien. »

Dans les deux cas, l’ambition est la même : encourager le travail collaboratif (et garder une dynamique positive).

Lorsqu’une personne se contente de critiquer une idée et ne propose pas de solution alternative, ou un moyen d’améliorer l’idée initiale, elle n’aide pas vraiment l’équipe. Vous trouverez plus de détails sur la pratique des techniques de créativité de groupe dans cet article.

Attention : Ce que j’ai dit ne signifie pas que vous devez accueillir toutes les idées. Si une idée n’est pas pertinente, trouvez un moyen de recentrer la conversation. Vous ne voulez pas faire perdre le temps de tout le monde avec une discussion qui est hors sujet.

Souligner les progrès

Rappellez aux participants votre objectif au début de l’atelier. Ensuite, parlez-leur des grands titres du parcours pour montrer les progrès accomplis.

Assurez-vous qu’ils réalisent que le groupe a fait ce qui devait être fait (répondre à des questions importantes, prendre des décisions clés…). Et mettez l’accent sur les choses clés qu’ils ont apprises.

Gardez les résultats devant eux. Ils signalent les progrès réalisés. Vous pouvez même leur parler de ce que le groupe a réalisé, étape par étape.

Suivi

Une fois l’atelier terminé, vous devez maintenir l’élan :

1. Souligner les principaux points à retenir ;
2. Partager les résultats ;
3. Expliquer les prochaines étapes et souligner clairement les actions que vous attendez d’eux (mettez un nom sur chaque action, et donnez-leur un délai).

Amusez-vous

La meilleure façon de diriger une excellente session est de la rendre aussi agréable que possible. Si vous prenez plaisir à la diriger, les participants le ressentiront et cela les motivera également.