Qu’il s’agisse d’appels de masse ou de textos de masse, les raisons de le faire sont nombreuses. L’appel de masse et le texto ne sont pas seulement des outils de messagerie efficaces dont peuvent profiter les entreprises, les institutions à but non lucratif et les organismes communautaires. Leur utilité en a fait un outil de communication populaire ces dernières années pour des entités de toutes sortes, notamment les services d’urgence, les groupes sociaux privés, les bureaux de soins de santé, les écoles et les pools d’employés.

La messagerie de masse est particulièrement populaire auprès des districts scolaires qui sont obligés de travailler très dur pour transmettre des informations impératives à la communauté des parents et des élèves. La possibilité d’envoyer des appels téléphoniques ou des messages textuels automatisés avec des mises à jour importantes sur une variété de situations qui vont de la fermeture des écoles et des retards aux dates de réunions à l’échelle du district, permet aux employés du district de passer moins de temps à faire passer le mot et plus de temps sur d’autres affaires scolaires.

Tout sur le public

Mais, quand il s’agit de décider quel moyen utiliser – appel automatisé ou texto de masse – pour faire passer le message, choisir l’un plutôt que l’autre peut dépendre fortement de deux facteurs. Il y a d’abord le public à prendre en compte, puis les besoins de l’organisation qui effectue la diffusion.

Premièrement, considérez l’âge commun de votre public. Les générations plus jeunes ont grandi avec les téléphones portables. Ils sont plus probablement habitués à mener la plupart de leurs activités en ligne sur leurs smartphones.

Les utilisateurs de smartphones de la jeune génération utilisent leurs appareils pour vérifier les e-mails, envoyer et recevoir des textes, faire des opérations bancaires en ligne, poster sur les médias sociaux, regarder des vidéos, écouter de la musique et jouer, pour n’en citer que quelques-uns. Les atteindre par texte semble être le moyen le plus facile de toucher la base de ce public particulier.

Ce que les jeunes générations de destinataires ne font pas autant, c’est utiliser leurs téléphones pour de véritables appels téléphoniques. Et lorsqu’ils le font, ces conversations sont souvent plus courtes que celles des utilisateurs de téléphone plus âgés. Ce qui était autrefois communiqué par téléphone est désormais réservé à la messagerie textuelle et à la communication par courrier électronique. Il n’est pas rare de trouver des gens qui s’envoient des textos alors qu’ils se trouvent dans la même pièce, même.

Si la clientèle ou la base d’audience de votre organisation ou entreprise est composée en grande partie d’utilisateurs de smartphones de la jeune génération, les textos de masse peuvent être la messagerie de masse de choix. Les collèges, par exemple, peuvent trouver un grand avantage à envoyer des informations importantes par texto à leurs étudiants plutôt que d’essayer de leur envoyer un robocall. Bien sûr, l’envoi d’appels de masse fonctionnera aussi, mais le gain avec les textos de masse peut être plus élevé parmi ce groupe particulier de destinataires.

Un étudiant universitaire peut ne pas être susceptible de répondre à son smartphone à partir d’un numéro qu’il ne reconnaît pas. Et, s’ils choisissent d’écouter la boîte vocale laissée par un appel automatisé, ce ne sera peut-être pas en temps opportun. L’envoi d’un texte de masse garantira presque à coup sûr que les étudiants recevront et liront presque instantanément les informations importantes que votre organisation essaie de transmettre.

Il peut cependant y avoir des situations où c’est le contraire qui est vrai – où les appels téléphoniques sont beaucoup plus efficaces que les textes de masse. Prenez, par exemple, la communauté des soins de santé. Comme les personnes âgées de 65 ans ou plus sont plus de deux fois plus susceptibles de se trouver dans le besoin de soins de santé, la communication concernant leurs besoins médicaux peut être mieux servie sous la forme d’un appel téléphonique.

Bien qu’il y ait aujourd’hui beaucoup de personnes âgées adeptes des smartphones qui envoient régulièrement des textos à leurs amis et à leurs proches, la majorité des personnes âgées peuvent trouver qu’un appel téléphonique familier est le moyen le plus confortable de recevoir des informations importantes de leurs fournisseurs de soins de santé.

Les cabinets médicaux peuvent être tentés de passer à un format strictement textuel pour rappeler aux patients des informations importantes telles que les changements d’établissement ou les modifications des heures de fonctionnement, par exemple. Mais ces cabinets, en particulier ceux qui sont spécialisés dans la gériatrie et les domaines connexes, pourraient trouver que les appels téléphoniques automatisés ont le meilleur retour sur investissement.

Si de nombreux seniors n’auront aucun problème à recevoir les informations par texte, il peut y en avoir d’autres qui, parce qu’ils n’ont pas grandi avec des smartphones, ont du mal à s’habituer à la communication par texte. Ils peuvent même ignorer les messages textuels et accorder plutôt leur attention à la sonnerie du téléphone.

Autres facteurs

Autres facteurs à prendre en considération pour décider de lancer votre campagne de messagerie de masse par la voix ou le texte, sont le contenu et la longueur de votre message. Si vous envoyez des informations spécifiques sur la date et l’heure, des changements de dates et d’heures, ou de longs messages remplis de détails à retenir, vous voudrez peut-être les envoyer sous la forme d’un message texte.

Avoir l’information déjà écrite dans un message texte que le destinataire peut copier et coller ou faire suivre à d’autres parties concernées est extrêmement pratique, surtout pour ceux qui ont un style de vie occupé.

Cependant, si votre message contient des données sensibles telles que des informations exclusives à l’entreprise qui ne devraient pas être vues par quiconque peut lire un écran de verrouillage, alors la communication vocale est la meilleure solution. Il est inutile de prendre le risque de compromettre des données sensibles juste pour les autres commodités des textos de masse.

Le texte est la meilleure solution lorsque l’urgence compte. Les notifications d’urgence ou les messages qui nécessitent une réponse immédiate ont plus de chances d’être lus et de recevoir une réponse lorsqu’ils sont délivrés sous forme de message texte.

À des fins comme celles-ci, la nature instantanée de la messagerie texte permettra de s’assurer que les clients fidèles prennent conscience de l’opportunité immédiatement. (Veuillez noter que Call-Em-All ne peut pas être utilisé à des fins de marketing ou de promotion. Voir notre politique d’utilisation responsable). Un message vocal peut être plus susceptible d’être mis de côté si le destinataire ne reconnaît pas le numéro d’origine.

Alors que la messagerie de masse par texte ou par téléphone peut être un moyen très efficace de transmettre des informations importantes à un large public ou à un bassin de clients, le choix de la meilleure méthode dépend fortement des besoins et du niveau de confort de votre clientèle.

Alors que les appels téléphoniques peuvent être la meilleure solution pour les personnes qui n’ont pas l’habitude d’utiliser un téléphone pour autre chose que parler dessus, ce n’est peut-être pas si génial pour les personnes qui font presque toutes leurs affaires uniquement sur leurs smartphones. La connaissance de votre public est essentielle pour savoir quel média utiliser.