Objectif

L’objectif de ce tutoriel est de vous aider à comprendre comment vous pouvez utiliser le module ‘ShiftPlanning’ pour créer ou gérer les horaires de vos employés.

Aperçu

Accès depuis votre : Ordinateur
S’applique à : Gestionnaires, superviseurs, planificateurs et employés ayant des autorisations de planificateur

L’onglet ‘ShiftPlanning’ est le centre névralgique où vous pouvez facilement créer ou gérer les horaires de votre personnel Que vous ayez un seul emplacement ou plusieurs, ShiftPlanning a les vues robustes facilitant la planification et la visualisation des horaires de votre personnel.
Vous pouvez accéder à l’application Web ShiftPlanning in Humanity à tout moment en cliquant sur l’onglet ‘ShiftPlanning’ en haut de la page.

Ce qu’il faut savoir avant de commencer :

1. Les gestionnaires/administrateurs ont un accès complet à l’application pour créer et gérer les horaires de leur personnel.
2. Les superviseurs peuvent gérer tous les emplacements/postes/personnel+salaires.
3. Le planificateur gère des emplacements/positions/personnel spécifiques qui ont été accordés à votre personnel sous l’onglet des autorisations du planificateur.
4. Les employés peuvent se voir accorder des autorisations de planificateur pour des positions spécifiques.

Le scénario décrit dans ce tutoriel se compose des blocs de construction suivants :

1. Vues du planning
2. Vues de base
3. Vues de la chronologie
4. Panneau de filtres
5. Filtres avancés
6. Création d’équipes

.

7. Modification des équipes
8. Nouvelle expérience de création d’équipe
9. Publication de l’horaire
10. Publication et republication des horaires
11. Conflits d’horaires

.

12. Enregistrer une référence à une période
13. Actions d’horaire
14. Recherche d’horaire
15. Notes d’horaire
16. Bloquer les demandes de congés pour des Dates
17. Paramètres de planification d’équipe
18. Touches rapides

Vues de la planification

L’onglet de planification d’équipe s’ouvrira dans la vue « semaine » comme un comportement par défaut, cependant, à partir du côté supérieur droit de l’horaire, vous pouvez toujours changer les vues. Voyons cela en détail.
Les vues du planning vous aident à mieux visualiser le planning par plage de dates et par vue. Sous l’onglet ‘ShiftPlanning’dans le coin supérieur droit, les vues du planning peuvent être modifiées en fonction du type de vue et de la plage de dates. Vous pouvez naviguer dans l’horaire vers différentes dates sous n’importe quelle vue sélectionnée en cliquant sur les ‘flèches’ trouvées en haut au milieu de la page.

Il existe quatre types de « Vue de base »:

1. Vue de l’employé
2. Vue de la position
3. Vue visuelle
4. Vue de la liste

Ils peuvent en outre être vus dans la « Vue du calendrier » en fonction de la « Vue de base » :

1. Jour
2. Semaine
3. 2 semaines
4. 4 semaines
5. Mois

Vues de base

Vue des employés

La vue des employés liste les noms de vos employés à gauche avec leurs quarts de travail correspondants sur le calendrier.

Vue des postes

La vue des postes liste les postes de votre personnel à gauche avec les quarts de travail correspondants sur le calendrier.

Si la direction a activé la vue des positions pour vous en tant qu’employé, alors vous devez cliquer sur « Schedule Overview » dans le menu de gauche de l’application, pour révéler la vue des positions pour vous-même.
Note : ‘La vue de l’employé et du poste’ peut en outre être personnalisée pour être vue en mode Jour, Semaine, 2 semaines et 4 semaines.

Vue visuelle

La vue visuelle améliore la façon dont vous pouvez voir tous les détails de votre quart de travail d’un seul coup d’œil.

Vue en liste

La vue en liste représente l’horaire de votre personnel dans une liste de haut en bas avec la position et l’heure du quart.

Note : La vue « visuelle et en liste » peut en outre être personnalisée pour être vue en mode jour, semaine et mois.

Vues de la ligne du temps

Vous pouvez visualiser le planning par Jour, Semaine, 2 semaines, 4 semaines et Mois en utilisant les boutons en haut à gauche du Planificateur.

Mode Jour

Le mode Jour est utile lorsque vous voulez mieux visualiser la couverture pour un seul jour. Cliquez sur l’onglet « Jour » en haut à droite ou appuyez sur la touche de raccourci ‘D’ pour visualiser le planning en mode Jour.

Mode Semaine

La vue en mode Semaine est la vue par défaut. Le jour de début de semaine est fixé au lundi par défaut. Cependant, vous pouvez le personnaliser en fonction des besoins de votre entreprise sous ‘ Paramètres de planification des équipes’. Le mode semaine peut en outre être étendu à 2 semaines ou 4 semaines.

Mode mois

La vue mois affiche les semaines du mois ainsi que les ‘Heures d’équipe’, le ‘Nom du personnel’ et la ‘Position d’équipe’ indiqués par une couleur. Vous pouvez voir plus de détails sur l’équipe en cliquant sur l’équipe.

Panneau de filtre

Sur le côté gauche de l’onglet ShiftPlanning, vous pourrez voir le panneau de filtre avec ‘Mini Calendrier’, ‘Filtres’ et l’onglet ‘Avancé’. Si vous n’êtes pas en mesure de visualiser le panneau, cliquez sur l’option « flèche », à côté de la case « Recherche d’horaires ». Le panneau peut facilement être caché en cliquant à nouveau sur la même flèche.

Après avoir cliqué sur l’onglet ‘Filtres’, vous pourrez voir les options suivantes :

1. Mini calendrier
2. Mon horaire
3. Survol de l’horaire
4. L’horaire des congés
5. Disponibilité du personnel
6. Primaire. seulement
7. Lieux et postes supplémentaires
8. Gérer les postes

Mini Calendrier

Dans la barre latérale gauche, vous pouvez cliquer sur n’importe quelle date sur le ‘mini-calendrier’ pour une navigation rapide vers n’importe quelle semaine ou un jour spécifique.

Mon horaire

‘Mon horaire’ est la vue par défaut lorsque les employés vont sur l’onglet ShiftPlanning pour afficher uniquement leurs quarts de travail. Assurez-vous de naviguer vers les dates appropriées pour afficher vos quarts de travail à venir/précédents.

Les employés peuvent cliquer sur leurs quarts de travail pour afficher plus de détails sur le quart de travail ainsi que des options supplémentaires pour échanger le quart de travail, libérer le quart de travail, abandonner le quart de travail, soumettre l’unité de travail, configurer la disponibilité, afficher les notes, afficher les détails sur appel et l’accusé de réception du quart de travail.

Les gestionnaires ont également accès à cette vue à partir du panneau de filtres de gauche sur l’onglet ShiftPlanning, leur montrant leurs quarts de travail seulement, en mode lecture.

Survol du calendrier

En sélectionnant ‘Survol du calendrier’ dans la barre latérale de gauche, cela vous montrera le calendrier complet de l’entreprise selon la vue ‘de base’ et ‘chronologique’ sélectionnée. Vous pouvez également sélectionner la position de l’emplacement primaire et les emplacements supplémentaires pour filtrer le calendrier par un individu ou plusieurs emplacements et positions.

Sous ‘Aperçu du calendrier’, vous pouvez également ajouter des employés en cliquant sur l’icône ‘Ajouter des employés’, une fois que vous cliquez dessus, cela ouvrira la fenêtre contextuelle où vous pouvez ajouter le/les prénom(s), le/les nom(s) et les positions.

Note : Il se peut que vous ne puissiez voir que les postes de l’emplacement principal, c’est un comportement par défaut de l’application.

Leave Schedule

En sélectionnant ‘Leave Schedule’ dans la barre latérale gauche, vous pourrez voir qui dans votre entreprise est en vacances. Les gestionnaires peuvent cliquer sur un congé  » approuvé  » et un congé à venir  » non approuvé  » ou supprimer tout congé passé.

Disponibilité du personnel

Avec cette fonctionnalité de disponibilité, les gestionnaires peuvent voir la disponibilité sur le calendrier de ShiftPlanning tout en créant des quarts de travail dans la  » Vue de l’employé  » seulement si les employés ont défini leur disponibilité. Cette fonctionnalité s’active automatiquement si vous créez les quarts de travail en vue Jour ou Semaine.
Vous pouvez également sélectionner un employé spécifique pour filtrer davantage et voir les détails de la disponibilité.

Gérer les postes

En cliquant sur ‘Gérer les postes’, cela vous redirigera vers le ‘Module du personnel’ pour créer et gérer les postes du personnel si nécessaire.

Filtres avancés

Après avoir sélectionné l’onglet ‘Avancé’, cela vous permettra de filtrer davantage la vue par ‘Type de quart de travail’, ‘Sites distants’, ‘Compétences’ ou ‘Employés’.’

Créer des quarts de travail

Créer des quarts de travail n’a jamais été aussi facile. Il suffit de cliquer sur la cellule du calendrier correspondant à l’employé/poste, d’ajouter la date et l’heure du quart de travail.

Modification des quarts de travail

Cliquez sur n’importe quel quart de travail, et cela ouvrira la fenêtre ‘Modification du quart de travail’ où vous pouvez faire certaines des choses les plus robustes.

Caractéristiques de la fenêtre contextuelle ‘Shift Edit’:

1. Changez les positions des quarts de travail en cliquant sur le haut du nom du poste
2. Ajoutez le titre du quart de travail à partir du haut
3. Modifiez la date et l’heure de début/fin
4. Définissez un quart de travail à répéter en cliquant sur l’option Répéter.
5. Définir une équipe à ouvrir en cliquant sur l’option ‘Configurer des créneaux ouverts’
6. Assigner des sites distants aux équipes
7. Ajouter des notes supplémentaires pour l’équipe
8. Ajouter des tâches
9. Filtrer par compétences
10. Assigner du personnel aux équipes
11. Accusation d’équipe
12. Approbation d’équipe en ligne
13. .en ligne
14. Affecter le personnel d’autres postes
15. Créer des pauses
16. Affecter des unités de travail
17. Filtrer par l’ancienneté (Lire sur l’ordonnancement basé sur l’ancienneté-.Based Scheduling)
18. Auto – Fill Shift
19. Shift History
20. Deletting Shifts

New Shift Creation Experience

Pour activer la nouvelle expérience de création d’équipes, cliquez sur l’icône ‘Action de planification’ située à côté du bouton Publier et cliquez sur ‘Afficher la nouvelle création d’équipes’. Cela a été remanié, dans l’espoir de rendre la création d’un quart de travail plus facile et plus rapide que jamais auparavant.

Publier l’horaire

L’idée de publier les horaires est que certains gestionnaires veulent avoir la possibilité d’apporter des changements à l’horaire sans que leur personnel voit ces changements immédiatement. Une fois que le manager est prêt, il peut alors cliquer sur ‘Publier’,et les changements seront mis en ligne.
L’onglet ‘Publier’ est situé en haut à droite de l’onglet ShiftPlanning. La publication des quarts de travail enverra également les notifications par courriel/texte à vos employés.

Note : Les gestionnaires peuvent désactiver l’onglet ‘Publier’ sous les paramètres de planification des quarts de travail. La désactivation de la fonction Publier donnera à votre personnel la visibilité de leurs nouvelles équipes/changements d’équipes instantanément (non recommandé).

Publier et republier les horaires

Une fois que vous publiez un horaire, tout changement postérieur apporté à ces mêmes équipes sera montré au personnel immédiatement sans le republier. La fonction de republication sert uniquement à informer le personnel par courriel des changements.

Conflits d’horaires

L’onglet ‘conflit’ apparaît automatiquement en haut à droite de la page du ShiftPlanning. Les conflits de planification peuvent se produire lorsque les quarts de travail planifiés entrent en conflit avec toute règle de planification configurée. De plus, le quart qui a un conflit est mis en évidence avec la bordure de quart en pointillés rouges.

Cliquer sur la note montre les détails du conflit ainsi que la mise en évidence du quart qui a un conflit. Les gestionnaires peuvent résoudre ou ignorer les conflits avant de le publier.

Enregistrer une référence à une période

Avec cette nouvelle fonctionnalité, nous voulions donner à tous nos utilisateurs un moyen incroyablement efficace et simple de pouvoir « enregistrer » ou « mettre en signet » les horaires de travail passés afin qu’ils puissent facilement les référencer et même les réutiliser à tout moment.

Actions de planification

Cliquez sur l’icône ‘flèche vers le bas’ à côté du bouton de publication en haut de l’onglet ShiftPlanning, et une icône déroulante s’affichera avec une action puissante.

Caractéristiques du menu déroulant ‘Actions de planification’ :

1. Imprimer et enregistrer
2. Copier la planification
3. Assistant de planification
4. Importer la planification
5. Synchronisation de la planification
6. Effacer la planification
7. Activer le Ghost. Shift
8. Montrer le mode budget
9. Montrer le graphique prévisionnel/horaire
10. Montrer la création d’une nouvelle équipe

Recherche d’horaire

En haut à gauche de l’onglet ShiftPlanning, ‘Recherche d’horaire’ est disponible pour rechercher rapidement les quarts de travail souhaités. Tapez le paramètre de recherche et appuyez sur ‘Enter’ sur le clavier.

Les paramètres de recherche sont :

• Recherche par employé
• Recherche par poste
• Recherche par détails de quart

Notes d’horaire

Affichez des notes d’horaire à votre horaire Humanity que vous pouvez utiliser pour vous donner des rappels au travail sur une base quotidienne. Vous pouvez maintenant écrire des notes à vous-même et à vos collègues qui seront visibles chaque fois que vous jetterez un coup d’œil à votre horaire de travail. C’est similaire aux ‘notes autocollantes’ sur vos bureaux ou le bureau de votre ordinateur.
Cliquez sur l’onglet ‘Planning’ pour ouvrir votre planning de travail. L’icône ‘Note’ est juste à côté des dates sur le calendrier de votre planning.

Après avoir enregistré la note, vous pouvez ensuite la « publier », la « modifier » et la « supprimer » également si nécessaire avec l’aide des icônes indiquées ci-dessous :

Bloquer les demandes de congé pour des dates spécifiques

Maintenant, en tant que gestionnaire, superviseur et planificateur, vous pouvez bloquer les demandes de congé pour certaines dates en créant une note sur la date particulière pour laquelle ils veulent que les demandes de congé soient bloquées.
Une fois que la fenêtre de note s’est ouverte, il suffit de cocher la case ‘Ne pas autoriser les congés’.

Paramètres de ShiftPlanning

Les utilisateurs ayant des autorisations ‘Manager’ ont le contrôle sur ce sur quoi le personnel peut agir et voir dans les comptes ShiftPlanning. Pour voir des détails supplémentaires sur les paramètres, vous pouvez placer le curseur de votre souris en haut d’un paramètre, et il apparaîtra à l’écran.

Pour personnaliser les paramètres en fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez aller dans l’onglet Paramètres > ShiftPlanning > Paramètres avancés comme indiqué ci-dessous:

Hot-Keys

Les Hot-Keys sont des raccourcis clavier qui permettent à l’application d’augmenter la vitesse de travail dans la navigation des horaires et le basculement entre diverses plages de dates et vues.

Pour changer rapidement les plages de dates de la page ShiftPlanning, utilisez les touches de raccourci suivantes :

• Ctrl+Haut : aller à la plage de dates précédente
• Ctrl+Gauche : aller à la plage de dates précédente
• Ctrl+Droit : aller à la plage de dates suivante
• Ctrl+Down : aller à la plage de dates suivante

Changer facilement de mode de vue de planification par équipe utilise les touches suivantes :

• T : vue aujourd’hui
• W : vue semaine
• M : vue mois/4semaines
• D : vue jour

Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous joindre à [email protected]. Bonne programmation!