Le Portable Document Format (PDF) est le format standard pour la publication « électronique » en ligne de documents. Le PDF permet à l’éditeur de s’assurer qu’un document a le même aspect en ligne qu’en version imprimée. Les PDF sont uniques par leur facilité d’utilisation « multiplateforme ». S’ils sont construits et balisés correctement, ils auront le même aspect sur différents systèmes sans avoir à installer des polices spécialisées ou à dépendre de progiciels de systèmes d’exploitation sous-jacents. Le balisage correct des composants visuels et structurels du document garantit également que le document sera accessible, ce qui signifie que les technologies d’assistance (c’est-à-dire les lecteurs d’écran comme JAWS, etc.) fournissent les mêmes informations aux lecteurs malvoyants qu’aux lecteurs voyants.

La principale exigence pour un document accessible, et donc un PDF conforme, est que la structure des balises représente entièrement les informations visuelles fournies par le document lui-même. Le processus pour déterminer cela exige que le remédiateur examine chaque page du document pour s’assurer qu’elle est conforme à toutes les exigences d’accessibilité et modifie la structure de balises de la page lorsque cela est nécessaire pour assurer la conformité.

La remédiation est effectuée au niveau global (document) et par l’examen de chaque page du document. Le flux de travail est simple et, une fois terminé, le remédiateur teste la conformité du document à l’aide de vérificateurs automatiques, tels que la vérification « Full 508 » d’Adobe Acrobat, PAC, Common Look, etc. ainsi qu’un processus de révision manuelle, à la fois visuelle et à l’aide d’un lecteur d’écran. Le document remédié et les rapports de remédiation sont livrés au client avec des notes sur le travail effectué.

Les exigences d’accessibilité/conformité des clients spécifiques sont différentes, car il n’existe pas d’ensemble juridiquement contraignant d’exigences d’accessibilité PDF actuellement définies par l’Access Board américain. Les clients ont une certaine latitude dans la manière dont ils choisissent de développer des documents PDF pour se conformer aux exigences de la section 508. Par exemple, le HHS dispose d’une liste de contrôle complète pour ses documents sous contrat, mais le fait de ne pas répondre à un élément de la liste de contrôle du HHS ne signifie pas que le document n’est pas conforme (la réglementation est large et n’entre pas dans les détails comme les formats d’URL). D’autre part, tout document qui passe toutes les listes de contrôle du HHS est certainement conforme.

PDF/UA a été développé pour créer des normes d’accessibilité plus spécifiques. « UA » signifie accessibilité universelle ; la désignation PDF/UA certifie que les documents sont conformes à la norme ISO 14289, la nouvelle norme internationale pour les PDF accessibles. Le 18 février 2015, l’US Access Board a annoncé sa règle proposée pour la politique fédérale américaine sur la section 508, et identifie le PDF/UA comme équivalent au WCAG 2.0 pour le « contenu approprié ».

L’objectif est l’accessibilité pour tous ; 30 millions d’Américains ont un certain handicap, donc les documents accessibles ne sont pas seulement « légaux », mais ont plus de valeur car ils fournissent un accès universel. Une remédiation appropriée est la clé de l’accessibilité.