What to Do When Your Wedding Guests Don’t RSVP

Que vous utilisiez des RSVP numériques ou l’alternative traditionnelle en papier, un thème constant du processus d’organisation d’événements devant rappeler aux invités de mariage de RSVP alors que vous attendez (à l’agonie !) ces quelques dernières RSVP manquantes. Bien que personne ne veuille être dérangé pour un événement qui est probablement loin dans le calendrier professionnel et social de quelqu’un, nous savons aussi que rien n’est plus ennuyeux que d’être harcelé par votre traiteur, votre salle de banquet, votre DJ, etc. sur le nombre d’invités à attendre – surtout quand vous préférez vous réjouir de l’occasion. Il est toujours utile d’avoir une idée de ce à quoi il faut s’attendre en termes de délai moyen de réponse à un mariage, afin de savoir combien de temps il faut laisser à vos invités pour répondre.

Alors, quelle est la bonne et la mauvaise façon de rappeler à vos invités de mariage distraits de répondre (qu’il s’agisse de parents âgés qui n’ont pas l’habitude de la nouvelle tendance des RSVP en ligne, de votre oncle Vern qui est toujours coincé dans les années 60, ou de votre copain de collège à l’esprit libre qui a toujours eu du mal avec les limites de l’espace et du temps) ? Bien que nous vous encouragions à faire preuve de retenue lorsque vous rappelez à vos invités que vous aimeriez savoir si vous prévoyez de les voir, il existe quelques méthodes polies et éprouvées à employer lorsque vous essayez d’obtenir ces réponses exceptionnelles. Voici quelques étapes simples pour rappeler aux invités de mariage de RSVP qui vous permettront d’obtenir les réponses manquantes dont vous avez besoin tout en vous permettant de profiter de la compagnie desdits amis et de la famille distraits le jour de votre mariage :

Étape 1 : Passez à l’offensive

Avant même que vos invitations ne soient envoyées, assurez-vous d’utiliser votre invitation et votre formulation de RSVP à votre avantage. La retenue est le mot d’ordre du jour lorsque vous essayez d’obtenir les informations dont vous avez besoin tout en évitant de blesser les sentiments de quiconque. Un rappel poli mais clair sur le formulaire de réponse est toujours un bon moyen d’inciter vos invités à agir plus tôt que tard – « Veuillez répondre avant la date XX pour que mon mari et moi puissions nous réjouir de vous voir à notre mariage ! ». Vous dites en fait « Vous n’avez pas idée de tout ce que nous devons organiser d’ici là – et c’est notre mariage ! », mais au lieu de cela, vous êtes gentil. Tu vois ? Tout le monde est plus heureux de cette façon. Si vous avez choisi d’utiliser une plateforme de gestion d’événements en ligne (comme RSVPify) pour vous aider à gérer votre événement, vous avez peut-être la possibilité d’envoyer facilement des rappels par courriel aux invités qui n’ont pas RSVP.

Étape 2 : le  » coup de pouce doux « 

La date limite de RSVP approche-t-elle ? Vous avez légèrement dépassé votre date limite ? Tout le monde est humain, et il y a de fortes chances que vos invités exceptionnels aient juste besoin d’un léger coup de pouce pour leur rappeler d’envoyer leur RSVP. En fonction de l’identité de l’invité, commencez par un rappel rapide par SMS, e-mail ou médias sociaux. De nombreux outils de gestion de liste d’invités en ligne permettent d’envoyer des e-mails de rappel automatisés pour rappeler aux invités de répondre, même si vous avez envoyé des invitations papier traditionnelles. S’il s’agit d’un ami ou d’un parent de la mariée ou du marié, laissez vos unités parentales faire le « sale boulot » par un message rapide ou un appel téléphonique. Un ami de la mariée ou du marié ? Pas besoin d’être insistant. Un simple « Hé Veronica, je voulais juste m’assurer que tu avais bien reçu notre invitation (nous avons appris que certains ne l’avaient pas reçue…) et je voulais savoir si tu étais en mesure de participer à notre journée spéciale ! Bien sûr, peut-être que toutes vos invitations ont été envoyées. Mais un petit mensonge blanc peut aider à prendre le dessus.

Etape 3 : Le dernier contact

Le grand jour est dans quelques semaines. Il est temps de finaliser vos chiffres, de vous assurer que tous vos canards sont dans une rangée, et de fournir aux traiteurs le compte de tête si important. À ce stade, vous devez passer à la vitesse supérieure. Ne vous fiez pas uniquement aux médias sociaux ou aux courriels – relancez vos invités absents par téléphone si cela fait longtemps – Bien sûr, vous avez décidé d’utiliser les RSVP en ligne parce que vous ne voulez pas vous fier aux méthodes traditionnelles d’organisation d’un mariage. Cependant, entre l’oubli général et la courbe d’apprentissage possible des nouveaux services numériques de RSVP et autres applications de mariage en ligne, c’est probablement une bonne idée de prendre des nouvelles par téléphone des invités pour lesquels vous attendez toujours une réponse. Appelez-les simplement pour leur dire bonjour, en leur rappelant poliment : « Au fait, mon mari et moi serions ravis de vous voir au mariage – pensez-vous pouvoir y assister ? Bien sûr, ce que vous dites vraiment est « Est-ce un %*&#% oui ou non ? ! », mais voyez, vous pouvez toujours être poli à ce sujet.

Vous pourriez ne jamais entendre ; restez calme, continuez

En fin de compte, il n’y a pas besoin de se rendre plus stressé avant le jour spécial – Malgré tous vos efforts pour rappeler aux invités du mariage de RSVP, vous pourriez ne jamais entendre certains invités. Souvent, vous apprendrez plus tard qu’ils ont traversé une période difficile ou qu’ils ont déménagé à Bali sur un coup de tête. Quoi qu’il en soit, cela ne vaut pas la peine de s’inquiéter une seconde de plus.

Même si vous n’avez jamais de nouvelles, il y a toujours cette chance qu’un invité ou une fête décide de passer à l’improviste. Prévoyez quelques invités inattendus qui, pour une raison quelconque, n’ont pas figuré sur votre liste de RSVP. Vous avez certainement raison de vouloir faire savoir à quelqu’un que le simple fait de  » se présenter  » est un geste inconsidéré – mais pourquoi ne pas garder cela pour un dîner et un rire plus tard, plutôt que pendant la réception ?

N’oubliez pas de profiter de votre grand jour

Vous vous mariez ! Si vous ne faites rien d’autre, n’oubliez pas de profiter de votre grand jour. Les petites choses qui ont pu vous sembler importantes à un moment donné seront vite oubliées. Vous remarquerez peut-être quelque chose qui ne va pas, mais vos invités ne verront jamais la différence et apprécieront tout autant de fêter avec vous.