Ce n’est pas un secret à quel point vous pouvez être productif une fois que vous maîtrisez l’art de l’organisation de l’agenda. Honnêtement, un planificateur est l’outil ultime pour la gestion du temps, la motivation et l’organisation de votre calendrier. Il y a d’innombrables avantages à utiliser un planificateur et une fois que vous aurez créé votre propre système de planification personnelle, vous commencerez à voir des résultats instantanément.

Un planificateur personnel est un moyen de contenir tout dans votre vie dans un endroit donné. Il abrite vos nombreux calendriers, listes de tâches, idées de projets, budget, plans d’entraînement, objectifs, idées de cadeaux, listes d’épicerie, et bien plus encore. Aujourd’hui, je vais vous donner mes meilleurs conseils pour organiser votre agenda. J’utilise continuellement ces astuces dans mon système de planification et je constate chaque mois des améliorations majeures dans ma gestion du temps et mon rythme de travail. Mais la clé de mon succès est de changer la façon dont j’utilise mon système de temps en temps. Je vous mets donc au défi de choisir vos astuces préférées, puis de revenir à ce post plus tard pour en trouver de nouvelles lorsque votre planification devient ennuyeuse ou redondante.

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Avantages de l’utilisation d’un planificateur

Il existe d’innombrables avantages à utiliser un planificateur. Tous sont essentiels pour réussir dans la vie !

1. Une organisation accrue : De toute évidence, l’utilisation d’un planificateur augmentera l’organisation de votre vie. Vous avez la possibilité de tout garder (y compris vos rendez-vous, vos échéances, vos tâches et plus encore) dans un endroit central et facilement accessible.
2. Productivité accrue : Planifiez vos listes de tâches et vos journées chargées avec facilité en utilisant un planificateur.
3. Diminution du stress : La planification est un excellent moyen de réduire le stress et l’anxiété. Une fois que vous écrivez tout, votre esprit commence à moins s’inquiéter et à se concentrer sur les choses les plus importantes dans la vie.
4. Gagner en perspective : avoir un planificateur permet de comprendre facilement tout ce que vous avez sur votre assiette, et si ou quand il est temps de diminuer vos responsabilités et de dire non.
5. Augmentation de la motivation : Il est facile de créer et de planifier vos objectifs actuels et futurs dans votre planificateur. Associez-les à des récompenses étonnantes, suivez vos progrès et gagnez en motivation !
6. Moins de temps d’écran : Si vous gardez un planificateur papier, vous diminuerez le temps passé devant un écran, ce qui vous aidera à rester concentré sur votre liste de tâches et à diminuer les distractions qui apparaissent continuellement sur votre téléphone.
7. Ajoutez un peu de plaisir à votre vie : Tenir un planificateur peut faire en sorte que les tâches difficiles, stressantes ou banales semblent un peu plus amusantes.
8. Obtenez plus de travail en moins de temps : L’utilisation d’un planificateur pour hiérarchiser vos listes vous permettra d’identifier facilement ce qui est plus important et quand vous pouvez travailler sur chaque tâche !
9. Ne manquez jamais une autre échéance : Avoir tout votre calendrier en un seul endroit vous aide à suivre chaque échéance facilement !
10. Se souvenir des bons moments : Garder un planificateur est également un excellent moyen de garder la mémoire. À l’avenir, vous pouvez regarder les pages précédentes de votre planificateur et vous rappeler tous vos souvenirs heureux!
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Principaux conseils et idées pour l’organisation du planificateur

Alors, comment utiliser un planificateur… vous vous demandez peut-être ? Voici mes meilleurs conseils d’organisation de planificateur que j’utilise personnellement aujourd’hui pour maintenir ma santé mentale et faire grimper en flèche ma productivité en utilisant mon planificateur personnel.

Planifiez les échéances, les événements, & les rendez-vous

Veuillez toujours écrire et planifier toutes vos échéances, événements et rendez-vous. Utilisez les calendriers mensuels et hebdomadaires pour ajouter vos dates, ainsi que des rappels (tels que le moment où vous devez commencer à travailler sur un projet ou étudier pour un examen).

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Créer des listes de tâches

Dédiez un espace spécifique dans votre agenda pour vos tâches à faire. Ensuite, chaque fois qu’une nouvelle tâche saute sur votre assiette, assurez-vous de l’écrire dans cette section ! C’est la clé ici ! En faisant cela, vous vous assurez que toutes vos tâches sont dans un endroit facile à trouver et non pas éparpillées dans votre vie.

Priorisez vos listes de tâches

Promouvons vos listes de tâches un peu plus loin en les priorisant. Cela pourrait simplement être de petits chiffres ou symboles que vous écrivez à côté de la tâche elle-même ou en soulignant ceux qui doivent être complétés en premier. L’une des meilleures façons de le faire est de classer chaque tâche en quatre catégories : importante et urgente (à faire maintenant/très bientôt), pas importante mais urgente (à déléguer ou à faire en second), importante et pas urgente (à faire en troisième), pas importante et pas urgente (à supprimer ou à faire en quatrième).

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Catégorisez vos tâches

Catégoriser votre liste de tâches est un excellent moyen de mieux comprendre ce que vous devez vraiment accomplir. Personnellement, je travaille mieux en catégorisant mes tâches par domaine dans ma vie. Mes catégories actuelles comprennent : famille/aventure, maison/maison, développement personnel, santé, travail/affaires, école (et chaque classe est séparée), et carrière/finance. J’ai une liste de tâches individuelle sur des pages séparées pour chacune de ces catégories et par ordre de priorité. Ainsi, je peux facilement feuilleter mes pages de tâches pour savoir ce qui doit être fait ensuite.

Vous cherchez un nouveau planificateur ? Jetez un coup d’œil à mon planificateur imprimable pour étudiants aujourd’hui!

Ajouter des assignations de temps à chaque (plus grande) tâche

Regarder une liste géante de tâches à faire peut être incroyablement décourageant. Une façon de surmonter cela est d’ajouter des assignations de temps à chaque tâche. Je le fais en ajoutant un point de couleur avant chaque tâche, chaque couleur représentant le temps que je pense que chaque tâche pourrait prendre. Au début, je pensais que c’était exagéré, mais cela s’est avéré très utile lorsque je suis très occupé (comme pendant la semaine des examens). De cette façon, si je sais que je n’ai qu’une heure pour faire quelque chose, je peux rapidement parcourir ma liste de tâches pour choisir une tâche d’une heure ou accomplir une tonne de petites tâches. Cela vous donne également une perspective sur la quantité de choses que vous devez vraiment faire et le temps dont vous avez besoin pour accomplir vos tâches.

Colorations des devoirs (en utilisant des surligneurs) :

• Rose : 2 heures ou plus
• Orange : 1-2 heures
• Jaune : 40-60 minutes
• Vert : 20-40 minutes
• Bleu : 10-20 minutes
• Pourpre : Moins de 10 minutes

Vérifiez que chaque tâche commence par un VERBE

Vérifiez que chacune de vos tâches est actionnable. C’est un peu une astuce phycologique que vous pouvez utiliser sur vous-même pour faciliter l’accomplissement de vos tâches. Prenons un exemple. Au lieu de dire « Essai de biologie moléculaire », mettez « Rédiger un essai de biologie moléculaire ». Vous voyez la différence ?

S’assurer que votre liste de tâches commence par un VERBE est l’une des 17 grandes façons d’assurer une productivité maximale avec votre planificateur !Click To Tweet

Faites vos tâches spécifiques et petites(er)

En plus d’ajouter un verbe au début de vos tâches, assurez-vous qu’elles sont suffisamment spécifiques et petites pour que vous puissiez facilement accomplir la tâche en une seule séance. Par exemple, reprenons l’exemple ci-dessus. Allez un peu plus loin que le simple fait de dire  » Rédiger un essai de biologie moléculaire « , ajoutez  » Rechercher un sujet d’essai de biologie moléculaire « ,  » Rédiger une bibliographie « ,  » Créer un plan d’essai de biologie moléculaire « ,  » Rédiger un brouillon de biologie moléculaire « ,  » Éditer et réviser le brouillon de biologie moléculaire jusqu’à la version finale  » et  » Rendre le brouillon de biologie moléculaire par courriel « . »

Je sais, écrire ces tâches peut sembler décourageant et fastidieux, mais elles créent des éléments actionnables qui sont beaucoup plus réalistes à compléter que de s’asseoir et de pomper un essai entier en une seule fois !

Code de couleur pour vos tâches, échéances, événements et plus

Le code de couleur est l’une des meilleures façons d’organiser vos tâches, échéances et événements. Vous pouvez utiliser une couleur différente par classe, par catégorie (comme à l’étape 4), ou par membre de la famille. Une fois que vous avez choisi vos couleurs, assurez-vous de créer une clé de couleur et de vous en tenir à ces couleurs tout au long de votre système de planification !

Conseil : si vous manquez de couleurs, ou si vous essayez de créer des sous-catégories, utilisez un stylo comme couleur principale, et utilisez des surligneurs comme vos sous-catégories ! Par exemple, la couleur de ma catégorie scolaire est le bleu, alors que chacune de mes classes a sa propre couleur spécifique. Ainsi, dans mon agenda, si j’ai une date limite pour, disons, les équations différentielles (violet), j’écrirais « takehome test due » en bleu, et je le surlignerais en violet.

Carve out Time to Plan

Chaque jour, ajoutez « planifier demain » à votre liste de tâches. Pendant ce temps, assurez-vous d’ajouter toutes les tâches qui sont apparues au cours de la journée à vos listes de tâches et de revoir ce qui doit être fait demain.

Créer une petite liste de tout ce que vous devriez faire dans votre planificateur chaque jour est un moyen facile de rendre votre planification quotidienne rapide et sans douleur. Un exemple de liste de planification quotidienne pourrait inclure : cocher toutes les tâches terminées, migrer les tâches non terminées vers un autre jour, vérifier le programme de demain, créer une liste de tâches et un programme réalistes pour demain, et vérifier tous les trackers actuels (séances d’entraînement, journal des repas, registre de contrôle, calendrier de mémoire, etc.).

Puis, une fois par semaine, effectuez une revue hebdomadaire. Je recommande vivement de suivre le processus de revue hebdomadaire GTD de David Allen (tiré de son livre Getting Things Done, un livre de productivité incroyable !). Pendant votre revue hebdomadaire, assurez-vous de toujours :

1. Get Clear : Rassemblez tous vos papiers volants et notez toutes les tâches ou les éléments importants auxquels vous pouvez penser.
2. Get Current : Passez en revue votre liste de tâches, votre calendrier à venir et vos grands projets.
3. Get Creative : Passez en revue toutes les listes de tâches futures.
4. Planifiez votre semaine : En utilisant les informations que vous venez de passer en revue, créez une liste de tâches, des objectifs et un plan initial pour la prochaine semaine à venir.

Consultez la liste de contrôle de la revue hebdomadaire PDF de David Allen sur son site Web pour plus d’informations sur le processus de revue hebdomadaire, et assurez-vous de prendre son livre si vous ne l’avez pas déjà lu, il est bourré d’encore plus de conseils de productivité !

Relié : Le guide ultime de la planification hebdomadaire

Utiliser des feuilles de travail et des freebies

Utiliser des imprimables de productivité est un excellent moyen d’organiser facilement vos projets et vos tâches. Voici certains de mes articles de blog actuels avec de grands freebies inclus :

• Comment étudier pour un examen (Planificateur d’étude gratuit)
• Maîtriser le processus de planification de projet en 10 étapes faciles (Planificateur de projet gratuit)
• Comment se préparer pour un semestre réussi (Liste de contrôle et liste de colisage gratuite pour la préparation du semestre)

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• Les 12 meilleures astuces de bourses d’études que j’ai utilisées pour financer mes études universitaires (feuille de calcul gratuite pour les bourses d’études)

Compléter le processus de planification de projet sur les grandes tâches

Lorsqu’il s’agit de tâches géantes que vous ne pouvez pas faire en une seule séance, vous pouvez envisager de les transformer en « projet » et de suivre le processus de planification de projet dans son intégralité. Je fais une plongée en profondeur dans ce processus dans CE POSTE. En gros, pour mener à bien de grandes tâches, vous devez les décomposer en petits morceaux plus faciles à gérer. Vous devez également évaluer votre objectif pour le projet et créer une date limite afin de rester motivé. J’inclus un planificateur de projet gratuit et une liste de contrôle imprimable gratuite dans l’article de blog, alors assurez-vous de le consulter !

Relié : Maîtriser le processus de planification de projet en 10 étapes faciles

Écrire TOUT

Vous avez déjà été au lit après une longue journée, mais votre tête bourdonne encore de ce que vous n’avez pas terminé ? Ou bien, vous oubliez sans cesse d’accomplir des tâches importantes ? Il existe une solution simple à ce problème. ÉCRIRE ! Notez tout et n’importe quoi. Vous vous souvenez que nous avons parlé de l’organisation des listes de tâches (étapes 2 à 4) ? Oui, il suffit de les écrire là !

Mais que faire si vous n’avez pas votre planificateur avec vous ? Ajoutez une liste sur la section notes de votre téléphone des tâches qui vous viennent à l’esprit tout au long de la journée et déplacez-les simplement vers votre liste de tâches lorsque vous en avez l’occasion. Cela n’ajoutera qu’un seul endroit supplémentaire où vos tâches devraient se trouver. De plus, je suis sûr que vous avez toujours votre téléphone sur vous, donc vous n’avez vraiment pas d’excuse pour ne pas l’écrire !

Conseil : Vous ne pouvez évidemment pas être sur votre téléphone en classe, alors assurez-vous d’apporter votre planificateur pour écrire toute note ou tâche spécifique qui se présente ! Si cela devient gênant, apportez un petit carnet pour les noter toutes et les transférer immédiatement après le cours.

Gardez tout dans un seul planificateur

En plus de tout écrire, assurez-vous que tout ce que vous suivez ou planifiez est dans un seul planificateur. Soyez créatif ! Il y a des centaines de choses que vous pouvez avoir dans votre planificateur qui peuvent rendre votre vie tellement plus facile!

Des choses à mettre dans votre planificateur :

• Calendriers
  • Calendriers annuels/à long terme
  • Calendriers mensuels
  • Calendriers hebdomadaires
  • Pages de calendrier quotidien
• Listes de choses à faire
  • Liste de choses à faire à la maison
  • Liste de choses à faire à l’école
  • .Faire
    • Liste des tâches à faire à la maison
    • Liste des tâches à faire au travail
    • Liste des tâches à faire à l’école
    • Liste des tâches à faire en famille
    • Listes des tâches à faire quotidiennes/hebdomadaires/mensuelles/annuelles (voir conseil de planification 16)faire (voir conseil de planification 16)
  • Projets (Grandes tâches décomposées et avec une échéance spécifique)
  • Listes de routines
  • Suiveur d’habitudes (cochez le nombre de jours dans le mois où vous effectuez vos routines. ou habitudes spécifiques)
  • Notes générales
  • Listes de tâches de planification
    • Liste de révision quotidienne
    • Liste de révision hebdomadaire
    • Liste de révision mensuelle
  • Définition des objectifs
    • Objectifs annuels

    .

    • Objectifs mensuels
    • Panneau d’affichage
    • Listes de récompenses
  • Planification financière
    • Schéma budgétaire annuel ou mensuel
    • Suivi des dépenses (registre des chèques)
    • Plan de remboursement du prêt/suivi de la dette de la dette
    • Plan d’épargne et de suivi
    • Calendrier des factures
  • Listes
    • Liste de souhaits
    • Liste de chaussettes
    • Liste d’idées de cadeaux
    • Listes d’achats et/ou de courses
    • Livre, film, podcast, ou de télévision
    • Liste détaillée de nettoyage
    • Listes d’emballage
    • Suivi de la santé des enfants et/ou des animaux
    • Informations sur les véhicules
    • Gratitude
    • Journal quotidien
    • Affirmations
    • Citations préférées
  • Santé et forme physique
    .
    • Plan d’entraînement
    • Idées de repas
    • Journal des repas
    • Comptes de calories
    • Suivi médical (notez quels jours vous avez eu… symptômes spécifiques)
    • Suivi de la perte de poids
  • Planification du travail/de la carrière
    • Projets
    • Listes de tâches

    .

    • Suivi des heures facturables
    • Calendrier de bureau
    • Suivi des vacances et des jours de maladie
  • Planification scolaire
    • Informations sur les cours
    • Suivi des notes
    • Suivi des devoirs/liste des échéances
    • Planificateur de projet de classe

    .

    • Planificateur d’essais
    • Calendrier d’étude des examens
    • Revue de la section des manuels
    • Planificateur de remise des diplômes
    • Suivi des demandes de bourses
    • Suivi des dettes d’études

  

  Créer un Top 3 pour la journée

  Vous avez du mal à vous concentrer sur toutes vos tâches ? Simplifiez votre journée en créant simplement un Top 3 pour toute la journée. Cela vous aidera à vous concentrer sur ce qui est vraiment important !

  Conseil : Si 3 ne sont pas assez de tâches pour la journée, vous pouvez toujours créer une liste supplémentaire de choses à faire APRÈS avoir terminé votre top 3 ou pendant vos courtes pauses.

  Abide par la règle des 2 minutes

  Voici un autre conseil de Getting Things Done : si vous pouvez terminer une tâche en moins de 2 minutes, faites-le MAINTENANT. Vous auriez pu accomplir cette tâche dans le même laps de temps qu’il vous aurait fallu pour l’écrire et y réfléchir plus tard.

  Créer une liste de tâches hebdomadaire, mensuelle et annuelle

  Avez-vous remarqué que chaque jour, semaine, mois ou année, vous effectuez les mêmes tâches, mais que certaines semblent passer à travers les mailles du filet ? Pour éviter cela, créez une liste de tâches quotidiennes (comme les routines du matin ou du soir), hebdomadaires, mensuelles et annuelles, puis assurez-vous de les passer en revue lors de votre revue hebdomadaire.

  Pour commencer vos listes, voici quelques tâches que j’ai actuellement sur mes listes récurrentes :

  Tâches hebdomadaires :

  • Épicerie
  • Planification des repas
  • Préparation des repas
  • Nettoyage de l’appartement
  • Lavage et pliage du linge
  • Planification de la semaine prochaine (revue hebdomadaire)
  • Vérification des objectifs

  Tâches mensuelles :

  • Paiement du loyer et des autres factures
  • Révision de mes objectifs pour le mois prochain
  • Création d’un plan d’entraînement pour le mois prochain
  • Planification de l’envoi des cartes d’anniversaire
  • Consigner tout document important
  • Revoir notre budget/équilibrer le « chéquier » pour le mois
  • Sauvegarder l’ordinateur portable
  • Exécuter un logiciel antiantivirus
  • Remplacer le filtre de la climatisation de l’appartement

  Faits annuels :

  • Réaliser la liste de contrôle pré-semestre (2 fois)
  • Visiter le médecin (examen physique annuel)
  • Visiter le dentiste (2 fois, nettoyages bi-annuels)
  • Changer l’huile de la voiture (3-4 fois, tous les 3-5000 milles)
  • Rotation des pneus (2 fois)
  • Créer des objectifs annuels
  • Renouveler les onglets de la voiture
  • Faire un vaccin contre la grippe
  • Nettoyer les vieux fichiers de l’ordinateur (3 fois)

  Connexe : La liste de contrôle pré-semestre – 23 choses que vous devez faire avant chaque semestre

  Éduquez-vous : Les livres incontournables de la productivité

  Une excellente façon d’augmenter votre productivité est de changer régulièrement vos systèmes et d’apprendre de nouvelles astuces pour gagner du temps. J’ai découvert que la meilleure façon de le faire est de lire ! Je me mets au défi une fois par mois de lire un livre lié à la productivité et j’ai vu des résultats étonnants. Voici mes meilleures lectures sur la productivité :

  1. Getting Things Done : L’art de la productivité sans stress par David Allen : Si vous lisez un livre, lisez celui-ci. Allen emballe ce best-seller avec d’innombrables conseils de productivité ainsi qu’un système complet de productivité que vous pouvez mettre en œuvre aujourd’hui. C’est vraiment un livre à lire absolument pour tout le monde !
  2. Les 7 habitudes des gens très efficaces de Stephen R. Covey : C’est un autre livre étonnant et incontournable. En fait, ce livre jumelé avec Getting Things Done d’Allen est souvent vu sur les listes de livres de carrière populaires, et pour une bonne raison ! Covey couvre les habitudes qui changent la vie que vous pouvez incorporer dans votre vie quotidienne et qui ont été prouvées à maintes reprises pour augmenter la productivité et améliorer votre bien-être général.
  3. The Miracle Morning par Hal Elrod : Ce livre connaît une popularité croissante depuis environ un an. C’est un compte rendu détaillé de la façon dont votre routine matinale peut vraiment changer la façon dont vous vivez votre vie, et quelles sont les choses exactes que vous pouvez faire pour commencer votre journée en force.
  4. Le pouvoir de l’habitude : Pourquoi nous faisons ce que nous faisons dans la vie et dans les affaires par Charles Duhigg : Ce best-seller est une autre grande lecture ! Il couvre la science de la formation des habitudes, comment créer de nouvelles habitudes, comment couper les habitudes malsaines, et quelles habitudes vous devriez envisager d’ajouter. Il soutient que la véritable clé de la productivité et d’un mode de vie sain est de comprendre comment les habitudes fonctionnent.
  5. Smarter, Faster, Better : Le pouvoir transformateur de la productivité réelle par Charles Duhigg : Un autre best-seller et un excellent livre de Duhigg. Il aborde huit concepts clés de la productivité, dont la fixation d’objectifs et la prise de décision, qui permettent aux personnes et aux entreprises productives de se démarquer du peloton. Tous ses arguments, comme The Power of Habit, sont étayés par des preuves scientifiques. Incroyablement éclairant !
  6. Thinking, Fast and Slow de Daniel Kahneman : Ce livre, écrit par un psychologue de renommée mondiale, passe en revue les deux principales façons dont les humains pensent : rapidement et lentement. Nos instincts les plus rapides sont plus émotionnels et intuitifs, tandis que nos pensées les plus lentes sont plus logiques. En ayant une meilleure compréhension de la façon dont nous pensons, il est plus facile de comprendre les processus, tels que la prise de décision, qui sont essentiels à la productivité.
  7. Mangez cette grenouille ! : 21 grandes façons d’arrêter de procrastiner et de faire plus en moins de temps par Brian Tracy : Manger la grenouille est une métaphore pour s’occuper d’abord de vos tâches les plus difficiles. Ce principe est à la base de cet excellent livre, qui explore de nombreuses façons d’apprendre à ne pas tout faire en même temps, mais à faire d’abord les choses les plus importantes. Apprendre à établir des priorités est l’une des meilleures façons de maîtriser la productivité et ce livre est un excellent moyen d’explorer ce concept.

  Relié : 21 Livres qui changent la vie des jeunes de 20 ans (qui vous apprendront tout ce que l’école ne vous a pas appris !)

  Lectures complémentaires

  Vous cherchez d’autres excellents contenus liés à la productivité et à la planification ? Consultez ces excellents articles de blog :

  • Le guide ultime de la planification quotidienne
  • 15 fournitures de planificateur essentielles dont vous avez besoin pour réussir
  • Comment planifier votre semaine pour réussir – Un guide étape par étape.Guide étape par étape
  • Tout ce que vous devez savoir sur la planification des objectifs
  • Le meilleur planificateur pour étudiants que vous ne trouverez jamais
  • 10 conseils de productivité pour étudiants que vous devez essayer
  • 13 conseils de gestion du temps qui fonctionnent réellement
  • Un guide complet de la planification – Tout ce que vous devez savoir

  D’accord, ce sont mes 17 meilleurs conseils pour l’organisation de votre agenda ! J’espère que vous avez trouvé au moins quelques-uns d’entre eux utiles et que vous les utiliserez bientôt ! Rappelez-vous, une fois que votre système d’organisation de planification commence à se sentir redondant, changez les choses ! Retournez à ce post ou commencez à lire un nouveau livre de productivité pour vous inspirer de meilleurs systèmes plus motivants. Bonne planification !