On taas se aika vuodesta – verotuksen aika. Jos olet pienyrittäjä, sinulla ei ole aikaa pelleillä. Sinun on saatava verosi tehtyä ja nopeasti. Onneksi et ole yksin kilpajuoksussa tämän vuoden veroilmoituksen määräajasta. Tämän oppaan (ja kirjanpito-ohjelmistosi) avulla näytämme, miten voit valmistautua täysin tähän verokauteen.

Tässä postauksessa käsittelemme kaiken, mitä tarvitset veroilmoitusten valmisteluun. Keskustelemme siitä, miten saat kirjanpito-ohjelmistosi ajan tasalle ennen veroilmoituksen tekemistä, mitä kirjanpitoraportteja tarvitset verolomakkeiden täyttämiseen, tärkeitä arkistointitietoja ja paljon muuta. Meillä on myös ladattavissa oleva verovalmistelujen tarkistuslista, jolla varmistat, ettet unohda yhtäkään vaihetta. Lataa tämä tarkistuslista päästäksesi veropelin edelle ja lue eteenpäin oppiaksesi joitakin veroilmoitusvinkkejämme ja niksejämme.

Merchant Maverick’s Tax Prep Checklist (PDF)

What You Need To Do To Do To Prepare Your Small Business Taxes

Verokauden ei tarvitse olla vaikea tai stressaava. Jaamme koko prosessin kuuteen helppoon vaiheeseen, jotta voit valmistella pienyrityksen verot onnistuneesti. Seuraa näitä vaiheita ja ilmaista verovalmistelujen tarkistuslistaa, jotta pysyt kärryillä pienyrityksen verojen valmistelussa ja jättämisessä:

Vaihe 1: Pidä yleiset henkilökohtaiset & yritystiedot käsillä

Verojen jättäminen edellyttää henkilökohtaisia perustietoja. Haluat pitää nämä tiedot käsilläsi, jotta voit käyttää niitä verolomakkeissasi tai kirjoittaa ne ylös kirjanpitäjääsi tai veroasiantuntijaasi varten, jos olet palkannut sellaisen tekemään veroilmoituksen. Tarvittavat tiedot ovat melko yksinkertaisia, mutta haluat varmistaa, että sinä (tai veroasiantuntijasi) syötät oikeat tiedot, jotta vältät viivytykset veroviraston kanssa. Näitä tietoja ovat:

• Henkilökohtaiset perustiedot: Näihin kuuluvat virallinen nimesi ja osoitteesi. Jos virallinen nimesi on äskettäin muuttunut (esimerkiksi avioliiton solmimisen jälkeen), varmista, että nimesi on muutettu sosiaaliturvalaitoksen kautta. Veroilmoituksen viivästymisen tai hylkäämisen välttämiseksi nimesi on vastattava SSA:n rekisterissä olevaa nimeä.
• Yrityksen perustiedot: Jos yrityksesi toimii muulla kuin omalla nimelläsi, sinun on ilmoitettava veroilmoituksessasi yrityksesi täydellinen virallinen nimi. Sinun on myös ilmoitettava yrityksesi osoite.
• Sosiaaliturvatunnus: Sosiaaliturvatunnuksesi tarvitaan veroilmoituksen tekemiseen. Varmista kaikkien muiden tietojen tavoin, ettei siinä ole kirjoitusvirheitä, jotka voivat viivästyttää veroilmoituksen antamista.
• Työnantajan tunnistenumero: Yrityksesi oikeudellisesta rakenteesta riippuen sinulla voi olla IRS:n myöntämä liittovaltion työnantajan tunnistenumero (EIN). Jos yritykselläsi on EIN-numero, se on lisättävä veroilmoitukseesi.

Vaihe 2: Tiedä, mitkä verolomakkeet on jätettävä

Yksi kriittisimmistä vaiheista verojen jättämisessä on varmistaa, että täytät ja lähetät oikeat lomakkeet IRS:lle. Se, mitkä lomakkeet sinun on täytettävä, riippuu täysin siitä, millainen pienyritys sinulla on: Yksinyrittäjä, henkilöyhtiö, yhtiö, S-yhtiö tai LLC. IRS:n Business Structure -sivustolla kerrotaan kaikki verolomakkeet, jotka sinun on täytettävä yrityksestäsi riippuen. Yleisimpiä ovat tulovero, Schedule C, 1099-MISC, W-2 ja W-4.

Jos palkkaat kirjanpitäjän hoitamaan veroasi puolestasi, hän osaa kertoa, mitkä lomakkeet sinun on jätettävä. Kirjanpitäjät veloittavat usein tuntiveloituksella, joten kun sinulla on tarvittavat tiedot valmiina alusta alkaen, säästät aikaa ja rahaa. Valmistautuminen on paras lahja, jonka voit antaa heille (ja itsellesi).

Sen lisäksi, että sinun on tiedettävä, mitkä lomakkeet on täytettävä, on myös tärkeää tietää määräajat. Vaikka esimerkiksi C-luettelo voidaan jättää yksityishenkilön tuloveroilmoituksen yhteydessä, joka on määrä jättää 15. huhtikuuta, muilla lomakkeilla (kuten S-yhtiöiden 1120-S-lomakkeella) on muita IRS:n asettamia eräpäiviä.

Vaihe 3: Kirjaa tulot & menot

Tarkkuus on elintärkeää ilmoittaessasi tulojasi ja menojasi. Vältä tarkastukset, sakot ja maksut kirjaamalla tulosi ja menosi tarkasti. Helpoin tapa tehdä tämä? Kirjanpitoohjelmistosi.

Kirjanpitoohjelmistosi avulla voit helposti seurata tulojasi ja menojasi koko vuoden ajan. Voit käyttää ominaisuuksia, kuten kuittien skannausta ja tapahtumien automaattista lisäämistä pankkitililtäsi, jotta voit helposti ja tarkasti kirjata tulot ja menot. Näitä kirjauksia voidaan sitten käyttää veroilmoitusta tehtäessä. Eikö sinulla ole kirjanpito-ohjelmistoa? Tutustu kirjanpito- ja kirjanpito-ohjelmistojen arvosteluihimme, jotta voit valmistautua seuraavaan verokauteen.

Kun kirjaat ja raportoit tulosi ja menosi, on muutama asia pidettävä mielessä. Varmista ensinnäkin, että yrityskulut ja henkilökohtaiset kulut pidetään erillään. Helpoin tapa tehdä tämä on ylläpitää erillisiä pankkitilejä, mutta voit myös käyttää kirjanpito-ohjelmistoa tapahtumien erottamiseen. Sinun on myös luokiteltava kulusi – tämä tehtävä on helppo hoitaa useimpien kirjanpito-ohjelmien avulla.

Kirjanpito-ohjelmistoa käyttäessäsi on myös tärkeää määrittää, minkälaista kirjanpitoa käytät yrityksessäsi: kassaperusteista vai suoriteperusteista. Tämä vaikuttaa siihen, miten raportoit tulosi vuodesta toiseen. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa tapahtuma kirjataan heti, kun se tapahtuu, vaikka rahaa ei olisikaan vaihdettu. Tapahtuma kirjataan esimerkiksi sen jälkeen, kun lasku on lähetetty tai lasku vastaanotettu. Toisaalta kassaperusteisessa kirjanpidossa liiketapahtumat kirjataan, kun lasku on maksettu tai maksu asiakkaalta on vastaanotettu.

Käytettävällä kirjanpitomenetelmällä on merkitystä verojen ilmoittamisessa. Etkö ole varma, mikä on yrityksellesi paras vaihtoehto? Tutustu artikkeliin Kassaperusteinen VS suoriteperusteinen kirjanpito: Kumpi on parempi yrityksellesi, selvittääksesi, kumpi on oikea valinta sinulle.

Varmista lopuksi, että säilytät tärkeät asiakirjat, kuten kuitit, peruuntuneet shekit ja laskut, jotta voit olla valmistautunut, jos IRS tarkastaa veroilmoituksesi.

Vaihe 4: Suorita talousraportit

Talousraporttien pitäminen valmiina veroilmoitusten jättämisen aikaan nopeuttaa ja helpottaa koko prosessia sekä sinun että kirjanpitäjäsi kannalta. Onneksi, jos olet käyttänyt kirjanpito-ohjelmistoa koko vuoden ajan, talousraporttien tekeminen on helppoa.

Mitä raportteja sinun pitäisi laatia veroajaksi? Aloita näistä:

• Tase
• Voitto&Tappioilmoitus
• Tulosraportti
• Kuluraportti
• Varastojen arvonmääritys
• Tavarakustannusten kokonaismäärä (COGS)
• Myyntiveroyhteenveto
• Palkanlaskentayhteenveto
• Kilometripäiväkirja
• Varallisuuden poistopäiväkirja

On myös tärkeää huomioida, että myös sen jälkeen, kun olet jättänyt verot, sinun on säilytettävä edellä laaditut tiedot; ne ovat uskomattoman tärkeitä, jos IRS päättää tarkastaa sinut jossain vaiheessa.

Kuinka kauan minun pitäisi säilyttää yritystietoni, kysyt? Monet sanovat sinulle kolme vuotta, mutta joissakin tapauksissa IRS voi tehdä tarkastuksen jopa kuuden vuoden kuluttua hakemuksen jättämisestä (tai jopa määrittelemättömän ajan, riippuen tarkastuksen syystä). Verotustiedot ovat ehdottomasti tapaus, jossa on parempi varoa kuin katua. Lue lisää artikkelistamme 12 vinkkiä verotarkastuksen välttämiseen.

Vaihe 5: Määritä vähennyksesi

Kuka yrityksen omistaja ei tykkää säästää rahaa? Pidä enemmän tuloistasi taskussa hyödyntämällä vähennyksiä, jotka voivat vähentää verotettavaa tuloasi – ja siten pienentää verorasitustasi. Tärkeää on huomata, että vähennysten seuraaminen koko vuoden ajan voi yksinkertaistaa veroilmoitusprosessia.

Jos et kuitenkaan onnistunut seuraamaan vähennyksiäsi tänä vuonna, käytä tämä hetki tutustuaksesi tavanomaisiin yritystoiminnan vähennyksiin, käytä kaikki yritykseesi sovellettavat vähennykset ja suunnittele vähennysten seuraamista jatkossa.

Joitakin yritykseesi sovellettavia vähennyksiä ovat:

• ”Läpikulkevan” tulon vähennys: Tämä on yksi uusimmista Tax Cuts and Jobs Act -laissa esitetyistä vähennyksistä. Vaatimukset täyttävät pienyritykset voivat saada 20 prosentin tulovähennyksen. Keskustele kirjanpitäjäsi tai veroalan ammattilaisen kanssa selvittääksesi, oletko oikeutettu tähän vähennykseen.
• Kotitoimisto: Jos sinulla on kotonasi oma tila, jota käytetään yksinomaan liiketoimintaan, saatat olla oikeutettu kotitoimistovähennykseen. Voit vähentää osan kuluistasi, kuten yleishyödylliset palvelut, vakuutukset ja korjaukset. Tai voit käyttää yksinkertaistettua vähennystä, joka on 5 dollaria neliöjalkaa kohti 300 neliöjalkaan asti.
• Vuokra: Liiketilasi vuokramaksut voit vähentää veroilmoituksessasi.
• Mainonta & Markkinointi: Sen lisäksi, että mainonta ja markkinointi tuovat uusia asiakkaita (ja lisää tuloja), nämä kulut ovat verotuksessa täysin vähennyskelpoisia.
• Ajoneuvokulut: Jos käytät autoa tai kuorma-autoa yrityksessäsi, voit vähentää nämä kulut veroilmoituksessasi. Voit valita kulujen erittelyn (ajattele bensiiniä, huoltoa ja vakuutusta), tai voit tehdä vakiovähennyksen IRS:n määrittelemän verokannan mukaan.
• Tarvikkeet: Toimistotarvikkeet ja muut yritystoimintaan käytettävät tarvikkeet ovat vähennyskelpoisia menoja.
• Ohjelmistot: Yritystoimintaan liittyvät ohjelmistot, mukaan lukien kirjanpito-ohjelmistot, voidaan kirjata pois veroilmoituksessasi.
• Työntekijäkulut: Työntekijöiden palkat, bonukset, edut ja koulutusmenot ovat kaikki vähennyskelpoisia.
• Vakuutukset: Voit kirjata pois yrityksen vakuutusmaksut sekä sairausvakuutusmaksut, jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja.
• Matkakulut:

Nämä ovat vain kourallinen vähennyksiä, jotka voivat auttaa vähentämään verorasitustasi. Tutustu täydelliseen luetteloon pienyritysten verovähennyksistä saadaksesi lisätietoja siitä, miten voit säästää rahaa tänä verokautena. Voit myös maksimoida vähennyksesi keskustelemalla kirjanpitäjän tai veroalan ammattilaisen kanssa.

Viimeiseksi kannattaa varmistaa, että säilytät kaikki kuitit ja kirjanpitoaineistosi, jotta voit todistaa nämä vähennykset tilintarkastuksen yhteydessä.

Vaihe 6: Hyödynnä kirjanpito-ohjelmistosi parhaalla mahdollisella tavalla

Jos arkistoit verojasi itsellesi, on uskomattoman tärkeätä tehdä tutkimustyötäsi ja hyödyntää kaikkia mahdollisia resurssejasi – kirjanpito-ohjelmistosi mukaan lukien. Useimmat kirjanpito-ohjelmistoyritykset tarjoavat jonkinasteista verotukea. Lue oppaamme The Secret To An Easy And Stress-Free Tax Season For Your Business (Salaisuus helppoon ja stressittömään verokauteen yrityksellesi) saadaksesi tietää, mitä verolomakkeita ohjelmistosi tukee. On myös monia pienyritysten veroresursseja niille, jotka tarvitsevat auttavaa kättä, kuten:

• IRS Virtual Workshops: Kun olet epävarma, kysy IRS:ltä. IRS:llä on yhdeksän videota pienyrittäjille sekä kaikki veroilmoituksen tekemiseen tarvittavat tiedot.
• Ensikertalaiset yrittäjät: A Brief Guide to Tax Filings: The Entrepreneur kokosi hyödyllisen veroilmoitusoppaan niille, jotka ovat uusia yritysverotuksessa.
• Careful Cents: Careful Cents on veroasiantuntija Carrie Smithin ylläpitämä blogi, joka tarjoaa kaksi ilmaista kirjaa – ”Tax Toolkit: A Checklist for Self-Employed Biz Owners” ja ”The Ultimate Guide to Self-Employed Tax Deductions.”

Getting Started With Our Business Tax Prep Checklist

Tempted to wait until the last minute to file your taxes? Älä odota – valmistaudu, jätä verosi ja lähde uuteen vuoteen keskittyen liiketoimintasi muihin osa-alueisiin. Kun olet käynyt läpi tämän artikkelin tiedot, lataa yrityksesi verojen valmistelun tarkistuslista. Tämän tarkistuslistan avulla voit varmistaa, että sinulla (tai kirjanpitäjälläsi) on kaikki, mitä tarvitset sujuvaan ja helppoon verokauteen. Onnea!

Merchant Maverick’s Tax Prep Checklist (PDF)

Merchant Maverick’s Tax Prep Checklist (PDF)