Suuri osa organisaatioista hyödyntää SharePointia projektinhallintaan. Kuten olen aiemmin kirjoittanut monissa blogikirjoituksissani, SharePoint tarjoaa suoraan laatikosta laajan listan toiminnallisuuksia, jotka tekevät siitä mielestäni täydellisen ja loogisen vaihtoehdon projektinhallintaan. SharePointissa on kaikki: vankka kyky hallita asiakirjoja, tehtävien hallinta, saumaton integrointi MS Projectin kanssa ja erinomaiset turvamääritykset. Tämän blogikirjoituksen avulla haluan selittää vaiheet, jotka liittyvät yksinkertaisen, mutta erittäin käytännöllisen projektinhallintatoimiston / PMO-portaalin luomiseen SharePointissa.

Vaihe 1: Määritä oikea sivustohierarkia PMO-portaalillesi

Puolustan yleensä hyvin yksinkertaista sivustohierarkiaa. Ajatuksena on, että on PMO:n etusivu (sivusto), jossa luetellaan kaikki projektit, ja kaikki projektisivustot perustetaan alasivustoiksi, jotka ovat yhden tason PMO:n etusivun alapuolella. Alla oleva kaavio kuvaa ehdotettua hierarkiaa. Muuten, jos haluat oppia lisää SharePoint-sivustohierarkiasta ja parhaista käytännöistä sivustojen jäsentämisessä, tutustu tähän postaukseen.

Vaihe 2: Määritä, mihin sivustokokoelmaan rakennat PMO-portaalin

Tämä on erittäin tärkeä päätös. Jos projektisivustosi on tarkoitettu sisäiseen yhteistyöhön, voit tällöin luoda portaalin juurisivustokokoelmaan (oletussivustokokoelmaan) (jossa muut intranet-sivustot sijaitsevat), kuten yllä olevassa kuvassa. Jos kuitenkin aiot jakaa projektisivustoja tai jotakin sisältöä ulkopuolisten osapuolten (asiakkaiden, toimittajien, urakoitsijoiden) kanssa, sinun on luotava PMO-portaali erilliseen sivustokokoelmaan. Jos ihmettelet, miksi näin on – kannattaa lukea tämä viesti.

Vaihe 3: Luo PMO-sivusto Project Dashboardilla

Nyt on aika kääriä hihat. Tämän PMO:n kotisivun suurena ideana on, että se sisältää kaiken tiedon projektinhallinnasta, linkkejä/tietopohjaa projektinhallintamenetelmistä, projektinhallintalomakkeita ja -malleja, mutta mikä tärkeintä – luettelon/taulukon kaikista organisaatiosi projekteista. Jätän sinun päätettäväksi, miten haluat järjestää mallisi (tämä voi olla vain yksinkertainen dokumenttikirjasto, jossa Word/Excel/PDF-tiedostot on järjestetty metatietojen avulla.

PMO-sivuston tärkein keskipiste on PMO Dashboard – luettelo kaikista projekteista. Veikkaan, että sinulla on jo sellainen organisaatiossasi – se on luultavasti tallennettu Exceliin. Dashboard on siis pohjimmiltaan SharePoint-lista, jossa on mukautettuja metatietoja (sarakkeita). Ajatuksena on, että kojelaudassasi saattaa lopulta olla kymmeniä ja satoja hankkeita, ja voit käyttää kojelautaa lajitteluun, ryhmittelyyn ja suodattamiseen minkä tahansa metatiedon/sarakkeiden perusteella (esim. näyttää vain aktiiviset hankkeet tai ryhmitellä ne osaston tai projektipäällikön mukaan). Tässä muutama vinkki tuon Project Dashboardin luomiseen:

1. Aloita Custom List Web Partilla
2. Nimeä otsikkosarake projektin nimisarakkeeksi (tämä antaa käyttäjille mahdollisuuden napsauttaa projektin nimeä ja pystyä katsomaan/muokkaamaan kaikkia projektin ominaisuuksia kojelaudalla)
3. Luo kaikki sarakkeesi eri saraketyyppejä käyttäen (esim.esim. Projektipäällikkö – Henkilövalitsin, Osasto – Valintasarake tai Hallittu metatieto/termivarasto, Aloituspäivä/loppupäivä – Päivämääräkenttä, Budjetti – Valuuttakenttä, Projektin tila – Valintakenttä (i.esim. Aktiivinen, Suljettu) ja niin edelleen.
4. Yksi sarakkeista on Hyperlinkki-tyyppinen sarake, joten voit syöttää projektisivuston URL-osoitteen
5. Luo useita näkymiä kojelautaasi (esim. ryhmittely Tilan, Projektipäällikön, Osaston jne. mukaan.)

Tältä valmis projektin kojelauta voi näyttää

Vaihe 4: Muiden web-osien lisääminen PMO-sivustoon

Dashboard-luettelo saattaa olla ainoa asia PMO:n kotisivullasi, mutta voit lisätä myös muita web-osia muunlaista sisältöä varten. Tässä on muutamia ideoita sinulle:

• Mainostetut linkit web-osa, jolla voit ohjata käyttäjiä tiettyyn sisältöön tai verkkosivuille
• Dokumenttikirjasto, jossa on erilaisia projektinhallinnan malleja/lomakkeita (esim. esityslista, kokouspöytäkirjat, projektin peruskirja, projektiaikataulu). Voit myös käyttää metatietoja kaiken järjestämiseen
• Ohjeet/Metodologia-asiakirja tai Wiki/Tietopohja – tämä voi olla jonkinlainen wiki-kirjasto, jossa on tekstiä ja kuvia

Vaihe 5: Luo projektisivusto

Olen itseasiassa kirjoittanut melko yksityiskohtaisen postauksen, jossa on askel askeleelta -ohjeet projektisivuston luomisesta tyhjästä. Tutustu siihen täällä.

Vaihe 6: Tallenna projektisivusto mallina

Kun olet luonut SharePoint-projektisivuston, sinun on tallennettava se mallina, jotta voit helposti määrittää uusia projektiryhmäsivustoja mukautetusta mallista. Jos haluat oppia, miten sivusto tallennetaan mallina, viitataan edellä olevan viestin vaiheeseen 10.

Vaihe 7: Määritä kaikkien sivustojen suojaus

Kun olet määrittänyt kaikkien sivustojen suunnittelun, on aika huolehtia PMO:n kotisivun + kaikkien projektin alisivustojen suojauksesta/oikeuksista. Dokumentoin kaikki vaiheet, jotka sinun on tehtävä tietoturvan osalta, tässä viestissä. Tässä on muutamia vinkkejä PMO-portaaliin liittyvästä tietoturvasta:

• PMO:n kotisivun osalta (sivusto, jossa on projektiluettelo/taulu) – saatat haluta antaa vain muutamien valittujen käyttäjien muokata sivustoa – mikä tarkoittaa, että vain muutama henkilö on Jäsenet-ryhmässä, jossa on Contribute-oikeustaso, kun taas kaikki muut ovat Vierailijat-ryhmässä, jossa on vain lukuoikeudet
• Projektin alisivustojen osalta – saatat haluta sallia, että projektin jäsenet voivat jakaa sivustoa muiden kanssa (edellä olevan postauksen vaihe 7). Toisin kuin osastosivustoilla, joilla on kiinteät työvuorolistat, projektiryhmät vaihtuvat koko ajan, joten haluat pitää sen joustavana. Näin sinä (PMO) voit keskittyä projektinhallintaan etkä tietoturvan hallintaan.

Vaihe 8: Kouluta/kouluta muita uudesta prosessista

Kun olet saanut ”teknisen” osan valmiiksi – sinun on koulutettava käyttäjäkuntasi uusiin sivustoihin. Kyse ei ole vain SharePoint-puolesta. Kyllä, sinun on näytettävä käyttäjillesi, miten sivustoilla navigoidaan, miten asiakirjojen kanssa työskennellään ja miten aikatauluja rakennetaan Task Listin avulla. Tämä on kuitenkin myös loistava tilaisuus opettaa ja kouluttaa PMO:t ja tiimin jäsenet PMO-prosessiin ja -menetelmiin. Lyhyesti sanottuna – koulutus on pakollista ja kriittinen osa onnistunutta käyttäjien omaksumista.

Voithan katsoa myös tämän videon, jossa käyn läpi erilaisia vaihtoehtoja projektinhallintaan, mukaan lukien tässä postauksessa kuvatun vaihtoehdon.

Mitä?