Rikollisten taustatarkastusten käyttö työllistämistarkoituksessa on yleistynyt viime vuosikymmenen aikana. CareerBuilderin vuonna 2016 tekemän tutkimuksen mukaan 72 prosenttia työnantajista tekee jonkinlaisen taustatarkastuksen jokaiselle uudelle työntekijälle. Taustatarkistuksia käyttävistä työnantajista 82 % tarkistaa uusien työntekijöiden rikoshistoriaa.
Työnantajat odottavat usein, että rikoshistoriahaku sisältää kaikki tapaukset, joissa henkilö on ollut tekemisissä lain kanssa, mukaan lukien rikkomustuomiot, rikostuomiot ja pidätykset. Monet taustatarkastusyritykset eivät sisällytä pidätystietoja taustatarkastusraportteihinsa.
Miksi pidätystiedot jätetään näiden tarkastusten ulkopuolelle ja miten työnantajat voivat halutessaan tarkistaa pidätystietoja? Tässä valkoisessa kirjassa vastataan näihin kysymyksiin ja annetaan osavaltiokohtaista tietoa pidätystietojen asianmukaisesta käytöstä työhönottopäätöksissä.

The Controversy over Arrest Records in Employment

Pidätysrekisteritiedot, kuten muutkin rikosrekisteritiedot, ovat yleensä osa julkista rekisteriä. Yleisin poikkeus koskee pidätystietoja, jotka liittyvät käynnissä olevaan lainvalvontatutkimukseen. Joissakin osavaltioissa vaaditaan, että pidätystiedot on tuhottava tai poistettava julkisista rekistereistä, jos henkilöä ei syytetä tai todeta syylliseksi tai jos häntä vastaan nostetuista syytteistä luovutaan.

Pidätysrekisteritiedot tulevat yleensä esiin henkilön taustan yksityiskohtaisen tutkimisen yhteydessä. Näin ollen taustatarkastusyritykset yleensä löytävät nämä tiedot tutkimustensa aikana. Useimmat taustatarkastusyritykset eivät kuitenkaan sisällytä pidätyshistoriaa koskevia yksityiskohtia taustatarkastusraportteihinsa.
Pidätyshistoriaa koskevien tietojen käytöstä työhönottopäätöksissä on jonkin verran kiistaa. Yksi syy tähän kiistaan on se, että pidätysrekisteritiedot eivät ole yksinään merkittäviä. Ilman tuomiota pidätysrekisteri ei ole todiste siitä, että joku on syyllistynyt rikokseen. Jos pidätysrekisterit sisällytetään taustatarkastusraporttiin, ne voivat johtaa siihen, että hakijat suljetaan pois työharkinnasta sellaisten rikosten vuoksi, joista heitä ei ole koskaan syytetty, tai sellaisten rikosten vuoksi, joihin heitä ei ole todettu syyllisiksi.
Yhtäläiset työllistymismahdollisuudet -komissio (Equal Employment Opportunity Commission) on julkaissut useita ohjeita auttaakseen työnantajia selviytymään tästä monimutkaisesta tilanteesta.
Ensimmäisen ohjeen mukaan työnantajat, jotka käyttävät pidätysrekisteriä suoranaisena hylkäysperusteena, syrjivät todennäköisesti vähemmistöjä tai suojattuja ryhmiä.
Toisen ohjeen mukaan työnantajilla on vapaus suhtautua epäluuloisesti hakijaan, jos hänellä on aiempia pidätyksiä. Jos nämä pidätykset eivät kuitenkaan liity tuomioihin, työnantajan on tutkittava asiaa tarkemmin selvittääkseen, onko ehdokas tai työntekijä syyllistynyt kyseisiin rikoksiin. Koska useimmilla työnantajilla ei ole resursseja tai tietotaitoa tällaiseen tutkimukseen, taustatarkastusyritykset suojaavat heitä mahdollisilta syrjintävaateilta tai oikeusjutuilta jättämällä pidätysrekisteritiedot paljastamatta.

Pidätysrekisterit ja osavaltioiden lait: What Employers Can and Cannot Do by Location

EEOC:n antamat ohjeet pidätysrekistereistä ja niiden käytöstä työsuhdetilanteissa ovat vain ohjeita. Vaikka työnantajien olisi viisasta noudattaa näitä ohjeita syrjivien palkkauskäytäntöjen välttämiseksi, EEOC ei säädä lakeja. Mikään liittovaltion laki ei kiellä yrityksiä huomioimasta pidätystietoja työllistämistarkoituksessa. Monissa osissa maata työnantajat voivat käyttää pidätysrekisteritietoja, jos 1) he haluavat tehdä niin ja 2) he ovat halukkaita tekemään tutkimustyötä niiden löytämiseksi.
Se, että ei ole olemassa liittovaltion lakia, joka koskee pidätysrekisteritietojen käyttöä työllistämistilanteissa, ei tarkoita, että lakeja ei ole olemassa, piste. Monet osavaltiot ovat säätäneet lakeja, joilla rajoitetaan, säännellään tai suorastaan kielletään pidätysrekisteritietojen käyttäminen työllistämispäätöksissä. Näin ollen yrityksesi oikeus ottaa pidätysrekisterit huomioon palkatessaan uutta työntekijää riippuu sijainnistasi.
Jotta työnantajat tietäisivät, missä heidän tilanteensa on, tarjoamme kattavan yleiskatsauksen 50 osavaltiosta ja Washington D.C.:stä ja jaamme ne neljään luokkaan. Nämä luokat ovat:
– Osavaltiot, jotka kieltävät pidätysrekisteritietojen käytön kokonaan
– Osavaltiot, joissa on sääntöjä, jotka koskevat poistettuja, sinetöityjä tai hylättyjä rekisteritietoja
– Osavaltiot, jotka sallivat tai kieltävät pidätysrekisteritiedustelun tietyissä tilanteissa, mutta eivät yleisesti
– Osavaltiot, joissa ei ole lakeja, jotka rajoittaisivat tuomio- tai pidätysrekisteritietojen käyttöä
Huomaa, että nämä kategoriat ovat tarkoituksellisesti laajoja. Jokaisen osavaltion lait eroavat hieman toisistaan, mikä tarkoittaa, että jopa kahdessa samaan kategoriaan kuuluvassa osavaltiossa voi olla erilaisia säännöksiä siitä, miten pidätysrekisteritietoja voidaan käyttää työhönottopäätöksissä.

Valtiot, jotka kieltävät pidätysrekisteritietojen käytön kokonaan

Monissa osavaltioissa kielletään pidätysrekisteritietojen käyttö työhönottotarkoituksessa. Näiden osavaltioiden lait eivät kiellä työnantajia katsomasta pidätystietoja. Sen sijaan ne joko määräävät työnantajia olemaan tiedustelematta pidätystietoja lainkaan tai kieltävät yrityksiä ottamasta huomioon pidätyksiä, ”jotka eivät ole johtaneet tuomioon”.”
Tähän luokkaan kuuluvat seuraavat osavaltiot:
– Arizona
– Kalifornia
– Havaiji
– Maine
– Massachusetts
– Michigan
– Montana
– New York
– Pennsylvania
– Wisconsin
Joissakin näistä osavaltioista on poikkeuksia. Kaliforniassa, New Yorkissa ja Wisconsinissa työnantajat voivat ottaa huomioon pidätystiedot, jos syytteet ovat edelleen vireillä. Wisconsinissa, jos syytteet ovat vireillä, työnantaja voi hylätä hakijan tällä perusteella vain, jos syytteillä on merkitystä kyseisen työn kannalta. Suurimmaksi osaksi näiden osavaltioiden työnantajien tulisi välttää pidätysrekisteritietojen käyttämistä missään työhönottoon tai työsuhteeseen liittyvässä tilanteessa.

Osavaltiot, joissa on sääntöjä, jotka koskevat poistettuja, sinetöityjä tai hylättyjä rekisteritietoja

Monissa osavaltioissa on lakeja, joiden mukaan työnantajat eivät saa tiedustella rekisteritietoja poistetuista, sinetöidyistä tai hylätyistä rekistereistä tai tehdä päätöksiä niiden perusteella. Nämä lait eivät erityisesti koske pidätystietoja. Pikemminkin ne koskevat kaikenlaista rikoshistoriaa – mukaan lukien pidätykset, syytteet tai tuomiot – jotka on poistettu tai sinetöity sen jälkeen, kun ne ovat tulleet julkiseen rekisteriin.
Teknisesti näiden tietueiden ei pitäisi olla enää julkisia, mikä tarkoittaa, että ne eivät saisi näkyä taustatarkastuksissa. Tietokantoja ei kuitenkaan aina päivitetä niin nopeasti tai luotettavasti kuin pitäisi. Poistetut tai sinetöidyt rekisterit tulevat joskus esiin taustatarkastuksissa tai jopa tavallisissa verkkohauissa. Työnantajat seuraavissa osavaltioissa eivät voi käyttää näitä tietoja (mukaan lukien tiedot poistetuista rikoksista tehdyistä pidätyksistä) tehdessään työhön liittyviä päätöksiä:
– Colorado
– Connecticut
– Delaware
– Illinois
– Indiana
– Kansas
– Mississippi
– Nebraska*
– New Hampshire**
– Ohio
– Oklahoma
– Oklahoma
– Utah
– Virginia
Näissä osavaltioissa, työnantajien on varottava kysymästä, pyytämästä tai vaatimasta hakijoilta tai työntekijöiltä tietoja, jotka on poistettu, sinetöity tai hylätty. Lisäksi työnantajien on noudatettava tarkoin Fair Credit Reporting Act (FCRA) -lakia (Fair Credit Reporting Act).
Työnantajien, jotka haluavat hylätä hakijoita rikos- tai pidätysrekisteriin liittyvistä syistä, on ilmoitettava asiasta hakijoille kirjallisesti ja annettava heille mahdollisuus vastata. Näin ehdokas voi ilmoittaa työnantajalle, jos hylkäävä syyte, pidätys tai tuomio on poistettu hänen rekisteristään.

Valtiot, jotka sallivat tai kieltävät pidätysrekisteritiedustelun tietyissä tilanteissa, mutta eivät yleisesti

Monissa osavaltioissa on lakeja, jotka sallivat työnantajien tiedustella pidätysrekisteritietoja tai ottaa ne huomioon työllistämispäätöksiä tehtäessä, mutta vain tietyissä tilanteissa. Tämä luokka on pienin tässä valkoisessa kirjassa käsitellyistä neljästä osavaltiosta.
Alempana selvitämme näiden viiden osavaltion soveltamat työnantajia ja pidätysrekistereitä koskevat käytännöt.
Georgia: Georgiassa työnantajat voivat rajoitetusti tiedustella pidätystietoja, jotka kuuluvat ensikertalaisille rikoksentekijöille. Työnantajat eivät saa ottaa huomioon sellaisia pidätystietoja, jotka eivät ole johtaneet syyllisyystuomioon tai tuomioon, jos henkilö on ensikertalainen. Sellaisen henkilön pidätykset, joka on aiemmin pidätetty tai tuomittu rikoksesta, ovat reilua peliä, jonka työnantajat voivat ottaa huomioon. Georgian asukkaat voivat saada vapautuksen ensimmäisistä pidätyksistä osavaltion ”First Offender’s Law” -lain nojalla.”
Maryland: Marylandissa työnantajat saavat kysyä ehdokkailta vain sellaisia pidätyksiä tai tuomioita, joilla on ”suora yhteys työhön”. Toisin sanoen työnantajat eivät voi esittää hakijoilleen yleisiä kysymyksiä, kuten ”Onko teidät koskaan pidätetty?” tai ”Onko teidät koskaan tuomittu rikoksesta?”. Heidän on täsmennettävä, mistä rikoksista he haluavat tietää. Jos pidätyksellä tai tuomiolla on merkitystä kyseisen työn kannalta, työnantajat voivat kysyä siitä ja ottaa sen huomioon päätöksenteossaan. Poikkeuksena on, jos kyseiset pidätykset tai tuomiot on poistettu tai sinetöity.
New Jersey: New Jerseyn työnantajat voivat pyytää, hakea ja ottaa huomioon tietoja pidätyksistä, joista on vireillä syytteitä. He eivät kuitenkaan saa tiedustella tietoja, jotka on poistettu rekisteristä tai pidätyksistä, jotka eivät ole johtaneet rikostuomioon. Työnantajat eivät voi olettaa, että hakija, jonka pidätys on vireillä, on syyllinen.
Washington: Washingtonissa työnantajat voivat tiedustella pidätyksistä, mutta heidän on kysyttävä myös syytteiden tilannetta. Työnantajan on kysyttävä, ovatko pidätykseen liittyvät syytteet 1) edelleen vireillä, 2) hylätty ja 3) johtaneet kyseisen työpaikan kannalta merkityksellisestä rikoksesta annettuun tuomioon. Työnantajien on kysyttävä, onko pidätys tapahtunut viimeisten 10 vuoden aikana; vanhempia pidätyksiä ei voida ottaa huomioon.
Texas: Teksasissa työnantajia ja pidätystietoja koskevat rajoitukset liittyvät täytettävän työn palkkaan. Jos työstä maksetaan enintään 75 000 dollarin vuosipalkka, työnantaja saa ottaa huomioon vain pidätykset tai tuomiot viimeisten seitsemän vuoden ajalta. Jos työstä maksetaan yli 75 000 dollarin vuosipalkka, työnantajat voivat ottaa huomioon yli seitsemän vuotta vanhat pidätykset tai tuomiot.
Myös osavaltioissa, joissa on ”ban the box” -politiikka, voi olla rajoituksia pidätysrekisterien käytölle. Emme ole sisällyttäneet ban the box -periaatteita tähän asiakirjaan, koska niissä ei nimenomaisesti kielletä tuomio- tai pidätyshistoriatietojen käyttöä. Pikemminkin nämä politiikat estävät työnantajia kysymästä rikoshistoriaa (pidätykset mukaan luettuina) työhakemuksissa. Ne voivat myös vaatia työnantajia lykkäämään taustatarkastuksia myöhempään työhönottoprosessin vaiheeseen. Sinänsä ban the box -käytännöt eivät kiellä työnantajia tutustumasta pidätyshistoriaan tai ottamasta sitä huomioon rekrytointitarkoituksessa.

Osavaltiot, joissa ei ole lakeja, jotka rajoittavat tuomio- tai pidätystietojen käyttöä

Monissa osavaltioissa ei ole lakeja, jotka kieltäisivät tai rajoittaisivat pidätyshistoriaa koskevien tietojen käyttöä työnantajille. Näihin osavaltioihin kuuluvat mm:
– Alabama
– Alaska
– Arkansas
– Idaho
– Iowa
– Kentucky
– Louisiana
– Missouri
– New Mexico
– Pohjois-Carolina
– New Mexico
– Pohjois-Carolina
…. North Dakota
– Rhode Island
– South Carolina
– South Dakota
– Tennessee
– Vermont
– West Virginia
– Wyoming
– Washington, D.C.
Tätä kirjoitettaessa näissä osavaltioissa ei ole kieltolakien lisäksi muita lakeja, jotka rajoittavat työnantajia kysymästä pidätyksiä koskevia kysymyksiä tai ottamasta pidätystietoja huomioon tehdessään työllistämispäätöksiä.

Vahingonkorvauslausekkeet

Pitäydymme edellä esitetyissä tiedoissa, mutta meidän on kuitenkin annettava muutama tärkeä ilmoitus. Sinun tulisi ottaa nämä ilmoitukset huomioon, ennen kuin teet päätöksiä tai suunnittelet palkkauskäytäntöjä tässä asiakirjassa käsiteltyjen yksityiskohtien perusteella.
Se, että jossakin osavaltiossa ei tällä hetkellä ole lakia, joka estäisi pidätysrekisteritietojen käyttämisen työllistämispäätöksissä, ei tarkoita, että se pysyisi sellaisena. Taustatarkastuslainsäädäntö muuttuu jatkuvasti, kuten ban the box -lainsäädännön nopea leviäminen osoittaa. Ennen kuin teet päätöksiä yrityksesi rekrytointiprosessista, sinun on syytä tarkistaa osavaltiosi lait varmistaaksesi, ettei uusia lakeja ole voimassa.

Kuten aiemmin mainittiin, tasa-arvoisten työllistymismahdollisuuksien ryhmät, kuten EEOC ja ihmisoikeusjärjestöt, ovat antaneet ohjeita pidätysrekisterien käyttämisestä (tai käyttämättä jättämisestä). Esimerkiksi Kansasin ihmisoikeuskomissio on antanut ohjeita, joissa työnantajia ohjeistetaan, ettei ole ”suositeltavaa” kysyä pidätyksistä, jotka eivät ”olennaisesti liity” kyseiseen työhön. Kansas on yksi niistä osavaltioista, jotka kieltävät tiedustelemasta tietoja pidätyksistä, jotka on poistettu. Tämänkaltaisten ohjeiden noudattamatta jättäminen voi johtaa mahdollisiin vaikeuksiin kyseisten ryhmien kanssa, mukaan lukien oikeustoimet, joissa väitetään syrjiviä työhönottokäytäntöjä.

A vaikka osavaltiossa ei olisikaan lakia pidätysrekistereistä ja työhönottotarkastuksista, paikallinen lainkäyttöalue saattaa olla sellainen. Yksi esimerkki on Hartford, Connecticut, jossa kaupungille työskentelevät urakoitsijat eivät saa hylätä hakijoita pidätysten tai rikossyytteiden perusteella. Toinen tapaus on Portland, Oregon, jossa työnantajat eivät saa ottaa huomioon pidätyksiä, jotka eivät ole johtaneet tuomioon, ellei pidätyksistä ole vireillä syytteitä. Tutustu aina oman alueesi lakeihin ja asetuksiin, ennen kuin teet päätöksiä pidätystiedoista ja palkkaamisesta.

Tuomio

Loppujen lopuksi on tärkeää muistaa, että pidätystiedoilla ei ole mitään merkitystä ilman vastaavia tuomioita. Riippumatta osavaltiosi tai lainkäyttöalueesi laeista, on aina turvallisempaa olla ottamatta huomioon pidätystietoja työhön liittyvissä päätöksissä.
Me backgroundchecks.comissa emme sisällytä pidätystietoja taustatarkastusraportteihimme. Sen sijaan tarjoamme useita erittäin luotettavia palveluja, jotka on suunniteltu auttamaan sinua seulomaan ehdokkaita ja työntekijöitäsi vastuullisesti
ja tehokkaasti. US OneSEARCH- ja US OneVERIFY-palvelumme hyödyntävät yli 670 miljoonaa tietuetta kaikista 50 osavaltiosta (sekä Washingtonista, Guamista ja Puerto Ricosta). Tarjoamme myös paikallisia, osavaltioiden ja liittovaltion rikoshakuja sekä useita muita kattavia taustantarkistuspalveluja.