Jos olet kaltaiseni ja pyörität yritystä tai sivutoimista yritystoimistoa kotitoimistosta käsin (tai työskentelet joskus etätyönä), ymmärrät, kuinka tärkeää on, että kotitoimistossasi ei ole epäjärjestystä ja että kotitoimistosi on minimalistinen ja selkeä.

Varttuessani lapsena äitini sanoi aina: ”selkeä tila, selkeä mieli”. Tuo pieni nugetti on aina jäänyt mieleeni. Uskon siihen.

Ystäväni Joshua Becker kirjoitti juuri uuden kirjan The Minimalist Home: a room-by-room guide to a decluttered, focused life. Siinä hän omistaa luvun kotitoimistolle.

Ajattelin, että nyt on täydellinen hetki jakaa vinkkejä minimalistisen kotitoimiston pitämiseen, kertoa sinulle päivityksen kotitoimistoni tilanteesta, kertoa ajatuksiani Joshuan kotitoimistovinkeistä ja jakaa toimintasuunnitelmani, joiden avulla poistan osan työelämäni sotkuisesta kaaoksesta.

Tiesitkö? Yhteistyökumppaniemme FlexJobsin mukaan:

”3,9 miljoonaa yhdysvaltalaista työntekijää eli 2,9 % koko yhdysvaltalaisesta työvoimasta työskentelee vähintään puolet ajasta kotoa käsin, kun vastaava luku vuonna 2005 oli 1,8 miljoonaa (115 %:n kasvu vuodesta 2005).”

Meistä monilla on työtilat kotona. Ja lisää ihmisiä liittyy joukkoomme joka päivä. Katsotaanpa joitakin tapoja (vahvasti yllä olevan kirjan innoittamana), joilla voimme siivota tuon tilan ja olla tehokkaampia.

Määrittele kotitoimistotilasi

Tämä on tärkeä vaihe, jonka usein ohitamme, kun yritämme luoda rauhallisen kotitoimiston. Tyypillisesti, enemmän kuin mikään muu huone, kotitoimisto voi olla kokoava huone monille asioille: toimisto (liiketoiminta vs. sivutoimi vs. perheen raha-asiat), varasto, pianohuone, lukuhuone, ylimääräinen leikkihuone jne.

On ihan okei, että huone on omistettu muutamalle näistä asioista, jos se on iso tila, mutta se ei voi olla kaikkea tätä. Aseta joitain rajoja sille mitä tämä huone on? Voitko siirtää joitain muita toimintoja pois tästä tilasta?

Loppusanat: älä yritä tehdä liikaa tässä yhdessä tilassa. Kaaos johtaa luonnollisesti epäjärjestykseen.

Miten määrittelen tilani:

Kotitoimistollani on ollut useita iteraatioita, mutta tällä hetkellä se on omistettu työskentelylleni tämän verkkosivuston parissa (minulla on seisomapöytä ja tavallinen toimistopöytä – molemmat tein ja käytän niitä), siellä hoidan osan perheemme raha-asioista ja siellä annan lasteni harjoitella näppäimistön käyttöä tai satunnaisesti pelata valitsemaansa tietokonepeliä – Prodigy Mathia. Siihen mahtuu myös ajoittain tilapäistä FinConiin liittyvää säilytystilaa.

Koska käyn yhteistyötilassa kahtena tai kolmena päivänä viikossa, minusta on ihan okei, että kotitoimistoani käytetään lasten näppäimistön tai tietokonepelien pelaamiseen siksi aikaa, kun en ole siellä – tähän toimintaan käytetään vain kahta ylimääräistä esinettä, jotka voidaan helposti säilyttää. Mutta tämä tila ei ole FinCon-säilytystilaa varten – minulla on sitä varten varsinainen säilytystila. Minun on siis huolehdittava siitä, että tavaraa ei enää hiipiä tähän tilaan.

Seuraava: 7 erilaista toimistotilaa nousevalle yrittäjälle

Toimistosi työpöydän laatikot ja kaapit

Kun sinulla on tavoite tälle tilalle, on aika siivota laatikot ja kaapit. Jos sinulla on ollut kotitoimistosi jo jonkin aikaa, sinulla on todennäköisesti muutamia työpöydän laatikoita ja arkistokaappeja, joihin on kertynyt muutamia tavaroita.

Puhdistetaan ne. Ota kaikki pois laatikoista ja kaapeista ja laita ne takaisin vain, jos olet käyttänyt niitä viimeisen vuoden aikana tai jos sinun on säilytettävä ne kirjanpitoa varten. Säilytä vain yksi kutakin toimistovälinettä tai -tarviketta.

Pane kaikki muu kasaan myytäväksi, lahjoitettavaksi tai roskiin. Vanhaa elektroniikkaa voi myydä Decluttrin kaltaisella sivustolla (lue arvostelumme).

Mitä kirjanpitoa sinun pitäisi siis säilyttää? En yritä käsitellä tätä koko listaa tässä, mutta lisään muutamia keskeisiä kohtia:

• Hanki itsellesi kassakaappi niille fyysisille/kohokuvioiduille ”ikuisuusesineille”: passeille, testamenteille, avioliittoluville, henkivakuutussopimuksille, arvonimille, kauppakirjoille ja syntymätodistuksille. Käytän tätä pientä, tulenkestävää kassakaappia (Amazon.comista) ja olen huomannut, että kun se alkaa täyttyä, joudun heittämään osan tavaroista pois. Pieni kassakaappi = vähemmän sotkua.
• Säilytä kaikki verotiedot arkistokaapissa tai säilytysastiassa vähintään seitsemän vuoden ajan. Tässä lisää IRS:ltä verotietojen säilyttämisestä.
• Säilytä kaikki asuntolainojen, lainojen ja sijoitusten myöntämisasiakirjat niin kauan kuin sinulla on velka tai sijoitus.
• Älä säilytä selvityksiä, laskuja, kuitteja, saat ne netistä. Äläkä säilytä mitään sellaista, joka korvataan uudemmalla versiolla (kuten vakuutuskirjat).
• Loppujen lopuksi digitalisoi niin paljon kuin mahdollista. On hyvä idea jopa ottaa kuva ”ikuisista tavaroistasi”, jotta ne ovat tallessa.

Pöytälaatikkoni laatikot ja kaapit:

Yhdessä työpöydässäni on laatikoita ja arkistokaappeja, joten siellä on yhdistelmä toimistovälineitä (nitojia, kyniä jne.), henkilökohtaisia talouskansioita ja shekkivihkoja, yritystoiminnan kansioita ja shekkivihkoja sekä joitain pieniä elektroniikkakaapeleita ja -varusteita.

Minulla on myös pari kirjahyllyä, joissa molemmissa on kaapit: toisella puolella säilytetään kassakaappia ja tulostinta, ja toisella puolella satunnaisia laatikoita, tarvikkeita ja FinCon-tarvikkeita.

Minun täytyy ottaa vanhat yritystietoni ja antaa jonkun palveluntarjoajan skannata ne ja järjestää ne minulle. Minun täytyy myös käydä nuo pienet elektroniset tarvikkeet kerran läpi ja päättää, mitä ei ole käytetty vähään aikaan.

Loppujen lopuksi tarvitsen laatikon täysin tyhjäksi, jotta voin päivän päätteeksi ottaa kaiken pois työpöydältä ja säilyttää sen poissa näkyviltä. Haluan, että työpöytä on puhdas jokaisen päivän päätteeksi.

Related: 6 Taloudellista hyötyä kotona työskentelystä

Ei ylimääräistä sisustusta esillä: Kirjat, tutkintotodistukset ja ylimääräiset huonekalut

Nyt kun kaikki kulissien takana on järjestetty, voimme tarkastella uudelleen sitä, mikä on näkyvillä. Onko toimistossasi liikaa tavaraa seinillä, hyllyillä tai yksinkertaisesti lattialla?

Muistathan, että sitouduit edellä tavoitteeseen tehdä tästä todella kotitoimisto.

• Aloitetaan vetämällä pois kaikki huonekalut, jotka eivät sovi. Etsi niille toinen paikka talosta tai hankkiudu niistä eroon.
• Sitten tartu seiniin. Joshua viittaa kirjassaan tutkintotodistusten ja palkintojen ”egoseinään”. Hankkiudu eroon kaikesta seinällä olevasta, ”mikä on enemmän häiritsevää kuin hyödyllistä”.
• Viimeiseksi, vedä kaikki kirjat pois, äläkä laita niitä takaisin, ellet ole lukemassa sitä, et lue sitä lähiaikoina tai kirjalla on tunnearvoa. Harkitse täälläkin siirtymistä digitaaliseen. Käytän nykyään Audiblea kaikkeen ”lukemiseen” ja koen paljon tuottavammaksi kuunnella matkalla ja itselleni sopivalla nopeudella.

Sisustukseni ja huonekaluni:

Syyllistyn ”egoseinään”. Vaikka olenkin ylpeä koulutuksestani ja on varmasti mukavaa, että menestyksestä palkitaan, nämä asiat tuntuvat hieman vanhentuneilta eivätkä ole yhtä tavoiteltavia tai mielekkäitä kuin jotain raikasta ja yksinkertaista.

Huoneessani on myös muutama soitin, jotka ovat tässä vaiheessa enemmänkin sisustusta. Niille pitää löytää toinen paikka tai hankkiutua niistä eroon. Kirjojeni kanssa pärjään aika hyvin ja pidän ne karsittuina vain yhteen hyllyyn kirjahyllyssäni.

Luulempa, että tutkintotodistusten ja pokaalien on aika tulla alas. Keskustelen vielä soittimista. Mielestäni kitaran voisi ripustaa seinälle ja ottaisin sen todennäköisemmin käteeni ja soittaisin sitä. Rumpu on siirrettävä kaappiini tai lahjoitettava.

Sitoutua siistiin työpöytään

Jos olet kuten minä, siisti työpöytä vaikuttaa luultavasti eniten henkiseen hyvinvointiin työympäristössä. Mikään ei ole suloisempaa kuin astua työtilaani ja löytää siisti, puhdas ja sotkuinen työpöytä, josta pääsen aloittamaan päivän työt. Tämä ei tapahdu luonnostaan, joten sinun on sitouduttava siihen.

Työpöytäsi on niitä asioita varten, joita parhaillaan työstät. Ei mitään muuta. Älä säilytä työpöydälläsi tavaraa, joka voisi/pitäisi olla jossain muualla. Tämän takia yllä oleva #2 on niin tärkeä. Jätä työpöytälaatikko tarpeeksi tyhjäksi, jotta se on aina käytettävissä usein kiertävien työpöytäesineiden säilyttämiseen.

Minun työpöytätilanteeni:

Ei ole harvinaista, että työpöytäni sotkeutuu postista, matkoilta kotiin tuoduista tavaroista, käyntikorteista, välipaloista, hatuista, hanskoista, lisävarusteista, tarroista ja rihkamasta. Minulla on tapana palata työpöydän siivoamiseen noin muutaman viikon välein.

Minua on auttanut hieman se, että minulla on yksi roskakori työpöydällä ja sitoudun pitämään kaiken siellä. Toinen asia, joka on auttanut, on tämän monitoritelineen ostaminen Amazonista, joka antaa minulle tilaa monitorin alle säilyttää näppäimistöä ja hiirtä päivän päätteeksi.

Yritän löytää tilaa työpöytäni laatikoista, jotta voin siirtää tuon paperisäiliön. Silloin työpöydän päällä on vain ja ainoastaan se asia, jota työstän juuri sillä hetkellä. Jos siellä ei ole mitään, niin luulen, että pudottelen vähemmän todennäköisesti rihkamaa tai kortteja tai muita satunnaisia esineitä työpöydälle jatkuvasti.

Käsittele saapuva paperi

Kotitoimistoon kerääntyy yleensä paljon paperia, joten sinun on luotava järjestelmiä, joiden avulla voit lajitella tämän paperityön läpi nopeasti ja tehokkaasti.

• Ensiksikin, jätä pois mahdollisimman paljon roskapostia ja tiliotteita, jos voit. Käy pankissasi puuttumassa tiliotteisiin ja käy FTC:ssä hakemassa tietoa siitä, miten lopetat kaikki tarjouspyynnöt. Sinun ei tarvitse saada tätä tavaraa!
• Toiseksi, hanki kierrätysastia tai silppuri ja aseta se työpöytäsi viereen. Mielestäni tämä on hyväksyttävä esine, joka on ulkona, koska se luo nopeaa toimintaa. Heti kun posti tulee, lajittele se kaikki ja pudota sitten roskat ja avatut kirjekuoret kierrätysastiaan. Valmis!
• Jos kyseessä on tiliote tai lasku tai muu tärkeä taloustieto, arkistoi se asianmukaiseen paikkaan. Yhdeksän kertaa kymmenestä otan yleensä vain kuvan asiasta ja lähetän paperiversion joka tapauksessa kierrätykseen. Voin yleensä käsitellä sen digitaalisesti.

Miten käsittelen paperia:

Minulla on tapana antaa paperin kasaantua roskakoriin ja käyn sen yleensä läpi joka viikko tai joka toinen viikko. Kun teen tämän päivittäin vs. viikoittain, huomaan tietysti, että pystyn pitämään sotkun paremmin kurissa.

As for opting out of mail, tein sen itsekin useita vuosia sitten ja se on toiminut hyvin. Saan asioita ensisijaisesti tutuilta yrityksiltä. Rouva PT ei kuitenkaan ole vielä jättäytynyt pois, joten hän saa edelleen tonneittain tarjouksia moitteettomien luottotietojensa ansiosta.

Aion rohkaista rouva PT:tä jättäytymään pois. Mitä tulee saapuvaan paperiin, viikoittaisen rutiinin pitäisi olla hyvä toistaiseksi, kunhan tuo roskakori menee laatikkoon.

Loppuajatuksia minimalistisesta kotitoimistosta

Toivottavasti joidenkin näiden askelten ottaminen johtaa onnellisempaan ja terveellisempään työelämään sinulle ja perheellesi.

Kotitoimisto voi olla erikoislaatuinen paikka, jossa tärkeät, elämää muuttavat työt tehdään. Älä siis laiminlyö sitä, kun yrität luoda minimaalista elämäntapaa.

Lopetan lainaukseen Joshuan kirjasta, jonka koin erityisen hyödylliseksi meille sivutoimisille:

”Minimoidulla kotitoimistolla saat – ja pysytkin – huipulla kaikessa työssä, jota siellä teet. Ja tässä on se juttu: kun olet sen päällä, näet enemmän… ja alat ryhtyä toimiin saavuttaaksesi enemmän. Ehkäpä astuttuasi lauantaiaamuna kotitoimistoosi ja huomattuasi, että olet täysin kiinni toimiston askareissa, voit suunnitella, miten aloitat sen osa-aikaisen yrityksen, jota olet ajatellut.”

Minimalistinen koti: Huone huoneelta -opas siistittyyn, keskittyneeseen elämään on saatavilla Amazomista. Se auttaa sinua siistimään koko kotisi, ei vain toimiston.”

Ja kuten Joshua aina tykkää jakaa, voit yksinkertaisesti varata sen ilmaiseksi paikallisesta kirjastostasi, jos et halua ostaa toista kirjaa. Voit oppia lisää Joshuasta kuuntelemalla tämän podcast-jakson, jonka tein hänen kanssaan.

Mitkä ovat sinun vinkkisi sotkuisen kotitoimiston pitämiseen?