ShiftPlanning yleiskatsaus
Tavoite
Tämän ohjeen tavoitteena on auttaa sinua ymmärtämään, miten voit käyttää ShiftPlanning-moduulia työntekijöidesi aikataulujen luomiseksi tai hallitsemiseksi.
Yleiskatsaus
Käyttäytyminen:
Käytetään seuraavissa kohteissa:
Tietokone
Käytetään seuraavissa kohteissa:
Välilehti ’ShiftPlanning’ on keskeinen keskus, jossa voit helposti luoda tai hallita henkilökuntasi aikatauluja Olipa sinulla yksi tai useampi toimipiste, ShiftPlanningissa on vankat näkymät, joiden avulla on helppo suunnitella ja visualisoida henkilökuntasi aikatauluja.
Käynnistät ShiftPlanning in Humanity -verkkosovelluksen milloin tahansa napsauttamalla sivun yläreunassa olevaa välilehteä ’ShiftPlanning’.
Tietoa ennen kuin aloitat:
- Päälliköillä/hallinnoijilla on täysi käyttöoikeus sovellukseen luodakseen ja hallinnoidakseen henkilökunnan aikatauluja.
- Valvojat voivat hallinnoida kaikkia toimipisteitä/paikkoja/henkilökuntaa+palkat.
- Suunnittelija hallinnoi tiettyjä sijainteja/paikkoja/henkilöstöä, jotka on myönnetty henkilöstölle Suunnittelijaoikeudet-välilehdellä.
- Työntekijöille voidaan myöntää aikataulutusoikeus tiettyihin sijainteihin.
Tässä opetusohjelmassa hahmoteltu skenaario koostuu seuraavista rakennuspalikoista:
- Aikataulunäkymät
- Perusnäkymät
- Aikataulunäkymät
- Suodatinpaneeli
- Edistyneemmät suodattimet
- Vuorojen luominen
- Vuorojen muokkaus
- Uusi kokemus vuorojen luomisesta
- Aikataulun julkaisu
- Aikataulujen julkaisu ja uudelleenjulkaisu
- Aikatauluristiriidat
- Tallenna viittaus ajanjaksoon
- Aikataulutoiminnot
- Aikatauluhaku
- Aikataulun muistiinpanot
- Lomapyyntöjen estäminen tietyille Dates
- ShiftPlanning Settings
- Hot Keys
.
Schedule Views
ShiftPlanning-välilehti avautuu oletusarvoisesti ”week”-näkymään, voit kuitenkin aina vaihtaa näkymiä aikataulun oikeasta yläreunasta. Käydään tämä yksityiskohtaisesti läpi.
Aikataulunäkymät auttavat sinua visualisoimaan aikataulun paremmin päivämäärävälin ja näkymän mukaan. Oikeassa yläkulmassa olevan ’ShiftPlanning’-välilehden alla aikataulunäkymiä voidaan muuttaa näkymätyypin ja päivämäärävälin perusteella. Voit siirtyä aikataulussa eri päivämääriin minkä tahansa valitun näkymän alla napsauttamalla sivun yläreunan keskellä olevia nuolia.
”Perusnäkymiä” on neljää eri tyyppiä:
- Työntekijänäkymä
- Positio-näkymä
- Visuaalinäkymä
- Luettelonäkymä
Näitä voi edelleen tarkastella ”Aikajananäkymässä” ”Perusnäkymästä” riippuen:
- Päivä
- Viikko
- 2 viikkoa
- 4 viikkoa
- Kuukausi
PERUSNÄKYMÄT
Työntekijänäkymä
Työntekijänäkymässä luetellaan vasemmalla henkilökuntasi nimet ja kalenterissa niitä vastaavat vuorot.
Positio-näkymä
Positio-näkymässä luetellaan henkilökuntasi positiot vasemmalla puolella ja niitä vastaavat vuorot kalenterissa.
Jos työnjohto on ottanut Asemanäkymän käyttöön sinulle työntekijänä, sinun on napsautettava sovelluksen vasemmanpuoleisesta valikosta ”Aikataulujen yleiskatsaus”, jotta saat asemanäkymän näkyviin itsellesi.
Huomautus: ’Työntekijä- ja asemanäkymä’ voidaan lisäksi mukauttaa näkymään päivä-, viikko-, 2-viikko- ja 4-viikkotilassa.
Näkymänäkymä
Näkymänäkymä parantaa tapaa, jolla näet kaikki työvuorotietosi yhdellä silmäyksellä.
Luettelonäkymä
Luettelonäkymä esittää henkilöstöaikataulusi ylhäältä alas -luettelona, jossa on työvuoron sijainti ja kellonaika.
Huomautus: ”Visuaalinen näkymä ja luettelonäkymä”-näkymä voidaan lisäksi mukauttaa siten, että ne näkyvät Päivä-, Viikko- ja Kuukausitilassa.
Aikataulunäkymät
Aikataulua voi tarkastella Päivä-, Viikko-, 2-viikko, 4-viikko ja Kuukausikohtaisesti käyttämällä aikataulutusohjelman vasemmassa yläkulmassa olevia painikkeita.
Päivänäkymätila
Päivänäkymätila on hyödyllinen silloin, kun halutaan havainnollistaa yksittäisen päivän kattavuutta paremmin. Napsauta ”Päivä”-välilehteä oikeassa yläkulmassa tai paina pikanäppäintä ’D’ nähdäksesi aikataulun päivätilassa.
Viikkotila
Viikkotilan näkymä on oletusnäkymä. Viikon aloituspäiväksi on oletusarvoisesti asetettu maanantai. Voit kuitenkin mukauttaa sen yrityksesi vaatimusten mukaan kohdassa ’ ShiftPlanning Settings’. Viikkotila voidaan lisäksi laajentaa 2 viikkoon tai 4 viikkoon.
Kuukausitila
Kuukausinäkymässä näkyvät kuukauden viikot sekä ’Työvuoroajat’, ’Henkilöstön nimi’ ja ’Työvuoropaikka’ merkittyinä värein. Voit nähdä lisätietoja työvuorosta napsauttamalla työvuoroa.
Suodatinpaneeli
Vasemmalla puolella ShiftPlanning-välilehteä näet suodatinpaneelin, jossa on ’Minikalenteri’, ’Suodattimet’ ja ’Lisäasetukset’-välilehti. Jos et pysty katsomaan paneelia, napsauta ’Nuoli’-vaihtoehtoa ’Aikatauluhaku’-ruudun vieressä. Paneeli voidaan helposti piilottaa napsauttamalla samaa nuolta uudelleen.
Klikattuasi ’Suodattimet’-välilehteä voit tarkastella seuraavia vaihtoehtoja:
- Mini-kalenteri
- Minun aikataulu
- Aikataulun yleiskatsaus
- Vapaa-aikataulu
- Henkilöstön saatavuus
- Primäär. location positions only
- Additional location and positions
- Manage Positions
Mini Calendar
Vasemmasta sivupalkista, voit napsauttaa mitä tahansa päivämäärää ’Minikalenterissa’ ja siirtyä nopeasti mihin tahansa viikkoon tai tiettyyn päivään.
Oma aikataulu
’Oma aikataulu’ on oletusnäkymä, kun työntekijät siirtyvät ShiftPlanning-välilehdelle näyttämään vain omat työvuoronsa. Varmista, että navigoit sopiviin päivämääriin nähdäksesi tulevat/menneet työvuorosi.
Työntekijät voivat napsauttaa työvuorojaan nähdäksesi työvuoron tarkemmat tiedot sekä lisävaihtoehtoja: Vaihda työvuoro (Trade Shift), Vapauta työvuoro (Release Shift), Pudota työvuoro (Drop Shift), Toimita työyksikkö (Submit Work Unit), Määrittele käytettävyys (Set-up the availability), Tarkastele muistiinpanoja (View notes), Tarkastele päivystystietoja (View On Call details) ja Työvuoron vahvistus (Shift Acknowledgement).
Päälliköillä on myös pääsy tähän näkymään vasemmanpuoleisesta suodatinpaneelista ShiftPlanning-välilehdeltä, jossa heille näytetään vain heidän työvuoronsa lukutilassa.
Aikataulun yleiskatsaus
Valitsemalla ’Aikataulun yleiskatsaus’ vasemmanpuoleiselta sivupalkilta, se näyttää koko yrityksen aikataulun valitsemasi ’perus-’ ja ’aikajanan’ näkymän mukaisena. Voit myös valita Ensisijaisen sijainnin sijainnin ja Lisäsijainnit suodattaaksesi aikataulun yksittäisen tai useamman sijainnin ja sijainnin mukaan.
Kohdassa ’Aikataulujen yleiskatsaus’ voit myös lisätä työntekijöitä napsauttamalla ’Lisää työntekijöitä’ -kuvaketta, kun napsautat sitä, se avaa ponnahdusikkunan, jossa voit lisätä etunimen, sukunimen/sukunimet ja sijainnin.
Huomautus: Saatat pystyä tarkastelemaan vain ensisijaisen sijainnin virkoja, se on sovelluksen oletuskäyttäytyminen.
Loma-aikataulu
Valitsemalla ’Loma-aikataulu’ vasemmanpuoleisesta sivupalkista näet, ketkä yrityksessäsi ovat lomalla. Esimiehet voivat klikata ’Hyväksyttyjä’ lomia ja ’Hyväksymättömiä’ tulevia vapaita tai poistaa aiempia vapaita.
Henkilöstön saatavuus
Tämän saatavuusominaisuuden avulla esimiehet voivat tarkastella saatavuutta ShiftPlanningin kalenterissa luodessaan työvuoroja ’Työntekijänäkymässä’ vain, jos työntekijät ovat asettaneet saatavuutensa. Tämä ominaisuus aktivoituu automaattisesti, jos luot työvuoroja Päivä- tai Viikkonäkymässä.
Voit myös valita tietyn työntekijän suodattaaksesi tarkemmin ja nähdäksesi saatavuustiedot.
Hallitse positioita
Klikkaamalla ’Hallitse positioita’ se ohjaa sinut ’Henkilöstö-moduuliin’, jossa voit luoda ja hallita henkilöstön positioita tarvittaessa.
Lisäsuodattimet
Valitsemalla ’Lisätiedot’-välilehden, voit suodattaa näkymää edelleen ’Työvuorotyypin’, ’Etäiset toimipaikat’, ’Ammattitaidot’ tai ’Työntekijät’ mukaan.”
Vuorojen luominen
Ennennäkemättömän helppoa ei ole koskaan aiemmin ollut työvuorojen luominen. Klikkaa yksinkertaisesti työntekijää/asemaa vastaavaa kalenterisolua, lisää päivämäärä ja työvuoron kellonaika.
Vuorojen muokkaaminen
Klikkaa mitä tahansa työvuoroa, niin avautuu ’Työvuoron muokkaus’-ikkuna, jossa voit tehdä mitä järeimpiä asioita.
Ponnahdusikkunan ’Vuorojen muokkaus’ ominaisuudet:
- Vaihda työvuoron paikkoja napsauttamalla paikan nimen päällä
- Lisää työvuoron otsikko ylhäältä
- Muokkaa vuoron alkamis- ja päättymispäivämäärää sekä kellonaikaa
- Aseta työvuoro toistettavaksi napsauttamalla vaihtoehtoa Repeat.
- Määritä työvuoro avoimeksi napsauttamalla vaihtoehtoa ”Määritä avoimet paikat”
- Määritä etätyöpaikat työvuoroihin
- Lisää lisämerkintöjä työvuoroon
- Lisää tehtäviä
- Suodata taitojen mukaan
- Määritä henkilökunta työvuoroihin
- Vuoron kuittaus
- In-line Shift Approval
- Assign Staff from other positions
- Schedule Breaks
- Assign Work Units
- Filter by Seniority (Read about Seniority-Based Scheduling)
- Auto – Fill Shift
- Shift History
- Deleting Shifts
New Shift Creation Experience
Käyttääksesi uuden työvuoron luomista, napsauta Julkaise-painikkeen vieressä olevaa ’Schedule Action’ -kuvaketta ja napsauta ’Show New Shift Creation’. Tämä on suunniteltu uudelleen, ja sen tarkoituksena on tehdä työvuoron luomisesta entistä helpompaa ja nopeampaa.
Julkaise aikataulu
Aikataulujen julkaisemisen ideana on se, että jotkin esimiehet haluavat tehdä muutoksia aikatauluun ilman, että henkilöstö näkee nämä muutokset heti. Kun esimies on valmis, hän voi sitten napsauttaa ’Julkaise’,ja muutokset tulevat käyttöön.
’Julkaise’ -välilehti sijaitsee ShiftPlanning-välilehden oikeassa yläkulmassa. Työvuorojen julkaiseminen lähettää myös sähköposti-/tekstiviesti-ilmoitukset työntekijöille.
Huomautus: Esimiehet voivat poistaa Julkaise-välilehden käytöstä ShiftPlanning-asetuksissa. Julkaisu-toiminnon poistaminen käytöstä antaa henkilöstöllesi näkyvyyden uusiin työvuoroihin/vuoromuutoksiin välittömästi (ei suositella).
Julkaise ja julkaise aikataulut uudelleen
Kun julkaiset aikataulun, kaikki samoihin työvuoroihin tehdyt jälkikäteiset muutokset näkyvät henkilöstölle välittömästi ilman, että aikataulua tarvitsee julkaista uudelleen. Uudelleenjulkaisu-toiminnolla ilmoitetaan muutoksista vain henkilökunnalle sähköpostitse.
Aikatauluristiriidat
’Ristiriita’-välilehti ilmestyy automaattisesti ShiftPlanningin sivun oikeaan yläkulmaan. Aikatauluristiriitoja voi esiintyä, kun suunnitellut työvuorot ovat ristiriidassa jonkin määritetyn aikataulusäännön kanssa. Lisäksi vuoro, jossa on ristiriita, korostetaan punaisella katkoviivalla.
Klikkaamalla huomautusta näytetään ristiriidan yksityiskohdat sekä korostetaan vuoro, jossa on ristiriita. Esimiehet voivat ratkaista ristiriidat tai jättää ne huomiotta ennen julkaisemista.
Viittauksen tallentaminen ajanjaksoon
Tällä uudella ominaisuudella halusimme antaa kaikille käyttäjillemme uskomattoman tehokkaan ja yksinkertaisen tavan ”tallentaa” tai ”merkitä kirjanmerkkeihin” aiemmat työvuoroluettelot, jotta he voivat helposti viitata niihin ja jopa käyttää niitä uudelleen milloin tahansa.
Aikataulutoiminnot
Klikkaa ShiftPlanning-välilehden yläosassa olevan julkaisupainikkeen vieressä olevaa ”nuoli alaspäin”-kuvaketta, jolloin näkyviin tulee pudotusvalikko, jossa on tehokas toiminto.
Pudotusvalikon ’Schedule Actions’ ominaisuudet:
- Tulosta ja tallenna
- Kopioi aikataulu
- Ohjattu aikataulu
- Importoi aikataulu
- Aikataulun synkronointi
- Tyhjennä aikataulu
- Vapauta haamu. Shift
- Show Budget Mode
- Show Forecast/Hour graph
- Show New Shift Creation
Schedule Search
Vasemmassa yläkulmassa ShiftPlanning-välilehdellä, ’Aikatauluhaku’ on käytettävissä haluttujen työvuorojen nopeaa etsimistä varten. Kirjoita hakuparametri ja paina ’Enter’ näppäimistöllä.
Hakuparametrit ovat:
- Haku työntekijän mukaan
- Haku työtehtävän mukaan
- Haku työvuorotietojen mukaan
Aikataulun muistiinpanot
Kirjoita aikataulumuistiinpanoja Humanity-aikatauluihisi, joita voit käyttää antaaksesi itsellesi muistutuksia työssä päivittäin. Nyt voit kirjoittaa muistiinpanoja sekä itsellesi että työtovereillesi, jotka ovat näkyvissä aina, kun vilkaiset työaikatauluasi. Tämä on samanlaista kuin ’Sticky Notes’ työpöydälläsi tai tietokoneen työpöydällä.
Klikkaa ’Aikataulu’-välilehteä avataksesi työaikataulusi. ’Muistiinpanokuvake’ on aivan aikataulukalenterin päivämäärien vieressä.
Tallennettuasi muistiinpanon voit edelleen ’julkaista’, ’muokata’ ja ’poistaa’ sen tarvittaessa myös alla olevien kuvakkeiden avulla:
Lomapyyntöjen estäminen tietyille päivämäärille
Johtajana, esimiehenä ja aikatauluttajana voit nyt estää lomapyynnöt tietyille päivämäärille luomalla muistiinpanon tiettyyn päivämäärään, jolta lomapyynnöt halutaan estää.
Kun huomautusikkuna on avattu, merkitse yksinkertaisesti ’Älä salli vapaata’ -valintaruutu.
ShiftPlanning-asetukset
Käyttäjillä, joilla on ’Johtaja’-oikeudet, on mahdollisuus valvoa, mitä henkilökunta voi tehdä toimenpiteitä ja mitä se voi tarkastella ShiftPlanning-tileillä. Nähdäksesi asetusten lisätietoja voit asettaa hiiren kursorin asetuksen päälle, jolloin se avautuu näytölle.
Mukauttaaksesi asetuksia yrityksesi tarpeiden mukaan voit siirtyä välilehdelle Asetukset > ShiftPlanning > Lisäasetukset alla esitetyllä tavalla:
Hot-Keyes
Hot-keysit ovat näppäimistön pikanäppäimiä, joiden avulla sovellus voi nopeuttaa työskentelyä navigoidessasi aikataulujen välillä ja vaihtaessasi eri päivämääränumeroväleistä ja näkymistä.
Vaihtaaksesi nopeasti ShiftPlanning-sivun päivämäärävälejä käytä seuraavia pikanäppäimiä:
- Ctrl+Up: Siirry edelliseen päivämääräväleihin
- Ctrl+Left: Siirry edelliselle päivämäärävälille
- Ctrl+Oikea: Siirry seuraavalle päivämäärävälille
- Ctrl+Alas: Siirry seuraavalle päivämäärävälille
Vaihda helposti Shiftplanning-näkymätiloja käyttämällä seuraavia näppäimiä:
- T: näkymä tänään
- W: näkymä viikossa
- M: näkymä kuukaudessa/4 viikkoa
- D: näkymä päivässä
Jos sinulla on lisäkysymyksiä, älä epäröi ottaa yhteyttä osoitteeseen [email protected]. Hyvää suunnittelua!