ARARA:n toimintatapakäsikirja
Kesäkuu 2007 Sivu 3.2-1
3.2 KOKOUSPÖYTÄKIRJA
Mitä pitää sisällyttää: Robert’s Rules of Order, käsikirja voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden johtamiseen, selittää, että pöytäkirja on kirjaus siitä, mitä kokouksessa tehtiin, ei siitä, mitä sanottiin.
Pöytäkirjaan tulisi vähintään sisällyttää:

1. Kokouksen nimi ja laji. Onko kyseessä hallituksen sääntömääräinen kokous, vuosikokous, asuntokomitean kokous vai ylimääräinen kokous. Jos kyseessä on ylimääräinen kokous, liitä mukaan kopio jäsenelle annetusta kokouskutsusta.
2. Päivä, paikka ja kellonaika, jolloin kokous alkoi ja päättyi.
3. Puheenjohtajan ja sihteerin tai heidän varahenkilönsä nimet.
4. Läsnä olleiden äänioikeutettujen jäsenten nimet ja tieto siitä, oliko kokous päätösvaltainen. Voit jakaa ilmoittautumislomakkeen ja liittää sen pöytäkirjaan.
5. Vieraiden nimet ja aiheet.
6. Hyväksyttiinkö edellisen kokouksen pöytäkirja tai oikaistiinko sitä.
7. Esitykset. Sinun on kirjattava:
   • esityksen tarkka sanamuoto
   • kuka teki esityksen
   • äänestyksen tulos
8. Kertomukset. Merkitään mietinnön nimi, sen esittäneen jäsenen nimi ja kaikki mietinnön johdosta tehdyt toimenpiteet. Jos mietintö oli kirjallinen, liittäkää se mukaan tai kertokaa, mistä se löytyy. Suullinen raportti voidaan tiivistää lyhyesti.
9. Muut toimet, toimeksiannot ja määräajat, päätöslauselmat ja suositukset voidaan kirjata lyhyesti.
10. Sihteerin allekirjoitus, kun pöytäkirja on hyväksytty.

Keskustelun tiivistäminen
Jotkut johtokunnat voivat halutessaan mennä perusasioita pidemmälle ja sisällyttää siihen ylimääräisiä asioita. Esimerkiksi yhteenveto keskustelusta voi antaa kattavamman kuvan kokouksesta. Tämä voi olla hyödyllistä niille jäsenille, jotka eivät päässeet osallistumaan kokoukseen, ja niille, jotka katsovat taaksepäin järjestön historiatietoja. Yhteenvetojen, jos ne sisällytetään pöytäkirjaan, tulisi olla tasapainoisia ja sisältää tärkeimmät vastakkaiset näkökannat, vaikka niitä ei hyväksyttäisikään.
Mitä jätetään pois
Pöytäkirja on tosiasioihin perustuva selvitys asioista. Älä sisällytä:

• Mielipiteitä tai tuomioita: Jätä pois lausunnot kuten ”hyvin tehty raportti” tai ”kiivas keskustelu.”
• Kritiikkiä tai kehuja: Jäseniin kohdistuvaa kritiikkiä, hyvää tai huonoa, ei tulisi sisällyttää, paitsi jos se tapahtuu virallisen esityksen muodossa. Kiitokset tai kiitokset tulisi sisällyttää vain, jos kokouksen osallistujat ovat olleet asiasta yksimielisiä. (Esimerkiksi suosionosoituksin.)
• Keskustelu: Jos organisaatio on päättänyt sisällyttää keskusteluyhteenvedot, älä personoi sitä tallentamalla yksittäisten henkilöiden näkemyksiä.
• Kertomusten pitkällinen kertaaminen: Kerro vain pääkohdat tai keskeiset seikat, varsinkin jos liitteenä on kirjallinen raportti.

Pöytäkirjan hyväksyminen
Pöytäkirjasta tulee virallinen vasta, kun se on luettu ja hyväksytty virallisella äänestyksellä. Sihteerin tulisi lukea ne seuraavassa varsinaisessa kokouksessa. Puheenjohtaja pyytää tämän jälkeen oikaisuja ja lisäyksiä ja pyytää äänestystä.
Jäsenet voivat sopia, että pöytäkirjan lukeminen ääneen jätetään väliin, jos jäsenillä on ollut riittävästi aikaa lukea se etukäteen. Tämä on hyvä tapa säästää aikaa ja auttaa samalla jäseniä valmistautumaan kokoukseen.
Luottamuksellinen asia
Joskus kokous vaatii luottamuksellisuutta, esimerkiksi kun käsitellään arkaluonteisia henkilöstöasioita. Tällöin johtokunta voi äänestää toimeenpanokokouksesta, johon voivat osallistua vain jäsenet ja kutsutut vieraat. Johtoryhmän istunnon pöytäkirjan lukevat ja hyväksyvät vain johtoryhmän istuntoon osallistuneet jäsenet. Halutessaan osallistujat voivat halutessaan asettaa pöytäkirjan kaikkien jäsenten saataville, mutta keskustelun on pysyttävä luottamuksellisena. Johtoryhmän istuntojen pöytäkirjat pidetään erillään tavanomaisista pöytäkirjoista.
Kalifornian lakien asiaankuuluvat pykälät:
Title 1: Corporations
Division 2: Non-Profit Corporation Law
Part 2: Non-Profit Public Benefit Corporations
Chapter 13: Records, Reports and Rights of Inspection
Article 3: Tarkastusoikeudet
6333. Jäsenten, hallituksen ja hallituksen komiteoiden tilikirjat ja pöytäkirjat
ovat
avoinna tarkastettaviksi, jos kuka tahansa
jäsen kirjallisesti pyytää sitä yhtiöltä milloin tahansa kohtuullisena ajankohtana tarkoitusta varten, joka liittyy kohtuullisesti
kyseisen henkilön etuihin jäsenenä.
Title 1: Corporations
Division 2: Non-Profit Corporation Law
Part 3: Non-Profit Mutual Benefit Corporations
Chapter 13: Records, Reports and Rights of Inspection
Article 3: Tarkastusoikeudet
8333. Jäsenten, hallituksen ja hallituksen komiteoiden tilikirjat ja pöytäkirjat
ovat
avoinna tarkastettaviksi
kenen tahansa
jäsenen
kirjallisesta pyynnöstä milloin tahansa kohtuullisena ajankohtana sellaisessa tarkoituksessa, joka liittyy kohtuullisesti
henkilön etuihin jäsenenä.
Kalifornian lakikokoelma
on löydettävissä seuraavasta url-osoitteesta:
http://caselaw.lp.findlaw.com/cacodes/corp.html.