Toimittajan huomautus: Fieldwire on ylpeä voidessaan esitellä rakentamisen asiantuntijan Jim Rogersin blogissamme. Jimillä on vuosikymmenten kokemus rakentamisen johtamisesta ja turvallisuudesta, ja hän on kouluttajana LinkedIn Learningissa – verkkokirjastossa, joka sisältää videokursseja, joita alan asiantuntijat eri puolilta maailmaa opettavat. LinkedIn Learning on loistava lähde rakennushallinnon koulutukseen ja sisältöön, ja se sisältyy, jos sinulla on LinkedIn Premium -tili.

Jim nautti Fieldwirestä oppimisesta niin paljon, että hän loi verkkokurssin siitä, miten Fieldwireä käytetään rakennuspiirustusten ja -prosessien hallintaan, ja se on ilmainen kaikille joulukuun ajan. Sen jälkeen hän loi tämän blogikirjoituksen lukijoillemme, jotka haluavat oppia lisää laadunvarmistus- ja laadunvalvontaprosesseista.

”Laadunvarmistusta” ja ”laadunvalvontaa” käytetään usein virheellisesti vaihdettavissa olevina termeinä, kun keskustellaan laajasta laatukysymyksestä rakentamisessa; nämä kaksi termiä kuvaavat kuitenkin itse asiassa hyvin erilaisia toimintoja. Vaikka molemmat pyrkivätkin toimittamaan lopputuotteen, joka vastaa hankkeen eritelmiä ja asiakkaan odotuksia, ne pääsevät tulokseen kahdella hyvin erilaisella tavalla.

Laadunvarmistus (QA) tarkoittaa sellaisten ennakoivien prosessien toteuttamista, joilla pyritään ehkäisemään virheitä. Laadunvalvonta (Quality Control, QC) tarkoittaa yksinkertaisesti prosessia, jossa tuote tarkastetaan virheiden tunnistamiseksi ja korjaamiseksi. Työkaluna QC:tä voidaan pitää korjaavana työkaluna, jonka tyypillisesti suorittaa työmaalla tietty henkilöryhmä; tarkastajat ja projekti-insinöörit, jotka kävelevät ja dokumentoivat korjaavia toimenpiteitä vaativat kohteet. QA on johtamisväline, johon voidaan sisällyttää kaikki tiimin jäsenet suunnitelluilla ja järjestelmällisillä toimilla, joilla pyritään ehkäisemään virheet ennen niiden syntymistä.

Rakentamisessa QC on meillä alhaalla. Meillä on rakennustarkastajia, kolmannen osapuolen tarkastajia, testauslaboratorioita ja armeija ihmisiä, jotka kävelevät työmaalla tunnistamassa tarvittavat korjaustoimet, jotka voivat olla pelätyn puutelistan muodossa, joka syntyy usein projektin loppuvaiheessa, kun tahti kiihtyy ja me kaikki työskentelemme viimeistellaksemme, korjataksemme ja lopulta luovuttaaksemme sen käyttö- ja kunnossapitotehtäville.

Minusta me rakennusalalla osaamme hyvin QC:n. Meillä on tapana löytää ongelmamme ajoissa ja saada ne korjattua, jotta asiakas on tyytyväinen ja tyytyväinen projektiin. Todellinen ongelma rakentamisessa ei ole se, että luovutamme viallisia projekteja, vaan se, että ennen luovutusta löydämme niin paljon korjattavaa! Tähän jälkityöongelmaan viitataan niin usein tiedotusvälineissä ja lukuisissa tutkimuksissa, joiden mukaan jälkityö on suuri ongelma rakentamisessa ja merkittävä syy alamme tuottavuusongelmiin.

Jos on epäilyksiä, on olemassa monia tutkimuksia, jotka tukevat tätä väitettä. Monissa raporteissa, muun muassa tässä XL Catlinin PDF-tiedostossa, rakennustöiden kokonaiskustannuksiksi arvioidaan noin viisi prosenttia rakentamisen kokonaiskustannuksista. Eräässä laajalti siteeratussa Navigant Construction Forumin tutkimuksessa todetaan:

”Keskimääräinen jälkityö hankkeissa voi maksaa 7,25-10,89 prosenttia rakentamisen kokonaiskustannuksista (kun sekä välittömät että välilliset kustannukset otetaan huomioon) ja se voi lisätä aikataulua (projektin viivästyminen) noin 9,8 prosenttia suunnitellusta hankeajasta.”

Tässä missä laadunvalvonnan tavoitteena on löytää mahdolliset puutteet, jotta ne voidaan korjata ennen omistajan luovutushetkeä, laadunvarmistus pyrkii estämään puutteiden syntymisen. Kyllä, me teemme QA:ta rakentamisessa. Varmasti teemme sitä toimitusketjussa materiaalien tasolla, jossa on käytössä laadunvarmistusohjelmia, joilla varmistetaan, että hankkeen rakentamisen aikana käyttämämme materiaalit ja komponentit ovat virheettömiä. Yleisesti ottaen emme kuitenkaan keskity laadunvarmistukseen yhtä hyvin kuin laadunvalvontaan, ja tämä johtuu osittain siitä, että monet alalla työskentelevät eivät ymmärrä eroa.

Jos laadunvarmistuksen tavoitteena on ehkäistä ongelmat jo alun perin, yksi rakentamisen laadunvarmistusohjelman tärkeimmistä tavoitteista on poistaa alalla niin yleinen jälkityö. Yksi tärkeimmistä syistä jälkitöihin rakennusalalla on se, että kenttätyöntekijöillä ei ole tietoa, jota he tarvitsevat tehdäkseen työn oikein ensimmäisellä kerralla. Suunnitelmamuutokset, päivitykset, selvennykset ja toimitukset, joita tapahtuu hankkeen rakennusvaiheen aikana, aiheuttavat jatkuvan haasteen sen varmistamiselle, että uusimmat tiedot päätyvät ajoissa niitä tarvitsevien henkilöiden käsiin. Olosuhteet, joita meille tarjotaan, yksinkertaisesti ylirasittavat nykyisin käytetyt prosessimme. Nämä olosuhteet eivät tule muuttumaan, joten on aika tarkastella niiden hallintaan käytettävien prosessien muuttamista.

Monet AEC-teollisuuden prosessit ovat vanhentuneita, manuaalisia ja paperipohjaisia prosesseja. Monet näistä prosesseista on ajateltava uudelleen, ja monissa tapauksissa vanhoista tavoista on luovuttava kokonaan uusien, digitaalisten työnkulkujen hyväksi, jotka mahdollistetaan nykyisin saatavilla olevien työkalujen ja teknologian avulla.

Aina kun keskustelen digitaalisista työnkuluista, viittaan RFI-prosessiin. Useimmissa rakennushankkeissa tietopyyntöprosessi eli RFI-prosessi on jatkuva, usein päivittäinen rutiini, jossa esitetään kysymys ja saadaan vastaus jostain rakennuspiirustuksissa olevasta asiasta. Se on tärkeä prosessi. Niinkin tärkeä, että meillä on hyvin muodollinen menetelmä näiden kysymysten esittämiseen käyttäen RFI-lomaketta, johon kirjataan jokaisen kysymyksen osalta, kuka kysyy, milloin tarkalleen ottaen kysyttiin, kuka tarkisti kysymyksen, ja tietenkin lomake, joka dokumentoi virallisen vastauksen.

Se on hyvä juttu, se on tarpeellinen, mutta se ei toimi. Aika, joka kuluu kysymyksen, jopa peruskysymyksen, esittämisestä vastauksen saamiseen, on huikea. Prosessin edetessä ainoa henkilö, joka todella tietää vireillä olevasta kysymyksestä, on se henkilö, joka sen esitti. Vielä pahempaa on se, että kun kysymykseen lopulta vastataan, ainoa henkilö, joka näkee vastauksen ajoissa, on jälleen kerran se henkilö, joka kysymyksen esitti. Kyllä, pääurakoitsija lähettää yleensä kopiot vastatusta RFI-kyselystä kaikille urakoitsijoille, mutta tämä on parhaimmillaankin tehotonta. Loppujen lopuksi, jos minulla ei ollut samaa kysymystä alun perin, niin mitä hyötyä siitä on minulle ja työlleni? Ja kenellä on aikaa käydä läpi kaikki ne Q&A:t, kun ne tulevat toimistoon, ja selvittää, mikä niistä koskee meitä? Mikään tästä ei edes lähde käsittelemään sitä, miten nämä tiedot todellisuudessa päätyvät kenttätyöntekijöiden käsiin, jotka itse asiassa tekevät töitä.

Jotain rakennetaan väärin, luotamme siihen, että QC-prosessi löytää nämä asiat, ja sitten korjaamme ne. Siksi prosessi ja RFI-lomakkeet ovat niin tärkeitä. Koska nyt meidän on palattava takaisin ja selvitettävä, kuka maksaa jälkityöt, ja meidän on kirjattava tiedot noihin lomakkeisiin, jotta syyllisyys voidaan sijoittaa oikein. Tästä prosessista on päästävä eroon! Siihen ei ole enää mitään muuta syytä kuin se, että se on juurtunut niin syvälle tapaan, jolla rakennamme, että siitä on vaikea päästää irti.

Tämän paperiprosessin digitoinnista ei myöskään ole paljon apua. Sen sijaan meidän on hyödynnettävä digitaalisia työkaluja, joita meillä on juuri nyt käytettävissämme, jotta voimme luoda täysin uuden digitaalisen työnkulun. Sellaisen, joka on yksinkertainen ja tehokas. Sellainen, joka näyttää suunnilleen tältä:

Paperipiirustukset kentällä korvataan kokonaan digitaalisilla piirustuksilla. Esiin tulevat kysymykset on helppo esittää suoraan digitaalisessa piirustuksessa, jonka kaikki jakavat ja jota kaikki näkevät. Nyt kaikki, kentältä toimistoon, rakennusryhmästä suunnitteluryhmään, näkevät, että kysymys on esitetty. Kysymys osoitetaan sopivalle osapuolelle, joka antaa vastauksen. Ei kirjeessä tai sähköpostissa, vaan suoraan digitaalisessa piirustuksessa. Nyt kaikki näkevät kysymyksen ja vastauksen, ja heidän on pakko nähdä se suoraan rakennuspiirustuksessa, johon he viittaavat kentällä.

Suunnitelmat, joissa on merkintöjä iPad Pron kehyksessä 2018-11

Vaikutukset ja potentiaaliset hyödyt ovat huikeita. Tietojen toimitus on välitöntä ja automaattista. Kysymykset ja vastaukset elävät suoraan piirustuksissa; ohjejoukko, johon kaikki viittaavat. Kenttähenkilökunta saattaa nähdä vastauksia kysymyksiin, joita heidän toimistokollegansa eivät edes tienneet kysyä. Ammattimies voi nähdä vastauksen kysymykseen, joka on täysin erilainen kuin hän on sen tulkinnut. Ihmiset lakkaavat esittämästä samaa kysymystä uudelleen ja uudelleen, koska he näkevät, että kysymys on jo esitetty. Ja kentällä he voivat nähdä vireillä olevan kysymyksen, joka voi vaikuttaa siihen, miten he aikovat rakentaa, ennen kuin he rakentavat väärin.

Tämä on yksi yksinkertainen esimerkki. Niitä on monia muitakin. Täysin uusien digitaalisten työnkulkujen käyttöönotto laadunvarmistusta ja jälkitöiden poistamista silmällä pitäen on elintärkeää alallamme, jos aiomme parantaa rakentamisen paljon puhuttua tuottavuusongelmaa.

Jos haluat oppia lisää siitä, miten Fieldwire voi auttaa laadunvarmistusprosessissa, voit osallistua kurssilleni LinkedIn Learning -palvelussa tai vain rekisteröityä ilmaiselle Fieldwire-tilille jo tänään.