Menetelmästä riippumatta, olipa kyseessä sitten massasoitto tai massatekstiviesti, tarkoituksia on paljon. Massapuhelut ja -tekstiviestit eivät ole vain tehokkaita viestintävälineitä, joita yritykset, voittoa tavoittelemattomat laitokset ja yhteisöjärjestöt voivat hyödyntää. Sen hyödyllisyys on tehnyt siitä viime vuosina suositun viestintävälineen kaikenlaisille yhteisöille, kuten hätäpalveluille, yksityisille sosiaaliryhmille, terveydenhuoltotoimistoille, kouluille ja työntekijäpooleille.

Massaviestinvälitys on erityisen suosittua koulupiireissä, jotka joutuvat tekemään kovasti töitä saadakseen ehdottoman tärkeää tietoa vanhempien ja oppilaiden yhteisölle. Mahdollisuus lähettää automatisoituja puheluita tai tekstiviestejä, joissa on tärkeitä päivityksiä erilaisista tilanteista, jotka vaihtelevat koulujen sulkemisista ja myöhästymisistä koko piirin laajuisiin kokouspäivämääriin, antaa piirien työntekijöille mahdollisuuden käyttää vähemmän aikaa viestin välittämiseen ja enemmän aikaa muihin koulun asioihin.

All About The Audience

Mutta kun on päätettävä, kumpaa välinettä – automatisoituja puheluita vai massatekstiviestejä – viestin välittämiseen kannattaa käyttää, jommankumman valitseminen toisen sijasta voi olla hyvin riippuvainen kahdesta tekijästä. Ensin on otettava huomioon yleisö ja sitten lähetyksiä tekevän organisaation tarpeet.

Huomioi ensin yleisösi yleinen ikä. Nuoremmat sukupolvet ovat kasvaneet kännyköiden kanssa. He ovat todennäköisemmin tottuneet hoitamaan suurimman osan verkkotoiminnoistaan älypuhelimillaan.

Nuoremman sukupolven älypuhelinkäyttäjät käyttävät laitteitaan muun muassa sähköpostin tarkistamiseen, tekstiviestien lähettämiseen ja vastaanottamiseen, verkkopankkiasiointiin, sosiaaliseen mediaan lähettämiseen, videoiden katsomiseen, musiikin kuuntelemiseen ja pelaamiseen. Heidän tavoittamisensa tekstiviestillä vaikuttaa helpoimmalta tavalta tavoittaa tämä erityinen yleisö.

Mitä nuoremman sukupolven vastaanottajat eivät tee yhtä paljon, on käyttää puhelinta varsinaisiin puheluihin. Ja kun he sitä tekevät, keskustelut ovat usein lyhyempiä kuin vanhemmilla puhelimen käyttäjillä. Se, mitä ennen kommunikoitiin puhelimitse, on nyt varattu tekstiviesteille ja sähköpostiviestinnälle. Ei ole harvinaista, että ihmiset kirjoittavat toisilleen tekstiviestejä jopa silloin, kun molemmat ovat samassa huoneessa.

Jos organisaatiosi tai yrityksesi asiakaskunta tai yleisöpohja koostuu suurelta osin nuoremman sukupolven älypuhelinkäyttäjistä, massatekstiviestit saattavat olla ensisijainen joukkoviestintätapa. Esimerkiksi korkeakoulut voivat kokea suurta hyötyä tärkeiden tietojen lähettämisestä tekstiviestillä opiskelijoilleen sen sijaan, että yrittäisivät lähettää heille robocall-puhelun. Toki massapuheluiden lähettäminenkin onnistuu, mutta massatekstiviestien hyöty voi olla suurempi juuri tämän vastaanottajaryhmän keskuudessa.

Yliopisto-opiskelija ei välttämättä vastaa älypuhelimeensa numerosta, jota ei tunnista. Ja jos he päättävätkin kuunnella automaattisen puhelun jälkeensä jättämän vastaajan, se ei välttämättä tapahdu ajoissa. Joukkotekstin lähettäminen takaa lähes taatusti sen, että opiskelijat saavat ja lukevat tärkeän tiedon, jonka organisaatiosi yrittää välittää, lähes välittömästi.

Voi kuitenkin olla tilanteita, joissa tilanne on päinvastainen – jolloin puhelinsoitto on paljon tehokkaampi kuin joukkoteksti. Otetaan esimerkiksi terveydenhuoltoyhteisö. Koska 65-vuotiaat tai sitä vanhemmat ihmiset ovat yli kaksi kertaa todennäköisemmin terveydenhuollon tarpeessa, heidän lääketieteellisiin tarpeisiinsa liittyvää viestintää voidaan parhaiten palvella puhelinsoiton muodossa.

Vaikka monet älypuhelimiin perehtyneet seniorit kirjoittavat nykyään säännöllisesti tekstiviestejä ystävilleen ja läheisilleen, enemmistö senioreista saattaa kokea tutun puhelinsoiton mukavimmaksi tavaksi saada tärkeää tietoa terveydenhuollon tarjoajilta.

Lääkärin vastaanotoilla saattaa olla houkutus siirtyä tiukasti tekstipohjaiseen muotoon muistuttaakseen potilaita tärkeistä tiedoista, kuten esimerkiksi laitosmuutoksista tai toiminta-aikojen muutoksista. Mutta nämä toimistot, erityisesti geriatriaan ja geriatriaan liittyviin aloihin erikoistuneet toimistot, saattavat huomata, että automatisoidut puhelinsoitot tuottavat investoinnille parhaan tuoton.

Vaikka monilla ikääntyneillä kansalaisilla ei ole minkäänlaista ongelmaa saada tietoa tekstiviestien välityksellä, voi olla toisia, joilla on vaikeuksia tottua tekstiviestien välityksellä tapahtuvaan kommunikaatioon sen vuoksi, että he eivät ole kasvaneet älypuhelinten kanssa. He saattavat jopa jättää tekstiviestit huomiotta ja kiinnittää huomionsa sen sijaan soivaan puhelimeen.

Muut tekijät

Muut tekijät, jotka on otettava huomioon, kun päätetään, käynnistetäänkö joukkoviestikampanja puhe- vai tekstiviestillä, ovat viestin sisältö ja pituus. Jos lähetät tiettyä päivämäärää ja kellonaikaa koskevia tietoja, päivämäärien ja kellonaikojen muutoksia tai pitkiä viestejä, jotka ovat täynnä muistettavia yksityiskohtia, kannattaa ne ehkä lähettää tekstiviestinä.

Tieto on jo valmiiksi kirjoitettu tekstiviestiin, jonka vastaanottaja voi kopioida ja liittää tai välittää eteenpäin muille asianosaisille, mikä on erittäin kätevää, erityisesti kiireisen elämäntavan omaavien henkilöiden kannalta.

Jos viestisi sisältää kuitenkin arkaluonteisia tietoja, kuten yrityksen omistamia tietoja, joita ei saisi nähdä kukaan, joka voi lukea lukitusnäytön, ääniviestintä on paras tapa. Ei ole syytä ottaa riskiä arkaluonteisten tietojen vaarantamisesta vain massatekstiviestien muiden mukavuuksien vuoksi.

Teksti on paras tapa, kun on kyse kiireestä. Hätäilmoitukset tai viestit, jotka vaativat välitöntä vastausta, on suurempi mahdollisuus tulla luetuiksi ja myös vastatuksi, kun ne toimitetaan tekstiviestinä.

Tekstiviestien välitön luonne auttaa varmistamaan, että kanta-asiakkaat tulevat tietoisiksi tilaisuudesta välittömästi. (Huomaa, että Call-Em-All-sovellusta ei voi käyttää markkinointi- tai mainostarkoituksiin. Katso vastuullisen käytön käytäntömme). Ääniviesti voidaan todennäköisemmin työntää sivuun, jos vastaanottaja ei tunnista lähettäjän numeroa.

Vaikka tekstiviestien tai puhelimen kautta lähetettävät joukkoviestit voivat olla erittäin tehokkaita tapoja välittää tärkeää tietoa suurelle yleisölle tai asiakaskunnalle, parhaan menetelmän valitseminen riippuu pitkälti asiakaskuntasi tarpeista ja mukavuustasosta.

Vaikka puhelinsoitto voi olla paras niille ihmisille, jotka eivät ole tottuneet käyttämään puhelinta muuhun kuin puhumiseen, se ei ehkä ole kovin hyvä niille ihmisille, jotka hoitavat lähes kaikki asiointinsa pelkästään älypuhelimillaan. Yleisösi tunteminen on avainasemassa, kun haluat tietää, mitä välinettä kannattaa käyttää.