Ideaalimaailmassa kaikki potilaat saapuvat ajoissa ja aikataulut pidetään minuutilleen, mutta emme elä ideaalimaailmassa. Jotkut potilaat ovat muutaman minuutin myöhässä, toiset soittavat kiivaasti, kun kyseessä on välitöntä hoitoa vaativa lääketieteellinen hätätilanne. Ja tietysti on potilaita, jotka yksinkertaisesti unohtavat ajanvarauksensa.

Kaikki nämä tilanteet ovat todellisia ja kalliita. Peruuntumiset maksavat yksittäisille lääkäreille tyypillisesti keskimäärin 200 dollaria käyttämätöntä aikaväliä kohden, ja 30 prosenttia potilaista on sellaisia, jotka eivät saavu ajanvaraukseen.

Teknologian ja ehkä myös hieman psykologian käyttö potilaiden aikatauluttamiseen ja muiden potilaiden nopeaan siirtämiseen peruutusten vuoksi vapautuviin aikaväleihin voi auttaa pitämään odotusajat minimissä ja samalla parantamaan hoitotarjontaasi ja potilastyytyväisyyttä. Kaikki tämä parantaa sekä vastaanotollesi tulosta että työntekijöidesi työtyytyväisyyttä.

Tässä on viisi vinkkiä potilaiden tehokkaaseen ajanvaraukseen

Tarjoa potilaille omatoimista ajanvarausmahdollisuutta

Ajanvarauksen varaaminen puhelimitse kestää noin kahdeksan minuuttia. Henkilökuntasi varmaan varaa tällä tavoin paljon ajanvarauksia joka päivä, ja se on aikaa, jonka he voisivat käyttää potilaiden auttamiseen odotushuoneessa, vakuutushakemusten käsittelyyn tai muihin lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Onneksi on olemassa helpompi tapa, jota useammat potilaat suosivat – ajanvaraus verkossa.

Eräässä tutkimuksessa todettiin, että 42 prosenttia potilaista varaisi ajan mieluummin verkossa kuin soittamalla vastaanotolle. Samassa tutkimuksessa todettiin, että 26 prosenttia potilaista, jotka varasivat ajan verkossa, valitsevat ajan samalle tai seuraavalle päivälle ja täyttävät näin usein viime hetken peruutusten vuoksi vapautuneet paikat.

Investoimalla online-aikatauluohjelmistoon parannetaan hallinnollista tehokkuutta ja potilastyytyväisyyttä.

Potilaiden priorisoinnin toteuttaminen

Potilaiden ajanvaraus on helpointa järjestää siten, että ajanvarausjärjestys on ensin tulleiden saapumisaikataulun mukainen, mutta se ei ole vielä läheskään aina paras mahdollinen tapa. Kiireellinen tilanne saattaa vaatia välitöntä ajanvarausta, kun taas monet muut potilasasiat voidaan hoitaa sähköpostilla tai lyhyellä puhelin- tai videokeskustelulla, jossa selvitetään, tarvitseeko potilaan edes tulla vastaanotolle.

Laita ammattitaitoinen henkilökunnan jäsen seulomaan potilaspuhelut sen arvioimiseksi, tarvitseeko potilas henkilökohtaisen ajanvarauksen vai voidaanko asia hoitaa puhelimitse tai videoneuvottelun avulla.

Priorisointi varmistaa, että kiireellistä hoitoa tarvitsevat potilaat saavat kriittiset tapaamiset samana päivänä, kun taas potilaat, jotka eivät tarvitse vastaanottoa, voivat hoitaa asiansa etänä.

Käytä tekstiviestejä ja sähköpostia tapaamisten vahvistamiseen ja muistutusten lähettämiseen

Käyntimuistutusohjelmisto, joka lähettää tekstiviestejä, sähköpostiviestejä ja puheluita potilaillesi strategisesti ennen heidän tapaamistaan, voi vähentää huomattavasti tapaamisten saapumatta jättämisiä ja myöhästyneitä perumisia. Potilaat voivat peruuttaa tai vahvistaa ajanvarauksensa viemättä henkilökunnan aikaa.

Potilaiden muistutuksiin kannattaa sisällyttää peruutuskäytäntösi.

Käytä digitaalista odotuslistaa

Jotkut potilaiden ajanvarausalustat tarjoavat digitaalisia odotuslistoja, jotka voivat poistaa viime hetken peruutuksista johtuvat turhautumiset.

Kun saat ajanvarauksen peruuntuneeksi, pääset käsiksi digitaaliseen potilaiden odotusluetteloon, jonka avulla voit lähettää viestiä seuraavalle tai seuraaville ajanvarausjonossa oleville potilaille. Tämä täyttää nämä avoimet paikat, mikä säästää aikaa ja resursseja vastaanotossa ja maksimoi samalla potilaiden kanssa vietetyn ajan.

Automatisoi potilasmuistutukset

Potilasmuistutus on seurantakäynti, kenties rutiinitutkimusta tai kroonisen sairauden hoitoa varten. Nämä käynnit ajoitetaan yleensä ajanvarauksen päätteeksi. Automatisoitu potilasmuistutusjärjestelmä voi ajoittaa potilaat seuraavalle käynnille ja muistuttaa heitä säännöllisesti käynnistä, jolloin aikataulusi pysyy täytenä ja potilaat hoidetaan asianmukaisesti.

Potilasmuistutusjärjestelmä lähettää tekstiviestejä, puheluita tai sähköpostiviestejä sopivalla aikataululla (viikoittain, kuukausittain, vuosittain jne.), mikä virtaviivaistaa potilaiden ajoitusta parantamalla potilasviestintää. Vaikka nämä järjestelmät ovat hyviä työskenneltäessä sellaisten potilaiden kanssa, joita sinun on nähtävä usein, ne ovat korvaamattomia, kun haluat pitää kirjaa vastahakoisista potilaista, jotka eivät ole käyneet kuukausiin tai vuosiin ja jotka tarvitsevat usein muistutuksia lääkärin vastaanotolle.

Aikatauluhaasteiden voittaminen

Aikataulujen laatiminen on aina haastavaa, vaikka käyttäisit kaikkia näitä tekniikoita. Potilaat myöhästyvät liikenteestä, kiireelliset tapaukset ovat etusijalla, ja jotkut potilaat eivät tule paikalle, koska he ovat unohtaneet. Yhdysvaltain terveydenhuoltojärjestelmä menettää vuosittain noin 150 miljardia dollaria ajanvarauksen laiminlyönnin vuoksi, mutta älykkäillä ajanvarauskäytännöillä on täysin mahdollista välttää osallistumasta tähän määrään.

Potilaiden tehokas ajanvaraus on tärkeää hoidon tarjoamisen kannalta. Nyt toteuttamillasi toimenpiteillä on dramaattinen vaikutus siihen, kuinka tehokkaasti hoidat vastaanottoasi ja kuinka tyytyväisiä potilaat ovat saamaansa hoitoon.