Työpajan toteuttaminen on tehokas tapa kouluttaa ryhmää tai saada heidät tekemään yhteistoiminnallista työtä.

Mutta vieläkin on paljon väärinkäsityksiä siitä, miten tämä tehdään.

Osana innovaatioprojektien toteuttamista ?What If!, käytämme työpajoja välineenä, jonka avulla voimme kerätä ja hyödyntää projektiryhmien luovuutta.

Vaikka en voi luoda verkossa uudelleen jännittävää kokemusta, joka syntyy osallistuessani yhteen näistä työpajoista, halusin jakaa kanssasi joitakin hyödyllisimpiä asioita, joita voit toteuttaa työpajoissasi.

Mitä työpaja oikeastaan on

Ensiksikin työpajan on oltava vuorovaikutteinen. Se ei ole luento. Scott Berkun selittää tämän hyvin:

”Kokkityöpaja tarkoittaa kokkaamista. Kirjoitustyöpaja tarkoittaa asioiden kirjoittamista. Jos suurin osa ”työpajastasi” on ihmisiä, jotka eivät varsinaisesti tee mitään, sinun pitäisi ehkä kutsua sitä luokaksi, luennoksi tai erehdykseksi.”

Näen työpajat tapana saada ryhmä tekemään tehokasta yhteistyötä tai oppimaan vuorovaikutteisesti.

Yleisesti työpajoja järjestetään projektin alussa tai projektin virstanpylväänä.

Monesti projektiryhmä muodostuu ihmisistä, jotka eivät työskentele päivittäin yhdessä. Työpajan järjestäminen antaa tilaisuuden saada kaikki samaan huoneeseen, jotta:

1. Helpottaa yhteistoiminnallista työskentelyä (suunnittelua, ideointia…);
2. Opettaa tiimille uusia taitoja;
3. Hyödyntää jokaisen tiimin jäsenen hiljaista tietoa;
4. Päivittää tiimi, jotta kaikki ovat yhtä mieltä projektin nykytilasta (tämän pitäisi olla toissijainen tavoite, sillä se ei ole tehokkain tapa päivittää ryhmää);
5. Saattaa osallistujat tekemään päätöksen (ole hyvin varovainen konsensuspäätösten suhteen).

Hyvä työpaja vaatii valmistelua. Näin voit tehdä sen.

How to Prepare a Great Workshop

Suuren työpajan valmistelussa on viisi keskeistä vaihetta:

1. Analysointi
2. Suunnittelu
3. Kehittäminen
4. Harjoitukset
5. Arviointi

Näiden vaiheiden erottaminen toisistaan auttaa sinua keskittymään oikeisiin kysymyksiin vastaamiseen oikeaan aikaan, ts.ts. välttämään kärryjen laittamista hevosen eteen.

Analysointi

Ennen kuin valmistelet ja toteutat työpajan, sinun on oltava varma siitä, että se on paras tapa saada haluamasi tulos. Kun näin ei ole, työpajasta tulee viihdettä tai ajanhukkaa eli virhe.

Sinun on oltava selvillä työpajan asiayhteydestä.

• Miksi tarvitset työpajan? Mitä haluat saavuttaa?
• Tarvitsetko todella työpajan tätä varten?
• Jos kyllä, mikä on visiosi tämän työpajan onnistumisesta (ihanteellinen lopputulos)?
• Mitkä tuotokset haluat saada aikaan istunnon päätteeksi?

Analyysin pitäisi johtaa selkeään tavoitteeseen työpajalle.

Työpajoja suunniteltaessa aikataulutetaan työpajoja usein viikkoja tai kuukausia etukäteen. Työpajan valmistelu pakottaa sinut ajattelemaan projektisuunnitelmaa pidemmälle.

Suunnittelu

Suunnittelussa on kyse työpajan rakenteen luomisesta.

Aloita työpajan suunnittelu päämäärä mielessäsi. Visualisoi haluamasi lopputulos ja tuotokset. Työskentele sitten taaksepäin niin, että suunnitelmasi todella vie sinut sinne.

On parempi, jos voit laatia työpajallesi yksityiskohtaisen päiväsuunnitelman. Tämä sisältää:

• otsikot työpajan jokaista hetkeä varten
• Kunkin toiminnan yksityiskohdat: mitä kerrot osallistujille ja pyydät heitä tekemään
• Aikaruutu kullekin aktiviteetille
• Kuka tekee mitäkin
• Mitä materiaaleja tarvitset istuntoa varten

Päivän jokaisessa hetkessä sinun pitäisi pystyä kuvittelemaan tarkalleen, mitä teet yleisösi kanssa. Mitä enemmän ihmisiä huoneessa on, sitä selkeämpi sinun on oltava.

Tämä on myös hetki, jolloin voit kysyä itseltäsi, kenen pitäisi osallistua istuntoon. Kannattaa myös määritellä, missä tilassa haluat ryhmän olevan, esim. energisoida ryhmää; keskittyä intensiiviseen suunnitteluistuntoon…

Kokemukseni mukaan suunnittelusta tulee helpompaa, jos olet selvillä kontekstista ja siitä, mitä haluat saada työpajasta irti.

Kehittäminen

Kehittämisvaiheessa on kyse tarvitsemasi sisällön luomisesta (tai joskus sen löytämisestä, jos sinulla on jo loki sisällöstä ja harjoituksista).

Jos ajattelet käyttäväsi sisältöä uudelleen, kannustan sinua kirjoittamaan käsikirjoituksia. Näin muistat, mitä tapahtui, ja voit antaa muiden tiimin jäsenten toteuttaa samanlaisia työpajoja.

Tässä on syy siihen, että teen eron suunnittelun ja kehittämisen välillä. Molemmat toiminnot edellyttävät, että keskityt eri asioihin:

– Suunnittelussa on kyse työpajan hahmotelman luomisesta.
– Kehittämisessä on kyse siitä, että laitat kaikki asiat kuntoon, jotta olet valmis toteuttamaan suunnitelmasi.

Se on kuin kirjoittaminen ja muokkaaminen. Ne vaativat kaksi eri ajattelutapaa. Sinun on keskityttävä selkeästi jompaankumpaan.

Harjoitukset

Jos tunnet itsesi hermostuneeksi työpajan alussa, on todennäköistä, ettet ole viettänyt tarpeeksi aikaa harjoituksiin tiimisi kanssa.

Harjoitukset ovat hyvä tapa saada itseluottamusta ja aistia, onko suunnitelmassa ongelmia. Ihanteellisessa tilanteessa haluaisit järjestää pilottityöpajan. Siihen on kuitenkin vaikea löytää aikaa (paitsi jos suoritat saman työpajan useita kertoja eri ryhmien kanssa).

Onneksi voit valmistaa ryhmääsi vain käymällä suunnitelman läpi ennen istuntoa. Varmista, että kaikki ovat selvillä siitä, mitä heidän on tehtävä ja sanottava.

(5.) Arviointi)

Arvioimalla, miten työpaja sujui, saavutat kaksi asiaa:

1. Hanketasolla saat selkeän käsityksen ongelmista, jotka on ratkaistava, jotta voit varmistaa, että hankkeen loppuosa sujuu sujuvasti;
2. Persoonallisella tasolla se on paras tapa parantaa kykyäsi johtaa työpajoja. Se on myös mahdollisuus parantaa valmisteluprosessiasi.

Voit arvioida työpajan ja prosessin tiimisi kanssa tai yksin. Kannustan sinua noudattamaan palauteanalyysimenetelmää (vertaamalla odotuksia tuloksiin) tai clearing-istuntomenetelmää (havainnoimalla, mikä toimi ja mikä ei toiminut).

Se siitä valmisteluprosessista.

Nyt mennään areenalle. Haluan jakaa joitakin käytännön vinkkejä, jotka auttavat sinua pitämään loistavia työpajoja.

15 käytännön vinkkiä loistavan työpajan pitämiseen

Aloita päämäärä mielessä

Jaa selkeä visio siitä, mitä haluat saavuttaa tässä työpajassa.

Se auttaa sitouttamaan osallistujat ja varmistaa, että he ymmärtävät, mitä odotat heiltä.

Aloita viestimällä selkeästi miksi, miten ja mitä

Me What Ifissä käytämme viitekehystä nimeltä Purpose (Tarkoitus), Process (Prosessi) ja Payoff (Tulos).

Jos haluamme , aiomme tehdä saavuttaaksemme .-

• Tarkoitus on tulos. Se on syy, miksi haluat tehdä tämän työpajan, eli missä haluat olla työpajan lopussa.
• Prosessi on tapa, jolla pääset sinne. Se on selitys siitä, kuka tekee mitä ja milloin.
• Tulos on tuotos. Se on se, mitä ihmiset voivat odottaa saavansa prosessin lopussa.

Tämä kolmen elementin selittäminen osallistujille varmistaa, että kaikki ovat linjassa työpajan asialistan ja lopputuloksen kanssa.

Luo yhteistoimintaympäristö

Ympäristöllä – tilalla ja ilmapiirillä – on valtava vaikutus meihin. Atul Gawande nostaa The Checklist Manifesto -kirjassaan esiin mielenkiintoisen käsitteen, jota kutsutaan ”aktivointi-ilmiöksi”:

”Se, että alussa annettiin mahdollisuus sanoa jotakin, näytti aktivoivan heidän osallistumisen ja vastuun tunnettaan sekä heidän halukkuuttaan puhua.”

Helppo tapa tehdä tämä on saada kaikki esittäytymään kiinnostavalla tavalla.

Nimen ja työpaikan kysymisen lisäksi voit kysyä heiltä myös: mikä heitä innostaa eniten työpajassa tai mikä on heidän paras muistonsa ulkona syömisestä tai autolla ajamisesta. Nämä kysymykset kuulostavat naiiveilta, mutta ne rohkaisevat jokaista kertomaan henkilökohtaisen tarinan ja saavat heidät tuntemaan olonsa mukavammaksi.

Tehdä siitä vuorovaikutteinen

Työpajassa on hetkiä, jolloin sinun on selitettävä osallistujille käsitteitä.

Tehdä tästäkin osasta vuorovaikutteinen.

Kysy heiltä kysymyksiä. Suorita harjoitus, jossa käsite pannaan käytäntöön, ja pyydä heitä kertomaan ja debriefaamaan, mitä he tekivät.

Suorita harjoitukset jäsennellysti

Kaikki harjoitukset noudattavat samaa kehystä kuin istuntosi. Niillä on tarkoitus, prosessi ja lopputulos.

Lyhennät harjoituksen tekemällä seuraavaa:

1. Muistuta osallistujia tarkoituksesta;
2. Kerro tarkalleen, miten harjoitus toimii: kuka tekee mitä, milloin ja kuinka kauan;
3. selvitä ajoitus;
4. selitä, millaisia tuotoksia odotat saavasi, kun harjoitus on suoritettu;
5. Kysy, jos osallistujilla on kysymyksiä.

Kun harjoitus on tehty, voit tehdä kaksi asiaa (tavoitteistasi riippuen):

1. Jaa takaisin. Pyydä kutakin henkilöä tai ryhmää jakamaan harjoituksen tulos muiden osallistujien kanssa. Se voi antaa heille mahdollisuuden rakentaa sen pohjalta tai esittää kysymyksiä.
2. Jälkipuinti. Työpajasi kontekstista riippuen voit kysyä, onko lisäkommentteja, oliko se heidän mielestään hauskaa/vaikeaa/raastavaa, mitkä ovat keskeisiä asioita, joita he oppivat, milloin he aikovat käyttää tätä prosessia…

Voit sitten toistaa seuraavan harjoituksen.

Jos haluat, että he oppivat jotain…

On kolme asiaa, jotka kannattaa pitää mielessä, kun aiot opettaa jotain uutta.

1. Lähtökohta – Mitä osallistujat jo tietävät asiasta?
2. Oppimistavoitteet – Mitä heidän on tiedettävä asiasta?
3. Käyttöyhteys – Miten he käyttävät sitä tulevaisuudessa?

Viimeinen kysymys on todella tärkeä.

Tilanteiden korostaminen, joissa opetettavasta asiasta on hyötyä, lisää todennäköisyyttä, että osallistujat muistavat sen ja käyttävät sitä oikeaan aikaan.

Hallitse tiimin energiaa

Varmista, että ihmiset ovat positiivisessa/rakentavassa mielentilassa.

Me What Ifissä käytämme niin sanottuja ”energisaattoreita”, jotka ovat leikkimielisiä aktiviteetteja (kuten lyhyen tiiminrakennusharjoituksen tekeminen tai epätavallisen kysymyksen esittäminen). Tämä auttaa pitämään energiaa yllä ja rakentamaan hyvää ryhmädynamiikkaa.

On monia tapoja saada ihmiset rentoutumaan ja omaksumaan rakentava ajattelutapa. Esimerkiksi Equal Experts, IT-konsultointiyritys, käyttää jäänmurtajakortteja.

Voit myös muuttaa huoneen energiaa vaihtelemalla aktiviteetteja: laita osallistujat nousemaan seisomaan, siirtymään toiseen huoneeseen, työskentelemään pareittain tai pohtimaan yksin…

Ole hetkessä

Osaa vetää ryhmää. Työpajassa jokainen osallistuja seuraa johtoasi.

Ja eri hetkinä ryhmän on oltava eri tiloissa. Sinun on mukautettava omaa tilannettasi muun ryhmän virittämiseksi.

Työpajan vetäminen vaatii sinulta erilaisia rooleja: toisinaan sinun on oltava opettaja, toisinaan sinusta tulee valmentaja, joka fasilitoi sitä, mitä tapahtuu, ja toisinaan olet johtaja, joka ohjaa koko ryhmää samaan suuntaan.

Jotkut toiminnot vaativat paljon energiaa, kun taas toiset voivat vaatia ihmisiltä enemmän reflektiivisyyttä. On sinun tehtäväsi saada ryhmä tuohon tilaan.

Ole hyvä puhuja

Työpaja ei ole puhe tai luento. Tarvitset kuitenkin kykyä puhutella yleisöä ja sitoutua siihen.

Luettelin tähän tärkeimmät neuvoni julkista puhumista varten. Työpajassa keskeistä on se, että siitä voi tehdä vuorovaikutteisen. Kerro heille tarina. Esitä kysymyksiä. Kannusta osallistujia havainnollistamaan jakamiasi käsitteitä omilla henkilökohtaisilla kokemuksillaan.

Työpajassa osallistujat voivat jakaa runsaasti tietoa.

Käyttäkää tilaa

Useimmat työpajat päättyvät siihen, että seinille on liimautunut tonneittain tavaraa.

Se johtuu siitä, että ajattelemme usein parhaiten silloin, kun käytämme ympärillämme olevaa tilaa, emmekä silloin, kun rajaudumme tietokoneen ruudun ääreen. Jake Knapp, Googler ja innovaatiotyöpajojen vetämisestä kertovan Sprint-kirjan kirjoittaja, selittää tätä ilmiötä:

”Ihmisinä lyhytkestoinen muistimme ei ole kovinkaan hyvä, mutta avaruudellinen muistimme on mahtava. Sprint-huone, joka on täynnä muistiinpanoja, kaavioita, tulosteita ja muuta, hyödyntää tätä avaruudellista muistia. Huoneesta itsestään tulee eräänlainen tiimin yhteiset aivot.”

Kaksi asiaa on tässä tärkeää:

1. Tilan käyttäminen ja asioiden liimaaminen seinälle auttavat meitä ajattelemaan tehokkaammin;
2. Tuotosten ripustaminen seinälle rohkaisee yhteistyöhön, koska kaikki työ pysyy kaikkien nähtävillä.

Arvioidaan jatkuvasti, mitä on tekeillä,

Suunnitelmamme on tässä. Ja sitten on todellisuus.”

”Taisteluun valmistautuessani olen aina havainnut, että suunnitelmat ovat hyödyttömiä, mutta suunnittelu on välttämätöntä.”
– Dwight D. Eisenhower

Totta kai tarvitset päiväsuunnitelman. Mutta kun olet areenalla, sinun on myös luotettava intuitioosi löytääksesi parhaat tavat päästä ihanteelliseen lopputulokseen.

On tärkeää pitää kiinni perusrakenteesta. Koska uusia asioita voi kuitenkin tulla esiin, sinun on myös oltava joustava.

Kannusta yhteistyöhön

Kun osallistujia on paljon, huoneessa on paljon erilaisia mielipiteitä. Koska työpajan tavoitteena on olla yhteistoiminnallinen, on tärkeää, että ryhmä pysyy ennakkoluulottomana.

Kaupungissa ”What If!” puhutaan ”viherrakentamisesta”. Tämä viittaa kolmeen toimintatapaan: keskeytä arvostelukykysi, ymmärrä, mitä henkilö tarkoittaa, ja vaali ideaa.

Työpajoissa rohkaisen osallistujia sanomaan asioita, kuten ”anna minun rakentaa sen päälle, mitä sanoit…”. Tutustu Sticky Wisdom -teokseen, jossa käsitellään yksityiskohtaisesti tätä ja monia muita innovaatiokäyttäytymistapoja.

Pixarin väki puhuu ”plussingista”. Se on samanlainen lähestymistapa, mutta käyttää eri metaforaa:

”Harjoitus on rakennettu improvisaation keskeisten periaatteiden varaan, joita ovat: ota kaikki tarjoukset vastaan (hyväksy idea, älä hylkää sitä), käytä ”kyllä, ja …” sanan ”kyllä, mutta …” sijasta ja laita kumppanisi näyttämään hyvältä.”

Kummassakin tapauksessa pyrkimys on sama: rohkaista yhteistoiminnallista työskentelyä (ja pitää yllä positiivista dynamiikkaa).”

Kun joku vain kritisoi ideaa eikä tarjoa vaihtoehtoista ratkaisua tai keinoa alkuperäisen idean parantamiseksi, hän ei oikeastaan auta tiimiä. Lisää ryhmän luovuustekniikoiden harjoittamisesta löydät tästä artikkelista.

Varo: Sanomani ei tarkoita, että kaikki ideat pitäisi toivottaa tervetulleiksi. Jos jokin idea on epäolennainen, keksi tapa keskittää keskustelu uudelleen. Et halua tuhlata kaikkien aikaa aiheen ulkopuoliseen keskusteluun.

Korosta edistymistä

Muistuta osallistujia tavoitteestasi työpajan alussa. Kerro sitten heille matkan otsikoiden avulla, kuinka paljon olette edistyneet.

Varmista, että he ymmärtävät ryhmän tehneen sen, mitä piti tehdä (tärkeisiin kysymyksiin vastaaminen, keskeisten päätösten tekeminen…). Ja painota keskeisiä asioita, joita he oppivat.

Pitäkää tuotokset heidän edessään. Se viestii edistymisestä. Saatat jopa haluta kertoa heille vaihe vaiheelta, mitä ryhmä saavutti.

Seuranta

Kun työpaja on päättynyt, sinun on pidettävä vauhtia yllä:

1. Korosta keskeisimpiä otteita;
2. Jaa tuotokset;
3. Erittele seuraavat askeleet ja alleviivaa selkeästi toimet, joita odotat heiltä (nimeä jokainen toimi ja anna niille määräaika).

Viihtyvyys

Paras tapa pitää hyvä istunto on tehdä siitä mahdollisimman mukava. Jos nautit sen vetämisestä, osallistujat tuntevat sen ja se motivoi heitäkin.