Yritysten tulisi muotoilla laskunsa ammattimaisesti ja käyttää selkeää, yksinkertaista kieltä. On tärkeää olla aina kohtelias, kun lähetät laskun asiakkaalle ja kaikessa muussa maksamiseen liittyvässä liiketoimintaviestinnässä.

Laskun sanamuodon tulisi olla mahdollisimman selkeä. Ilmoita selkeästi laskun eräpäivä, velkasumma ja suoritetut palvelut. Jos lasku tai sen liitteenä oleva sähköposti sisältää epämääräistä kieltä, asiakas voi jäädä hämmennyksiin, tulkita tietoja väärin ja sen seurauksena maksun lähettäminen voi viivästyä.

Tässä on aiheita, joiden avulla opit muotoilemaan laskun ammattimaisesti:

Vinkkejä sellaisten laskujen lähettämiseen, jotka maksetaan

Malli laskujen lähettämiseen sähköpostitse

Miten seurata maksamattomia laskuja

Vinkkejä sellaisten laskujen lähettämiseen, jotka maksetaan

Laskut ovat asiakirjoja, joiden avulla pienyritykset pystyvät saamaan maksun asiakkailtaan, mutta laskujen lähettämiseen on olemassa strategioita, joiden avulla saat todennäköisemmin maksun maksettavaksesi nopeasti. Oikeat viestit sekä itse laskussa että sitä seuraavassa sähköpostiviestissä voivat motivoida asiakkaita maksamaan laskun heti. Seuraavassa on muutamia vinkkejä laskuista viestimiseen asiakkaiden kanssa:

Lähetä laskut pikaisesti

On tärkeää laatia laskut ja lähettää ne asiakkaille heti, kun olet saanut laskutettavan työn valmiiksi. Se ei ainoastaan tarkoita, että saat maksun palveluistasi nopeammin, vaan myös sitä, että kirjoitat laskut, kun työ on tuoreessa muistissa. Kun kirjoitat laskut heti, kun työ on tehty, muistat kaikki yksityiskohdat ja teet laskussa harvemmin virheitä, jotka voivat hämmentää tai suututtaa asiakkaita ja viivästyttää maksua.

Ole aina kohtelias

Ole aina kohtelias, kun muotoilet laskuja ja kaikkea niihin liittyvää viestintää, kuten sähköpostia. Kohtelias viestintä auttaa sinua ylläpitämään vahvaa ammattimaista suhdetta asiakkaisiisi, mikä lisää mahdollisuuksiasi saada uusia asiakkaita. FreshBooksin tutkimuksen mukaan kohteliaisuus laskuissa auttaa myös saamaan maksun nopeammin. Tutkimuksessa havaittiin, että sanojen ”kiitos” ja ”kiitos” kaltaisten sanojen käyttäminen laskuja kirjoittaessasi voi lisätä maksettujen laskujen prosenttiosuutta yli viidellä prosentilla.

Ole aina ytimekäs

Laskujasi muotoillessasi ole aina ytimekäs ja ytimekäs. Ilmoita selkeästi tiedot, joita asiakkaat tarvitsevat maksaakseen sinulle ehtojesi mukaisesti: listaa erääntyvä summa ja eräpäivä. Joskus yritykset yrittävät käyttää hienoja termejä laskuja kirjoittaessaan, mutta tämä voi hämmentää asiakkaita. Sen sijaan, että käytät laskuissa esimerkiksi sanamuotoa ”maksu erääntyy vastaanotettaessa”, joka on epämääräinen, listaa vain eräpäivä, esimerkiksi ”maksu erääntyy 31.12.2018.”

Tee maksamisesta helppoa

Tee laskujen maksaminen asiakkaillesi helpoksi, jotta asiakkaat saavat paremman asiakaskokemuksen ja jotta sinä saat maksun nopeammin. Sisällytä laskuusi selkeä sanamuoto, joka kertoo asiakkaillesi eri maksutavat, joita he voivat käyttää. Jos otat vastaan shekkejä, sisällytä sanamuoto, joka kattaa kaikki tarvittavat yksityiskohdat, kuten ”Please make checks payable to My Small Business and mail the check to This Business Address.”. Jos hyväksyt verkkomaksut, sisällytä ”Maksa nyt” -painike laskun alareunaan tai saatesähköpostin tekstiin, joka linkittää suoraan verkkomaksusivulle, jotta asiakkaasi löytävät sen mahdollisimman helposti.

Esimerkki laskun sähköpostimallista

On tärkeää muotoilla laskusähköpostiviestit kohteliaasti ja ytimekkäästi, jotta sävysi on ammattimainen ja välitetyt tiedot ovat asiakkaille selkeitä. Tämä esimerkkilaskusähköpostimalli voi auttaa sinua kirjoittamaan ammattimaisia sähköpostiviestejä laskujen liitteeksi:

Aihderivi: Yrityksesi nimi: Lasku #001

Rakas asiakkaan nimi,

Toivottavasti sinulla menee hyvin.

Halusin ilmoittaa, että tilillesi on luotu uusi lasku #001. Löydät laskun tämän sähköpostin liitteenä. Maksathan 500 dollarin saldon 31. joulukuuta 2018 mennessä.

Voit maksaa lähettämällä shekin osoitteeseen:

Your Business Name
Your Full Business Address
Your Postinumerosi

Kiitos liiketoiminnastasi; odotan innolla yhteistyötä kanssasi pian uudelleen.

Kind Regards,

Your Name
Your Contact Details

How to Follow up on Unpaid Invoices

On tärkeää seurata maksamattomia laskuja heti kun ne ovat erääntyneet. Sanamuodon, jolla seuraat maksamattomia laskuja, tulisi olla kohtelias mutta suora. Anna asiakkaallesi mahdollisuus epäillä: on hyvin mahdollista, että maksun myöhästyminen johtuu kirjoitusvirheestä eikä hän pidättele maksua ilkeämielisesti.

Tässä on sähköpostimalli, joka auttaa pienyrityksiä maksamattomien laskujen jälkiseurannassa:

Subject Line: Yrityksenne nimi: Lasku #001

Rakas asiakkaan nimi,

Toivottavasti sinulla menee hyvin. Otan teihin yhteyttä liittyen laskuun #001. Tämä on ystävällinen muistutus siitä, että maksun eräpäivä oli 31. joulukuuta 2018. Pyydän teitä lähettämään maksun mahdollisimman pian.

Voitte maksaa postittamalla shekin osoitteeseen:

Yrityksenne nimi
Yrityksenne täydellinen osoite
Yrityksenne postinumero

Odotan innolla yhteydenottoanne. Ota yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää.

Kind Regards,
Your Name
Your Contact Details