Laskutus on ratkaisevan tärkeää asianajotoimistosi menestyksen kannalta. Silti monille asianajotoimistoille asiakkaiden laskuttaminen ja maksujen perintä voi edelleen olla yksi työtehtävien aikaa vievimmistä, toistuvimmista ja pelätyimmistä osista.

Vuoden 2019 Legal Trends Report -raportin mukaan lakimiehet kirjaavat keskimäärin vain 2,5 laskutettavaa työtuntia vuorokaudessa, ja loppupäivä kuluu erilaisiin tehtäviin, kuten laskujen laatimiseen ja lähettämiseen, maksujen käsittelyyn ja luottamusasioiden päivittämiseen.

Asianajotoimiston laskutusprosessi

Monissa tapauksissa laskutusprosessi näyttää suunnilleen tältä:

1. Yritys ottaa uuden asiakkaan ja avaa sen tapauksen
2. Laskutettava aika ja kulukorvaukset/kulut kirjataan koko tapauksen ajan
3. Kunkin kuukauden lopussa (tai tapauksen lopussa, jos kyseessä on lyhyempi tapaus), kunkin asiakkaan ja tapauksen laskut ja kulut kootaan laskuluonnokseksi
4. Asianajajat lisäävät muistiinpanoja ja muokkaavat kuluja tarpeen mukaan ja hyväksyvät laskun
5. Laskusta luodaan lopullinen versio, joka lähetetään asiakkaille maksettavaksi
6. Asiakkaat maksavat millä tahansa maksutavoilla, jotka yrityksessä hyväksytään
7. Tilintarkastusryhmä lähettää myöhästyneitä maksuja koskevat seurantamuistutukset

Vaikuttaa melko yksinkertaiselta, että pullonkauloja ja hukkakustannuksia voi syntyä runsaasti. Esimerkiksi se, että asianajajilla kestää liian kauan hyväksyä laskuja tai lisätä liikaa muokkauksia, voi viivästyttää laskujen lähettämistä.

Oikeustoimistosi laskutuskäytäntö

Oikeustoimistosi arvokkaan ajan ja rahan säästämiseksi on olennaista, että sinulla on selkeä, standardoitu laskutuskäytäntö. Se antaa lakimiehille ja henkilökunnalle jotain, mihin viitata, ja pitää kaikki samassa tahdissa.

Jos laadit käytäntöä ensimmäistä kertaa, kannattaa ottaa huomioon:

• Miten toimistosi laskuttaa asiakkaita?
• Missä tapahtuu eniten virheitä?
• Mitkä prosessin vaiheet aiheuttavat suurimmat pullonkaulat?

Seuraa näitä vaiheita tehokkaan laskutuskäytännön laatimiseksi:

1 . Laadi malli ja ohjeet

Siinä tulisi olla muun muassa se, milloin laskut lähetetään, kuinka pitkiä kuvausten tulisi olla, minkä tyyppiset kulut on sisällytettävä laskuihin ja mitkä on poistettava, sekä tarvittaessa laskujen vakiomuotoiset esittelyviestit.

2. Kirjoita lakiasiaintoimistosi laskutusprosessin kulku

Minkä asianajotoimiston lakimiesten on tarkistettava lasku? Missä järjestyksessä? Lähetetäänkö laskut postitse vai sähköisesti? Kenelle on ilmoitettava, kun lasku lähetetään? Kirjoita koko prosessisi ylös alusta loppuun, jotta epäselvyyksiä ei synny.

3. Aseta vaatimukset laskujen tarkistamiselle

On hyödyllistä pyytää asianajajia käyttämään tiettyä järjestelmää, kuten lakiasiainkäytäntöjen hallintaohjelmistoa, tarkistusten suorittamiseksi sähköisesti. Tämä nopeuttaa prosessia ja jättää vähemmän tilaa virheille; voit jopa käyttää automaatio-ohjelmistoa.

4. Integroi talousryhmä laskutusprosessiin

Varmista, että kirjanpitäjäsi tai talousryhmäsi tietää, milloin laskut lähetetään, mitä on vielä perittävä ja mitä poistetaan.

5. Sisällytä vakioprosessi riitoja ja perintää varten

Älä jätä maksamattomia laskuja odottamaan kuukausia. Mitä kauemmin odotat, sitä epätodennäköisempää on, että asiakkaasi maksavat, joten ota käyttöön selkeä perintäprosessi. Asettele, kenen on seurattava maksamattomia laskuja ja milloin. Laadi vakiokirje tai -sähköposti, jossa pyydetään maksua.

Jos asiakas riitauttaa laskun, tiedä, kuka tutkii riidan ja antaa puitteet asian ratkaisemiseksi.

6. Pidä asiakkaille julkiset laskutuskäytännöt

Asiakkaidesi tulisi olla selvillä laskutuskäytännöistäsi, jotta he ovat selvillä:

• Miten usein heitä laskutetaan
• Milloin laskut saapuvat
• Minkälaista maksua odotetaan
• Missä ajassa heidän on maksettava
• Mitkä ovat seuraukset maksujen myöhästymisistä

Kirjoita tämä selkeästi ja aseta se kaikkien uusien asiakkaiden saataville.

Laskuvaatimuksia

Jos työskentelet isomman yrityksen kanssa, voi olla tiukkoja laskutusvaatimuksia, jotka koskevat kaikkea laskun lähettämisajankohdasta siihen, miten laskut on muotoiltava. Vaikka et työskentelisikään suurten yritysten kanssa, sinun tulisi kuitenkin noudattaa vakiomuotoisia laskutusvaatimuksia. Näin varmistat yhdenmukaisuuden asiakkaillesi’ja pidät laskutusprosessin sujuvana.

Laskutuskuvaukset

Lainopillisen yrityksen laskutuskuvausten ei pitäisi olla liian pitkiä eikä liian lyhyitä. Niiden tulisi tarjota oikea määrä asiayhteyttä ja tietoa, jotta asiakas olisi tyytyväinen siihen, että hän on saanut maksamansa arvon. Selkeät laskutuskuvaukset johtavat siihen, että riitoja syntyy vähemmän myöhemmin tapauksen aikana.

Laskutusaikakuvaukset voisivat näyttää seuraavalta:

• ”Tapasimme asiakkaan kanssa tarkastellaksemme testamentteja ja vastataksemme kysymyksiin”
• ”Oikeudellinen tutkimus, jolla vahvistettiin argumentteja ensi kuun kuulemistilaisuutta varten”
• ”Keskustelimme ja kirjasimme tapauksen tosiseikat asiakkaan kanssa”

Asiaintoimiston laskutuskoodit

Lisäksi kuvauksista laskutuskoodeilla selvitetään – korkealla tasolla – mistä toiminnoista tai kuluista asiakasta laskutetaan.

Esimerkkikoodit voivat näyttää seuraavilta:

• Kokous
• Luonnos/tarkistukset
• Tutkimus

Näiden koodien tulisi ainakin olla yhteneviä toimistossasi. Toinen tapa on käyttää alla esitettyjä vakiomuotoisia laskutuskoodeja.

LEDES-laskutus

Jos asianajotoimistosi työskentelee suurempien asiakkaiden kanssa, laskutusprosessi saattaa sisältää ylimääräisen vaiheen: Laskujen muotoileminen niin, että niissä käytetään LEDES-laskutuskoodeja aika- ja kulukirjauksia varten.

LEDES eli Legal Electronic Data Exchange Standard on sähköisen oikeudellisen laskutuksen vakiomuoto, jossa käytetään erityisiä muotoiluohjeita. Se helpottaa suurten organisaatioiden suurten tiedosto- ja tietomäärien käsittelyä ja laskujen arviointia, koska ne kaikki koodataan samassa muodossa.

Ei sinun todennäköisesti tarvitse toimittaa LEDES-muotoisia laskuja, ellei asiakkaasi sitä erikseen pyydä. Kannattaa kuitenkin tarkistaa, jos työskentelet yrityksen tai isomman asiakkaan kanssa.

Voit myös käyttää UTBMS-koodeja (Uniform Task-Based Management System Codes) antaaksesi lisätietoja LEDES-laskussa.

Laskutusmallin luominen

Jos et ole varma, mistä aloittaisit vakiolaskuvaatimusten täyttämisen, saatavilla on runsaasti laskutusmalleja. Freshbooksin kaltaiset ohjelmistosarjat tarjoavat erinomaisen asianajotoimiston laskutusmallin. Voit myös luoda räätälöityjä laskumalleja käyttämällä Clion laskuteemoja.

Top-vinkkejä laskutuksen tuottavuuden parantamiseen

1. Aseta asiakkaiden kanssa etukäteen odotukset yrityksesi laskutusprosessista ja -käytännöistä

Hyvä laskutus perustuu selkeään viestintään asiakkaiden kanssa. Lasku ei ole pelkkä lasku: se on väline, jonka avulla voit viestiä oikeudellisille asiakkaillesi tarjoamastasi arvosta.

Toimialastasi riippuen asianajajan palkkaaminen voi olla yksi kalleimmista asioista, joita asiakkaasi koskaan tekee. Säästä heidät odottamattomilta laskuilta: Aseta selkeät odotukset siitä, mitä asiakkaat voivat odottaa näkevänsä laskuissa, milloin he saavat ne ja miten he voivat maksaa.

2. Seuraa työaikaa työskennellessäsi tarkempaa laskutusta varten

Jos olet koskaan istunut alas työpäivän päätteeksi ja yrittänyt muistaa tarkalleen, mihin aikasi kului, tiedät, miten vaikeaa on saada kaikki kirjattua laskuun. Käytä ajannäyttäjää, jolla voit seurata aikaasi työnteon aikana, ja tee muistiinpanoja varmistaaksesi, että asiakkaalle on kristallinkirkkaasti selvillä tarjoamastasi lisäarvosta. Tämä on paras tapa varmistaa, ettei mitään jää huomaamatta ja että jokainen aikamerkintä on tarkka.

3. Käytä selkeitä kuvauksia

Asiakkaille lähettämiesi laskujen pitäisi olla helposti ymmärrettäviä, mutta se ei tarkoita, että niistä pitäisi puuttua yksityiskohtia. Ilmaise selkeästi kaikki, mitä olet tehnyt asiakkaalle: Erä, joka koskee 15 minuutin puhelua tapauksen tarkastelemiseksi ilman asiayhteyttä, saattaa jättää asiakkaalle hämmennyksen tai ahdistuksen tunteen veloituksesta.

Harkitse: Katy Young Ad Astra Law Groupista priorisoi selkeyden ja yksityiskohtien lisäämistä laskuihin, koska hän uskoo, että se luo luottamusta – mikä saa hänen asiakkaansa maksuhalukkaammiksi.

4. Laskuta usein ja johdonmukaisesti

Oikein toimivan järjestelmän avulla laskut ja muistutukset voidaan lähettää nopeasti, joten ei ole mitään syytä lykätä laskutusta asiakkailta. Pienempien laskujen lähettäminen johdonmukaisesti voi vähentää suuren odottamattoman laskun aiheuttamaa järkytystä. Lisäksi lisähyötynä on, että yrityksesi kassavirta on tasaisempi

5. Automatisoi, automatisoi, automatisoi

Rutiinitehtävien automatisointiin on saatavilla runsaasti ohjelmistoja, joten voit käyttää aikaasi ja energiaasi asioihin, joita ei voi automatisoida, kuten vaikeisiin kysymyksiin vastaamiseen tai asiakkaidesi mielenrauhan antamiseen.

Ennen kuin otat käyttöön mitään ohjelmistoja, huomioi, että prosessin tulisi olla ennen teknologiaa. Ymmärrä laskutusprosessiesi ongelmakohdat ja tutki sitten työkaluja, joiden avulla niitä voidaan parantaa.

Muutamia esimerkkejä ovat mm:

• Clio Managen kaltaisen ohjelmiston käyttäminen laskuluonnosten laatimiseen muutamassa minuutissa
• Automaattisten laskumuistutusten käyttäminen Clio Managessa, jotta voit lähettää maksamattomat saldot automaattisesti asiakkaillesi ja laskutuksen vastaanottajille räätälöitävissäsi olevan aikataulun perusteella
• Luottokorttimaksujen hyväksyminen, jotta saat maksun nopeammin

Oikeiden taksojen määrittäminen yrityksellesi

Aloittaaksesi yrityksesi laskutusmaksujen laskemisen, lue tämä artikkeli, jossa kerrotaan, miten voit laskea tuntihintasi perustuen liiketoimintakustannuksiisi ja laskutettavien tuntien määrään, jotka odotat kirjattavan vuodessa (jos yrityksesi laskuttaa tuntipalkkiota eikä kiinteää palkkiota tai ehdollista palkkiota). Tarkista sitten, miten hyvin valitsemasi tuntihinta vastaa markkinahintoja.

Tässä on vuoden 2019 Legal Trends Report -raportin vertailukohtana olevat lakimiesten tuntihinnat, mukaan lukien todelliset hinnat ja elinkustannusten mukaan oikaistut hinnat kussakin osavaltiossa:

Joitakin mielenkiintoisia tilastoja:

• Korkein keskimääräinen tuntihinta osavaltioittain oli 346 dollaria tunnilta New Yorkissa
• Alhaisin keskimääräinen tuntihinta osavaltioittain oli 158 dollaria tunnilta Länsi-Virginiassa
• Korkein keskimääräinen tuntihinta harjoittelualueittain oli tasapisteissä konkurssilain ja henkisen omaisuuden lakimiesten välillä, 340 dollaria tunnilta
• Alhaisin keskimääräinen tuntihinta harjoittelualueittain oli nuorisolain alalla, 87 dollaria tunnilta.

Jos olet alhaisella tasolla verrattuna osavaltiosi keskimääräisiin laskutusmaksuihin, harkitse hinnoittelusi nostamista. Jos taksasi ovat korkeammat, mieti tarkkaan, miten tarjoat asiakkaillesi lisäarvoa, jotta taksasi olisi järkevä.

Loppujen lopuksi on kuitenkin muistettava, että veloittamasi taksat ovat jossain määrin sinusta itsestäsi kiinni. Jos haluat veloittaa hieman vähemmän, jotta oikeudelliset palvelut pysyisivät kohtuuhintaisina muille lähipiirissäsi, se on täysin ok.

Hyvästi laskutettavat tunnit: vaihtoehtoiset laskutusjärjestelyt

Mitä ovat laskutettavat tunnit? Tästä on pitkään käyty keskustelua asianajotoimistojen keskuudessa. Käytäntö elää ja voi hyvin, mutta monet lakimiehet puhuvat sen puolesta, että tämä ei ole paras tapa veloittaa oikeudellisista palveluista – ainakaan kaikilla toimialoilla.

Tässä on joitakin vaihtoehtoisia laskutusjärjestelyjä:

Tilauspohjainen asianajotoimisto

Tilauspohjaisessa toimistossa tarjoat asiakkaillesi oikeudellisia palveluita tarpeen mukaan määrättyä kuukausittaista tilausmaksua vastaan. Tämä asetelma sopii hyvin pienyritysasiakkaille, jotka saattavat tarvita säännöllistä apua tavaramerkkihakemuksiin, ennakoiviin teollis- ja tekijänoikeussuojatoimenpiteisiin, liiketoimiin ja muuhun.

Tämä johtaa yrityksesi ennustettavampiin tuloihin ja sujuvampiin työsuhteisiin. Voi olla haastavaa saada asiakkaat hyväksymään ajatus, jos he ovat tottuneet laskutettavaan tuntiin, mutta se on sen arvoista.

Liukuvan asteikon palkkiot

Jos työskentelet pienituloisempien asiakkaiden kanssa, liukuvan asteikon palkkiot voivat olla tarkoituksenmukaisia. Asiakkaat maksavat palkkionsa kotitaloutensa tulojen perusteella eikä vakiomaksun mukaan. Tämä lähestymistapa voi auttaa yritystäsi saamaan lisää asiakkaita tekemällä palveluistasi edullisempia.

Erilliset palvelut

Ajatus ”erillisistä” oikeudellisista palveluista viittaa rajoitettuun edustamiseen. Rajoitetun laajuuden asianajaja ja asiakas sopivat asianajajan osallistumisen määrittelystä heidän tapauksessaan. Niputtamattomat oikeudelliset palvelut voivat vaihdella suuresti sovitusta tehtävästä (tehtävistä) riippuen sekä oikeudenkäynti- että transaktioasioissa. Esimerkkeinä voidaan mainita tapauksen tai liiketoimen arviointi, rajoitetun oikeudenkäynti- tai transaktio-ohjauksen antaminen tai oikeudenkäyntiasiakirjojen tai transaktioasiakirjojen laatimista koskevien ehdotusten tekeminen.

Kiinteät palkkiot

Jos pystyt tarkasti määrittelemään tietyntyyppisten tapausten vaatiman työmäärän, kiinteät palkkiot voivat olla erinomainen lähestymistapa laskutukseen. Ne luovat selkeyttä kustannuksiin etukäteen, ja ne ovat eräänlainen arvoon perustuva laskutusmuoto, joka tarkoittaa, että laskutat asiakkaallesi tuottamasi arvon perusteella sen sijaan, että tuotteistaisit aikaasi.

Tietenkin on olemassa jonkinlainen vaara, että aliarvioit tapauksen vaatiman työmäärän ja asetat palkkiot liian alhaisiksi. Huolellisella tapauksen kartoituksella kiinteät palkkiot voivat kuitenkin tarjota erinomaisen vaihtoehdon laskutettavalle työtunnille.

Varauspalkkiot

Varauspalkkioilla voit auttaa asiakkaita, joilla ei ole varaa lakimieheen, sillä sinulle maksetaan prosenttiosuus asiakkaalle maksettavista rahoista, jos tapaus onnistuu. Tapauksesta riippuen tämä summa voi olla hyvinkin huomattava.

Tietenkin on myös riski, että et saa palkkaa työstäsi. Mutta jos pystyt kantamaan riskin, satunnaispalkkioperusteinen laskutus on loistava tapa rakentaa kannattava käytäntö ja palvella niitä, joilla ei muuten olisi varaa palveluihisi.

Huomautus: Satunnaispalkkiot ovat kiellettyjä tietyntyyppisissä tapauksissa, joten tarkista osavaltiosi eettiset säännöt ennen kuin päätät laskuttaa satunnaispalkkioperusteisesti.

Evergreen retainers

Evergreen retainers yksinkertaistavat maksun saamista ajallaan. Näin se toimii: Asiakkaasi antaa alkuperäisen ennakkomaksun, jota vastaan oikeudelliset palvelut laskutetaan, ja kun hänen luottamustilinsä saavuttaa ennalta määritellyn vähimmäissaldon, hän täydentää varoja.

Menestyksen avain on se, että asiakkaalle ilmoitetaan, kun luottamusmäärärahat ovat vaaditun vähimmäissaldon kohdalla tai sen alapuolella. Tässä tapauksessa teknologia voi auttaa automatisoimalla ilmoitukset, kun asiakkaan luottamustili laskee alle vähimmäissaldon.

Maksusuunnitelmat

Kun otetaan huomioon, että vuoden 2017 Legal Trends -raportin mukaan 44 prosenttia lakiasiaintoimistoista sanoo, että asiakkaat eivät maksa laskujaan, koska heillä ei ole varoja maksaa niitä kerralla, maksusuunnitelmien tarjoaminen voi olla suureksi avuksi sen varmistamisessa, että toimistosi saa maksun.

Luo ennen toiminnan aloittamista selkeät ohjeet siitä, milloin maksusuunnitelmia kannattaa tarjota, laadi sopimusmalli, jossa määritetään, miten maksut kerätään, mitä maksutapoja hyväksytään ja mitä tapahtuu, kun maksu myöhästyy.

Valmistele sitten järjestelmä asiakkaiden laskuttamista ja rahojen keräämistä varten, jotta voit automatisoida toistuvan työn.

Järkevät palkkiot ja hintojen läpinäkyvyys

Eettisten periaatteiden ja laskutuksen osalta selkeys on tärkeää. ABA:n ammatinharjoittamista koskevien mallisääntöjen säännön 1.5 mukaan asianajaja ei saa periä ”kohtuutonta palkkiota” tai ”kohtuutonta määrää kuluja”. ABA esittää kahdeksan tekijää, jotka on otettava huomioon määritettäessä, onko palkkio kohtuullinen, mukaan lukien samankaltaisista oikeudellisista palveluista perittävät palkkiot, asianajajan maine ja mahdolliset aikarajoitukset.

Paras käytäntö on laatia laskut mahdollisimman selkeästi ja tarkasti. Jos laskutat tuntiperusteisesti, tee selkeät ja yksityiskohtaiset muistiinpanot tehdystä työstä. Jos laskutat kiinteän palkkion tai ehdollisen palkkion perusteella, varmista, että sinulla on vankat perustelut sille, miksi palkkio on kohtuullinen.

Jos olet Yhdistyneessä kuningaskunnassa, sinun on otettava huomioon SRA:n hintojen läpinäkyvyyttä koskevat säännöt, joiden mukaan hintatiedot on annettava selkeässä ja helposti ymmärrettävässä muodossa. Muita vaatimuksia ovat muun muassa kokonaiskustannusten ilmoittaminen, maksujen perusteiden selittäminen ja sen ilmoittaminen, mitä palveluihisi sisältyy ja mitä ei.

Laskutus, raportointi ja seuranta

Jotta laskutusprosessisi pysyy oikealla tiellä, sinun on seurattava tarkasti maksamattomia saldoja, maksuja ja tuloja. Seuraavassa on muutamia raportteja, joiden avulla voit seurata asianajotoimistosi talousprosessia ja pitää laskutusprosessin sujuvana:

Saatavaraportti

Saatavaraportti auttaa yrityksiä määrittämään kaikkien avointen ja erääntyneiden laskujen maksamatta olevat määrät käyttäjä-, asiakas- ja asiakaskohtaisesti. Raportti sisältää yksityiskohtaiset tiedot hyväksyttyjen maksamattomien laskujen erääntyneistä määristä, kyseisiin määriin tehdyistä osamaksuista ja laskuihin tehdyistä hyvityslaskuista.

Accounts receivable aging report

Raportti Accounts Receivable Aging Report auttaa yrityksiä seuraamaan maksamattomia laskuja. Se jakaa erääntyneet saamiset ikääntymisluokkiin (esim. 1-30 päivää vanhat maksamattomat laskut, 31-60 päivää vanhat ja 61-90 päivää vanhat). Näin voit saada maksun nopeammin seuraamalla tehokkaasti asiakkaita, joiden laskut ovat myöhässä.

Laskutushistorian raportti

Laskutushistorian raportti tarjoaa yksityiskohtaisen näkymän avoimista saatavista, erääntyneistä saatavista ja maksetuista laskuista. Näin saat kattavan historian asiakkaidesi laskutuksesta.

Asioiden saldojen yhteenvetoraportti

Asioiden saldojen yhteenvetoraportti antaa asianajotoimistollesi tilannekatsauksen maksamattomista saatavista sekä keskeneräisten töiden ja keskeneräisten kulujen määrästä asia- tai asiakaskohtaisesti. Sen avulla yrityksesi voi tarkastella, mitä tulevia tuloja on vielä kerättävänä kustakin asiasta.

Laskujen maksuraportti

Laskujen maksuraportti antaa yrityksille yksityiskohtaisen näkymän yksittäisten asioiden laskujen maksuista, jotka on suoritettu yksittäisiä palvelu- ja kulueriä varten, sekä kyseisistä eristä vastuussa olevista käyttäjistä.

Tuottoraportti

Tuottoraportti auttaa yritystäsi visualisoimaan ja kvantifioimaan keskeiset suorituskykymittarit käyttäjäkohtaisesti, asiakaskohtaisesti ja asiakohtaisesti. Raportissa eritellään työtunnit, kulut ja verot laskuttamattomina, laskutettuina ja kerättyinä määrinä.

Miten saat maksun nopeammin

Oikeustoimistot kokevat usein, että maksun saaminen kestää liian kauan. Ja kun tarkastellaan vuoden 2019 Legal Trends Report -raporttia, kaikista asiakkailta laskutetuista työtunneista 14 prosenttia ei koskaan makseta.

Tässä on neljä vinkkiä, joilla voit parantaa perintää asianajotoimistossasi.

1. Paranna ajanottoa

Yksi tärkeimmistä tavoista parantaa kassavirtaa on ottaa käyttöön huolellinen ajanotto- ja kirjanpitotapa. Miten voit periä laskutetun ajan, jos et ole seurannut sitä? Tee muistiinpanoja siitä, mitä teet, tarkista lähtevät puhelut ja sähköpostit ja, kuten edellä mainittiin, seuraa aikaa sitä mukaa, kun teet töitä.

2. Laskuta johdonmukaisesti

Ajattele hetki tapaa, jolla käsittelet laskuja yksityiselämässäsi. Kun nämä laskut tulevat ennustettavaan aikaan, voit budjetoida ne sen mukaisesti ja maksaa ne ajallaan. Kun laskut ovat arvaamattomia ja epäjohdonmukaisia, on vaikeampi pysyä kärryillä.

Laskujen lähettäminen ajallaan, samaan aikaan joka kuukausi, auttaa yritystäsi keräämään laskut nopeammin.

3. Lähetä säännöllisesti muistutuksia

Älä anna unohdettujen asianajotoimiston laskujen liukua ohi tutkan. Ota tavaksi lähettää säännöllisesti muistutuksia asiakkaille, jotka eivät ole maksaneet. Tämän prosessin automatisointi auttaa säästämään aikaa ja rahaa.

4. Hyväksy luottokorttimaksut

Jos pyydät asiakkaitasi edelleen maksamaan shekillä, saatat pyytää heitä käyttämään maksutapaa, jota he eivät ole käyttäneet vuosiin (tai jota he eivät ole koskaan käyttäneet). Digitaalisella aikakaudella asiakkaat odottavat käteviä verkkomaksuvaihtoehtoja. Asianajajana voit antaa heille tämän vaihtoehdon verkkoluottokorttimaksuilla.

Vaatii vain hieman huolellisuutta varmistaaksesi, että hyväksyt luottokorttimaksut eettisiä sääntöjä noudattaen.

Juristifirmat tarvitsevat luottokorttiprosessorin, joka ei salli takaisinkirjauksia luottamustileille eikä ota maksuja luottamustileiltä. Jos asiakas siis riitauttaa veloituksen, joka johtaa takaisinveloitukseen, ja luottokorttiyhtiö nostaa rahaa yhdistetyltä luottamustililtä, tämä voi aiheuttaa eettisen rikkomuksen.

Yleensä tämä tarkoittaa erityisesti asianajajille räätälöidyn luottokorttiprosessorin, kuten Clio Paymentsin, käyttöä.

Bend Law on havainnut, että Clio Payments -ohjelmiston käyttö oli parantanut merkittävästi sen laskutus- ja perintäprosessia:

Law firm billing software

Investoimalla lakiasiaintoimistojen laskutusohjelmistoon on valtava ero siinä, miten käytät aikaasi – ja se pienentää virheriskiä.

Clio Manage -ohjelmiston avulla voit helposti luoda tuotemerkillä varustettuja laskuja ja räätälöityjä laskutussuunnitelmia sekä hyväksyä maksun luottokortilla. Se hallinnoi luottamuksen kirjanpito-ominaisuuksia ja integroituu myös suosikki kirjanpito-ohjelmiisi, kuten QuickBooks Onlineen, Xeroon ja Klyanttiin, jotta voit pitää kaikki taloudelliset tietosi synkronoituina.

Sijoittaminen oikeudelliseen laskutusohjelmistoon, joka auttaa prosessia toimimaan sujuvammin, voi olla yrityksellesi korvaamatonta: Chris Trebatoski Treblaw LLC:stä saa kaikki laskunsa joka kuukausi ulos 15 minuutissa Clion avulla – tehtävä, joka vei häneltä paljon kauemmin suuremmassa firmassa.

”Käytän Clion avulla vähemmän aikaa työaikamerkintöjen tekemiseen ja laskujen lähettämiseen kuin siihen, että olisin ollut laskutus- ja perintäyksikön puheenjohtajana suuressa lakiasiaintoimistossa soittelemassa toisille asianajajille ja kyselemässä, voisitteko lähettää laskunne ulos?””, hän sanoo.

Se taasen on ratkaisevaa miettiä prosessejasi ennen kuin mietit teknologiaa. Älä pelkää oppimiskäyrää, Clio Managen kaltainen ohjelmisto on hyvin intuitiivinen, ja pieni investointi sen toiminnan opettelemiseen voi tuottaa lakiasiaintoimistollesi elinikäisiä yksinkertaistettuja laskutuskäytäntöjä.

Huomautus: Tämän artikkelin tiedot koskevat vain yhdysvaltalaisia toimistoja. Tämä viesti on tarkoitettu vain tiedotustarkoituksiin. Se ei ole oikeudellista, liiketaloudellista tai kirjanpidollista neuvontaa.