Kuinka kirjoittaa täydellinen loppuvuoden vetoomuskirje ja sähköposti (Esimerkkejä)
By: Billy Sharma, voittoa tavoittelematon suoramarkkinointikonsultti ja kirjailija.
Miksi lähettää vuoden lopun vetoomuskirje
Sinun kannattaa lähettää vuoden lopun vetoomus, koska lahjoittajasi ovat anteliaimpia loppuvuoden aikana. Itse asiassa lähes kolmannes vuotuisista lahjoituksista tehdään joulukuussa.
Ja 50 % voittoa tavoittelemattomista järjestöistä saa suurimman osan vuotuisista lahjoituksistaan vuoden kolmen viimeisen kuukauden aikana – lokakuusta joulukuuhun
Lahjoitustilastot
Yhdysvalloissa: DMA:n vastausprosenttiraportti vuodelta 2018 osoittaa, että suoramainontapostin vastausprosentti oli 9 %:ia vuonna 2018, eli se nousi huomattavasti vuoteen 2017 verrattuna, jolloin vastausprosentti oli 5,1 %. Prospect-listan vastausprosentti oli 4,9 %, mikä on myös suuri nousu verrattuna edellisvuoden 2,9 %:iin.
Kanadassa: Good Worksin mukaan: Canadian Direct Mail Benchmark Study 2020 ja Stats Canada, suoramainonnan tulot kasvoivat vuonna 2019 yli 5 % edellisvuodesta. Ja keskimääräiset lahjasummat hyppäsivät lähes 7 %.
Tämä osoittaa, että vaikka organisaatioiden lahjoittajaluettelot eivät kasva valtavasti (tiedot osoittivat vain 0,30 prosentin kasvua), lahjoittajat, jotka lahjoittavat postitse, antavat enemmän rahaa, useammin.
How to Write the Perfect Year-end Appeal Letter
Tässä on hieno esimerkki vuoden lopun vetoomuksesta Women’s College Hospitalilta. Heidän vetoomuspaketissaan on kaikki kohdallaan!
Tee kirjeestäsi lahjoittajakeskeinen
Varmista, että loppuvuoden vetoomuksessasi ei ole kyse omasta hyväntekeväisyysjärjestöstäsi vaan siitä, miten lahjoittajasi voivat auttaa ihmisiä tai aihetta, jota palvelet.
Tehdä kirjeestäsi tunteikkaan
Vuodenvaihteen vetoomuskirjeesi viestin tulisi resonoida lahjoittajiesi kanssa varmistamalla, että:
- Se on keskustelua eikä monologia.
- Se on tunnekirje, joka luo yhteyden lahjoittajiin. Siinä, mitä Maya Angelou sanoi, on suurta viisautta: ”Olen oppinut, että ihmiset unohtavat, mitä sanoit, ihmiset unohtavat, mitä teit, mutta ihmiset eivät koskaan unohda, miltä sait heidät tuntemaan.”
- Se on inspiroiva tarina yhdestä yksilöstä, johon lahjoittajat voivat samaistua, sillä tarinat rohkaisevat ihmisiä lahjoittamaan antamalla heidän kuvitella, ketä he mahdollisesti auttavat.
Korosta saavutuksiasi
Varmista, että loppuvuoden vetoomuskirjeessäsi kiinnität huomiota siihen, mitä olet saavuttanut vuoden aikana. Näin osoitat lahjoittajillesi heidän aiempien lahjoitustensa vaikutuksen.
Korosta yksinoikeutta jäsenkortilla
Ihmiset haluavat kuulua joukkoon. Jos rakennat loppuvuoden vetoomustarjouksesi kerhoon tai hyväntekeväisyysjärjestöön liittymiseksi, voit lähettää muoville tai painavalle paperille painetun jäsenkortin. Voit jopa personoida sen, antaa yhteystiedot ja luetella edut.
Tämä muuttaa pelkän tapahtuman joksikin hyödyllisemmäksi.
Käytä suurempaa lahjoituskuorta
Kuten olemme jo aiemmin sanoneet, kannattaa käyttää suurempaa kirjekuorta. Se auttaa loppuvuoden varainhankintapyyntöäsi erottumaan muista.
Liitä mukaan lahjoituslomake
Tehkää lahjoittajien lahjoittaminen todella helpoksi liittämällä lahjoituslomake ja kirjekuori sen palauttamista varten vuoden lopun vetoomuspakettiin.
Harkitse suuremman lahjoituskannustimen tarjoamista vastaamalla lahjoituksiin.
Tarjoa myös aina mahdollisuus antaa kuukausittain.
Saat apua tutustumalla näihin varainkeruukirjeen malleihin lahjoituslomakkeineen.
Tee siitä mukaansatempaavaa
Nyt jos lisäät mukaansatempaavan välineen, se syventää entisestään lahjoittajiesi suhdetta voittoa tavoittelemattomaan tarkoitukseesi ja tuottaa vielä enemmän varoja.
Se johtuu siitä, että lähes 90 % markkinoijista uskoo, että vuorovaikutteinen sisältö, joka antaa lahjoittajillesi mahdollisuuden olla vuorovaikutuksessa suoramainosviestin kanssa, tekee siitä mieleenpainuvamman.
Vuorovaikutteisen sisällön avulla voit tarjota lahjoittajillesi mukaansatempaavamman kokemuksen, ja se voi auttaa heitä tuntemaan itsensä osallisiksi ja uppoutumaan organisaatioonne.
Kiitä
Kun lähetät loppuvuoden vetoomuskirjettäsi, muista käyttää tämä tilaisuus hyväksenne kiittää lahjoittajia heidän aiemmasta tuestaan. Kiittäminen kaikissa tilaisuuksissa, myös vuoden lopun vetoomuksessasi, on tärkeää nykyisten lahjoittajiesi säilyttämiseksi ja sen varmistamiseksi, että he pysyvät ja lahjoittavat vuosi toisensa jälkeen.
Voit myös harkita käsin kirjoitetun viestin lähettämistä lahjoituskuitin mukana. Postita postikortti, sillä mikään ei sano ”olet tärkeä” paremmin kuin käsin kirjoitettu viesti.
Vuoden lopun vetoomuskirje-esimerkkejä
Tässä on muutamia esimerkkejä onnistuneista vuoden lopun vetoomuskirjeistä:
Vuoden lopun vetoomuskirje-esimerkki: Heart House Hospice
Tämä Heart House Hospicen vuoden lopun vetoomusesimerkki tuotti 2,5 kertaa enemmän varoja kuin mitä he yleensä saavat tavallisista vetoomuksistaan muina vuodenaikoina.
Vuoden lopun vetoomuskirje-esimerkki: Massey Center
Toinen hyvä esimerkki onnistuneesta loppuvuoden vetoomuskirjeestä on tämä Massey Centerin. He lähettivät lahjoittajille uudenvuodenkortin, mutta kertoivat, ettei se ollut heitä varten.
He pyysivät lahjoittajia allekirjoittamaan kortin ja lähettämään sen takaisin, jotta he voisivat antaa sen asukkailleen, nuorille äideille, joilla ei ole enää aviomiestä tai perhettä, koska miehet, jotka tekivät heidät raskaaksi, olivat hylänneet heidät ja heidän vanhempansa pyysivät heitä lähtemään kotoa.
Kortin sisällä oli koko henkilökunnan allekirjoittama kortti, jossa oli tilaa lahjoittajan allekirjoitukselle ja takaisin lähettämiselle.
Kirjeessä selitettiin edelleen, miksi vuodenvaihteen kortti oli liitteenä ja miten lahjoittajien vuorovaikutus auttaisi hyväntekeväisyysjärjestön asukkaita. Nimittäin yksinhuoltajaäitejä, joilla ei ole perhettä, koska miehet, jotka saivat heidät raskaaksi, hylkäsivät heidät, ja perheenjäsenet, jotka heittivät heidät ulos kodistaan raskaaksi tulemisen vuoksi.
Tulos: DM:n kokonaistulot vuodelta nyt 13 931 dollaria. Kaksinkertainen määrä tavallisiin postituksiimme verrattuna.
Käyttäkää näitä ladattavia varainkeruukirje-esimerkkejä oppaana kirjoittaessanne vuoden lopun vetoomuskirjettä.
Milloin lähettää vuoden lopun vetoomuskirje
- Suositellaan, että käynnistät vuoden lopun varainhankintakampanjan marraskuun 2. viikolla; (viimeistään 9.11.2020)
- Etenkin nyt, kun postinjakelu on hidastunut Yhdysvalloissa.
Tässä varoituksen sana varainhankinnan asiantuntijalta, Pamala Growltä, tarinoista Yhdysvaltain postin hidastumisesta:
”Omalla alueellani Philadelphian esikaupunkialueella jotkut kaupungit raportoivat, ettei postia ole toimitettu jopa viiteen päivään. Ja kun kysyin ystäviltäni Facebookissa, ovatko he havainneet merkkejä postinjakelun hidastumisesta, useimmat ilmoittivat niin. Vain kaksi ei ollut havainnut mitään muutosta.
Eräs ystäväni, joka on pienen yhteisöllisen voittoa tavoittelemattoman järjestön toiminnanjohtaja Kaliforniassa, kertoi: ”Posti on ehdottomasti hidasta. Kaksi lahjoittajaa otti minuun yhteyttä, koska shekkejä palautettiin – osoitetta ei saatu perille. Olemme olleet siellä 14 vuotta!!!”
Mitä voit tehdä varmistaaksesi, että sinulla on kaikkien aikojen menestyksekkäin loppuvuoden kampanja? Lue lisää.
Vuoden lopun vetoomussähköpostinäytteet
Oppi:
- Verkkolahjoitukset ovat kasvussa. Vuosittaisten muutosten tarkastelu osoittaa 1,2 prosentin kokonaiskasvua viimeisten 12 kuukauden aikana. Koska eri tekijät vaikuttavat edelleen eri osa-alueisiin ainutlaatuisella tavalla, organisaatioiden tulisi myös seurata oman osa-alueensa suuntauksia. (Lähde: Blackbaud Index of 2020 Quarterly Charitable Giving.)
- Sähköposteissa lukee kiireellisyys. Myös siksi, että loppuvuoden sähköpostit saavat erityisen kiireen.
Kysymys kuuluu siis nyt:
Vastaus: Vastaus: Neljä (vähintään). Jep, tuo tuli minunkin mieleeni isona lukuna. Mutta tutkimukset todistavat, että se toimii.
Lähetä ensimmäinen loppuvuoden vetoomussähköposti viikkoa ennen suoramainonnan pudotuspäivää marraskuun 2. päivän viikolla. Tätä kutsutaan lahjoittajiesi pohjustamiseksi, jotta he ovat avoimempia viesteillesi.
Lähetä sitten toinen sähköposti marraskuun 26. päivän viikolla.
From: International Fund for Animal Welfare (IFAW)
Vuoden lopun vetoomussähköpostinäyte #2
From: Paws + Claws
Vuoden lopun vetoomussähköpostinäyte #3
From: Heart House Hospice
Seuraavat vaiheet
- Lähetä lahjoittajillesi sähköpostiviesti, jota voi käyttää myös muilla sosiaalisen median alustoilla.
- Lähetä kolmas sähköpostiviesti lähellä lahjoituspäivää tai lahjoituspäivänä:
- Pyydä lahjoittajia antamaan lahjoitus lahjoitus tiistaina.
- Lähetä viimeinen sähköposti lähellä 27. joulukuuta. 12 %, jos kaikki lahjoitukset tapahtuvat vuoden kolmen viimeisen päivän aikana.
- Viimeinen muistutus lahjoittamisesta.
Mitä on tehtävä tämän hetken ja pudotuspäivän välissä
Hakea postimerkintä USPS:ltä tai Kanadan postilta (ota yhteyttä USPS:n tai Kanadan postin myyntiedustajaan saadaksesi apua). Tämä vähentää postikulut puoleen.
Postitettava vähimmäismäärä on 100 kappaletta, jotta voit saada postimerkinnän. Näin voit postittaa suurimmalle lahjoittajasegmentille kotilistallasi.
Miksi käyttää monikanavaisia vetoomuksia vuodenvaihteen kampanjassa
Vuodenvaihteen vetoomuskirjeen lähettäminen yhdessä sarjan vuodenvaihteen vetoomussähköpostiviestien kanssa antaa parhaat tulokset. Kuten alla näkyy, vanhemmat lahjoittajat antavat eniten monikanavaisilla vetoomuksilla.
Lahjoittajien pysyvyysasteet
IKÄIHTYMÄ
VALMISTELU VAIN VERKOSSA
VALMISTELU AINOASTAAN VERKOSSA
MUUTTAKANAVILLA
18 – 24
19%
24%
50%
25 – 34
22%
25%
55%
35 – 44
21%
24%
54%
45 – 54
21%
24%
52%
55 – 64
22%
26%
58%
65 – 74
24%
29%
62%
75+
26%
26%
59%
Lisäisiä vuoden lopun varainhankintakampanjan kanavia
Jos resurssisi sallivat, voit harkita myös näiden lisäämistä vuoden lopun kampanjaasi:
- Verkkosivusto – Luo sille oma sivu
- Sosiaalinen media – Käytä Facebook-sivuasi houkutellaksesi lisää lahjoittajia voittoa tavoittelemattomaan tarkoitukseesi
- Verkkomainonta – Googlen avulla voit luoda mainoksia ilmaiseksi
Taivutetaanpa kuhunkin näistä hieman syvällisemmin.”
Verkkosivusto”
Verkkosivustosi on jo nyt kehitysyhteistyön henkilökuntasi tehokkain jäsen. Se ei koskaan nuku, ei koskaan ota palkkaa, mutta vuoden lopussa verkkosivustosi tarvitsee erityistä huomiota synkronoidusti vuoden lopun vetoomuksen lanseerauksen kanssa, joten, sinun on joko:
- Luo uusi erityinen verkkosivun sisältö, joka vahvistaa ja laajentaa kampanjakonseptia, tai
- Luo ainutlaatuinen laskeutumissivu verkkosivustollesi.
- Luo ainutlaatuinen lahjoituslomake. Varmista, että se integroituu voittoa tavoittelemattoman organisaation CRM:ään, kuten Sumacin upotetut lahjoituslomakkeet.
Sosiaalinen media
Sosiaalisen median avulla voit tavoittaa tukijat, jotka osoittautuvat jakamisen arvoisimmiksi, jotta he voivat levittää loppuvuoden vetoomusviestiäsi. Ehdota videon luomista lisättäväksi Facebookiin ja muille sosiaalisen median sivustoille.
Online-mainonta
Tarvitsetko apua digitaalisen mainoskampanjan rahoittamisessa vuoden lopun varainhankintakampanjasi tueksi? Tutustu: Google Ad Grants for Nonprofits: Everything You Need to Know.
Suggested Year-End Fundraising Campaign Schedule
Direct Mail: Aloita hankkimalla postimerkinnät ja luovat konseptit lokakuun ensimmäisellä viikolla, jotta hyväksyntä ja lopulliset tiedostot voidaan tehdä marraskuun alkuun mennessä.
Sähköpostit: Suunnittele samanaikaisesti 4 sähköpostiviestiä, jotta ne ovat valmiita lähetettäväksi ehdotettuihin päivämääriin mennessä.
Web-sivusto: Harkitse oman sivun luomista, kun Creative on viimeistelty lokakuussa
Sosiaalinen media: Harkitse videon lisäämistä, kun Luova-konsepti on viimeistelty lokakuussa. Alla on kaksi esimerkkiä.
Loppuneuvo: Make Giving Feel Good
Hyväntekeväisyysjärjestöt voivat vahvistaa impulsiivisen lahjoittamisen emotionaalista palkitsevuutta lyhentämällä viivettä lahjoituksen ja sen tuottamien myönteisten tunteiden välillä. Hyväntekeväisyysjärjestöjen tulisi välittömästi ja elävästi näyttää lahjoittajille heidän lahjoituksensa vaikutus.
LiveOnNY antoi kolmelle entiselle sotilastapaturmista ilmoittaneelle upseerille mahdollisuuden välittää toisenlaisia uutisia. Katso video.
Elintenluovuttajajärjestö lyöttäytyi yhteen paikallisen poliisin kanssa, joka antoi niille autoilijoille, jotka jäivät kiinni jostain pikkurikkomuksesta, sakkolappua, jos he olivat elintenluovuttajia, koska he olivat elintenluovuttajina luvanneet antaa toisille toisen mahdollisuuden elämään. Katso tästä.
Lataa ilmainen opas voittoa tavoittelemattoman organisaation CRM-ohjelmiston valintaan!