Monilla yrityksillä on ainakin muutama asiakas tai asiakas, jotka eivät eri syistä maksa laskujaan. Voit kuitenkin ryhtyä toimiin parantaaksesi mahdollisuuksiasi periä velkasi.

Kerro laskutuskäytäntösi etukäteen

Vaikkakin siinä on jonkin verran vaihtelua sen mukaan, minkälainen liiketoimintasi on (ammattimainen toimisto, palvelupohjainen liiketoiminta, verkkopohjainen liiketoiminta, tukkukauppa), on yleisesti ottaen olemassa tarkoituksenmukainen ja tehokas tapa, jolla voit esitellä asiakkaillesi laskutuskäytäntöjäsi.

Jos sinulla on ammattimainen liike tai konsulttitoimisto, maksusitoumuksen säilyttämiskirjeen käyttäminen on tavallinen käytäntö. Kirjeessä olisi mainittava, kuinka monta päivää asiakkaalla on aikaa maksaa lasku ja peritäänkö viivästyneistä maksuista korkoa tai rahoituskuluja. Asiakkaan tulisi allekirjoittaa kirje allekirjoituksellaan, että hän ymmärtää ja hyväksyy ehdot. Jos harjoitat muunlaista liiketoimintaa, kuten tukkukauppaa tai valmistusta, voit silti laatia asiakkaillesi asiakirjan, jossa kerrotaan samat perustiedot laskujen erääntymisajankohdasta ja siitä, mitä maksuja veloitetaan, jos laskuja ei makseta.

Jos sinulla on verkkopohjainen liiketoiminta tai käytät muuten verkkosivustoa, jolla annat merkittäviä tietoja liiketoiminnastasi, on erittäin suositeltavaa omistaa sivustolla sivu laskutuskäytännöillesi.

Laskuta fiksusti

Sinun on helpompi odottaa asiakkailtasi vastuullista maksukäyttäytymistä, jos noudatat vastuullista laskutuskäytäntöä. Fiksuihin, vastuullisiin laskutuskäytäntöihin kuuluvat:

• Laskutus viipymättä. Ellei sinulla ole erityistä järjestelyä, jossa laskutat esimerkiksi kalenterikuukausittain, lähetä laskut mahdollisimman pian sen jälkeen, kun työ on suoritettu tai tavarat on toimitettu.
• Laskuta selkeästi. Varmista, että asiakas tietää tarkalleen, mitä lasku koskee ja keneen ottaa yhteyttä, jos on kysyttävää.
• Laskuta ”ennakoivasti”. Ilmoita laskussa (tai saatekirjeessä), että asiakkaan tulee ottaa sinuun yhteyttä, jos ongelmia ilmenee.
• Laskutus maksukannustimilla. Viivästyskorkojen periminen erääntyneistä laskuista ja kenties varhaismaksualennusten tarjoaminen rohkaisee usein asiakkaita tai asiakkaita maksamaan laskusi ensin.
• Erääntyneistä laskuista ilmoittaminen ripeästi ja selkeästi.

Viimeisten kohtien lisäksi on fiksua laskutuskäytäntöä säilyttää jäljennökset asiakkaiden aiemmista maksuseteleistä ja jäljennökset kaikesta asiakaskirjeenvaihdosta. Tarkastuksista käy ilmi, missä asiakkailla saattaa olla pankkitilejä, mikä voi tulla tärkeäksi, jos joudut käymään läpi virallisen perintäprosessin. Samoin asiakaskirjeenvaihto voi antaa tietoa tai ainakin vihjeitä maksamatta jättävän asiakkaan olinpaikasta tai jopa työllisyystilanteesta, mikä voi myös olla ratkaisevaa tietoa perintätapauksessa.

Ensimmäiset perintätoimet

Jos asiakas ei vastaa laskuihinne, joudutte todennäköisesti harkitsemaan muita toimenpiteitä periäksenne velkanne. Ymmärrä, että tämä voi olla turhauttava prosessi, jossa jokaisen uuden askeleen yhteydessä sinun on ehkä tarkasteltava olosuhteita uudelleen ja päätettävä, kuinka pitkälle haluat jatkaa asiakkaan perintää.

Liittovaltion laki oikeudenmukaisesta perintäkäytännöstä (Fair Debt Collection Practices Act, FDCPA) sääntelee perintätoimistojen käyttäytymistä, mutta sitä ei sovelleta yrityksiin, jotka yrittävät periä omia velkojaan. Osavaltioilla on kuitenkin usein omat lakinsa, jotka asettavat joitakin rajoituksia sille, mitä yrityksesi voi tehdä velan perimiseksi. Esimerkiksi valehtelu, uhkailu, väärinkäyttö ja häirintä ovat yleensä kiellettyjä. Jos teet omaa perintätyötäsi, sinun kannattaa tutustua osavaltiosi asiaankuuluviin lakeihin.

Keräysprosessi alkaa yleensä puheluiden soittamisella ja perintäkirjeiden lähettämisellä. Puheluissa on tärkeää välttää häirintää. Kannattaa välttää soittamasta paljon puheluita tai soittamasta outoihin kellonaikoihin (esimerkiksi keskellä yötä) vain ärsyttääkseen tai ärsyttääkseen. Et halua, että pyrkimyksesi kostautuvat, koska olet ollut liian aggressiivinen tai jopa laittomasti aggressiivinen. Mitä tulee perintäkirjeisiin, sinun kannattaa kehittää ja säilyttää perusmalleja, joita voit nopeasti muokata kullekin asiakkaalle sopiviksi.

Toinen mahdollinen vaihe on tarjota maksamatta jättävälle asiakkaalle sovintoratkaisua alennettua summaa vastaan. Voit esimerkiksi tarjoutua hyväksymään 75 prosenttia erääntyneestä summasta, jos asiakas maksaa kokonaisuudessaan ja takuuvarmasti viiden päivän kuluessa (tai jossakin muussa selkeässä määräajassa). Jos se toimii, tämä voi olla halvempi tapa ratkaista perintäasia kuin ryhtyä lisätoimiin. Jos kokeilet tätä lähestymistapaa, sinun on syytä tehdä asiakkaalle selväksi, että kyseessä on ainutkertainen tarjous. Et halua sekaannusta etkä lisää päänvaivaa, joka liittyy loputtomiin uusiin ”neuvotteluihin”, jos tarjous ei johda odotettuun maksuun. Tarjouksen tekeminen ei saisi vaikuttaa oikeuteesi saada maksu kokonaisuudessaan perintäkanteen avulla tuomioistuimessa.

Small Claims Court ja muut lopulliset vaihtoehdot

Loppujen lopuksi sinulle jää muutama perusvaihtoehto. Kaksi näistä vaihtoehdoista, työskentely perintätoimiston kanssa tai työskentely asianajajan kanssa, maksaa sinulle rahaa ja vähentää näin ollen summaa, jonka voisit lopulta periä velalliselta. Lisäksi FDCPA rajoittaa selvästi perintätoimiston toimintaa. Nämä vaihtoehdot voivat kuitenkin olla kannattavia, jos sinulla ei yksinkertaisesti ole aikaa hoitaa asiaa itse ja jos olet valmis hyväksymään riidan ratkaisemiseksi huomattavasti alkuperäistä laskun summaa pienemmän summan.

Vertailtuna muihin vaihtoehtoihin, edustamalla itseäsi vähäisiä vaateita käsittelevässä tuomioistuimessa on useita etuja. Ensinnäkin sinun ei tarvitse maksaa kenellekään muulle. Perintätoimistot pitävät usein jopa puolet siitä, mitä ne onnistuvat keräämään puolestasi. Toiseksi, monissa tapauksissa vastaaja (henkilö, joka on sinulle velkaa) ei saavu istuntoon; usein tämä johtuu siitä, että henkilö tietää, että hän on velkaa, eikä halua yrittää esittää minkäänlaista puolustusta. Tämä tarkoittaa sitä, että sinulla on jonkinlainen mahdollisuus saada yksinkertaisesti yksipuolinen tuomio eduksesi. Kolmanneksi, koska tuomio velallista vastaan voi vaikuttaa kielteisesti hänen luottokelpoisuusluokitukseensa, pelkkä oikeudenkäyntivaatimuksen esittäminen voi kannustaa joitakin velallisia sopimaan asian kanssasi.

Ole kuitenkin tietoinen siitä, että tarvitset vankkaa näyttöä siitä, että haastamasi henkilö on sinulle velkaa. Vaikka jotkut velalliset uskovat, ettei heillä ole päteviä puolustautumiskeinoja, eivätkä taistele vähäisiä vaateita koskevaa kannetta vastaan, toiset uskovat vakaasti, että heidän on perusteltua olla maksamatta. Jos et usko, että sinulla on vahvat perusteet, tai jos uskot, että velallinen todennäköisesti taistelee vastaan, sinun kannattaa hillitä optimismia mahdollisuuksiesi suhteen vähäisiä vaateita koskevassa oikeudenkäynnissä – lopputuloksena voi olla paljon alkuperäistä laskun määrää pienempi tuomio, tai hyvin heikossa tapauksessa jopa suoranainen tuomio vastaajan hyväksi.

On myös hyvä muistaa, että tuomioistuimen tuomion voittaminen ei lopeta asian käsittelyä. Sinun on vielä käytävä läpi ulosmittausprosessi – etsitään ja otetaan velalliselta varoja laskun maksamiseksi. Sen selvittäminen, onko velallinen töissä ja missä hän työskentelee ja onko hänellä pankkitilejä ja missä hänellä on pankkitilejä, sekä näiden palkkojen ja pankkitilien varojen takavarikoimiseksi tarvittavien papereiden jättäminen voi olla aikaa vievää.

Lisätietoa

Nololla on useita muita luotto- ja perintäasioita käsitteleviä artikkeleja, mukaan lukien muun muassa asiat, jotka koskevat velkojan ja perintätoimistojen oikeudenkäyntejä sekä perintätoimistoja ja perintätoimistoja. Myös erilaiset liittovaltion ja osavaltioiden hallitusten verkkosivut ovat tutustumisen arvoisia; vain yksi esimerkki on FTC:n usein kysytyt kysymykset (FAQ) -sivu velkojen perinnästä kuluttajille. Jos haluat laajemman kattavuuden yhdessä kirjassa, Fred Steingoldin Legal Guide for Starting & Running a Small Business (Nolo) sisältää laajan osion luotto- ja perintäasioista.